大型购物广场合同管理.doc

xxxx购物广场有限公司
内部控制系列文件
010106

合同管理

xx 版

批 准：

xx-04-01 发布 xx-04-01 实施
xxxx购物广场有限公司

1.0目的
本程序规定了公司签署各类合同的有关管理要求。旨在规范公司处理合同管理中的各项具体工作，最大限度避免可能产生的法律纠纷，防范潜在的经营管理风险。
2.0制度要求
2.1术语和定义
2.1.1经济合同——经济合同是法人之间为实现一定经济目的，明确相互权利义务关系的协议。
2.1.2劳动合同——劳动合同是劳动者与用人单位确立劳动关系、明确双方权利和义务的协议。根据我国劳动法的规定，劳动合同必须采用书面形式。
2.1.3合同标的——指合同当事人双方权利义务所共同指向的对象，既可以是实物，也可以是服务行为。如购销合同的标的是某项产品，咨询合同的标的为一种咨询服务。
2.1.4格式合同——指合同当事一方提供的事先印制好的、规定了合同双方权利与义务关系的标准合同文本。
2.1.5签约人——本程序签约人是指代表企业签订有关合同的被授权人。企业签约人只有在得到企业法定代表人或由其授权的代理人书面委托授权后，方可在被授权范围内代表企业签署有关合同。
2.2合同管理
2.2.1合同管理程序
2.2.1.1合同管理程序的制定
公司指定统括部根据集团内控管理程序、国家合同法和劳动合同法律法规，结合本企业实际情况会同各有关部门编制公司各种合同管理程序。企业合同管理程序应当对下列内容予以明确:
n 合同分类标准
n 签约人资格的认定、授权、年度资格审查及资格的取消
n 合同审核
n 格式合同文本的管理
n 合同章的授权、使用及登记
n 合同的签订及修改
n 合同的解除
n 合同争议的处理
n 合同档案的管理
2.2.1.2公司应同时制定合同管理的考核与责任追究制度。对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，追究相关部门或人员的责任。
2.2.2合同管理的职责
2.2.2.1统括部是企业合同的归口管理部门，各业务部门应负责本部门合同的管理。具体业务的合同归口管理规定如下:
n 营业运营部是涉及公司运营管理系统招商、采购、项目小改造、物业管理等合同的谈判经办部门，其中，招租等方面的合同由招商副部长负责谈判经办，广告企划宣传等方面的合同由企划副部长负责谈判经办，设计、施工、建设、装修合同由物业副部长负责谈判经办；
n 统括部是公司所有物资、设备及其安装维修等一切物资和服务采购合同的经办部门，且对公司所有合同负有核对义务。相关部门应在特殊物品或服务的采购合同的经办过程中给予统括部相应的支持，但是最终合同仍需公司统括部经办；
n 统括部是公司差旅、饭馆、机票业务合同的经办部门；
n 统括部是公司劳动雇佣合同的经办部门。有关劳动合同的管理参见程序文件；
n 财务部是公司融资、固定资产投资、借贷款、担保抵押、保险等合同的经办部门。这些合同的签订应符合集团关于资本管理的有关规定；
n 其他合同由主要执行部门负责管理，特殊合同由董事会和总经理临时授权有关部门和人员签订，如：法律诉讼调解协议、债权债务抵偿豁免协议、企业终止经营协议、债务重组协议、成立合资合作企业协议、转让企业重大资产协议、关联企业交易协议等法律关系复杂或者公司的生产经营活动有重要影响的合同及法律文书；
2.2.2.2财务部负责监督所有各部门经济合同的执行情况，内控人员和统括部应当定期对各部门的合同管理进行全面的监督检查。
2.2.2.3以下合同须经法务人员审核：
n 1万元以上签订的对方合同或临时合同；
n 采用格式文本，但对方提出新增条款涉及法律方面的；
如报集团法律事务部法务人员审核的合同文书，公司原则上应由专人负责提前三个工作日提交相关负责人签字后的合同审核表、合同文本草案及合同审核与起草所需的所有材料，包括业务主要内容、涉及合同要点、签约方基本情况以及需要法律事务部特别处理的事项等。
