建设项目档案管理的“三招五式”.pdf

档案业务探索建设项目档案管理的“三招五式刘华萍摘要：本文通过介绍建设项目档案管理的“三招五式”法，即项目前期运用“具体问题具体分析、目标导向、关键在我”三招、项目中后期采用“菜单式培训、拉网式检查、町人式整改、管家式归档、捆绑式考核”五式，为建设项目档案管理提供一个操作性强、可复制的管理思路，以期实现档案管理和项目管理双向赋能。关键字：建设项目档案管理建设项目档案是项目建设过程的真实全面记录，是项目依法合规建设的重要凭证，更是今后装置运行、维护、改造的基础资料。建设项目因建设周期长、参建单位多、管理模式复杂、执行标准多样等特点，造成项目档案管理一直是项目管理和档案管理中的难点和痛点。笔者所在公司，在长期的项目档案管理过程中，将企业管理思维的“三招五式”运用于建设项目档案管理中，通过项目前半程的“三招”和项目后半程的“五式”管理，使得项目档案有序推进，为项目创优提供优质档案保障，发挥档案支撑作用。一、管理背景和内涵“十四五”全国档案事业发展规划明确提出“着力推动档案工作走向依法治理”。档案的依法治理，既包括对档案进行规范化管理和治理，也包括档案作为治理工具所体现的对社会的治理价值。对于建设项目而言，在对项目档案进行规范化管理和治理，也就是对档案治理的同时，项目档案也能有效提高工程管理规范化、标准化水平，即基于档案进行治理。建设项目档案既是被管理对象，也是管理的主体。因此，管理学成熟的理论和方法，同样适用于建设项目档案管理。建设项目档案管理的“三招五式”法，是指项目前期运用“具体问题具体分析、目标导向、关键在我”这三招，建立健全制度模版、持续开展培训交底、坚持部门深度协同、严格组织档案审查和预验收，各项工作有序推进，可管可控；项目中后期采用“菜单式培训、拉网式检查、町人式整改、管家式归档、捆绑式考核”这五式，紧跟项目建设节奏，抓住资料形成的重点和难点，因事制宜、因人制宜，做好针对性培训和指导、加强全面检查，加大考核力度，实施阶段性归档，提高项目文件收集进度与质量。二、主要做法根据建设项目自身的特点和各阶段文件形成的规律，将项目建设分为前半程和后半程，采取不同的管理方式，以管理为核心，通过对项目里“三招五式”文件形成者的管理，促进项目管理标准化，提高项目文件的质量，提升项目档案的完整性、准确性、系统性和规范性。（一项目前半程的“三招”第一招，具体问题，具体分析。首先，档案人员根据项目总体设计，了解项目的建设规模、单元数量、辅助生产生活设施和公用工程具体情况，推测出项目档案的总量、各单元档案的占比等；根据项目管理部机构设置，了解到各部门档案工作职责范围；根据项目总体统筹控制计划，分析出项目档案的进度计划。根据综合分析的情况，档案部门需要制定建设项目档案管理网络登记和管理程序项目文件收集与归档程交工技术文件检查验收归档管理程序设备供应商资料归档规定项目文件控制及编号规定等相关项目管理程序文件，并将这些管理程序文件纳入项目管理手册中，建设项目各职能部门和各参建单位均需执行。为了使建设项目档案统一规范，档案部门需要编制建设项目交工技术文件编制方案，发布相应的模版、标准表格、示例、组卷指南等，内容涵盖全面，可操作性强，可以做到让没有经验的人员根据编制方案独立组卷。这些制度模版的建立，可以为建设项目量身打造制度框架，统一项目档案标准，是项目档案管理体系的重要组成部分。其次，根据项目开工后承包商进场进度，具体情况具体分析，按阶段开展地基预处理、桩基工程、给排水工程、道路工程、土建工程、安装工程等项目档案培训。对施工单位、监理单位进行现场交底，让参建单位清楚建设项目档案管理要求，便于施工过程资料的形成，减少后期不必要的返工；通过视频会议对全国各地的设备供应商开展设备542024年第1期业务探索云南档案随机文件培训，让供应商少走弯路，直接做出符合归档要求的设备随机文件。