24财务部管理制度.doc

财务管理制度

文件名称：财务部管理制度
文件编号：JL-SOP-XZ003
版本/版次：A / 0
页 码：共 14页
生效日期：2015年5月1日

策划机构：汕头市聚福酒店策划管理公司

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审核：
批准：
职位：营销部经理
职位：总经理助理
职位：总 经 理
日期：
日期：
日期：

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序
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修改内容
生效日期
批准人

一、 组织结构：
财务部经理兼会计

出
纳兼外联
仓库
管理员

二、 岗位职责：
1- 1财务部职责
主要职责：
执行国家有关财务制度和财经纪律，对酒店的经济活动进行核算与监督。
主要工作内容：
1． 负责酒店资金的筹措和使用，编制财务收支计划和资金使用计划，并组织实施。
2． 负责组织日常的财务核算，建立健全各项财务管理制度及会计核算制度。
3． 利用各项会计资料对经济活动进行分析，为领导的决策提供及时、准确的信息。
4． 对财务活动进行监督，确保企业合法经营。
5． 对各项资产进行管理，防止资产流失。
6． 负责管理各种票证及会计档案。
7． 完成上级交办的其他工作。
主要工作权限：
1． 拟定酒店各项财务管理制度。
2． 对酒店的经营活动进行监督。
3． 参与酒店的经营管理，就存在的问题向有关部门或总经理提出建议和意见。
4． 参与重大合同、协议的拟定工作。
1-2财务部经理职责
主要职责：
1． 主持财务部工作。
2． 负责对所属各岗位工作的指导、监督及协调。
3． 负责酒店收入记帐工作。
4． 协调财务部与其他部门的关系。
主要工作内容：
1． 在董事长的直接领导下，具体负责酒店的财务政策和财务管理制度的制定和实施。
2． 负责组织全酒店的经济核算工作，组织编制和审核会计报表，并负责向董事会报告工作。
3． 按规定时限及时组织编制财务预算和决算，为酒店经营决策提供会计信息。
4． 贯彻执行国家有关财税政策、会计法规及财经制度，建立、建全酒店财务管理制度，发
现问题及时纠正，重大问题及时报告。
5． 负责做好资金管理工作，组织各营业部门收银员和出纳员按规定程序和手续及时做好资
金收支工作，保证日常开支需要。
6． 督促应收帐款的催收工作，加速资金回笼。
7． 负责与财政、税务、金融部门的联系，协助总经理处理好与这些部门的关系。
8． 遵守国家的财经纪律，严格掌握费用开支，认真执行成本、费用的审批及报销制度。
9． 参与重要经济合同和协议的拟定、审查，并负责对工资、奖金方案的拟定与审核。
10. 参与酒店经营管理，对成本、费用进行控制，精打细算，提高经济效益。
11. 监督检查财产物资的使用、保管情况，确保其合理使用和安全管理。
12. 负责保管财务文件、合同、协议以及会计核算资料。检查、核对、处理夜间稽核员编制的工作记录。
13. 每次抽查、核对各部门的帐单时，应检查有无异常情况，复核每日收入日报表，无误后报送董事长、总经理。
14. 将应收帐帐单移交给应收帐会计，将交际应酬帐单移交给成本组。
15. 经常与总出纳核对相关帐目，做到准确无误。
