计算机与信息技术在档案管理中的应用.pdf

2 0 2 4年1期 6 5 2 0 2 4年第4 6卷第1期计算机与信息技术在档案管理中的应用张红丽作者简介:张红丽(1 9 8 4-),本科,档案馆员,研究方向为档案管理、档案信息化建设。(平阴县档案馆 济南2 5 0 4 0 0)摘 要 在信息社会,计算机与信息技术在档案管理中的应用潜力和必要性愈发明显。计算机化的档案管理可以提高效率和准确性,通过自动化的处理,减少人为错误,节省人力资源。同时,借助信息技术,可以实现档案的数字化和网络化,高效、方便地查询、检索和分析档案,这在传统的纸质档案管理中是难以实现的。此外,通过云存储和数据备份技术,计算机化的档案管理可以保证数据的安全性,防止因自然灾害或其他突发事件而导致的数据丢失。这些优势使计算机与信息技术在档案管理中不仅具有巨大的潜力,也逐渐成为现代档案管理的必然选择。关键词:计算机与信息技术;档案管理;应用分析中图分类号 T P 3 1 1A p p l i c a t i o no fC o m p u t e ra n dI n f o r m a t i o nT e c h n o l o g y i nA r c h i v e sM a n a g e m e n tZ HAN G H o n g l i(P i n g y i nC o u n t yA r c h i v e s,J i n a n2 5 0 4 0 0,C h i n a)A b s t r a c t I nt h e i n f o r m a t i o ns o c i e t y,t h ep o t e n t i a l a n dn e c e s s i t yo f c o m p u t e r s a n d i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y i na r c h i v em a n-a g e m e n th a v eb e c o m ei n c r e a s i n g l ye v i d e n t.C o m p u t e r i z e df i l em a n a g e m e n tc a ni m p r o v ee f f i c i e n c ya n da c c u r a c y,r e d u c eH u m a ne r r o ra n ds a v eh u m a nr e s o u r c e st h r o u g ha u t o m a t e dp r o c e s s i n g.A t t h es a m et i m e,w i t ht h eh e l po f i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y,d i g i t a l i z a t i o na n dn e t w o r k i n go f a r c h i v e sc a nb ea c h i e v e d,e n a b l i n ge f f i c i e n t a n dc o n v e n i e n t r e t r i e v a l,r e t r i e v-a l,a n da n a l y s i so f a r c h i v e s,t h i s i sd i f f i c u l t t oa c h i e v e i n t r a d i t i o n a l p a p e r a r c h i v em a n a g e m e n t.I na d d i t i o n,t h r o u g hC l o u ds t o r a g ea n dd a t ab a c k u pt e c h n o l o g y,c o m p u t e r i z e da r c h i v em a n a g e m e n tc a ne n s u r ed a t as e c u r i t ya n dp r e v e n td a t al o s sc a u s e db yn a t u r a l d i s a s t e r so ro t h e re m e r g e n c i e s.T h e s ea d v a n t a g e sm a k ec o m p u t e r sa n d i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g yn o to n l yh a v ee n o r m o u sp o t e n t i a l i na r c h i v em a n a g e m e n t,b u t a l s og r a d u a l l yb e c o m ea n i n e v i t a b l ec h o i c e f o rm o d e r na r c h i v em a n-a g e m e n t.K e y w o r d s C o m p u t e ra n d i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g y,A r c h i v e sm a n a g e m e n t,A p p l i c a t i o na n a l y s i s0 引言档案管理的传统方法主要包括纸质文件的归档、分类、存储和检索,这种方法虽然经过了长时间的实践验证,但在现代化的挑战面前显得力不从心。