业务差旅费管理制度.doc

公司差旅费用核批报销制度

1、目的
为了加强公司差旅费用的管理与控制，本着节约开支,提高办事效率为原则，公司各部的差旅费用管控达到较为合理的水平 。
2、范围
本制度是公司差旅费用控制工作依据和标准性文件，公司所辖部门遵照本制度执行。
3、职责
本制度由公司财务部负责制定并修改，报总经理办公会审批后执行。公司财务部负责该制度的实施、解释工作，公司及所辖部门严格按照本制度执行，如本制度未予以明确规范的事项可提议增补修改。
4、差旅费用概念
差旅费是指公司员工因处理公务或参加培训须离开工作所在地一日以上,发生的住宿、餐费、交通费及(不含招待)其他杂费。
5、差旅费的管理原则：事前书面申请、事后书面汇报，费用据实限额报销。
6、出差申请流程
6.1、出差流程：出差人→部门经理→常务副总经理→总经理。
6.2、各部门人员在开展业务需出差时，须提前1天以上向公司提出申请，经部门批准办理《出差申请单》（详见附表一）后方可外出。
6.3、出差人员在《出差申请单》中须写明出差事由，出差地点、人员人数、时间、所乘交通工具等。有关领导批准后，在人事部备案，如需借款凭批准《出差申请单》到财务办理借支手续。
6.4、未经批准所产生的差旅费由本人承担。如果超过原定计划天数须经直接上级批准，否则对超过天数的费用不予报销。
7、出差人员的住宿费：
如出差地区可提供住宿条件的，出差人员应在提供住宿的地方住宿，无住宿条件的按下列住宿标准执行。
7.1、住宿按以下标准检附正式发票限额内实报实销：
单位:元/日
标准
一级城市
二级城市
三级城市
总经理
实报实销
实报实销
实报实销
副总经理/业务部总经理
600
500
400
业务部总经理以下，
400
300
200
一级城市：北京、上海、广州、重庆、天津、深圳。
二级城市：特区城市（除深圳）、计划单列市、苏州、宁波、温州、各省(自治区)省会城市及有国家经济开发区之城市、包头、大连。
三级城市：除以上地区城市以外的城市。
7.2、住宿标准：副总经理/业务部总经理出差住宿必须为四星级酒店;部门经理出差住宿必须为快捷酒店。以上标准为/夜/间，超出标准部分自理，副总经理以下，同性两人同行必须住一间，就高不就低，无特殊原因不允许同性两人同行分别住宿。
7.3、人员在火车、轮船、客运车中歇夜或由出差处所免费招待住宿者或住在亲友家无住宿费发票，不得再报支。
8、交通费的差旅规定：
8.1、乘坐车、船、飞机等级的标准：
8.1.1、总经理：飞机（可为经济舱）；火车（软席）；轮船（一等舱）；高铁（一等座）；动车（一等座）；
8.1.2、副总经理/业务部总经理：火车（软席）；轮船（二等舱）；动车（二等座）；高铁（二等座）；飞机（经济舱）；
8.1.3、其他人员：火车（硬卧）；轮船（三等舱）；长途汽车（大巴、普通）；动车（二等座）。
8.2、长途出差需带车的由总经理同意后执行，并填写司机出车情况一览表。
8.3、乘坐火车的改签费用、补票费用、退票费用予以报销。
8.4、因工作安排缘故须自驾车辆，经其部门负责人同意由行政部（原则上）按照高速公路距离标准核定行程里数，按照一定标准核报油费。
标准
一级城市
二级城市
三级城市
交通
生活
交通
生活
交通
生活
总经理
实报
实报
实报
实报
实报
实报
全员
实报
60
实报
50
实报
50
9、差旅误餐补助标准 ： 单位:元/日
9.1、在出差地如提供食、宿、行，不予发放任何补助。若无提供餐食，从出发至返回之餐费及交通费用按以下列标准报支：
9.2、出差人员报销时行政部主管需核对人员出差天数，在差旅报销单后附有出差审批单，否则不予报销误餐补助。
9.3、出差地市内交通费乘坐以出租车为标准，据实报销。
9.4、以定额方式报支生活补助，不须凭证后附发票单据，但如接受招待用餐及宴请客人，不得再报销当餐的生活补助,特殊情况需报销超支部分，经总经理审批后方可报销。
9.5、核实报支之费用，如与出差同行人共餐，应予帐单上加注共餐人姓名。
10、差旅费报销审核程序：
10.1、出差人员持总经理签批的出差报告，先在行政部核销出差申请单，再填写差旅费报销单（详见附表二）。报销单的具体内容包括：车票、住宿发票、过路费发票其他发票的金额、补助标准，差旅费报销单及粘贴单各要素填写齐全粘贴完备；
