技术文档组织ECEL.ppt
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1、技术文档组织ECELExcel篇主要内容第第6 6节节 ExcelExcel安全设置安全设置 第第3 3节节 数据有效性检验数据有效性检验第第2 2节节 ExcelExcel的数据录入的数据录入第第1 1节节 ExcelExcel的基本操作的基本操作第第4 4节条件格式节条件格式第第7 7节节 ExcelExcel发展特征发展特征第第5 5节公式与函数节公式与函数2021/2/282第1节 Excel中的基本操作n关于Excel中的输入n1.1.如何在一个单元格中输入多行文本如何在一个单元格中输入多行文本?n2.2.如何输入分数?如何输入分数?n3.3.如何输入以如何输入以0 0(零)开头的数
2、字?(零)开头的数字?n4.4.输入负数的方法?输入负数的方法?n5.5.如何快速输入人民币符号?如何快速输入人民币符号?2021/2/283n答案如下:n1.1.使用硬回车,即使用硬回车,即Alt+EnterAlt+Enter键。键。n2.2.在分数前输入一个在分数前输入一个0 0和空格。和空格。n3.3.在数字前加单引号。在数字前加单引号。n4.4.使用使用“-”-”和和“()()”均可。均可。n5.5.按按AltAlt同时从小键盘输入同时从小键盘输入165165。第1节 Excel中的基本操作2021/2/284n快速输入符号列表快速输入符号列表第1节 Excel中的基本操作2021/2
3、/285日期如何输入日期如何输入?输入日期时,可以用输入日期时,可以用“/”/”或者或者“-”-”作为年月日的分隔符。比如:作为年月日的分隔符。比如:2009/10/12009/10/1,2009-10-12009-10-1,20092009年年1010月月11日。日。快速输入今天的日期,使用快速输入今天的日期,使用Ctrl+Ctrl+Ctrl+;。;。;。第1节 Excel中的基本操作2021/2/286时间如何输入时间如何输入?时间数据的输入方法和常规的时间表示方法相同,以时间数据的输入方法和常规的时间表示方法相同,以“:”作为时分秒作为时分秒的分隔符。的分隔符。快速输入今天的时间的方法是
4、使用快速输入今天的时间的方法是使用Ctrl+Shift+Ctrl+Shift+Ctrl+Shift+;。第1节 Excel中的基本操作2021/2/2878多张工作表同一个位置输入相同的内容多张工作表同一个位置输入相同的内容 1)可以选中一张工作表,然后按住)可以选中一张工作表,然后按住Ctrl键,再单击窗口左下角的键,再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选来直接选择需要输入相同内容的多个工作表择需要输入相同内容的多个工作表2)接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据,此时这些数据会自动出现在选中的其)接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据,此时这些数据会自动出现
5、在选中的其它工作表之中。它工作表之中。3)输入完毕之后,再次按下键盘上的)输入完毕之后,再次按下键盘上的Ctrl键,然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表,解键,然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表,解除这些工作表的联系,否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内除这些工作表的联系,否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内 第第1 1节节 ExcelExcel中的基本操作中的基本操作2021/2/2889不连续单元格填充同一数据不连续单元格填充同一数据1)选中一个单元格,按住)选中一个单元格,按住Ctrl键,用鼠标单击其他单元格,就将这些单元格全部都选中了。键,