公司每年12月31日之前将该年度的合同签署情况按照附录 6——合同登记表进行记录，并报集团公司法律事务部备案。
2.2.3 合同的种类
2.2.3.1 一般合同
n 设计合同
n 施工合同
n 勘测合同
n 招商合同
n 各类咨询服务合同
n 采购合同
n 劳动雇佣合同
n 保险合同
n 各类经济赔偿和补充协议
n 房屋、仓库和场地租赁合同
n 律师代理协议
n 各种业务顾问培训、咨询服务协议
n 其他合同
2.2.3.2重大合同
定义凡是符合下列条款之一的合同，为重大合同:
n 年度预算内包含的且金额超过100万元的事项涉及的合同
n 年度预算内不包含的且金额超过10万元的事项涉及的合同
n 所有资本性投资的合同，包括购买品牌等无形资产
n 企业所有招商合同
n 所有融资、投资、抵押担保、借贷款合同、租赁合同
n 对外合作或联营合同；建立合资企业
n 保险合同
n 对外担保协议
n 债务重组协议
n 企业终止运营协议
n 重大债权债务转让、豁免协议
n 重大资产捐赠协议
n 法律诉讼调解协议
n 其他重大协议
2.2.4合同管理知识培训
2.2.4.1公司各部门应当和统括部、内控人员合作，针对日常容易发生法律纠纷的经济合同对有关人员进行必要的合同和法律知识培训。提高经办人员和管理人员的法律意识和合同管理常识。参加培训的人员包括:
n 各部门副职及以上管理人员
n 招商部全体人员
n 各部门涉及采购业务的相关人员
n 财务部全体会计人员和出纳
n 统括部劳资业务员
n 其他在日常工作中需要与外单位签订经济合同的工作人员
n 潜在的合同签约人
2.2.4.2本程序生效起半年内，将对在岗签约人进行有关合同管理知识培训，并组织相关考试。未经培训或虽参加培训但是未通过培训考试者将取消其代表企业对外签约资格。
2.2.5公司签约人资格的认定、授权、资格年检及资格取消
2.2.5.1公司签约人资格的认定
n 预算内的各类经营合同（100万以下的）由总经理签订，预算内的各类经营合同（100万以上的）由常务副总经理或总经理签订，预算外的合同和预算内的人事、企划、招商合同由常务副总经理或总经理签订。
n 公司有对外签订合同职责的人员提出潜在的签约人员名单，报统括部，由统括部对其进行初步的资格审查。审查的重要内容有:
Ø 本人的业务能力及相关知识培训记录
Ø 遵章守法的情况
Ø 对企业政策及法律法规知识的理解
Ø 语言及与人交流的能力
n 初选合格后，公司对这些人员进行相关知识的培训，并经考试合格后方能让其上岗。参见表1——xx杉杉-010106-01 签约人资格审查批准表。
2.2.5.2法定代表人授权
法定代表人根据董事会的经营授权，根据实际业务需要，给受过合同管理培训并参加考试合格的人员颁发法定代表人授权证书。授权证书的格式可参见表2——xx杉杉-010106-01 法定代表人委托书。
2.2.5.3签约人资格年检及资格取消
公司所有对外签约人(被授权人)应于每年年底填写《对外签约人资格年检表》（参见表3），并报企业部门经理、主管副总经理、法律顾问签署意见。统括部应于第二年1月底前完成对所有授权签约人资格的年度审查。
2.2.5.4发现有下列情况(但不限于以下情况)之一者，公司将取消其对外签约资格:
n 发现签约人利用合同进行欺诈、损害企业利益的(立即取消)
n 未完成企业的任务，给企业造成重大经济损失的
n 业务能力不够，遭到合同对方多次投诉的
n 越权签约的(不管是否给企业造成了损失)
n 故意将一项业务分零拆散成几个小业务，超越权限的
n 即将离开企业或工作岗位将变动的
2.2.6格式合同文本的管理
n 公司法律顾问应会同主管部门根据本企业实际情况、国家、行业及其他单位的各类标准合同样本、以及过去经营管理过程中的经验教训，设计制定适合本企业实际要求的格式合同文本。为提高合同管理效率，可根据公司实际情况设计合同范本，并报集团律师审核。企业制定格式合同必须在公平、诚信的基础上，最大限度地保护本企业的合法利益，同时还应考虑标准的格式合同条款被合同对方的接受性；
