资产管理有限公司合同管理办法模版.docx

xx省xx资产管理有限公司
合同管理办法
（试 行）
第一章 总则
第一条 【制度目的】为加强xx省xx资产管理有限公司（以下简称“公司”）合同管理，规范各部门及人员的行为及职责，防范业务风险，根据相关法律法规和公司《投资决策委员会议事规则（试行）》、《业务审核委员会议事规则（试行）》、《印章管理办法》及其他相关制度的规定，制定本办法。
第二条 【适用范围】公司在业务开展和经营管理过程中对外签订或出具的各类合同的起草、审核、修改、签署、档案管理等工作，适用本办法。
除本办法规定外，公司合同管理的其他事项按照公司相关制度的规定执行。
第三条 【合同定义】本办法所称合同，是指公司在业务开展和经营管理过程中与其他民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议、备忘录等法律文件，包括项目合同和普通合同。
项目合同是指公司为开展经股东会（股东）、董事会、领导班子办公会议、投资决策委员会、业务审核委员会或公司其他决策机构（以下简称“公司决策机构”）审批通过的业务或项目，而与对方当事人签订的合同，包括但不限于公司在开展不良资产、投资银行、基金管理、融通创新、投资等业务过程中对外签订的合同。
普通合同是指公司在日常经营管理中对外签订的合同，包括但不限于公司在办理日常采购、租赁装修、信息技术、广告宣传等事项中对外签订的合同。
律师事务所、会计师事务所、评估公司等中介机构聘请相关合同适用本办法关于普通合同的有关规定。
第二章 部门架构与职责
第四条 【分部门管理】公司对合同管理事宜实行分部门综合管理，会审部门、综合办公室、经办部门及其他相关部门在合同管理工作中各司其职、各担其责。
本办法所称会审部门，合指法律合规部、风险管理部、财务管理部、运营管理部、处置管理部等在公司各类业务或项目开展过程中承担审核职责的部门。
本办法所称其他相关部门，指除会审部门外，在公司特定业务或项目开展过程中承担审核、协助职责的部门，特定业务或项目包括但不限于融资、技术、战略等方面的事项。
第五条 【法律合规部职责】法律合规部在合同管理工作中的主要职责为：
（一） 根据公司决策机构的决议对经办部门提交的合同进行法律审核；
（二） 制定公司常规业务的合同标准文本和格式文本；
（三） 建立健全合同管理制度和机制；
（四） 对项目合同的履行提供法律支持；
（五） 公司规定的其他职责。
第六条 【其他会审部门职责】风险管理部、运营管理部、财务管理部、处置管理部在其各自职责范围内负责对项目的交易结构和操作要点进行审核，根据公司决策机构的决议对经办部门提交的合同进行审核，对公司各部门履行合同的情况进行跟踪和监督，并履行公司规定的其他职责。
第七条 【运营管理部职责】除上条规定的职责外，运营管理部在合同管理工作中的主要职责还包括：
（一） 制定公司项目合同编号管理规则；
（二） 牵头项目合同的审核签署工作；
（三） 建立健全项目合同履行的监督管理机制；
（四） 负责结项前的项目合同档案管理工作。
第八条 【综合办公室职责】综合办公室在合同管理工作中的主要职责为：
（一） 负责合同的用印；
（二） 负责保管公司统一印制的合同格式文本；
（三） 负责合同用印稿和结项后的档案管理工作；
（四） 公司规定的其他职责。
第九条 【经办部门职责】经办部门负责合同的准备、调查、起草、沟通、初审、打印、履行、档案管理等职责。
第十条 【其他相关部门职责】其他相关部门在其职责范围内负责合同的外部联系、文本审核、履行监督等工作。
第三章 合同管理流程
第一节 合同谈判与起草
第十一条 【对方当事人调查】在合同签署前，经办部门应当对合同对方当事人进行必要的调查，根据业务需要，充分了解对方当事人的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。
调查获取的相关资料，经办部门应将其作为合同档案资料妥善保管或移交档案管理部门。
第十二条 【调查内容】合同调查内容包括但不限于：
（一） 对方当事人是否具备签订合同的主体资格；
（二） 涉及国家特许经营、限制经营的情况时，对方当事人是否具备相应的经营资格、相关资质；
（三） 对方当事人的信用状况是否良好，是否具有履约能力及承担违约责任的能力；
（四） 对方当事人代理人或授权代表是否获得相应的授权；