16. 负责本部门员工的业务培训思想教育工作。
17．完成领导交办的其他工作。
主要工作权限：
1． 对本部门员工的工作进行指导、检查、调配、奖惩。
2． 组织拟定酒店各项财务管理制度。
3． 对酒店的经营活动进行监督，对违反会计制度、财经纪律的行为有权予以制止。
4． 参与酒店的经营管理和重大合同的研究、拟定。
1-3出纳兼外联职责
主要职责：
在财务部经理的领导下，严格按财经纪律办理现金和银行存款的收、付业务。
主要工作内容：
1． 审核各营业点销售日报表，并核对收银员的交款数是否相符。
2． 每日根据审核无误的财务凭证收、付款。收付款时应认真复查有关单据，如手续不全或有错误应及时让有关人员改正，现金当面点清以防差错，收付款后的有关凭证分别盖“现金收讫”、“现金付讫”章。
3． 每日根据审核无误的凭证进行银行存款的收付业务。收付款时认真复查有关单据，如手续不全或有错误及时让有关人员更正。付款后的凭证，应盖“银行付讫”章。
4． 根据收付凭证登记现金日记帐，记帐按财务制度规定执行。
5． 现金日记帐做到日清月结，每日结帐后将帐面余额与库存余额核对，如不相符须查清原因，并编制现金盈亏情况报上级领导处理。
6． 及时将收回的支票送交银行进帐，收到银行回单要及时登记，如有银行退票应及时处理并重新更换支票。
7． 每月初完成上月“银行存款余额调节表”，认真核对和清查每笔未达帐项的原因，如有错帐，应及时更正，确实难以查清的应报上级领导处理。
8． 凭领导审批的申领单方能签发空白支票，并督促领用人及时结算。
9． 妥善保管空白支票，开出支票按编号顺序进行登记，且印章与支票分开保管。
10.完成领导交办的其他工作。
主要工作权限：
1． 对不符合银行结算制度和酒店财务制度的行为予以抵制。
2． 对不符合现金管理制度的开支予以拒绝。
3． 拒付手续不合或凭证有错误的款项。
1-4仓管兼验货职责
主要职责：
认真完成财务经理安排的工作，严格按操作规程办理，做好本职工作。
主要工作内容：
1． 负责所管辖仓库的日常管理和盘点工作。
2． 做好入库和直拔物资的验收工作。
3． 负责入库物资的分类及建卡管理工作。
4． 做好库存物资的出库登记及发货工作。
5． 对数量、质量不符合标准的物品、食品拒绝验收。
6． 对在验收中所发现供货单位存在的数量、质量问题，应及时向上级反映。
7． 收货后根据收货单和直拨单进行计量和验收，做到货帐两符，并签名和加盖印章。
8． 根据库存物资的情况和部门消耗情况，拟定进货计划，提供进货信息。
9． 负责做好仓库“三防”（防火、防盗、防毒）工作。
10.经常检查各分仓物品，防止积压变质变坏。
11.完成领导交办的其他工作。
主要工作权限：
1． 拒绝验收不符合标准的物品入库。
2． 拒绝无关人员进入仓库。
3． 向经理提出改进工作、加强安全的建议。
3—1 财务处理程序描述表
序号
步骤
责任岗位
工作内容及要求
01
凭证录入
帐务会计
及时、准确地将所有需输入电脑的凭证输入电脑。
02
凭证复核
帐务会计
认真细致对已输入电脑的所有凭证进行审核，注意摘要是否明了、科目运用是否准确、金额是否正确。
03
记帐
帐务会计
认真及时地将已经审核无误的记帐凭证在电脑上进行记帐处理。
04
生成帐簿
帐务会计
将已记帐的资料按要求准确生成各类帐簿。
05
结帐
帐务会计
及时对当月已生成的各类总帐、明细帐进行结帐处理。结帐后当月不能再录入其他资料。

