CRWYZBZY14行政办公费用标准管理制度.doc

1.0目的
规范各项行政办公费用标准，有效控制公司的经营成本。
2.0适用范围
适用于公司所属各部门的行政办公费用控制。
3.0职责
总经理
负责行政办公经费标准修订方案审批；
常务副总经理
负责审定行政办公费用的标准及结构；
总经办
与财务部经理负责修订下一年的行政办公费用标准及根据实际情况调整费用标准；
财务管理中心
负责对上一年的行政办公费用提出审计报告，或根据调整后的费用标准，按限额进行审核与报销；财务管理中心负责向各部门提交财务报表，反映每月行政办公费用的开支情况；
部门负责人
负责依据每月的情况汇总编制行政办公费用调查报告；并负责（以各物业服务中心为最小单位）对上一年的行政办公费用在使用中是否合理提出报告；

4.0程序要点
4.1行政办公费用制定、修订及执行
制定及修订
时间节点：修订时间为每年12月份，执行时间为次年的1月份
流程：1、各部门负责人于12月10日前向总经办提交上一年的行政办公费用标准是否合理等的调查报告，报告中应体现每项费用标准盈亏以及盈亏的原因，总经办主任应组织对提交的所有报告（主要是显亏部分）做抽样调查。
2、财务部经理于12月10日前向总经办提交上一年各部门的行政办公费用的审计报告。
3、总经办主任会同财务部经理结合部门报告、财务审计报告和公司财务成本行政办公费用各子目的“控制点”进行费用平衡和调整，于12月15日前将重新修订的行政办公费用标准提交副总经理。
4、副总经理组织公司管理层讨论后审定行政办公费用修订方案，于12月20日前提交总经理。
5、总经理于12月25日前审批完毕
执行
时间节点：执行时间从次年的1月1日开始；如遇特殊情况，由总经办发文通知新的执行时间
1、各部门因突发事件导致行政办公费用超支30%以上，应填写费用超支情况说明表报总经办审核，常务副总经理审批；2、各部门上一年的行政办公费用的控制情况将作为对部门负责人、主管的考核内容之一；
资料保管
1、行政办公费用调查报告、财务部审计报告分别由总经办、财务部负责归档，保存三年；
2、每月经审核签署后的行政办公费用报销单，由财务部作为会计凭证进行长期保存；

4.4行政办公费用构成及标准
报销原则
前期介入中心、整改中心、营销服务中心人员按各自项目标准报销，若同时跨越两个或两个以上项目的管理人员，按“就高”项目标准的原则报销，如：营销服务中心经理按目前最高项目标准（凤凰城）报销，二十四城一期前期介入人员全部按二十四城标准报销；
交通费
费用标准：参考附件一：《通讯、交通、差旅费等费用报销标准》
各部门依据工作内容及办公地点确定交通费用额度
重大事件处理：部门负责人可首先向公司申请用车，若公司未提供车辆，外出公干产生的出租车费,不享有交通补贴的员工可凭票实报实销，须附详细说明，部门负责人审核签字；
委托外出：属部门负责人或主管处理的外出事务，当事人指派或委托其他员工办理，由此产生的交通费由委托人自行承担，公司不予报销；
原则上普通员工均不享受交通费，在公交车不提供服务的时间段（一般为22：00以后）,并且是因公司重大活动或极其特殊情况,因对客服务产生的出租车费，不享有交通补贴的员工可凭票实报实销，但须附详细说明，部门经理签字。
自带车补贴
费用标准：参考附件一：《通讯、交通、差旅费等费用报销标准》
申请：申请车贴的员工需提前一个月向公司提交《自带车补贴申请表》，如实填写车辆号码、车型及排量，并附车辆购置证明等证明车辆排气量的文书复印件一份；
报销：车贴的计算以月为单位，不满一月者不享受车贴，按照交通费报销。车贴报销票据为：油费、养路费、过路费，须每月凭正式发票报销。
1、虚假填写车辆号码、车型、排量者或未开车者，一经查实，公司将追回前期多发放的车贴，并对当事人处以500元-2000元罚款。
2、职能部门员工一般不享受车贴，若涉及招聘、采购等特殊岗位外出机会多且自带车的，可另行单独申请。
3、享受车贴的员工，在七区十二县内（或100公里内）因公外出，不再报销差旅费或要求公司派车。

