行政主管岗位说明书1.doc

岗位说明书
岗位名称
行政人事主管
岗位编号

所在部门
管理部
岗位定员
1
直接上级
管理部部长
薪酬类型
月薪
直接下级

工资等级
C级
可轮换岗位
行政主管、人事主管
岗位分析日期

职责概要：在上级指导下负责公司日常行政及人事工作的开展，协助上级全面展开和维护公司正常管理秩序，并负责监控公司各部门人员关于公司管理制度及措施的落实、执行情况
职责一
职责表述：负责协助总经理制定主要目标和计划，参与或协助总经理执行公司相关行政或人事政策、制度并监督、检查、跟踪执行情况，并向总经理及时汇报、反馈情况
工作任务
有效协助上级领导开展公司的行政及人事管理工作，适时向上级领导提供合理化建议；
结合公司的发展目标，合理制定公司行政和人事年度目标计划并进行有效分解和落实；
根据公司发展需要合理制定相关人事或行政管理政策、制度，报总经理审批后实施，并对执行情况进行监督、落实，必要时协助实施；
对制度的执行情况及时向上级主管汇报、反馈，对违反公司政策或制度的情况及时有效处理和引导。根据公司发展为化及时对政策或制度提出合理化完善意见;
积极关注国家出台的相关法规与劳动条款，并及时上报并提出相应方案，使公司用工手续符合国家规定，合情、合理、合法的避免一切劳务纠纷。
职责二
职责表述：负责公司的各类文件、报告的制定、下发、推行，公司相关资料和信息收集、分类、建挡与管理
工作任务
根据公司或上级领导的需要制定各类文件和报告，根据文件和报告内容下发至相关部门和人员，并推行文件指示，跟踪落实和推行情况，及时向上级反馈；
负责收集、整理与公司相关的各类信息和数据，根据文件内容进行分类、装订、编号，并对文件进行分类建档管理。
职责三
职责表述：制定公司各项管理制度,妥善保管公司印章,有关执照,并按照规定程序使用，按时年检
工作任务
结合公司实际发展情况制定和完善各项管理制度，并监督制度的执行情况，对违反公司制度管理的情况做好监控和跟进，必要时协助处理和引导；
对所辖范围内的公司印章和证件的妥善管理和维护，根据公司发展情况的变化，做好印章或证件的更新或处理，并对印章和印件使用情况做好登记；
公司营业执照每年5月31日前到工商局年检，组织机构代码证每年12月31日前到质监局年检；其它相关证照均应按证件所示要求期限完成相关手续的办理和年审工作；督促和指导各专卖店人员进行营业执照年检，并及时跟进年检情况。
职责四
职责表述：负责员工的招聘、组织安排培训、考核和调配，以及入职员工的绩效考核、社保办理等工作，保证公司人员的正常、稳定
工作任务
根据公司发展需要，提前做好人员的招聘和储备工作，及时组织、安排新进员工进行企业文化、岗位职责和专业技能的培训；
对公司管理人员定期进行企业文化和规章制度的培训，出现与公司文化及制度相违背的意向时应及时进行正确引导；
负责公司所有员工绩效考核表的收集并提交给上级领导，严格按照公司绩效考核制度，对下属进行绩效考核，每月根据员工绩效情况进行面谈，共同制定改进目标，不断提高员工工作效率和能力；
负责对公司每周工作跟进表进行收集、初审并提出完善建议，协助各部门主管对其部门下属的工作跟进表的指导，及时将公司每周的工作跟进表提交给上级领导报审；
负责公司所有员工的社会保险办理及相关事宜，每月20日前到社保处办理公司员工异动；
经常了解和关注员工心理状态，发现异常应及时引导并帮助调整，重大问题应及时汇报上级领导后征求处理意见，确保公司人员稳定。
职责五
职责表述：负责与相关部门的沟通、联络、协调，维护公司各部门间的良好关系
工作任务
了解公司各部门的基本工作内容和流程，维护、协调各部门之间的良好协作关系，按照各岗位的要求和标准配备适宜的人员，保证各部门工作秩序的正常进行；
结合公司发展，以及各部门的需求，对各部门人员及工作安排等问题进行沟通和协调。
职责六
职责表述：在上级的领导下，全面开展公司的日常行政管理工作，有效保障公司正常秩序的进行；公司日常行政管理的运作
工作任务
对员工的日常考勤情况进行监督和管理，发现异常及时查找原因，并指导纠正，确保行政管理秩序的规范性；
监督公司员工遵守公司劳动纪律和各项规章制度，发现违反规章制度的行为及时制止并合理进行引导；
有效协助和监督其它部门主管的行政管理工作，必要时协助落实，以加强公司团队管理建设；