3—2 财务报表编制与分析程序描述表

序号
步骤
责任岗位
工作内容及要求
01
报表编制
帐务会计
及时、准确地按会计制度的要求编制损益表、资产负债表、年度报表和现金流量表。
02
报表分析
帐务会计
科学运用财务分析方法对酒店资产负债情况、资金利用效率、盈利能力、存货周转速度等进行全面分析。
03
成本、费用分析
帐务会计
认真、细致对成本、费用的节约、超支情况进行分析，以达到节约开支、提高效益的目的。

3—3 财务报销程序描述表

序号
步骤
责任岗位
工作内容及要求

01

原始凭证

财务经理
认真审核所附原始凭证是否真实、合法、正确；其记录的经济业务是否符合国家及酒店的有关规定；是否按合同的规定付款。

02

填制报销凭证

财务经理
认真填写报销凭证，要求日期、报销单位、报销人、附件张数、金额填写清楚准确，金额大小写一致，不允许有涂改痕迹。
03
审批
总经理
严格、认真审批报销项目。
04
审批
董事长
批准款项支付。
05
金额审核
出纳员
认真审核报销凭证与所附附件金额是否一致，大小写是否相符。
06
付款
出纳员
准确按报销凭证金额付款，现金要当面点清、避免错误。

3—4 成本核算程序描述表

序号
步骤
责任岗位
工作内容及要求
01
市场调查
成本会计
定期或不定期进行市场调查，及时掌握价格的变动情况及同行业的销售情况。
02
核价参考
成本会计
根据市场价格的变动情况向上级做好核定进货价格的参谋。
03
食谱、酒水牌定价参考
成本会计
根据同行业及季节变化情况，制订标准食谱及标准酒水牌的草案，向上级提供定价的依据。

04

进货核价

成本会计
每日对酒店的直拨单、进仓单的单价逐项核对报价表，如有差异进行修改，确保酒店应购进物品完全按核定价格执行。

05

核对原始凭证

成本会计
认真细致对每日发生的发货单、调拨单、报废单等原始单据进行核对，并做好必要的实物检查，确保单据的准确性。
06
核算销售成本
成本会计
认真对采用顺算法核算的部门每日发生的销售单据进行核对，并登记汇总，以便月终结帐。
07
实物盘点
成本会计
每月定期对各厨房、酒吧、仓库进行盘点根据实际情况不定期对各营业部门进行实物盘点。
08
核算应酬费
成本会计
对每月发生的交际应酬费，按上月成本率结转营业部门的成本费用。

序号
步骤
责任岗位
工作内容及要求
01
分类登记
成本会计
对每月购进的固定资产、低值易耗品、待摊费用进行分类，并登记入相关科目。
02
造册入帐
成本会计
对已明确类别的物品，填制相应的帐簿及表册，以便查阅。
03
折旧与摊销
成本会计
对已入帐的物品按规定进行计提折旧及摊销，并结转入当月费用。
3—5 固定资产、低值易耗品、待摊费用账务程序描述表

3—6 会计档案整理、归档程序描述表

序号
步骤
责任岗位
工作内容及要求
01
整理
财务经理兼会计
按顺序认真、细致地整理有关记帐凭证、帐簿、重要的合同、协议及盘点表等资料。
02
装订
财务经理兼会计
将会计档案细致分类、装订成册。
03
编号
财务经理兼会计
对装订好的会计档案准确进行编号，凭证档案须注明所属年、月、凭证号码等，合同、协议按合同协议编号，并加具目录，其他资料按所属月份编号。
04
归档
财务经理兼会计
对已装订、编号的会计档案认真分门别类归档保管。

3—7 证票管理程序描述表
序号
步骤
责任岗位
工作内容及要求
01
票证领取印制
票证管理员
根据有关规定及酒店需要，向有关部门领取有关财务票证。
如属内部使用票证，由使用部门填写“票证印制申请单”，由财务部统一印制。
02
票证发放
票证管理员
建立票证领取登记本，做好领取登记酒店各使用部门可根据需要向财务部申领所需票证。
03
票证发放
票证管理员
各使用部门要严格按照国家及酒店有关规定填开票证，财务部有权对各种票证的使用情况进行监督。
04
票证销号
票证管理员
用完后的票证要进行销号，并及时到财务部办理销号手续。
财务部要建立票证销号登记本，对票据的销号情况进行认真记录。
05
票证销毁
票证管理员
对已过保管期或其他原因须及时注销的票证，须列明清单，并报有关部门批准后销毁。