通讯费
费用标准：参考附件一：《通讯、交通、差旅费等费用报销标准》
报销方式：限额内实报实销；
报销范围：只包括月基本费、通话费、短信费等正常业务费，其他与工作无关的彩铃费，上网费等个性设置费不予报销；
因公出差、培训，参加会议等产生长途电话及漫游费，副总经理不设上限实报实销，其他员工在上述标准的基础上按20元/天上浮，且上浮总额不超过200元，该话费含手机费和宾馆座机长话费，凭票实报实销；
报销原则：持打印的发票明细进行报销，若确无法提供发票明细单（如：小灵通），可以用定额发票报销，但应注明当月实报通话费，财务部和总经办进行抽查，发现虚报，将对当事人进行处罚；
报销手机费的人员必须保持24小时开机，如月抽查3次于夜间关机，则取消当月手机补贴。
座机费以部门为单位，申请及使用管理参考附件二《公司办公电话管理规定》
差旅费
费用标准：最高限额标准参考一：《通讯、交通、差旅费等费用报销标准》；
报销范围包括：出差地当地的交通费和餐费，住所或公司与机场往返交通费等；其他在《通讯、交通、差旅费等费用报销标准》中未涉及的费用，如门票费、业务费、公共关系费等按财务授权实报实销。
1、公司统一组织的参观考察、培训、学习、会议等，由总经办安排专人负责住宿、交通、用餐等费用开支，不再报销个人费用；
2、住宿按附件一《通讯、交通、差旅费等费用报销标准》所列标准为上限，以天为单位凭票实报实销，交通费和餐费以天为单位，按附件一《通讯、交通、差旅费等费用报销标准》所列标准为上限包干报销。
3、因公支援、外派华润置地下属公司，住宿、交通、餐费由对方公司统一安排的，不再报销其他任何费用；若未解决交通的，交通费按级别凭票实报实销。
4、需长期外派的（1个月以上），由公司与对方公司统一协调各项费用标准及薪资福利等；住宿按限额实报实销，其他费用以天为单位，凭票实报实销。
办公费
以部门为单位的办公用品主要针对共用设备耗材、管理表格、票据、纸张、文印等费用；
业务费
1、所有业务费用必须于发生前予以报告申请；
2、在执行过程中，如特殊情况预计会超出标准，应在申请报告中予以说明并注明超支标准上报审批；
3、业务费用原则上为具体办事时发生或在重大节日发生，如春节；
4、突发应急事务的业务费用：原则由事故项目负责人及一名专业主管陪同，费用标准为50元/人，物殊重大事件处理由总经办根据现场情况进行决定标准，具体参考《对外事务管理制度》。
4.5说明
4.5.1对于处于不同阶段的员工，以上办公费用中涉及个人的费用参照下表标准执行：
时间段
人员类别
1日-15日
16日-25日
25日以后
新入职人员
80%
50%
无
当月转正人员
100%
80%
80%
当月离职人员
无
50%
100%
5. 相关记录
CRWY/ZB-024 《自带车补贴申请表》

附件一：
通讯、交通、差旅费等费用报销标准

1、 　通讯费标准
职位
部分高级职员
助理主管、主管
助理经理、经理
助理总经理
副总经理
现标准（元）
50
150
200
300
400
备注
经营事务员、采购、招聘专员及项目行政主管、客服助理因涉及经常外出、与商家联系较多，按100元/月的标准报销通讯费。

2、 　交通费标准
2.1　职能部门
职位
部分高级职员
助理主管
主管
助理经理
部门经理
助理总经理
副总经理
现标准（元）
100
200
300
400
500
600
800
备注
财务部出纳按200元/月标准
2.2各项目部门：
职位
人事专员、出纳
助理主管
主管
助理经理
部门经理
助理总经理
翡翠城标准（元）
50
150
200
250
300
400
24城标准（元）
50
200
250
300
400
500
凤凰城标准（元）
100
250
300
400
500
600
橡树湾标准（元）
100
300
350
450
550
700

3、 自带车补助（车贴）
3.1　职能部门：
排量
助理主管、主管
助理经理
部门经理
助理总经理
副总经理
1.2以下（含）
400
500
600
800
1200
1.2＜排量＜1.8
500
600
800
1100
1600
1.8以上（含）
600
700
1000
1400
2000
3.2　各项目部门：
项目
排量
助理主管、主管
助理经理
部门经理
助理总经理
翡翠城
1.2以下（含）
300
400
500
700
1.2＜排量＜1.8
400
500
600
800
1.8以上（含）
500
600
700
1000
24城
1.2以下（含）
400
500
600
800
1.2＜排量＜1.8
500
600
700
1000
1.8以上（含）
600
700
800
1200
凤凰城
1.2以下（含）
500
600
700
900
1.2＜排量＜1.8
600
700
800
1100
1.8以上（含）
700
800
900
1300
橡树湾
1.2以下（含）
600
700
800
1000
1.2＜排量＜1.8
700
800
900
1200
1.8以上（含）
800
900
1000
1400

4、差旅费用标准（上限）
岗位
交 通 工 具
住宿标准（元）
报销标准（交通费、餐费）
备注
火车
轮船
飞机
省内
（元）
省外
A类
（元）
省外
B类
（元）
港奥台（元）
国外
A类
（元）
国外
B类
（元）
住宿标准以国内和港澳台地区为标准，国外的标准以旅行社预定为准
总经理
软卧
头等舱
公务舱
四星级800
未在物业公司列支
副总经理
软卧
一等舱
经济舱
三星级400
150
250
200
300
800
600
助总
硬卧
一等舱
经济舱
三星级300
100
140
120
250
700
500
（助理）经理
硬卧
二等舱
经济舱
三星级200
80
100
80
200
600
400
（助理）主管
硬卧
三等舱
经济舱
二星或三星150
60
100
80
未涉及
员工
硬卧
三等舱
经济舱
40
80
60
附件二：
公司办公电话管理规定
1、 电话申请：
1.1 各部门负责人提出装机申请，申请中必须注明装机地址、使用责任人，申请交总经理办公室审核，财务管理中心核定费用及公司统一的“电信合同号”后报常务副总经理审批同意。
1.2 各项目填写电信公司的《固定电话申请表》至总经理办公室盖章后至电信营业厅进行办理，
取得的电话号码交总经理办公室备案。
2、 项目电话安装点位标准：物业服务中心1部，项目经理1部，客服前台1部（视项目规模可调整为2部），监控室1部，工程维修值班室1部（与配电房共用）；
3、 办公电话原则上只开通基本市话通话功能（部门负责人电话可保留长话功能，但使用必须填写《长途电话使用登记表》）；
4、 办公电话的费用结算：
4.1 办公电话由公司财务管理中心统一由银行支付；
4.2 各项目办理电信业务时必须取得公司统一的电信合同号后再与电信办理银行托收业务；
4.3 办公电话中产生的一切除正常市话通讯话费以外的费用（私人长途电话、声讯、信息等费用），均由财务管理中心从各电话责任人当月工资中扣除。