（五） 涉及提供抵押、质押、保证等担保的情况时，担保人是否具有担保资格和担保能力，担保物权属是否清晰明确等；
（六） 对方当事人签订合同所需印鉴是否真实有效；
（七） 与合同订立相关的其他必要的信息及资料。
第十三条 【调查方式】合同调查方式包括但不限于：
（一） 审查对方当事人的身份证件、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性；
（二） 获取对方当事人经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化；
（三） 进行现场调查，实地了解和全面评估对方当事人生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其履约能力；
（四） 与对方当事人的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况；
（五） 获取对方当事人签订合同所需印鉴样张，印鉴类型包括但不限于公章、合同专用章、财务章、法人章、提货章；
（六） 其他有效的调查方式。
第十四条 【合同谈判】经办部门在合同谈判中应重点关注包括合同标的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式，履约期限和方式，违约责任和争议的解决方法、合同变更或解除条件等条款。
经办部门在合同谈判过程中，对有关商务条款内容的确定应在公司授权范围内做出。
第十五条 【合同起草】经办部门根据项目或所办事项的实际情况起草合同，形成送审稿；合同系外部主体提供文本的，经办部门应当对该文本进行简审，形成送审稿。
第十六条 【送审稿】经办部门合同送审稿中应当明确下列事项：
（一） 项目合同应当明确各方当事人、项目背景、交易结构、操作要点、交易条件、各方权利义务等主要商业条款，并确保相关商业条款与公司决策机构项目决议一致；
（二） 普通合同应当明确各方当事人、合同标的、价格、质量标准、各方权利义务等主要商业条款。
第十七条 【合同格式】经办部门起草的合同应当整洁、规范、美观，合同格式应当符合公司公文管理相关规定。
第十八条 【合同编号】公司运营管理部对某项业务合同进行编号管理的，经办部门应当根据运营管理部制定的合同编号规则在送审稿上填写合同编号。
第十九条 【争议解决机构】合同送审稿中的争议解决机构应优先选择公司住所地的管辖机构。
第二十条 【标准文本】公司针对某项目或事项的合同制定标准文本的，合同送审稿应当采用公司标准文本。
第二十一条 【格式文本】公司针对某项目或事项的合同统一印制格式文本的，经办部门应在合同签署前向综合办公室获取格式文本。经办部门采用格式文本的，无须按本章规定履行合同审核流程，可直接办理合同签署流程；经办部门不采用合同格式文本的，或改动格式文本的，应当经公司总经理同意，并在合同签署前按本章规定履行合同审核流程。
第二节 合同审核
第二十二条 【审核要点】法律合规部审核合同的要点包括：
（一） 主体、内容、形式的合法性；
（二） 权利义务、违约责任是否明确、对等；
（三） 合同主要条款或内容是否与公司决策机构的项目决议相符；
（四） 法律风险防范措施的可行性；
（五） 其他相关内容。
其他会审部门根据公司决策机构的决议，在各自职责范围内对项目合同的要点进行审核。
第二十三条 【文本名称】在合同审核流程中，经办部门或对方当事人起草的文本称为“送审稿”，经法律合规部初审的文本称为“初审稿”，经各会审部门和对方当事人审核确定的文本称为“审定稿”，最终用印的文本称为“用印稿”。
第二十四条 【送审稿提交】经办部门应当将合同送审稿提交法律合规部初审；送审合同系项目合同的，经办部门应将公司决策机构的项目决议一并提交至法律合规部；送审合同系结构化收购不良资产项目合同的，经办部门应将项目提案一并提交至法律合规部。
第二十五条 【项目合同审核】送审合同系项目合同的，应当经会审部门会审，会审流程如下：
（一） 法律合规部对项目合同送审稿进行初审，并形成初审稿反馈至经办部门，经办部门将初审稿发送至对方当事人，并提交其他会审部门进行会审；
（二） 经办部门将对方当事人的反馈意见和其他会审部门的会审意见进行汇总，及时发送至法律合规部，由法律合规部形成审定稿。
第二十六条 【普通合同审核】送审合同系普通合同的，审核流程如下：
