益田假日广场营运资料管理制度.doc

益田假日广场营运资料管理制度一、目的： 为了加强对营运部工作中往来的文献资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效率，使营运工作得以更有效开展，特拟制定本制度。二、需归档的文献资料：1. 政府下发的重要文献及相关部门来函；2. 公司下发的重要文献；3. 商户资料：1）商户基本信息资料（营业执照、卫生许可证等）；2）商户平常往来文献（涉及传真、函件、申请表等）；3）文献：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等；4. 部门文献：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等；内部管理资料（客户投诉登记、营运日记、各类报表报告总结）；5. 其它重要资料。三、文献的收、发管理1、 部门员工在收到文献后应及时到资料管理员处进行登记，当面填写收文登记表，与资料管理员办理好交接手续； (1) 资料管理员在接到文献时应及时进行登记，并做好电子文档备份；(2) 部门文献需对外发放时需经部门经理审核签字认可后，方可对外发送；(3) 资料管理员需将对外发送的文献进行具体登记，复印备份后发送给相关单位或部门并签收； 2、需对外发送的文献资料：(1) 工作联络单、传真、会议纪要；(2) 部门回函；四、文献的传阅、借阅管理1、传阅程序、范围和借阅程序、范围：(1) 文献需在部门内传阅时，由资料管理员将文献交部门经理阅核，签字认可后发放部门员工进行传阅；(2) 部门员工在看过文献后需签字确认，由最后签字的员工将文献交回资料管理员处进行归档；(3) 部门及其它部门员工需借阅本部门的文献资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写文献借阅登记表，并由部门经理（审批人）签字认可，方可借阅；(4) 文献、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认；(5) 文献、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还；(6) 部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并准时归还；2、 建立文献网上发布制度，定期在公司内网上向部门员工发布部门性文献（1）周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等（2）发布人：部门长 （3）发布程序：所有发布文献须经部门经理审核签字后方可进行发布五、文献的保管、保存1、 设立独立资料柜保存本部门重要资料；2、所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文献进行规范编号，并建立文献目录，以便日后文献的快速查找（报告、分析、总结、数据、制度、办法、规定、会议纪要要有电子文档备份）；3、商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料进行分类归档保管；4、租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整理、装订、保存；跟进新租户的相关资料，并做好归档工作；5、资料保存时间（每年10月12月对部门所有文献进行修理，对需归档的文献进行归档，保存日期以部门长界定；） 6、保管方式：规定书面文档(原件或复印件)六、文献的保密1、机密文献系指：1）租户与公司的合作条件；2）涉及具体数据的相关资料；3）对租户和公司有重要影响的文献等；2、根据文献的重要性设立不同的密级及保密时效；3、机密文献的调阅需经部门长审批批准后方可调阅；4、资料管理员与借阅档案的人员要严格遵守公司的保密制度，树立高度的责任心，加强保密意识；七、文献的销毁1、对于超过保存期限的档案，由资料管理员登记造册，经管理员和部门长共同签字认可后，方可进行销毁；2、销毁文献需由专人负责销毁，严禁将销毁文献作为它用或作废纸解决。八、附录：附件【1】 发文登记表 附件【2】 收文登记表 附件【1】发文登记表序号日期编号文献名称份数发至部门签收备注附件【2】收文登记本NO编号文献名称份数发文部门发放人收文部门收文人收文日期备注