费用支付与报销管理制度.doc

适用部门：各部门

政策与程序
编号

拟稿： 行政部 /财务部

签名：
版本号：1

批准： 总经理
签名：

主题： 费用支付与报销管理制度

生效日期：

目的
1、明确费用列支标准、审批权限和请款流程；
2、加强费用控制意识，落实费用控制目标及责任；
3、为员工借款及报销提供指引；
4、提高公司资金使用效率，严格控制财务开支；

流程
一、管理原则
1、集权管理原则：公司采取收支两条线的集权管理模式管理资金，公司严格禁止任何形式的“坐支”和私设“小金库”的行为。
2、全面预算管理原则：实行全面预算制管理，公司年度经营预算为各部门月度编制资金支付计划的依据，所有预算外开支需上报总经理批准。
3、归口化管理：各部门应按照本规定所述之管辖审批权审批支出，不能越权。
二、费用项目
（一）、交际应酬费
1. 交际应酬费支出必须是因商业目的与公司外部人员所发生的交际费用，应本着合理、节约的原则，严格在预算的额度内开支，经办人必须事先征得其直属上级的同意，并严格执行宴请标准；
2. 报销时，经办人须填写《支付证明单》（附件1），详细注明交际应酬的日期、地点、事由、宴请对象姓名、宴请对象联系方式、公司参加人员、总人数、金额等内容；
3. 除交际应酬费，员工餐费（含因加班产生的统一在外订餐）以外的其他餐费支出不予报销。
4. 员工餐厅物品由公司负责采购，以周为单位结款，结款前填写“支付证明单”，履行签字审批手续后到财务部办理借款报帐事宜。
5. 公司接待客户经审批后由行政部负责订房，按相应标准入驻公司协议酒店，协议酒店签署工作由行政部负责。
6. 公司交际应酬费用执行标准,见下表（此标准随市场变化如需调整时另行通知）：
招待
级别
宴请对象
宴请标准（元/人）
住宿标准
经理及以下
副总
总经理
C级
1、公务机关经办员/科员 2、一般性客户
50元/人
60元/人
80元/人
快捷酒店标准间
B级
1、公务机关科、部室负责人 2、意向性客户
70元/人
80元/人
100元/人
快捷酒店商务间
A级
1、公务机关局级及以上领导 2、贵宾
90元/人
100元/人
120元/人
五星酒店标准间