n 各部门提交的合同样本和有关标准协议条款应当经过公司法律顾问审核并经总经理批准，然后方可交付印刷。有关销售合同、劳动合同、建筑承包合同等的格式样本在印刷前还应当获得当地政府工商管理部门、劳动主管部门和建设管理部门的批准或备案；
n 在条件允许的情况下，公司应当要求所有经济合同均采用由企业制定的标准格式合同。公司自制的格式合同应当印有统一的企业标记；
n 空白格式合同文本是公司重要的受控管理表格，由统括部根据主管业务部门提供的经企业法律顾问审核、企业总经理批准后的格式统一负责联系印刷和登记保管；
n 统括部应当为公司设立各类纸制品保管地并建立相应的收发领用登记和清查盘点程序。过期的和无用的空白合同文本应视情况进行销毁处理或废物利用；
n 印刷合同应当由统括部按采购管理程序进行。承印者必须取得国家有关印刷业务资格并符合印刷行业质量管理规定。承印者还必须具备良好的企业信用。公司签订委托印刷格式合同包括其他企业重要内部表格、各种申请领用单等资料时，必须在委托印刷合同中，要求承印者保守企业秘密，不得向第三者扩散、严格按规定保管印刷底稿和模板、承诺责任赔偿等补充条款。
2.2.7合同签订及审核
2.2.7.1公司在从事各项经济活动时，原则上应当与对方签订业务合同后方可进行。合同签订应力争使用本企业提供的格式合同或由本企业负责起草合同或协议。由于双方谈判地位及业务性质迫使我方必须使用对方提出的合同格式时，有关部门应当对照我方自有合同格式或市场交易惯例逐条进行对比研究。对于付费用条款、质量条款、期限条款等关键性条款应该予以重视，不应轻易退让。
2.2.7.2合同的签订应符合以下要求:
n 符合国家和地方政府有关法律法规
n 符合企业的政策及程序
n 符合企业授权及审批权限的要求
n 签约人具有企业认定的签约资格，得到了企业法定代表人的书面授权合同的标的、数量、规格、金额、质量要求、异议期、期限、交付条件、运输方式、付款条件、授信额度和赊销期限、双方责任及违约处罚等根据各类合同特点确定的合同主要条款必须明确，并符合企业利益的需要
n 若对于质量要求无法用语言表述明确的，则提取样品作为交付标准。若涉及到房产等财产抵押的，则应该把房产证等权利凭证复印件作为合同附件。
n 尤其销售合同中应明确验收时限和收货确认时限。在付款条件中不可出现“货到后付款”、“验收合格后付款”等付款时间下限不明的条款表述。
n 对方签约人具有法定的签约资格，若是法人，要求对方提交营业执照复印件及法定代表人身份证明或者法人授权委托书；若是自然人，则要求对方提交身份证复印件。
n 符合国际惯例
n 公司在签订合同时，应同时具有公司盖章和法人代表或授权人的签字。
n 合同同时具有外文版本时，应约定：在中文版本和外文版本不一致时，以中文版本为准。
合同条款约定国外为合同纠纷仲裁或诉讼地，以及：在中文版本和外文版本不一致时，以外文版本为准时，应经公司总经理办公会审核批准。
2.2.7.3签约人到合同管理员处登记合同编号，并将此编号填写在草签的合同上。
2.2.7.4公司必须实行合同会签制度。合同草签后，应填写《合同审核单》(参见表4)，一万元以下小金额合同也可以填写用章审批单或采购审批单等替代，报请有关部门审核和批准。合同审核单注意事项：
1）会签部门签署审核意见时，应签署具体意见，不可只签名字。若无意见时，应在签名的同时签署“同意”“无意见”等内容。
2）当会签审核部门提出意见时，若未能采纳，合同审核单后应附有相应书面解释说明并经总经理签证。
2.2.7.5合同审核单经批准后，签约人方可在合同上签字，并到合同专用章管理员处加盖合同专用章。合同专用章管理员应对照经审核批准签字后的合同审核单，确认无误后方可加盖合同专用章。合同审核单未经适当的审核和批准，或批准人签字模糊不清，合同专用章管理员不得在草签的合同上加盖合同专用章，合同不能生效。关于合同章授权、使用及保管的具体要求参见程序。
2.2.7.6合同的签订份数
企业对外签订的合同，企业至少需要一份原件，统括部保存合同原件，财务部及签约部门各保存一份扫描件。
