讲坛执行专业方案.doc
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1、XX讲坛实施方案XX大学中国建筑工程总企业二O一三年五月第一部分 XX讲坛概况一、 背景:1、渊源:2、价值:3、契机和意义:4、承接双方 XX大学 XX总企业二、 内容: 主办方:XX大学 中国建筑工程总企业 活动内容: 活动一:XX讲坛 活动二: 签约仪式 跟踪报道媒体有:本土主流媒体:重庆商报 中国教育报中国著名网站:大渝网 重大新闻网 重大校友总会网第二部分 讲坛具项内容一、讲坛专题“XX讲坛”二、讲坛定位 三、讲坛时间: 5月17日(周五)下午14:0017:00(暂定)四、讲坛地点: XX大学B区建筑城规学院五、参与老师和学生:六、邀请嘉宾(一)主讲嘉宾 中国建筑总企业领导(二)校
2、部院领导专题:七、实施方案(一)工作机构领 导:办公室下设综合协调组、材料组、会务组、后勤组、宣传组、安全保卫组共6个工作组。1.综合协调组组 长:副 组 长:组成组员:联 系 人:关键职责:(1)起草XX论坛工作方案(以下称方案),并上报审批;(2)协调组织召开论坛工作协调会;做好协调会相关准备工作;(3)协调邀请参会领导、主讲人和学生代表;(4)负责起草下发论坛会议通知等;(5)负责和关注XX论坛组织委员会及XX总企业、学院相关部门衔接和沟通;督促检验各项筹备工作,综合协调论坛各项工作。2.材料组组 长:副 组 长:组成组员:联 系 人:关键职责:(1)负责起草论坛领导讲话稿和议程和主持词
3、;(2)负责起草论坛相关对外宣传文稿;(3)负责起草主讲人演讲稿并制作多媒体(PPT);(4)负责搜集审核主讲嘉宾演讲稿,编印论坛文件袋、论文集等论坛资料;(5)负责编印论坛会刊;(6)负责编印会议指南;(7)完成论坛组委会领导交办其它事项。3.会务组组 长:副 组 长:组成组员:联 系 人:关键职责:(1)负责联络落实论坛会场、新闻记者室、领导接见室、贵宾休息室等会议场所;(2)负责论坛期间会场部署、会议相关工作证件、会议台签及席位指导牌制作工作;(3)负责坐签摆放、会议程序监控、会议现场音乐演奏和签约仪式组织等工作;(4)负责联络设计和制作“签约仪式”牌匾;(5)落实同声传译(视需要)和礼
4、仪人员及志愿者,做好签约和礼仪接待工作;(6)负责会议材料和物品发放工作。4.后勤组组 长:副 组 长:组成组员:联 系 人:关键职责:(1)负责制订接待工作方案;(2)负责联络落实会议酒店及志愿者;(3)负责参会领导、教授、嘉宾和代表来(离)渝迎(送)工作;(4)负责落实学院考察车辆及讲解设备;(5)负责和会代表返程机票预订工作;6)完成组委会领导交办其它工作。5.考察组组 长:副 组 长:组成组员:联 系 人:关键职责:(1)负责制订参观考察学校线路;(2)负责参观线路沿途、关键考察点、会场周围和相关公共场所环境卫生等工作;(3)负责起草考察线路沿途和关键考察点讲解词;(4)落实讲解员及培
5、训;(5)完成组委会领导交办其它事项。6.宣传组组 长:副 组 长:组成组员:联 系 人:关键职责:(1)负责统筹、协调、组织论坛宣传工作;(2)负责营造论坛宣传气氛,制订宣传工作方案,起草新闻通稿;(3)负责在中国教育报及其它报刊杂志落实专题宣传,从5月10起在学校对应场所、关键节点和关键通道设置大型宣传展板,在相关网络平台开设论坛宣传专栏;(4)负责XX宣传片制作并协调播放;(5)负责大会会场外学院相关展览;(6)负责组织落实新闻媒体、专职摄像师、摄影师,做好论坛宣传汇报及摄像、拍照工作;7.保卫组组 长:副 组 长:组成组员:联 系 人:关键职责:(1)负责和会领导、嘉宾和代表安全保障及