结合企业文化特点，运用培训、活动、学习、制度贯彻、物质文化激励等各种合理方式，加强员工对企业文化的认识和理解，提升企业员工核心凝聚力和社会美誉度。
职责八
职责表述：负责组织公司每周例会等各项会议，保证会议质量，对于会议决策和会议精神落实、贯彻和检查
工作任务
负责公司每周例会的组织与召开，对例会情况进行记录，会中对上周各部门工作进行总结，本周工作进行协调，对工作中各部门的困难和问题进行协调或解决，使例会有效协助各部门提升工作效率；
做好公司其它相关会议的会务准备工作，会前确定会议主题并发布通知，联系与会人员并准备相关资料，会中内容应切合主题，控制会场纪律和会议时间，做好会议记录，会后负责会中问题的改善或决策的落实情况，并将执行情况及时汇报上级领导。
职责九
职责表述：负责办公区域的设备、设施的采购、维护、保养等管理工作，保障办公环境清洁卫生
工作任务
根据工作需要，合理控制公司办公采购成本，同时保障公司正常办公所需；
负责公司办公用品的采购、分发、保管、领用、登记管理工作；
定期进行公司办公设备的维护与保养工作，确保办公设备的正常使用，发生故障时及时处理或联系外修，不影响正常工作；
负责组织、监督办公室卫生清洁实施工作，确保办公环境清洁卫生；对所有办公区域进行合理的卫生保洁责任划分，保持办公环境的整洁。
权力：1、对公司各种会议决策落实和工作指令完成的督办权；
2、对公司行政文件、印章、证照的管理使用权；
3、终端卖场费用报销的初审权；
4、对公司各项制度的修改建议与监督权；
5、对公司员工日常考勤管理和监督权；
工作协作关系：
内部协调
关系
1、所受监督：受公司总经理、管理部部长的监督；
2、所施监督：对公司员工日常行为及考勤的管理与监督；对本部门人员日常工作的管理与监督；
3、合作关系：在日常工作期间与公司其它部门发生的工作联系。
外部协调
关系
因工作需要可能会与工商所、质监局、社保局、劳动局、人才市场等部门进行业务联系
工作时间：
一般按照作息时间上下班，有时在作息时间以外需自觉完成本职工作，遇突发状况需第一时间到现场处理
工作环境：
主要在办公室，有时因工作需要外出办理工作事务或外出采购
参加会议：
周例会、行政管理会议、公司年度总结管理会议、其它公司要求必须参加的会议
任职资格：
教育水平及专业
本科及以上学历，行政管理、工商管理、人力资源或相关专业
技能、知识
具有较好的行政管理能力，突发事件的处理能力和人际交往能力，沟通表达及协调组织能力，较强的公文写作能力，且具备一定的团队管理经验；
能够熟练使用网络和办公软件。
培训经历
人力资源培训、行政管理培训
经验
五年以上行政管理工作经验，二年以上人事管理工作经验
个人素质
具有较强的执行力、亲和力和人际交往能力；
具有较好的管理能力和创新能力、公文写作能力；
有强烈的责任心、能挑战较困难或压力较大的工作；
绩效考核指标：
序号
量化项目
考核指标
指标说明
权重
1
日常行政管理
制度有效执行率
每月员工出现违反制度情况不得超过 次
出现重大违规情况不得超过 次
10%
工作任务完成及时率
个人每月工作任务未有效及时处理或完成不得超过 次
出现不按时完成或处理致使公司出现重大损失不得超过 次
每月员行政部下达工作任务员工未按时完成不得超过 次
10%
卫生达标率
每月卫生检查达标天数与每月卫生检查总天数的比率
5%
2
资料完备率
文档资料完整率
各类文档资料及时录入、保存、归档、完整性等失识每月不得超过 次
出现重大失误致使公司出现重大损失不得超过 次
10%
证照完整有效率
证件、印章保管及使用不当概率为0
证照年检及时率应达100%
10%
3
费用控制
费用控制有效率
月度费用控制是否在既定的预算范围内
10%
4
行政办公设备管理
设备完好率
行政办公设备完好率在 %以内
5%
维修及时率
维修及时数与需要维修的设备总数的比率
5%
5
人力资源管理
人员在岗率
公司应设岗位人数与在职岗位人数的比率
10%
到岗率
符合岗位条件且到岗达到人数/计划人数
10%
6
满意度
员工满意度
每月公司员工投诉不得超过 次
5%
上级满意度
每月直接上级批评不得超过 次
5%
客户满意度
每月接到客户或合作伙伴直接或间接投诉不得超过 次
5%
备注：