2.2.7.7采购合同的签订及审核:参见公司综合管理和投资管理的相关管理程序。
2.2.7.8劳动合同的签订、审核及管理参见程序文件《010303-xx杉杉--劳动合同管理》。
2.2.7.9企业签署和调整下述重大经济合同及其条款前，必须经过董事会的批准:
n 建立下属合资合作企业
n 转让或扩散企业专利技术或生产诀窍
n 出售企业重大关键加工设备，与竞争对手建立战略联盟
n 高薪聘请企业高级管理人员
n 修改企业劳动雇佣合同条款
n 转移生产和经营管理场地
n 对外提供各类经济担保
n 各种对外融资(包括发行股票债券)
n 核销外单位欠本企业的重大债务事项或责任
n 企业债转股事项
n 企业从事关联交易合同
n 其他股东董事会或企业章程规定必须报告董事会批准后方可签署的合同
2.2.8合同修改及解除
2.2.8.1草签合同的修改
由于草签的合同不具有约束合同双方的法定效力，故在合同正式签订前对合同条款的修改，只要合同双方认可修改条款即可进行。代表企业的合同签约人应将原草签的合同作废，重新起草一份新的合同，然后按2.2.7进行批准手续。
2.2.8.2已生效合同的修改
若因实际情况发生了变化或签约时有些问题双方未考虑到等原因，需要对已经通过企业合同审核程序并经合同双方签字认可的合同进行修改，必须遵照如下程序。首先由公司签约人填写《合同修改申请批准单》(参见表5)，并按批准权限获得适当的审核和批准(最终批准人必须为原合同的最终批准人)。然后，根据合同修改的内容确定以下但不限于以下的方式修改:
n 重新签署合同，原合同作废
n 签署补充合同，对原合同进行修改，必须注明原合同被修改条款终止日及新补充条款生效日
n 直接在原合同上修改，在修改处合同双方必须签名盖章
2.2.8.3合同的终止
合同在执行过程中如发生以下几种情况时，合同终止:
n 合同中规定的合同双方的权利和义务已经履行
n 出现了合同中规定的合同终止的事件，致使合同一方不愿继续履行合同中规定的义务，引起合同的终止
n 发生了不可抗拒的灾害致使合同无法完成
为了切实保护企业的利益，代表企业的签约人、合同执行人及相关人员，当发现有如下情况(但是不限于以下情况)之一时，应向合同对方或提请签约人向对方提出终止合同的要求:
n 合同中规定的合同终止条件已经出现，且合同的终止将有利于企业的利益
n 在合同执行过程中，有证据表明合同对方无履约能力
n 在合同执行过程中，有证据表明合同对方从事欺诈活动，损害了企业的合法利益
n 在合同执行过程中发现合同中规定的权利和义务对合同双方都不再有必要，合同双方同意终止执行合同
n 在合同执行过程中，发现本企业无履约能力，终止合同可减少企业的经济损失，避免企业形象受损
2.2.8.4劳动合同的终止
解除合同应签订书面协议，并在协议中写明合同解除后的善后处理。如有争议，按2.2.9处理。
2.2.9合同争议的处理
n 根据发生的经济纠纷和法律诉讼情况，相关业务部门和人员积极在企业法律顾问或律师的协助下，积极处理相应的纠纷；
n 合同争议的处理，原则上按合同条款及中华人民共和国合同法进行。企业力争以协商和调解的方式解决合同争议。
2.2.10合同档案的管理
一般原则：专案专档、结案归档、查找审批、案卷保存。
2.2.10.1所有空白格式合同使用时，各部门应当指定专职或兼职管理人员负责按事先规定顺序统一编码，并将双方签字后的合同主要内容和要件录入电脑。(参见表 6——合同登记表)。
2.2.10.3一般日常发生的经济合同原件在执行期间，其中一份扫描件应送财务部保管。
2.2.10.4重要的非经常性发生的合同原件，通常也是保密资料，其原件应当由公司统括部兼职档案员登记保管。有关部门或高级管理人员只保留其复印件或副本。
2.2.10.5所有合同附件必须与合同原件共同装订保管。统括部应当对所有合同按年度及合同种类按顺序装订存放在具有适当防护措施的文件柜中。
2.2.10.6如公司签署完毕后，合同其他一方或多方尚未签署该合同，则承办部门应负责合同文本的签署落实、跟踪及原件的收回等工作。
