物流公司集装箱出口操作规范模板模版.doc

业务操作规范一、业务操作程序（一）、承揽客户1、对外报价2、 签订协议，（二）、接单操作1、订舱2、接货3、制单4、费用确认（三）、财务结算1、收款：2、付款：（四）、业务档案整理（五）、附件（表格格式）1、报价单2、业务操作交接表3、订舱委托书4、集港通知书/产装通知书/现场监装记录表5、报关联系单6、费用确认书7、财务结算单8、单据交接表二、业务操作细则（一）、承揽客户1、对外报价 根据客户需求，制作报价单，经部门经理审核后，对外报出（注意价格有效期）。2、签订协议，了解客户资信，降低风险，按照风控部的协议标准格式（可以根据具体情况做修正）及审批程序经审核批准后签署，（正本留存风控部备案;本部门留存备查）。短期或者单票客户，不能及时签署协议，可以做单票费用确认书来确认。（需经部门经理审核同意）（二）、接单操作根据操作程序，录入操作系统以及登记台帐（信息包括客户、品名、重量、箱量、目的港、开船日、船名提单号、等），建立业务档案（档案中要求有业务操作交接表，作为业务人员与单证人员交接记录，并记录操作过程中的各项情况）1、订舱接受客户书面委托书，制作订舱委托书（需经部门经理审核同意）（若船公司有格式要求，按照要求格式制作订舱委托书），按照要求订舱（特殊要求预先同船公司确认），并同客户确认相关海运费及其他港口费用。2、接货（1）、根据船公司提箱单或者送货通知，制作集港通知书安排堆场提箱，安排货主送货；（若是需要到工厂装箱，制作产装通知书）（2）、到货后根据客户要求安排装箱（安排现场理货人员现场监装记录货物明晰装箱记录并拍照留存），根据船公司要求时间报给箱号、准确件数重量尺码分箱明细等资料，安排船公司据此上仓单，安排堆场据此发送运抵报告。并将装箱情况反馈客户。（3）设备、件杂货等非集装箱货物，根据船舶停靠区段，与船代、港口作业区协调发货时间。并及时申报计划；货到后尽快卸货，根据港口安排，监装货物装船安排照相，下货纸尽量做到无批注，若有，需要客户确认同意并与事实相符。（4）、提前入库的货物提前入库货物，根据货物存储要求，与相关仓库签订仓储协议，要求仓库每日报告出入库数据，制作库存报表同时报给公司风控部入库数据，根据客户出库指令，制作放货通知单，安排货物出库。（长期批量入库货物，需要安排两人分别负责入库、出库工作）。3、制单（1）、根据客户要求制作报关费单据，转报关行（制作联系单报关行签收），跟踪报关程序，通关放行后，通知堆场安排集港。（2）、根据客户要求制作提单样本，交客户审核，确认后提交船公司按此出单。4、费用确认根据协议或者订舱时所确认费率，与船公司确认费用（费用确认签字盖章存档备查），并给客户制作费用确认书，客户签章确认后存档，（账期一般不超过20天），放提单给客户。（三）、财务结算1、收款：业务操作完毕，根据单票费用确认书，制作财务结算单，经部门经理审核后提供给财务开具发票。2、付款：业务操作完毕，根据给船公司的费用确认书，按照财务要求取得发票，并依据账期及时支付款项。（四）、业务档案整理业务完成后，依据台帐流水号及时整理装订存档备查。业务档案内容要求：封皮正面要填写：系统号、委托单位名称、开船日、目的港、品名、货量（箱型箱量或者吨数）档案侧面要填写：系统号、委托单位名称、开船日、目的港、品名、货量（箱型箱量或者吨数）档案内容：首页为业务操作交接表，来记载该票业务操作情况等相关信息；内容要包括有客户的委托书、合同、发票、箱单以及其他报关所需单据复印件；我司订舱委托书、集港/产装通知书、报关联系单、费用确认书、财务结算单、单据交接表等该票业务的单据复印件。业务操作完毕后，及时整理归档，并按照台帐流水号排列存入档案柜备查。（档案保存时间按照公司规定）（五）、附件（表格格式）1、报价单-此表是承揽业务时，向客户发出的确认书，要注意报价的有效期。2、业务操作交接表-此表是存于业务档案中，记录该票业务的操作要求以及费用等资料，并作为业务人员与操作人员之间的往来依据。3、订舱委托书-此表是接受货主委托后，向船公司订舱时使用，需要签字盖章。4、集港通知书/产装通知书/现场监装记录表-此表一式两份，一份是根据提箱单/送货通知书，通知客户据此送货/产装，一份是转交现场理货，据此安排现场监装（或者通知车队据此安排车辆提箱产装），此表要详细注明装货的要求（具体见“管控制度”中对理货、产装等的要求）。现场监装记录表，需要签字返回，留存备查。5、报关联系单-此表是转交报关行报关单据的签收表，防止单据遗失。6、费用确认书-此表是单票业务结束后与客户的费用确认的依据，内容中必须填写付款时间，要求客户签字盖章。7、财务结算单-此表是与财务结算开票的资料，部门要留存备查。8、单据交接表-此表是在邮寄单证时使用，填写邮寄资料名称号码等，收件人收到后需要传真回来，留存备查，防止单据资料转接中丢失。（六）、业务操作中的一些要求1、业务执行过程中必须遵守上述操作规范（注意操作细节，例如装箱要求拍照等）。2、业务人员在揽取业务时，要注意控制风险，原则上，谁揽取的业务谁来控制收款。3、单证操作时要注意与相关部门相关人员的密切配合，由于操作失误，造成损失，由相关人员承担责任。4、在操作过程中出现额外产生的操作环节以及额外产生的费用，要及时确认，若由此造成应收款项无法收回，由相关人员承担责任。 集装箱出口部 xx年5月21日8