6、用鼠标单击其他单元格,就将这些单元格全部都选中了。2)在编辑区中输入数据,然后按住)在编辑区中输入数据,然后按住Ctrl键,同时敲一下回车,在所有选中的单元格中都出现了键,同时敲一下回车,在所有选中的单元格中都出现了这一数据这一数据 第第1 1节节 ExcelExcel中的基本操作中的基本操作2021/2/28910快速实现整块数据的移动快速实现整块数据的移动 在工作中常常需要移动单元格中的数据,请问有比在工作中常常需要移动单元格中的数据,请问有比“粘贴粘贴”操作更快操作更快捷的方法吗?捷的方法吗?可以直接采用拖动的方法。操作过程如下:首先选择要移动的数据(注意必须是连续的区域)。可以直接采用
7、拖动的方法。操作过程如下:首先选择要移动的数据(注意必须是连续的区域)。然后移动鼠标到边框处,当鼠标指针变成一个四个箭头标志时,按住然后移动鼠标到边框处,当鼠标指针变成一个四个箭头标志时,按住“Shift”键的同时按键的同时按下鼠标左键,拖动鼠标至要移动的目的区域(可以从鼠标指针右下方的黄色提示框中获知是下鼠标左键,拖动鼠标至要移动的目的区域(可以从鼠标指针右下方的黄色提示框中获知是否到达目标位置),放开鼠标左键即完成移动。否到达目标位置),放开鼠标左键即完成移动。第第1 1节节 ExcelExcel中的基本操作中的基本操作2021/2/281011光标在某些单元格内移动光标在某些单元格内移动
8、在数据输入时,每当我们按下在数据输入时,每当我们按下“Enter”键后,光标就会自动跳转到下一个单元格中。超出了数键后,光标就会自动跳转到下一个单元格中。超出了数据的输入范围,如何让光标在某些单元格内移动?据的输入范围,如何让光标在某些单元格内移动?答:要实现上述要求并不难。输入数据前,选选中准备输入数据的单元格,在按住答:要实现上述要求并不难。输入数据前,选选中准备输入数据的单元格,在按住“Ctrl”键的键的同时单击选择某单元格。当单元格边框的边很细的时候,再开始数据的输入。这样不管按下同时单击选择某单元格。当单元格边框的边很细的时候,再开始数据的输入。这样不管按下多少次多少次“Enter”
9、键,光标始终都不会移出选定的范围。键,光标始终都不会移出选定的范围。第第1 1节节 ExcelExcel中的基本操作中的基本操作2021/2/281112选择大范围的单元格区域选择大范围的单元格区域 由于屏幕大小的局限性,如果利用鼠标拖动操作,总是无法一次性准确地选择大于屏幕显示范围由于屏幕大小的局限性,如果利用鼠标拖动操作,总是无法一次性准确地选择大于屏幕显示范围的单元格区域。请问有什么别的好方法吗的单元格区域。请问有什么别的好方法吗?可以进行如下操作:首先在可以进行如下操作:首先在“名称名称”框中输入该操作区域的起始单元格名称代号,然后输入该操框中输入该操作区域的起始单元格名称代号,然后输
10、入该操作区域的最后一个单元格名称代号,中间用作区域的最后一个单元格名称代号,中间用“:”冒号分开。最后按下冒号分开。最后按下“Enter”键,这样键,这样以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。以这两个单元格为对角的长方形区域就会被快速的选定。还有个办法:还有个办法:先选中区域的左上角单元格,按着先选中区域的左上角单元格,按着shift键点击右下角单元格,也可以选定以这两键点击右下角单元格,也可以选定以这两个单元格为对角的长方形区域。个单元格为对角的长方形区域。第第1 1节节 ExcelExcel中的基本操作中的基本操作2021/2/281213不输入公式直接查看结果不输入公式直接查
11、看结果 当要计算工作表中的数据时,一般都是利用公式或函数来得到结果。可是假如仅仅只是想查看一当要计算工作表中的数据时,一般都是利用公式或函数来得到结果。可是假如仅仅只是想查看一下结果,并不需要在单元格中建立记录数据。请问有什么办法实现吗?下结果,并不需要在单元格中建立记录数据。请问有什么办法实现吗?可以选择要计算结果的所有单元格,然后看看编辑窗口最下方的状态栏上,是不是自动显示了可以选择要计算结果的所有单元格,然后看看编辑窗口最下方的状态栏上,是不是自动显示了“求和求和=?”的字样呢?如果还想查看其他的运算结果,只需移动鼠标指针到状态栏任意区域,的字样呢?如果还想查看其他的运算结果,只需移动鼠