2.2.10.6原则上，公司各级管理人员不得随意调阅合同原件。只能到本部门或有关部门查阅复印件。查阅、调阅和使用企业合同原件，必须经过有关授权管理人员的书面批准并办理有关借阅手续后方可。下述情况可以查阅或调用合同原件:
n 公司法律顾问或代理律师因为处理法律纠纷案件
n 公司讨债清欠小组处理客户拖欠销售货款
n 董事会调查处理内部经济纠纷事件
n 公司内控人员调查、检查合同管理执行情况.
n 注册会计师办理年度审计工作
n 合同使用部门丢失其保管的复印件
n 其他有关政府司法和行政部门因为处理经济案件或劳动纠纷时
2.2.11责任追究
2.2.11.1 公司经营管理人员在经营管理过程中，违反合同管理规定，致使公司名誉、经济利益遭受损失或者影响公司正常生产、经营秩序的，将由公司办公会议或董事会决定处理。
2.2.11.2 公司经营、管理人员有下列情况之一，造成公司损失、扩大损失或者造成公司名誉受损等不良影响的，将追究直接或相关责任人的民事与行政责任，涉嫌犯罪的，将移送司法机关依法追究其刑事责任：
（1）利用职务便利非法侵吞或挪用公司财产的；
（2）不按本公司规定签订合同，或对合同会签审核部门提出的意见不按规定采 纳的；
(3)规避合同会签审核签订合同的；
(4)没有公司授权、超越公司对其授权范围或者滥用公司对其授权，以公司名义与他人订立合同或为他人订立合同提供担保的；
(5)合同未经签订，先期履行并发生合同纠纷造成公司损失的；
(6)丢失、损毁合同资料或对合同文件资料未按期归档的；
(7)违反本规定，擅自在合同文本上盖章、签字的；
(8)不按照本规定签订、履行、变更、解除合同或在签订、履行、变更、解除合同中无书面协议或其他书面凭证，造成公司损失的；
(9)签订有重大缺陷或者无效合同，导致公司损失的；
(10)签订合同被欺诈，导致公司损失的；
(11)在业务活动中与合同对方当事人或者其他人恶意串通，损害公司利益的；
(12)伪造、利用公司营业执照、公章、合同专用章、授权委托书、介绍信、银行帐号进行合同诈骗的；
　(13)在明知或应知对方或我方无实际履行能力的情况下与对方订立合同的；
　(14)明知或应知对方虚构合同主体、盗用、冒用他人名义而与之订立合同的；
　(15)伪造合同的；
　(16)以公司名义利用虚假信息，诱骗他人签订合同，骗取中介费、信息费等费 用的；
　(17)签订、履行合同中未严格把关，购置有瑕疵、缺陷等不合格产品，引发事故或造成损失的；
　(18)在合同可履行的情况下，无正当理由拒不实际履行或不完全履行合同，或 擅自以公司名义中止履行合同从而引发合同纠纷造成公司损失的；
　(19)发现合同对方在合同的履行过程中出现重大违约行为而拒不追究的；
　(20)发生合同纠纷后隐瞒不报或未及时采取措施的；
　(21)其他违反法律、法规及本公司的规定，损害公司利益或造成公司损失的；
2.2.11.3责任追究的其他方式包括：责令书面检查、通报批评、降级、内部待岗、开除等。
3.0 流程图（另附）
4.0 政策
4.1禁止公司管理人员越权审批企业重大经济合同。
4.2禁止公司管理人员利用合同对他人和经济组织实施欺诈活动。
4.3禁止公司管理人员擅自违反合同条款，破坏执行合同，损坏企业对外诚信形象。
4.4合同在不同时期的原件，由公司文件管理员、签约部门文件管理员负责安全。
4.5原则上本制度每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度最终解释权归属于总经理办公会议。
5.0 相关制度和表单
表1——xx杉杉-010106-01 签约人资格审查批准表
表2——xx杉杉-010106-02 法定代表人委托书
表3——xx杉杉-010106-03 对外签约人资格年检表
表4——xx杉杉-010106-04 合同审核表
表5——xx杉杉-010106-05 合同修改申请批准表
表6——xx杉杉-010106-06 合同登记表