通过培训和交底，档案部门和参建单位建立了信息互通，避免了信息不对称造成参建单位的不知情错误。第二招，部门协同，目标导向。就档案的行政价值而言，建设项目档案是项目信息交流的工具，档案管理的效率关系到业务活动的效率。因此，建设项目需要打通部门限制，以推动项目高质量建设为目标，从领导层到执行层，均将档案意识和档案管理融入到业务活动中，在建设项目上，人人想档案、人人讲档案、人人管档案，项目档案为项目建设赋能。首先，项目部领导层要重视项目档案。针对每个建设项目，需要成立项目档案领导小组和工作小组，项目档案领导小组组长由项目部分管工程的领导担任。项目领导参加档案月度专题会，在执行经理会议、项目月度计划进度会议、质量会议等均安排听取各部门的档案工作进展汇报，对项目档案整体工作提出要求，将档案工作变成“大家的事”，不再局限于档案部门。其次，坚持以部门协同为主线，充分发挥质量管理部、施工管理部、项目分部和质量监督站专业职能，严把项目文件审查关，建立施工单位自查、监理单位检查、项目分部过程检查、档案部门组织联合检查的四级审查机制。档案部门和业务部门相互配合，业务部门重点审查文件的完整性和准确性，档案部门重点审查文件的规范性和系统性。确保问题及早发现，及早纠正，确保项目文件和工程实体一致，完整、准确、系统、规范。各部门主动作为，将档案工作融入到业务管理中，此举又促进了部门业务工作的标准化和规范化，实现了业务与档案双赢的良好局面。1.项目控制部招标结束后及时通知中标单位向档案部门备案，是项目档案管理网络建立的关键：在各类合同中设置专门条款，明确要求有关方面提交相应项目资料，并通过付款节点约束资料移交。在项目公用工程转入“三查”“四定”阶段后，设置归档节点，要求参建单位在限期完成档案归档。2.项目质量管理部发挥专业优势助力档案管理，一是在工程质量划分、项目文件编码编制、施工和验收标准确定等方面承担主体责任，为项目档案的完整性和规范性筑牢根基；二是在质量大检查、召开质量例会等日常工作中对过程资料进行查验和督促；三是在项目档案培训时就工程专业内容进行宣贯；四是积极参加工程资料联合检查、预验收，为项目档案管理提供专业支撑。3.施工管理部将质量、技术专业负责人纳入资料文档管理体系，依据工程建设进度情况每月检查资料形成情况，明确问题整改责任人和完成时间，复查形成闭环，对落后单位进行约谈和考核。对档案工作进行常态化管理，要求档案管理工作天天有变化、事事有回应、件件有落实，监理与施工承包商建立了随查随改机制。4.物资供应部设置采购文档岗位，专人负责设备随机文件管理。与供应商沟通到位，及时通知其参加档案部门培训，明晰项目随机文件归档要求；及时督促随机资料，提前对电子版进行审核，审核合格后再印刷纸版资料。第三招，随办随归，责任在我。根据项目建设周期长、参建单位众多的特点，档案人员需要发挥主动性，树立“责任在我”意识，严把文件形成关，加强过程资料管控，实行阶段性归档，严格组织档案预验收。首先，采用年度移交和子项完工移交相结合的方式，实行项目部管理文件按年度移交、特殊事项办结即归档、装置单元中交后三至六个月内移交，有效提升项目档案的及时性。其次，根据项目程序文件规定，组织由监理单位、工程相关部门和档案部门组成的交工技术文件验收组对已归档资料进行预验收工作，确保归档文件质量。（二）项目后半程的“五式”随着项目建设陆续进入收尾阶段，项目档案工作量将迅速增加，档案人员需要迅速调整管理方式。第一式，进行“菜单式 培训。在工程收尾阶段，过程资料大量形成，各承包商资料负责人员水平、资料质量都存在差距。档案培训方式由集中授课改为“菜单式”定制讲解，根据每个单元资料的具体情况，确定培训重点，采取现场指导或集中讲解的方式，向参建单位提供定制化培训内容，提高归档效率。第二式，推行“拉网式 检查。根据单元中交时间制定资料检查计划，确保所有单元资料均经过至少两次的过程检查；除档案人员检查外，充分发挥监理和专业部门的职552024年第1期档案业务探索能，组织联合检查和预验收，提高资料质量。