12、标指针到状态栏任意区域,然后用鼠标右键单击,在弹出的菜单中单击要进行相应的运算操作命令,在状态栏就会显示然后用鼠标右键单击,在弹出的菜单中单击要进行相应的运算操作命令,在状态栏就会显示相应的计算结果。这些操作包括:均值、计数、计数值、求和等。相应的计算结果。这些操作包括:均值、计数、计数值、求和等。第第1 1节节 ExcelExcel中的基本操作中的基本操作2021/2/2813第1节 Excel中的基本操作n关于Excel中的工作表n1.1.选定工作表选定工作表n2.2.插入插入/删除工作表删除工作表n3.3.重命名工作表重命名工作表n4.4.移动移动/复制工作表复制工作表n5.5.隐藏隐藏
13、/显示工作表显示工作表2021/2/2814第2节 Excel数据录入2.1数据录入技巧数据录入技巧例例1-11-1:某公司为了进行精确的绩效考核,提高工作效率,需要每天统计某公司为了进行精确的绩效考核,提高工作效率,需要每天统计A A、B B、C C、D D、E E五个部门的五个部门的销售业绩和成本情况,并且要明确标注是否完成任务。对于会计而言,每天都需要录入五个部门的销售业绩和成本情况,并且要明确标注是否完成任务。对于会计而言,每天都需要录入五个部门的销售数据和成本数据,并标注出每个部门是否完成任务。有没有什么办法可以解决这个重复录入的销售数据和成本数据,并标注出每个部门是否完成任务。有没
14、有什么办法可以解决这个重复录入的问题呢?问题呢?2021/2/2815第2节 Excel数据录入u解解析析:从从题题目目的的要要求求来来看看,每每天天需需要要录录入入的的信信息息包包括括文文本本数数据据-销销售售部部门门的的名名字字,数数值值型型数数据据-销销售售数数据据和和成成本本数数据据,日日期期时时间间型型数数据据-每每天天的的日日期期,逻逻辑辑型型数数据据-是是否否完完成成任任务务。事事实实上上,无无论论哪哪种种类类型型的的数数据据,只只要要事事先先设设定定好好对对应应单单元元格格区区域域的的格格式式,就就可可以以轻轻松松录录入入了了。此此外外,对对于于重重复复的的文文本本,可可以以使
15、使用用“自动更正自动更正”的功能完成任务。的功能完成任务。2021/2/2816第2节 Excel数据录入u步骤步骤1 1,设定单元格格式。,设定单元格格式。1)1)选中选中“日期日期”列,右击选择列,右击选择“设置单元格格式设置单元格格式”,或从开始选项卡,或从开始选项卡数字中选择。数字中选择。2)2)在在“单元格格式单元格格式”对话框中,选择对话框中,选择“数字数字”选项卡,分类选择选项卡,分类选择“日期日期”。在此设定日期的格式。在此设定日期的格式。3)3)同理设定其他的列即可。同理设定其他的列即可。2021/2/2817第2节 Excel数据录入u步骤步骤2 2,用,用“自动更正自动更
16、正”简化重复录入文本。简化重复录入文本。u在在Excel选项中找到选项中找到“自动更正选项自动更正选项”,打开,打开“自动更正自动更正”对话框。在对话框。在“替换替换”选项中输入小写字母选项中输入小写字母“a a”,“替换为替换为”选项中输入选项中输入“A A部门部门”,单击,单击“添加添加”。B B、C C、D D、E E等部门的设置与此相同。等部门的设置与此相同。2021/2/2818第2节 Excel数据录入u步骤步骤3 3,填充,填充“是否完成任务是否完成任务”列列。u“是否完成任务是否完成任务”的判断需要对目标值进行比较才能下结论。根据以往的经营数据,公司为每个的判断需要对目标值进行
