公司电话管理制度.doc

电话管理制度
1. 目的
为节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。
2. 范围
本制度适用于公司所有职能部门、各经营总部。本制度所指各种通讯工具包括座机电话、直线电话、传真机。
3. 原则
公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便业务开展，公司不允许员工利用公司的通讯工具进行私人用途。
4. 固定电话管理
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4.1. 公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位办公室工作人员提供一部固定电话。
4.2. 员工应在座机电话铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，×××（员工姓名）”。讲电话时声音不可太大，以免影响他人。
4.3. 固定电话一般不开通外线功能。各部门员工因为工作实际需要而拨打外线功能的，须提出书面申请，经部门经理初审，人力资源主管批准后方可开通给以设置拨打外线密码。
4.4. 拨打外线密码由员工个人负责使用管理。不得借予他人拨打，一经发现，除由其个人赔偿所发生的话费，并按公司奖惩条例给予相应的处分。
4.5. 未经公司或电话密码所有人的同意，盗用密码拨打私人电话。一经发现，除由其个人赔偿所发生的话费外，还可视情况严重，给予记过以上的处分。
4.6. 禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。
4.7. 严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）拨打声讯台或信息台查询非业务信息，一经发现证实，给予记过以上的处分。
4.8. 已经有拨打外线密码员工一经离职，本部应马上将该员工的上报给人力资源部撤销密码，如果未及时上报而产生话费由部门负责人承担。
4.9. 总监级以上的高级管理人员以及副总、总裁助理、有对外业务的部门可以根据工作需要，申请配置直线电话，如需要开通国内或国际长途功能的，应一并提出申请。
4.10. 申请配备直线电话，一律报公司总经理批准。
5. 传真的管理
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5.1. 公司传真机由使用部门指定人员负责管理。需要发送传真人员，须在负责传真机管理人员处填写《发送传真登记表》后方可使用传真机。
5.2. 负责传真机管理人员负责传真机的传真发送登记、传真接收发放、用纸添加、故障处理、维修申请等相关事务。
5.3. 发送传真人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；对发送保密性高或紧急文件时，应提前以电话方式通知收件人现场接收。
5.4. 传真接收完毕后，传真机指定管理人员应立即将传真文件交给收件人，对于没有署名接收的人且内容无法查证对应的文件应及时予以清理，保证传真机桌面的整洁有序。
5.5. 对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。
5.6. 对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。
5.7. 员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。

6. 附则
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6.1. 本制度由人力资源部制订、修改并负责解释。
6.2. 本规定自发文之日起生效
7. 附件
序号
编号
版本
名称
附件１

《发送传真登记表》
附件2

《固定电话安装申请表》
发送传真登记表
序号
对方传真号码
文件名称
页数
签字确认
备注
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固定电话安装申请表
填写日期：
部 门

姓 名

职 务

申请理由

功能要求
电话类别
□直线电话 □分机电话 □传真号码
开通权限
□国际长途 □国内长途 □仅限市话
□内线功能 □其他功能
部门审核

人资部复审

总经理审批

备注：此表单仅限号码功能及线路安装申请，电话机、传真机硬件设备请按照物资申请流程执行。