3—8 仓库工程序描述表
序号
步骤
责任岗位
工作内容及要求
01
物资的
入库
仓库保管员
仓库验收员
仓库记帐员
物资入库的验收：仔细检查货物的质量，清点其数量，做到质量完好、数量准确、品种规格相符。
入库物资的存放：将同类物品归放在一起，并与不同期进货物品区分开来。
入库物资的建卡：对归类存放的物品，要按其特征建立相关标记，在卡上填清货品名称、规格、数量。
记帐：对入库并建卡物资及时入帐，做到帐、卡、物相符。
02
物资的
储存
仓库保管员
环境卫生工作：每天负责仓库的清洁卫生，保持仓内干净、整洁、无杂物。
检查商品保质期：经常检查库存商品的保质期，同时检查易变质、易腐烂商品的情况，发现问题，及时处理，并向上汇报。
搞好物资的储存、分类、养护工作。
03
突发事件
仓库保管员
失盗：
1.立即报案：上班时首先检查仓库门窗的安全情况，商品堆放有无异样，如有异样及时向经理、主管汇报。
2.保护现场：守护在现场，做好保护工作，切勿让无光人员入内。
失火：
1.切断电源：如发现仓库着火，应立即切断电源，如火情小，则正确使用灭火器灭火。
2.报警处理：如火情不能控制，应立即报中心。
3.抢救贵重物品：及时抢救贵重物品和重点物资。
04
安全工作
仓库保管员
负责仓库的“防毒”、“防火”、“防盗”三防工作，按要求摆放灭火器材，下班时要对仓库内外认真进行安全检查，关好门窗，切断库内电源。
05
物资的
出库
仓库保管员
物资出库：按照同类商品先进先出的原则，完成物资的出库工作，填写出库单。
库存物资的变价和报损：如遇库存物资变价和报损，严格按照变价和报损程序进行，并认真填写报损和变价单，不可私自处理报损、变价商品。
06
验收食品原料
仓库验收员
明确要求：了解厨房每日采购单填写内容及要求，有无特别注明事项，如市场不能满足要求时，应及时通知厨房。
原料进货：准确掌握市场行情，了解供应情况和价格，择优选定供应商，尽可能以低价格购进市质量的原料。
原料验收：在厨师长或厨房主管的监督下，亲自验收食品原料，检查并过砰，对不符合质量的食品原料拒绝接收。做到质量完好、数量准确，品种、规格与要求相符，经厨师长验收合格方可接收，最后在直拨单上签字。

3—9 物料申购程序描述表

序号
步骤
责任岗位
工作内容及要求
01
填写物料申购单
申请部门
由采购部门根据需要填写物料申购单。

02

仓库核对

仓库保管员
根据仓库库存物品的库存情况，核对有无存货或可替代物品，若有则终止申请采购程序。
根据电脑中最低库存限额和部门消耗计划报出申购单。
03
财务审批
财务经理
核实资料和资金状况报批。
04
总经理审批
总经理
根据实际情况审批。
05
采购
采购部
根据检查申购手续是否按规定程序办好，并申购单进行采购。