17、比较才能下结论。根据以往的经营数据,公司为每个部门设定了每天要完成的任务量,所以我们只要比较每天的销售额与成本的差额与目标利润,就部门设定了每天要完成的任务量,所以我们只要比较每天的销售额与成本的差额与目标利润,就可以得出结论了。用一个可以得出结论了。用一个IFIF函数来完成。函数来完成。“=IF(C3-D3)=F3,1,-1)=IF(C3-D3)=F3,1,-1)”2021/2/2819第2节 Excel数据录入u2.1数据导入技巧数据导入技巧u除了录入数据以外,除了录入数据以外,ExcelExcel还可以从其他文档和网络中成批量导入数据。导入数据不仅是建立还可以从其他文档和网络中成批量导入
18、数据。导入数据不仅是建立ExcelExcel与其他数据源之间联系的桥梁,还可以帮我们节省很多工作时间,并且完成数据自动更新。与其他数据源之间联系的桥梁,还可以帮我们节省很多工作时间,并且完成数据自动更新。2021/2/2820第2节 Excel数据录入u从从Access数据库中导入数据数据库中导入数据1.1.从数据选项卡从数据选项卡获取外部数据获取外部数据自自AccessAccess命令;命令;2.2.在在“选取数据源选取数据源”对话框中,选择已有的对话框中,选择已有的AccessAccess数据文件;数据文件;3.3.在在“导入数据导入数据”对话框中,设置数据的放置位置;对话框中,设置数据的
19、放置位置;4.4.设置完成后,单击设置完成后,单击“确定确定”即可。即可。2021/2/2821第2节 Excel数据录入2021/2/2822第2节 Excel数据录入u从网络中导入数据从网络中导入数据1.1.在数据选项卡在数据选项卡-获取外部数据获取外部数据自网站命令;自网站命令;2.2.在在“新建新建WebWeb查询查询”对话框的地址框中输入网址,单击对话框的地址框中输入网址,单击“转到转到”按钮,通过网络建立连接;按钮,通过网络建立连接;3.3.选择导入数据的放置位置,单击选择导入数据的放置位置,单击“确定确定”即可。即可。2021/2/2823第2节 Excel数据录入u从网络中导入
20、数据从网络中导入数据2021/2/2824第2节 Excel数据录入u从网络中导入数据从网络中导入数据2021/2/2825第2节 Excel数据录入u从网络中导入数据从网络中导入数据2021/2/2826第3节 Excel数据处理u数据有效性检验数据有效性检验是是ExcelExcel为了为了减少错误减少错误、检查数据的正确性检查数据的正确性而提供的一种数据检验工具,它可以而提供的一种数据检验工具,它可以设置单元格数据输入的类型和范围,对错误的数据输入进行警告并且拒绝,可以有效防止出现输设置单元格数据输入的类型和范围,对错误的数据输入进行警告并且拒绝,可以有效防止出现输入错误入错误。2021/
21、2/2827第3节 Excel数据处理&1.1.设置数据类型和有效范围设置数据类型和有效范围&为了避免错误类型数据的输入,可以限定单元格中输入数据的类型、取值范围或文本的字节长度。为了避免错误类型数据的输入,可以限定单元格中输入数据的类型、取值范围或文本的字节长度。如果输入的数据不符合限定条件,如果输入的数据不符合限定条件,ExcelExcel就会拒绝接受。就会拒绝接受。2021/2/2828第3节 Excel数据处理&2.2.设置输入提示信息设置输入提示信息&一些比较专业的一些比较专业的ExcelExcel表对单元格的数据类型有着严格的要求,为了方便使用者快捷准确的输入表对单元格的数据类型有
22、着严格的要求,为了方便使用者快捷准确的输入数据,可以设置一个提示信息,告诉使用者应输入的数据类型、范围及注意事项等。数据,可以设置一个提示信息,告诉使用者应输入的数据类型、范围及注意事项等。2021/2/2829第3节 Excel数据处理&3.3.设置出错警告信息设置出错警告信息&如果输入的数据不符合设置的数据类型或超出了有效性范围,可以让如果输入的数据不符合设置的数据类型或超出了有效性范围,可以让ExcelExcel显示出特定的警告信显示出特定的警告信息,以提醒输入者。息,以提醒输入者。2021/2/2830第3节 Excel数据处理具体要求如下:具体要求如下:学号为学号为1010位字符,不
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