（二）、通讯费
1）公司固定电话费用的支付由行政部负责。费用知晓至各部门。
2）公司根据业务需求将对部分岗位统一配发电话卡；
3）公司行政部负责电话卡的购置；
（三）、差旅费用
1、审批备案
1) 员工出差均需提前填写 “出差申请单”履行签批手续，并于出差返回后1个工作日内至人事行政部销假，并报销相关费用；
2) 出差期间的考勤由人力行政部负责监管，所在部门提供协助。出差行程因故临时更改的，应立即向所在部门及人力资源部进行备注。因未备注更改行程等原因造成额外费用的，不予以报销。
2、差旅费用报销的范围
1) 出差期间发生的交通费、订票费、住宿费、补助等相关费用。
2) 出差期间发生的邮寄费等其它杂项小额费用。
3) 出差期间因游览或个人需要的参观、购物而支出的一切费用，均由个人自理。
3、票务管理
1) 为节约成本、规范管理，出差机票、火车票、酒店的预订工作统一由公司行政部负责，采取集中预订原则。
2) 行政部应逐步建立并丰富公司的票务资源及协议酒店资源，最大程度地降低成本。如因业务不熟练导致增加出行成本的。
3) 出差人应提前计划行程并申请，行政部将根据“出差申请单”记载的时间预订。如遇节假日票源紧张，应提供其他时间的车票以供选择。
4) 为避免票务更改造成的损失，行政部将在出票的最后时限与出差人做最终确认。如因口头更改造成的损失，查实不清的，以申请单记载为依据确定责任人并承担损失赔付。
5) 出票后无特殊原因一般不做更改。
4、交通工具及费用标准
1) 员工在埠际交通有铁路可乘的条件下，应首选乘坐火车。经理级及以下人员出差，原则上不得乘坐飞机。
2) 白天连续乘坐火车在8小时以上（含8小时）或在晚22:00时至次日晨4:00时之间乘坐火车超过5小时的，可按规定标准购卧铺票，其余为坐票。
3) 特殊情况下，超标准使用交通工具的（包括但不限于硬座改硬卧、软卧、火车改飞机等）须有总经理书面核准。出差途中提高乘坐标准的，须在报销时写清“出差超标准原因说明”。
4) 未经批准自行提高乘坐标准的，按原标准报销，超过部分自行承担，同时需由行政部签字确认原标准金额。
5) 本着快速、高效的原则，出差人应选择最佳行走路线，如遇特殊情况需要绕道的，须经部门负责人核准后，出差费用据实报销。如因私绕道途中和停留期间，视为请假，不报任何费用，由此产生的额外交通费用也由个人承担。
6) 出差期间员工应使用经济、便利的公共交通工具，除以下情况，不报销出租车费。
6.1 特殊情况乘坐飞机应首选机场大巴，出租车限费用100元。
6.2紧急事务或携带大量公物和机密文件，须提前征得部门经理同意；
6.3出差期间加班至20：30后
6.4 2人以上同时出行且地点相同，如因需要发生出租车费时，只报销1人，不重复报销。人数较多时以每4人同乘一辆车的原则报销费用。
7) 报销出租车费时应据实注明去处及事宜，凭发票报销。
8) 公司已安排车辆的不再报销任何交通费。
5、住宿及补助
1) 因参加工作会议、培训、学习等，所交会务（培训）费含食宿费的，不再报销住宿费和补助。
2) 由公司统一安排食宿而不用出差人员承担费用的，不再另行报销住宿费及补助。
3) 当两名或以上同性别员工在同一地点出差时，应尽量合住，按级别较高的员工住宿标准据实报销。
4) 员工与其上级同行，在无法分开住宿而酒店最低价格又超过其享有标准的情况下，经所在部门负责人批准给予员工报销其入住酒店的最低房价费用并附同住上级签字证明。
5) 员工在出差期间需要在休息日加班的，可回工作地点给予调休。
6) 员工在休息日出差的，以12：00为界点，出发时间在12：00以前的（含12：00）时给予调休1天，12：00以后出发的给予调休半天。（以车票时间为依据）
7) 出差天数，以乘交通工具所取得的有关凭据上注明的离开、抵达时间为准。在14：00点之前返回工作地点的必须回公司报到，于次日正常上班，当日出差津贴减半计算；在14：00点之后返回的可直接回家，于次日正常上班；在15：00以后离开工作地点的，出差当天必须先到公司正常上班，出差当日津贴减半计算
8) 员工出差过程中，因交通中断或其他意外情况等超过预定期限停留时，经查实后，可报销住宿和补助费用。
9) 在出差期间因倒车、中转需在外住宿的，统一按公司出差住宿标准报销。
差旅费用执行标准 单位：元/天/人

级别
交通工具
住宿费（元/天）
出差补助（元/天）
话费补助
一类城市
二类城市
三类城市
四类城市
一类城市
二类城市
三类城市
四类城市
市场经理/会务经理
铁路、公路
180
150
120
100
100
80
/
说明：一类城市为：北京、上海、广州、深圳、
二类城市为：天津市、重庆市、各省会城市、青岛、大连、珠海、汕头、厦门、海南、东莞、宁波等经济特区或深圳周边的沿海城市。
三类城市为：各市级城市
四类城市：县级城市，县、镇