表1——签约人资格审查批准表 表格编码

编号：
姓名： 性别： 年龄：

所在部门：
现任职务：
加入本企业时间： 年 月 日
最高学历
申请人照片
个人工作简介：

培训情况：

部门经理意见

法律顾问意见

总经理意见

备注

表2——法定代表人委托书 表格编码

签约人姓名：

性别：

持证人照片
公司加盖骑缝章

年龄：

单位：

所在部门：

现任职务：

签约人签字：

证书编号：

证书编号：
法定代表人委 托 书
我，xxxx购物广场有限公司的法定代表人，兹委托我公司 先生/女士在下列权限范围内，代表我公司与贵单位依法签订 合同。

该先生/女士的签约权限为：

本委托书有效期为：

此致！

法定代表人签字：

公章：

日期：

表3 ——对外签约人资格年检表 表格编码

被授权的签约人姓名：
委托书编号：
原申请批准证书编号：
签约人年度工作总结：

部门经理意见：

法律顾问意见：

主管副总经理意见：

总经理批准：

表4——合同审核表 表格编码

合同名称

合同代号

对方单位名称

合同内容
参见附件1：草签的合同文本
企业签约人：

合同金额

合同签订情况简介（附2：有关佐证资料）

部门经理审核/批准

财务部审核

法律顾问审核

主管副总经理意见

总经理批准

董事会批准

表5——合同修改申请批准表 表格编码

原合同名称

原合同代号

对方单位名称

原合同内容
参见附件1：草签的合同文本
企业签约人：

合同金额

合同修改的内容
修改前
修改后
修改原因

部门经理审核/批准

财务部审核

法律顾问审核

主管副总经理意见

总经理批准

董事会批准

表6——合同登记表 表格编码

页次：
序号
合同编号
单位名称
合同内容摘要
合同签订人
合同签订日期
备注

编制：
c6b02dd4eaa94c2c56ef55220043b767.doc 19/19