随着信息量的爆炸性增长,纸质文件的存储和管理需要大量的物理空间和人力资源,效率较低。同时,纸质档案的查询和检索过程既耗时又繁琐,无法满足现代社会对信息检索的即时性需求。纸质档案还容易受到自然环境的影响,如湿度、温度、火灾等,数据安全难以保证。因此,如何利用计算机与信息技术应对这些现代化挑战,提高管理效率和数据安全性,已经成为档案管理中亟待解决的问题。1 计算机与信息技术在档案管理中的核心应用1.1 数字化计算机与信息技术在档案管理中的一个核心应用是档案数字化,即将纸质档案转化为数字档案1。首先,对纸质档案进行扫描,得到高清图像。在此过程中,需要注意扫描设备的选择和设置,以保证扫描质量和效率。在完成扫描后,使用光学字符识别(O C R)技术对扫描图像进行处理。O C R技术可以识别图像中的文字,并将其转化为可以编辑、查询和存储的电子文本。值得注意的是,O C R技术的准确率会受许多因素的影响,如原文件的清晰度、字体类型和大小等。因此,需要对O C R结果进行检查和修正,以保证数据的准确性。此外,为进一步利用和管理这些数字化的档案,还需要将其存入数据库或其他管理系统中,为此需要进行数据清洗、格式化等处理。在整个数字化过程中,不仅需要考虑技术的应用,还要保护原档案的完整性,确保数据安全,遵守相关的法规和政策。1.2 数据库管理在档案管理中,数据库软件是核心之一。通过数据库软件,可以更高效、系统地存储、查询和管理数字化的档案。6 6 2 0 2 4年1期首先,存储是数据库的基本功能。在存储档案时,可以为每个档案设置独特的标识符,并将档案的各种信息,如来源、时间、主题等,存储为相关的元数据,这样不仅方便查询和检索,也有助于理解和利用档案。此外,为了提高存储效率和减少其对存储空间的需求,可以进行数据压缩或选择合适的存储格式。其次,数据库软件提供了强大的查询和检索功能。通过S Q L等查询语言,可以根据各种条件快速查找到所需的档案。同时,通过构建索引、优化查询结构等,可以进一步提高查询的速度和精度。最后,数据库软件也可以帮助进行档案的管理。例如,可以通过权限设置和用户管理保证档案的安全,通过数据备份预防数据丢失,通过性能监控和优化保证系统的稳定性和效率。1.3 云存储在现代档案管理中,云存储技术已成为一种重要的工具,它不仅为大规模档案存储提供了可能,也是有效的备份手段。利用云存储,可以将档案存储在远程的服务器上,而这些服务器通常由专业的服务提供商运营和维护。因此,可以避免购买和维护大规模存储设备的高昂成本,只需要按照使用量付费,实现高效且灵活的存储方式。云存储的一个显著优势是具有可扩展性。若档案数量增加,则只需要增加相应的云存储空间,无需担心本地存储设备的限制。这种扩展可以在不影响现有档案存储和访问的情况下进行,实现存储能力的平滑扩展。云存储还为档案的备份提供了高效的解决方案。服务提供商通常会在不同的位置存储数据副本,这样即使某个地方发生硬件故障或自然灾害,也不会导致数据丢失。此外,许多云存储服务还提供了数据恢复功能,可以恢复误删的文件或恢复某个历史版本,进一步保证数据的安全性。2 在档案管理中应用计算机与信息技术的挑战2.1 数据安全与隐私保护数据安全与隐私保护是计算机与信息技术在档案管理中面临的重大挑战。首先,档案数据的安全性至关重要。档案数据的丢失、破坏或未授权访问会对档案管理工作造成严重影响。这些问题由各种原因引发,包括硬件故障、软件错误、网络攻击等。特别是在档案数量持续增加、越来越多的档案迁移到云存储的情况下。如何保证档案在存储、传输和使用过程中的安全,防止档案数据的丢失和泄露,是档案管理者必须面对的问题。其次,隐私保护也是一个重要的挑战。许多档案包含敏感信息,如个人身份信息、商业秘密等。如果这些信息被泄露,则可能会对相关人员或组织造成伤害,也可能引发法律纠纷。然而,在数字化和在线查询的趋势下,隐私保护的难度增大。例如,如何在保证查询效率的同时,防止未经授权的用户访问敏感档案;如何在收集和使用档案的元数据进行数据分析时,遵守相关法律和规定,都是需要解决的难题2-3。2.2 数据的长期保存与遗忘数据的长期保存与遗忘问题是计算机与信息技术在档案管理中的一个重要挑战。(1)数据的长期保存问题。尽管现代存储技术已经可以保存大量的数据,但随着时间的推移,数据的长期保存面临着许多问题。例如,硬件的老化、损坏可能导致数据的丢失;软件和文件格式的更新可能导致旧的数据无法被读取。此外,随着档案数量的持续增加,如何有效地管理和维护这些数据,避免数据的丢失和混乱,也是一个挑战。(2)数据遗忘问题。虽然保存数据是档案管理的核心任务,但为了保护隐私或遵守法律规定,需要删除某些数据,即“数据遗忘”。