6、交通疏导工作。(2)负责会议期间稳定和信访工作。(3)负责做好会议安全保卫和会场周围地域交通疏导;做好和会代表安全保障和参观线路交通疏导工作。(4)完成组委会领导交办其它工作。(二)工作进程安排5月2日:学院主持召开第一次协调会,印发工作方案,明确工作职责,组建工作班子,落实工作人员。5月6日:各工作组完成具体工作方案,组织召开第二次协调会,完成XX论坛及相关材料起草工作;完成会场部署效果图初稿制作等。5月8日:发函邀请领导、教授、代表参会,搜集和会教授、代表参会演讲稿,完成论坛会刊、文件袋、论文集等会议资料编印工作,完成会场部署、考察线路选点等工作,作好和会代表接待准备工作。5月10日:完成
7、对应宣传造势准备工作,并依据论坛时间根据事先审核方案进行现场部署搭建。5月中旬:办好论坛。(三)论坛接待工作步骤(一)、和会领导、嘉宾、教授邀请、听众组织及志愿者落实工作5月3日前 完成相关教授预邀请函发出,并于5月10日前收回预邀请函回执(包含论坛演讲教授对象、教授演讲汇报专题方向。待论坛时间确定后立即发正式通知,并做好教授来渝时间及航班联络工作)。 责任人: 工作人员:5月4日前 确定并完成网络媒体预邀请函发出,并于5月5日前收回预邀请函回执(时间一旦确定立即发放正式邀请函)。 责任人: 工作人员:5月4日前 联络并落实论坛全部工作所需志愿者,并依据各组需要进行分配并完成培训。(志愿者关键
8、作为论坛材料搜集整理组和论坛听众组织组两种,材料搜集整理组关键为整个论坛前期宣传资料整理、教授演讲汇报内容搜集等;论坛听众组织者则关键为依据论坛所选地容纳人数120%平均分配到四个学院年级中,进行前期宣传报名赛选及统计。) 责任人: 工作人员:5月6日前 论坛资料搜集组完成论坛前期宣传所需材料搜集及整理,包含论坛专题、议程、论坛LOGO、论坛主色调、主底图、论坛宣传文稿材料等。 责任人: 工作人员:5月6日前 依据前期资料搜集完成学院各地宣传及论坛内部部署策划效果图,交由院方审批,最终形成确实而可行实施方案。(以论坛初定时间提前10天进行制作安装部署及宣传造势,论坛时间确定立即标注对应时间)。
9、 责任人: 工作人员:5月10日前 完成论坛媒体及网络宣传(网络及媒体宣传尽可能以论坛时间确定后再做正确宣传)。 责任人: 工作人员:5月10日前 完成论坛大规模造势宣传(提议在论坛正式时间前7天左右),并于论坛前一天完成论坛现场部署安排。 责任人: 工作人员:5月15日前 论坛听众组织组完成搜集汇总论坛听众名单。在前期学院大规模宣传造势未完成前,可经过班级宣讲、海报栏、DM单、海报等形式进行宣传,后期展板同时宣传,效果愈加。(一旦时间确定,立即以宣讲或书面形式通知全部听众,并做最终一次报名确定统计,以免部分听众时间产生冲突而未能前往) 责任人: 工作人员:(二)、论坛会务工作5月6日前 负责
10、制订出论坛工作方案,联络落实论坛会场、领导接见室、贵宾休息室、新闻记者工作室等论坛场所,并完成会场内外部署方案图送领导审定,待会议时间确定后,提前按审定后方案做好会场内外部署。 责任人:工作人员:5月10日前 完成论坛相关工作证件(代表证、贵宾证、工作证、记者证、摄影摄像证)、“签约仪式”牌匾、大会台签及席位指导牌制作工作。 责任人: 工作人员: 5月13日前 负责调试好论坛电脑等多媒体及其PPT稿调试、现场声、光、电检测;协调落实主持人和录相准备等。 责任人: 工作人员: 5月13日前 负责关键领导和教授接待服务,落实会议现场背景音乐播放、需准备同声传译、翻译(如参与主讲嘉宾有外方人员时)礼
11、仪人员和志愿者安排培训及其相关服务。责任人:工作人员:5月13日前 完成论坛指南编制及调查问券编制。责任人:工作人员:5月13日前 完成主讲教授、代演出讲稿搜集审核,编印论坛文件袋、论文集等会议资料;完成主持词起草,落实主持人选。 责任人:工作人员:5月15日前 负责气氛营造部署,并根据论坛程序进行一次演练。 责任人: 工作人员:(三)、论坛秘书(材料组)工作5月6日前 负责制订出论坛秘书组工作方案。 责任人:5月10日前 完成起草论坛相关领导人欢迎词、讲话初稿及主持词,并送学院相关领导审改。责任人:5月10日前 完成起草论坛全部宣传文稿初稿,并送相关领导审改。责任人:5月10日前 完成起草论
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