第三式，施行“町人式 整改。通过专业检查、联合检查的项目资料，在预组卷和组卷过程中资料员经常会对档案规范把握不好，在案卷题名拟写、格式排列等方面出现错误。档案人员需要结合实际，深入管理现场，开展现场指导，当场完成整改，避免离开就忘、拖查延误等现象，可以极大提高组卷效率。第四式，实行“管家式”归档。根据组织机构、合同、档案管理网络等，制作项目归档台账，台账清晰完整，没有遗漏。根据归档台账进行登记、核对和销账式管理，确保项目档案收集的齐全完整。第五式，执行“捆绑式”考核。每月形成项目档案工作月报，月报中总结近期档案管理情况，通报上个月检查资料存在的问题、资料进度情况，表扬先进，点名落后，抄送项目部领导以及承包商总部。对落后单位进按程序文件承包商考核细则项目承包商考核排序管理程序严格考核，对应的监理单位、所属项目分部连带考核。三、效果及影响（一）档案治理价值凸显，档案反哺项目管理项目档案反映的是项目建设的整个过程，是项目建设过程的真实记录，是项目依法依规建设的凭证，也是控制项目工程质量的抓手、反映项目工程质量的佐证。项目档案的完整性、准确性、系统性和规范性，在相当大的程度上取决于项目建设者和管理者，在项目档案的形成过程中，档案管理人员只能是旁观者。虽然档案人员不参与档案的形成，但可以从档案形成单位和人入手，制定适宜的管理措施，做到“管理适度”，既不能不闻不问、放任不管，又不能过度干涉专业、参与过度，形成外行管内行的错误现象。运用企业管理学的三招五式法，从“管人”的角度入手，间接管控档案形成过程，形成项目档案“反哺 项目建设的良性局面，成功为项目建设赋能。（二）项目档案管理有条不紊，参建各方满意度高工程建设项目档案涉及工作面广、来源广泛，不仅仅是建设单位或施工单位的事。从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、质量、监理、监督等单位齐抓共管，任何一方疏漏，都会影响项目档案的进度和质量。只有各方目标一致、职责明确，项目档案管理才能优质高效。通过运用“三招五式”法，建设项目档案管理工作一环扣一环，招招实用，式式有效。对项目和参建单位的深入分析，制定的程序文件和编制方案可操作性强，让相关单位和部门档案工作有章可循；档案人员提前介入、培训交底，让参建单位提前了解规则，避免错误，少走弯路；项目实行阶段性归档，让各部门轻松上阵，避免资料堆积，让参建单位完工即完成资料交工，不仅能获得相关奖励和荣誉，更能节约后补资料的人力物力，及时结算工程尾款。项目档案稳扎稳打的基础工作、清晰有效的管理措施，确保了项目档案的完整、准确、系统、规范和安全。无论是项目管理部各部门，还是参建单位，都在严格高效的项目档案管理过程中受益，各方对档案部门项目档案管理的满意度非常高。（三）管理方法可复制性强，便于推广应用。“三招五式”管理简单实用，容易理解，便于上手，且对项目类别、规模、地域等没有任何要求，可复制性强，能够为项目档案管理提供一个新思路，实现档案管理和项目管理双向赋能。笔者所在公司通过运用“三招五式”管理建设项目档案，实现了项目档案验收一次性通过率和优秀率10 0%目标，取得了良好的项目档案管理效果。虽然这些项目的投资规模、管理方式、建设周期各不相同，但都提高了项目档案管理效率，促进了项目管理的规范化，也为“三招五式”法管理建设项目档案的进一步优化和提升提供了更广泛的实践基础，可作为建设项目档案管理的一般性方法，有助于该方法在不同建设项目领域和建设模式的推广应用。参考文献：1 曹倩.新时期建设项目档案管理工作方法创新思路探讨 J.办公室业务.2 0 2 1年第0 7 期：125-126.2李敏.建设项目档案管理创新策略研究J.黑龙江档案.2 0 2 3年第0 1期：2 6 9-2 7 1.作者单位：中石化（天津）石油化工有限公司562024年第1期