（一） 法律合规部对送审稿进行审核后，形成初审稿反馈至经办部门，经办部门将初审稿发送至对方当事人，必要时征求其他会审部门意见。
（二） 经办部门将对方当事人的反馈意见及时发送至法律合规部，由法律合规部形成审定稿。
第二十七条 【审核意见的采纳】各会审部门或法律合规部的审核意见作为经办部门的参考依据，对于未采纳的审核意见，经办部门应说明原因及理由，并主动与各会审部门或法律合规部进行沟通。对于提示有重大法律风险但未采纳审核意见的事项，所审合同系项目合同的，经办部门应出具情况说明并经各会审部门、经办部门分管领导及公司运营总监同意后，方可形成审定稿；所审合同系普通合同的，经办部门应出具情况说明并经分管领导同意后，方可形成审定稿。
第二十八条 【律师意见】法律合规部根据项目或所办事项的具体情况，可以就项目合同征求公司外聘律师的意见。如有关项目已经聘请外聘律师进行法律审查的，外聘律师对其出具的法律审查意见和相关合同负责，法律合规部负责协调需求部门与律师之间的沟通。
第二十九条 【审核时间】经办部门送审合同应当给各会审部门或法律合规部预留充分的审核时间。
各会审部门或法律合规部按照送审时间先后安排审查，但紧急、重要的合同予以优先办理。送审合同系项目合同的，经办部门应当提前3个工作日向会审部门提交送审稿；涉及重大、复杂问题的项目合同，经办部门应当提前5个工作日向会审部门提交送审稿。送审合同系普通合同的，经办部门应当提前2个工作日向法律合规部提交送审稿。对于内容不全、资料不齐或需进一步调查、补充材料的合同，会审部门或法律合规部可以适当延长审核时间。
第三十条 【项目合同内容变更】项目合同内容在审核过程中发生变更，且项目交易结构或操作要点与公司决策机构决议内容相比发生实质性变更的，经办部门应当按照公司相关议事规则规定将项目重新提交公司决策机构审批，并按照本节规定重新履行审核流程。
项目合同内容在审核过程中发生变更，但项目交易结构或操作要点与公司决策机构决议内容相比未发生实质性变更的，经办部门应出具情况说明并经各会审部门、经办部门分管领导及公司运营总监同意，并按照本节规定重新履行项目合同审核流程。
第三十一条 【普通合同内容变更】普通合同内容在审核过程中发生变更，可能存在风险的，应当按照本节规定重新履行审核流程。
第三节 合同签署
第三十二条 【印章审批】合同审定稿确定后，用印合同系项目合同的，各会审部门应对审定稿进行确认，形成用印稿，经办部门应当根据公司《印章管理办法》的规定履行印章使用审批流程；用印合同系普通合同的，法律合规部应对审定稿进行终审，形成用印稿，经办部门应当根据公司《印章管理办法》的规定履行印章使用审批流程，合同用印稿由综合办公室留存。
第三十三条 【合同打印】合同需要公司打印的，由经办部门根据用印稿指定的要求打印。
第三十四条 【公司用印】合同需要使用公司印章的，经办部门应于合同打印完毕后提交至综合办公室加盖公章或合同专用章，并及时联系对方当事人办理签署手续。
第三十五条 【合同要素】经办部门应当确保合同用印稿中公式、数据、金额、当事人信息、资产信息、日期、联系方式等合同要素的准确性，并确保项目合同用印稿和实际用印件的一致性。如事后发生合同要素错误的情形，或者出现用印稿与实际用印件不一致的情形，导致的后果由经办部门承担。
第三十六条 【项目合同面签】用印合同系项目合同的，经办部门应当指派两名或以上工作人员与对方当事人进行当面签署，经办部门人员应当确认对方当事人及其经办人员的身份并同步留存签署过程影像记录。
未经公司决策机构批准，公司任何部门和个人不得通过邮寄、传真、扫描等非现场方式签署项目合同。
第三十七条 【合同签署要点】合同应当加盖公司和对方当事人的公章或合同专用章，并由公司和对方当事人的法定代表人或持授权书的授权代表签字或加盖法人章。
第三十八条 【签署时间地点】合同应当填写签署日期和签署地点，签署日期应当具体至日，签署地点应当具体至区县级。
第三十九条 【合同附件】与合同有关的清单、单据、通知应当制作样张作为合同附件，并随合同正本加盖上公司和对方当事人的公章、合同专用章或骑缝章。
第四十条 【合同印鉴】与合同所涉业务相关的公章、合同专用章、财务章、法人章、提货章等印鉴应当留存印鉴样张并作为合同附件。
第四节 合同档案管理
第四十一条 【结项前】合同的档案管理工作由相关部门根据合同类型的不同分别负责：
（一） 归档合同系项目合同的，经办部门应当按照公司档案管理相关规定向运营管理部移交项目合同原件。运营管理部应当留存至少一份合同原件，经办部门可视实际需要保留项目合同原件。