10.2、由所在部门经理审核差旅费报销单所填的起止时间、地点是否属实，发生的实际开支是否合理等；
10.3、由草舞步门审核票据真实性及报销标准。
10.4、然后按公司规定费用报批程序，按照规定的审批权限经有关领导签字批准后，
10.4.1、报销人持报销单据至财务部, 由主管会计对差旅费报销单所填写的金额与粘贴单上的车票、住宿发票、其他发票的金额进行核对，对不符金额予以退回，重新办理。在审核时，对审核扣除的不合规票据，需全额扣除的必须在票面上注明作废，需部分扣除的必须标明实报金额，审核补助标准是否超标，对于有个人借款的，相关领导必须标明“冲个人借款××元，余款予以报销”字样。
10.4.2、按照规定的审批权限经有关领导签字批准后，对于借款的报销单，出纳必须给经办人员开具收据（收据上必须盖有财务专用章，注明：冲个人欠款），出纳按照相关领导所签的金额予以报销，对于付现金额单据在已报销的差旅费用报销单加盖“现金付讫”章。
11、差旅费单据报销流程：
出差人员持《出差报告》+《差旅费报销单》→部门负责人签字→分管会计审核签字→财务经理→总经理签字→出纳审核报销。
12、差旅费单据审核标准
12.1、票据本身不合规定的不予报账：
12.1.1、发票抬头公司名称不符的；
12.1.2、发票填开项目不全（包括无金额、超出发票规定的限额等）、填开项目错误、二次添加涂改、复写式发票非正常复写开具、电脑版发票手工填开等；
12.1.3、裁剪式发票裁剪错误；
12.1.4、加盖多种不同名称的印章或虚假印章的；
12.1.5、发票票面印有“盖章有效，单位盖章、发票专用章”等字样，而未按规定加盖相关有效印章的；
12.1.6、白条收据、假发票、过期作废发票、票据类型与经营项目不符的；
12.1.7、超过公司规定的报销时间的；
12.1.8、未办理出差审批手续的差旅费。
13、单据粘贴及填写要求：
13.1、原始票据要粘贴牢固，不能有自动脱落现象，发生缺少票据时视同多报予以扣除。
13.2、票据要严格按行程时间先后顺序粘贴（即按抵达车票在前，住宿发票在中，离开车票及到达下一地点车票在后，以此类推），不准按后先顺序、住宿发票和车票分别粘贴或不按顺序随意粘贴。
13.3、票据粘贴要统一由右向左、票面向上、均匀整齐地排列粘贴在粘贴单上，上、下、右不能超出粘贴单，左不能超出粘贴线。票据较大时应予以适当折叠。票据较多时，可按顺序粘贴在多张粘贴单上，差旅费报销单要统一面朝上纵向粘贴在最后。
13.4、差旅费报销单、粘贴单必须使用公司统一的格式和要求，各要素填写齐全。差旅费报销单所填的行程路线上的起止时间、地点前后必须连贯，无车票的、自带车和乘坐客户车也必须填写出差起止时间和起止地点，然后在备注栏予以备注。
13.5、报销单、粘贴单之间必须上下对齐，用胶水粘贴，不能用订书钉、大头针或回形针装订。
13.6、所有票据粘贴时，不能覆盖票据金额、乘车时间、发票号码等票据信息，特别是手工车票及火车票，实报金额和票面金额不符的，一定要注明“实报××元”字样。
13.7、所有票据必须由经办人签名，差旅费报销单由部门主管领导、主管会计审核签字，所有人员签字不得覆盖票据金额、乘车时间、发票号码等票据信息。
14、、带车出差相关费用的处理：凭司机出车情况一览表由使用人报销差旅费补助时一并报销过路费及停车费发票。
15、各部门人员，应在回程核销出差手续后7天之内到计划财务中心门报账。同次出差人员全部费用及补助由一人一次办理报销手续，不得分开分次报销。
16、财务人员、部门负责人在审核报销票据、出差时间及归车时间时不得徇私舞弊，不按规章制度报销的一经发现审核票据的财务人员、部门负责人除退回已报金额外，再处以双倍罚款。

财务部
2014年12月25日

附表一
公务差旅申请单

申请部门

申请时间

出差人员

出差人员职务

出差事由

出差人数

出差时间、天数
年 月 日起至 年 月 日共计 天
出差目的地

交通工具安排

经办人
部门经理
营业总经理/总监
总部主管副总
总部总经理

备注

附表二