（四）、水、电、暖费用
1、行政部每月根据相关部门的缴费通知单，申请资金予以缴费及报销工作；
2、行政部应认真核对使用量是否正确，并详细登记费用台帐，对超正常使用情况应做出合理说明。
3、办公类支出包括办公用品、固定资产、耗材、日用杂品、各种物料、设备设施维护、等各项费用支出；
2、以上各项用品的需求由各部门视需要在每月5号报至行政部。确认后统一进行采购.
3、为加强公司资产管理，避免资产流失，所有采购物品均须入库手续，并记录入库单。
四.付款规定
付款
财务付款的凭据为经相应权限人签字审批的“支付证明单”、经相应权限负责人审核签批的报销原始凭证及报销单等，禁止任何口头形式通知而进行的付款，对口头形式的付款由财务人员承担相应费用。
五、报销规定
1.报销流程
1) 员工报销时至出纳确认所有单据是否符合报销要求。将各项原始单据整齐美观地粘贴，并注明报帐事由。
2) 报销差旅相关费用时需同时填写“出差（调遣）旅费报销表”。
3) 经财务部审核合格后报销人持报销单至部门经理→总经理/人力行政部负责人依次签字 。
4) 报销人持签批后的报销单至出纳处签字，付款或冲帐。
2、报销凭证
1) 所有费用报销必须提供原始、正规、合法的票据，且票据的公司名头要完整填写，不能有误。每名员工均需知晓发票中公司名头的正确写法，并在发生费用前与财务部确认，如无票据或票据不符合规范的不予报销。
2) 发票必须真实、有效，严谨假发票。报销人在费用报销时出现假发票财务部需退回申请人不予报销并要求报销人签字保留记录，连续3次提供虚假发票或财务部门抽查时发现虚假发票等有违诚信的行为，公司将予以通告，做为员工不诚信进行处理。
3) 员工因公款消费而取得有奖发票，获得的奖金净额需上缴公司所有或冲抵报销金额。
4) “原始凭证粘贴单”必须准确而完整地填写，且每一项报销事项必须分开填写。
5) 如报销人与原借款人不为同一人，应在报帐栏内注明原借款人，加注经办人“***代办”字样。
6) 报销单上的签名应为申请和审批人员身份证件上的全名，且字迹清晰，容易辨认。
7) 所有采购类用品报销时必须附验收入库单，验收单上应有行政部验收人签字和盖章。无入库单的所有采购用品一律不予报销。
8) 差旅费用报销需另外填写“出差（调遣）旅费报销表”并附出差申请表，所有票据背面都需注明具体事项。如员工不慎将单程票务遗失的，在有同行人员、部门经理的书面证明下，可予以报销单程车票。如双程票务遗失的，将不予报销。
3、报销时间
1) 差旅费相关费用报销应在返回或相关工作结束的3个工作日内报销完毕。
2) 其它各项费用的报销应在费用发生的1个工作日到财务部履行报销手续。
3) 对超过上述报销时限的各项费用，财务部有权不予受理。
六、相关部门职责
1、费用发生部门
1) 审核费用发生的真实性；
2) 审核费用发生是否符合成本效益原则，是否为预算内开支；
2、财务部
1) 审核收据和发票是否真实、合理、完整；
2) 审核是否为预算内支付，预算外支付是否有董事长签批；
3) 审核相关借款单、报销单填写是否正确；
4) 审核金额是否符合权限规定；
5) 审核报销金额是否与所附票据一致；
6) 审核是否有个人借款；
3、审批人
1) 金额1000元（含1000元）以下的各项费用的借支、报销由 签批；金额1000元以上的各项费用的借支、报销由总经理签批。
七、监察处罚
1、公司全体员工应本着真实、诚信的原则如实申报各项费用。对各种虚报的行为一经查实，在要求员工返还报销差价的同时处以差价部分双倍罚款，并做解除劳动合同处理。
2、财务部将建立各项数据库，并加大监察力度，对各种违反诚信的行为严惩不殆。对知情不举、不查、不处理等各种不做为行为的，视为不诚信行为，按上述标准一并处理。
八、本制度由行政部负责解释，财务部负责监管，自 年 月 日起执行。