然而,数据遗忘并不简单,仅仅删除数据文件是不够的,因为数据可能已经被备份、被复制到其他地方或在数据分析的过程中留下了痕迹。如何彻底、安全地实现数据遗忘,避免数据的误用或滥用,是一个复杂的问题。2.3 建立和维护复杂系统的成本与技术建立和维护复杂系统的成本与技术问题是计算机与信息技术在档案管理中面临的重要挑战。首先,建立复杂的档案管理系统需要投入大量的资金。从硬件设备的购置,到软件系统的开发和部署,再到人员的培训和管理,每个环节都需要大量的资金支持。随着技术的更新换代,为了保持系统的先进性和适应性,还需要不断地投入资金,进行系统升级和优化。对于许多机构来说,如何筹集和合理使用这些资金,是一个大的挑战。其次,维护复杂的档案管理系统需要专业的技术支持。档案管理系统的运行需要各种技术的支持,包括数据存储和传输技术、数据库管理技术、数据分析技术、网络安全技术等。这些技术较为复杂的,需要专业的技术人员进行操作和维护。如何培养和留住这些技术人员,以应对技术故障和攻击,也是一个挑战4。3 计算机与信息技术在档案管理中的应用策略3.1 加强数据安全与隐私保护加强数据安全与隐私保护是一种重要策略。先进的加密技术在保护数据安全方面发挥着重要作用,加密技术能将数据转化为密文,只有拥有正确的解密密钥才能读取数据。这种技术能有效保护数据在存储和传输过程中的安全,防止未经授权的访问和使用。许多档案管理系统都采用了加密技术,如对称加密、非对称加密及最新的量子加密等,以应对不断升级的安全威胁。严格的访问控制是保护数据和用户隐私的关键手段,访问控制不仅可以防止未经授权的访问,也可以限制授权用户的访问范围,确保他们只能访问自己需要的数据。访问控制通常需要结合用户认证、角色分配、权限管理等技术和策略,以实现精确和灵活的控制。制定和执行隐私政策是保护用户隐私的必要措施,隐私政策会明确规定机构收集、使用、存储和分享用户个人信息以及用户控制自己信息的方式。在执行隐私政策的过程中,需要遵守相关的法律法规,尊重用户的隐私权移动信息2 0 2 4年1期 6 7 益,同时还需要定期审查和更新政策,以适应技术和社会环境的变化。3.2 优化数据长期保存与遗忘问题优化数据长期保存与遗忘问题是一种重要策略。定期备份是确保数据长期保存的基础,在档案管理中,定期备份可以防止数据丢失、损坏或遭受攻击,其可以分为全量备份、增量备份、差异备份等类型,可以根据实际需要和资源情况进行选择和结合。通过制定合理的备份策略和周期,可以最大程度地保障数据的完整性和可用性。存储介质的更新换代是确保数据长期保存的关键措施。随着科技的发展,存储介质不断更新换代,旧的存储介质可能会出现读取困难、容量不足、寿命短等问题。因此,定期对存储介质进行更新,既可以提高数据的存储效率,也可以提升数据的安全性。在此过程中,需要注意数据迁移的正确性和完整性,以防数据在迁移过程中被丢失。实施有效的数据删除策略是解决数据遗忘问题的有效方法。在档案管理中,并不是所有的数据都需要长期保存,部分数据可能因为其时效性、敏感性或无用性需要被删除。通过实施有效的数据删除策略,可以避免无用数据的堆积,提高数据的管理效率,这也可以保护用户的隐私权,符合“数据最小化”的原则5。3.3 平衡复杂系统的成本与技术平衡复杂系统的成本与技术是计算机与信息技术在档案管理中的重要应用策略。优化系统设计是降低系统成本和解决技术问题的关键。系统设计的优化包括模块化设计、标准化设计和可扩展设计等。模块化设计能让系统更易于理解和修改,标准化设计能让系统更容易接入其他系统和技术,而可扩展设计则能让系统适应业务和技术的变化。通过优化系统设计,不仅能提高系统的效率和稳定性,还能降低系统的维护成本。合理配置资源是平衡成本和技术的有效手段。资源配置需要根据业务需求、系统需求、预算约束等进行权衡。合理的资源配置可以保证系统的性能和可用性,而不必过度投入资源。此外,通过引入云计算等技术,可以实现资源的弹性配置和按需付费,进一步降低系统的成本。持续进行技术人员培训是应对技术问题的必要措施。随着技术的快速发展,技术人员需持续更新知识和技能,以应对新的技术和挑战。通过定期的培训和学习,技术人员可以掌握最新的技术和方法,提高解决问题的能力,从而提升系统的技术水平和服务质量。4 结语随着计算机与信息技术的不断发展,档案管理的前景更加广阔。未来,数字化、数据库管理、云存储、数据分析等技术将进一步提升档案管理的效率和准确性,但也需要面对数据安全、数据长期保存、复杂系统建设等挑战。虽然有诸多问题需要解决,但只要持续探索和优化,这些挑战都能转化为推动档案管理向前发展的动力。计算机与信息技术将更好地服务于档案管理,为社会的进步贡献更大的力量。参考文献1季凯玉.计算机技术在文件与档案管理中的应用J.造纸装备及材料,2 0 2 1(1 1):1 3 9-1 4 1.2李蕴佼.信息技术在档案管理中的应用探索J.产业与科技论坛,2 0 2 1(1 5):2 7 7-2 7 8.3王亚琴.信息技术在档案管理中的应用探究J.兰台内外,2 0 2 1(2 1):5 4-5 5.4钟易廷.计算机技术在文件与档案管理中的应用J.电脑知识与技术,2 0 2 1(1 9):1 1 6-1 1 7.5高晓波.计算机技术在档案管理中的应用策略J.信息记录材料,2 0 2 0(1 1):8 6-8 7.移动信息