三、 规章制度
4—1 实务管理规定
1． 采用借贷记帐法记帐，采取权责发生制，确定收入、成本、费用等项目。
2． 会计科目按照国家“旅游餐饮服务企业会计制度”的规定执行。
3． 会计报表参照“旅游餐饮服务企业会计制度”及有关规定执行。
4． 会计凭证使用自制凭证和外来原始凭证两种，会计凭证保管期限按《会计法》规定执行。保管期满需销毁时，须开列清单经领导审查，报上级主管部门批准后方可销毁。
5． 会计凭证、帐簿、报表等都必须根据实际发生的经济业务进行登记，做到手续齐备、摘要简明、内容完整、准确及时，有关会计处理方法前后期必须一致，不得任意改变。
6． 建立内部稽核制度，对款项的收付、债权债务的发生、各项经济业务的清算均需授权人员审核签证。审核、签证人员应对所审核、签证的事项承担相应责任。
4—2 财务报销规定
1． 审核责任人：酒店总经理
2． 报销程序：所有应入库或直拨部门的商品物资，要严格按照：“一申请、二购置、三验收入库、四领导签字报销”的程序办理入库商品物资报销必须具备的基本条件是：
（1） 收货单或直拨单。
（2） 发票。
（3） 经办人签字。
（4） 验收人签字。
（5） 有审批权的领导签字。
3． 其他日常开支由经办人、验收人或证明人及有审批权的领导签字后报销。
4． 白条一般不作为原始凭证报销。由于特殊情况确实取不到发票的由经办人、证明人签字，经财务总监及总经理签字后方可报销。
5． 某些特殊情况下的开支,由财务部审核签字后呈报酒店领导审批。
6． 严格控制各类办公用品的采购量。凡未经批准自行购置的办公用品，财务部不予报销。
7． 严格控制各项占用流动资金的设备购置、装修改造支出。此类项目的开支，须由用使用部门提出申请，按程序审批后方可报销。
4—3 资产管理规定
A． 固定资产管理
1． 使用年限有一年以上，单位价值2000元以上的资产将纳入固定资产管理。
2． 固定资产按其使用年限，采用直线法计提折旧，残值率按会计法规定执行。
3． 固定资产由使用部门管理，各部门要建立卡号、分类、编号，财务部负责帐务管理，设置固定资产明细分类帐。
4． 每年对固定资产进行一次实地盘点，做到帐、卡、物相符，对盘盈盘亏的固定资产要查明原因，并写出书面报告。
5． 固定资产报废，由酒店总经理审核并报上级主管部门批准后方可报废。
6． 增加固定资产，应由使用部门提出申请，经工程部、财务部、总经理审核审批后方可购置。
B． 速动资产管理
1. 速动资产包括现金、银行存款、其他货币资金、应收帐款、预付帐款及其他应收款等。
2. 财务部应严格按照《会计法》使用现金和银行存款，各营业点所收现金应根据规定送存银行，未经财务部批准，任何部门或个人不能坐支现金。
3. 支付现金应填写借款单或报销凭证，按规定程序、权限报经财务经理审批。凡手续不全的，出纳员有权拒付。
4. 坚持转帐结算制度。除支付工资、奖金、差旅费及国家规定的以现金支付的费用外，对金额数目较大的款项，一般应通过银行转帐结算，特殊情况须经财务部经理或总经理批准。
5. 坚持现金盘点清查制度，出纳员应做到日清月结，保证帐款相符。
6. 加强支票管理。做到批准、签发、印鉴三分开，支票领取应符合审批规定。
7. 每月应做好银行存款余额调节表，对未达帐项认真清理，查明原因.
8. 对于借出的备用金、应收帐款应及时清理，个人借款长期拖欠在两个月以上者，财务人员有权在其工资及津贴中扣除。
4—4 营业收入管理规定
1． 酒店的一切营业收入均需经财务部核算，各收银点当日收到的现金、支票、信用卡消费单等票据经夜间稽查员核准后，应于次日上午全部上交财务部。
2． 营业收入按实际价款计算，发生的各种折扣冲减当期营业收入。
3． 未经有关领导批准的折扣不得冲减营业收入，酒店员工应严格按照规定的折扣权限签单。
4—5 合同管理规定
A、合同的签定
1. 签定合同的前提：签约双方必须是法定代表人或其授权代理人，内容必须合法，签约双方或多方须经过充分协商，做到平等互利。
2. 各项合同签定须做到：标的明确、条款齐全、措词准确、文字精练、违约责任明确。
3. 合同的签定必须有本部门两人以上参加，涉及较大金额的，财务部必须派人参与。
B、合同的基本内容
1. 标的：要求标的明确，货物的品种、规格、质量、提供服务的标准明确。
2. 价款或酬金：合同所指货物、劳务的价款或酬金必须明确，如属分期付款则应列出具体付款期限。
3. 数量：数量应在合同中注明。
4. 期限：合同应注明履行的期限。
5. 违约责任：合同应注明双方承担违约责任的有关条款，如违约金、罚金、赔偿损失等具体数额。
6. 解决纠纷的仲裁机构：合同中应明确列出。
7. 其他规定：合同必须由专人保管。
C、所有合同签字后必须报财务部一份。
4—6 仓库人员工作制度
1． 工作认真负责，不得拖延，积极配合各部门的工作。
2． 遵守酒店纪律，上班时不许暄哗打闹
3． 严禁让无关人员进入仓库。
4． 经常打扫卫生，保持仓库清洁。
5． 按照物品类别按规定存放入仓。
6． 严格遵守岗位职责，物品的入库、领出或借出应符合规定的手续和程序。
7． 保持仓库整洁，物品堆放做到井然有序。
8． 经常检查库存物品，防止霉变和过期。
9． 做好防火防盗工作，在仓库范围内禁止吸烟，下班时要切断电源，关好门窗。
10. 积压工作，每月及时报出资料和报表。

4—7 物资出入库管理规定
1． 由仓库保管员对进仓物资与“物品验收单”所列内容逐一核对物资的规格、数量、质量、然后签发验收单，并入库妥善保存。
2． 对不符合入库要求的物资，可以拒绝接收，并向上级报告。
3． 物资出库必须由领货人先到仓库办妥出库手续，保管员凭出库单所列内容发货。
4． 仓库对任何部门均应按正式出库单发货，禁止先出库，后补手续的错误做法，不凭白条发货。
5． 领货人在领取物品时，必须认真清点所领物品数量，出库后若发生短缺，仓库概不负责。
因特殊情况需临时借出物品的，必须有财务总监或总经理的批条并明确借出期限，仓库学习是成就事业的基石
6． 保管员有责任催还借出的物品。