（二） 归档合同系普通合同的，经办部门负责保管合同原件。
第四十二条 【结项后】项目结项或业务办结后，运营管理部或经办部门应当按照公司档案管理相关规定将项目合同或普通合同的资料造册移交综合办公室存档。
第五节 合同的履行、变更或解除
第四十三条 【项目决议履行】公司决策机构就项目做出决议后，经办部门应及时办理项目合同的签署和项目推进过程中的其他工作，并应就合同签署、履行情况形成书面汇报文件定期向运营管理部报告项目进展情况。
第四十四条 【合同履行】合同生效后，经办部门应当遵循诚实信用原则严格履行合同，对履行情况跟踪管理，确保合同全面有效履行。
第四十五条 【不履行】对方当事人不按照合同约定履行时，经办部门应当在法定或者合同约定期限内，以法定或者合同约定的方式，向对方当事人书面催促履行或者提出索赔。
前款所称不按照合同约定履行，包括不能履行，不全面、不适当履行以及不履行合同。
第四十六条 【合同监管】运营管理部对项目合同履行过程中的收款节点进行跟踪、监管和提醒，各会审部门在其职责范围内对项目合同的履行进行监督管理。
经办部门为普通合同履行过程中的牵头监督管理部门，各会审部门及其他相关部门在其职责范围内对普通合同的履行进行监督管理。
第四十七条 【履行台账】运营管理部应当建立健全项目合同履行台账，对项目合同的签署、收款节点、后续决议、终止等事项登记造册。
第四十八条 【合同变更解除】合同履行过程中需要变更、解除合同的，经办部门应根据本办法的规定履行审核流程。
第四十九条 【合同风险】合同履行过程中发生风险的，根据公司相关规定执行。
第五十条 【合同违约】对合同履行过程中对方当事人的违约行为，经办部门应根据公司相关规定及时报告，共同讨论应对措施并查明情况，认真、稳妥、全面地收集证据，及时、合理地向对方提出异议或索赔要求，相关要求及沟通过程应采用书面或其他可以留痕的方式。
第五十一条 【合同纠纷】合同履行过程中发生纠纷的，经办部门应根据公司相关规定及时报告，共同讨论应对措施，必要时报公司领导及决策机构审批。
第五十二条 【补充协议】合同履行过程中，需要签订补充协议的，经办部门应根据本办法的规定履行审核流程。
第五十三条 【合同履行完毕】合同履行完毕的标准，应以合同约定或法律规定为准；没有合同约定或法律规定的，应以价款结清、无遗留问题等主要权利义务的履行为合同履行完毕的标准。
第四章 合同管理监督
第五十四条 【合同管理责任】在合同管理过程中，有下列情形之一，责令整改；情节严重或者造成重大经济损失的，对责任人给予通报批评或者行政处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：
（一） 未经公司授权、超越授权或者滥用授权签订、变更或解除合同的；
（二） 未经公司授权，签订有重大缺陷或者无效合同的；
（三） 未经公司授权，擅自以公司职能管理部门或者业务部门名义签订合同的；
（四） 提供虚假资料的；
（五） 未经合同审核签订合同的；
（六） 发生合同纠纷后，隐瞒或者不及时报告或者不及时采取有关措施的；
（七） 未经公司授权，擅自放弃追究对方当事人违约责任的；
（八） 丢失合同或者相关重要资料原件的；
（九） 泄漏合同商业秘密的；
（十） 在合同签订或者履行过程中，与对方当事人或者第三人恶意串通损害公司利益或者收受贿赂的；
（十一） 利用合同进行违法犯罪活动的；
（十二） 其他违反本办法损害公司利益的行为。
第五十五条 【经济责任】因故意或者重大过失违反本办法的，视情节轻重，应当部分或者全部赔偿公司因此所遭受的经济损失。
第五章 附则
第五十六条 【子公司】公司子公司的合同管理流程参照本办法执行。
第五十七条 【解释实施】本办法由法律合规部负责解释和修订，自发布之日起实施。

附件：1、项目合同审核签署流程图
2、普通合同审核签署流程图
附件1：项目合同审核签署流程图

经办部门起草/修改合同

是否通过终审
是
是
是
否
否
否
法律合规部初审
对方当事人确认，会审部门会审
经办部门打印合同并加盖公章
会审部门终审
经办部门发起合同用印流程
是否通过会审
是否通过初审

附件2：普通合同审核签署流程图

经办部门起草/修改合同

是
是
是
否
否
否
法律合规部审核
对方当事人确认
经办部门打印合同并加盖公章
是否通过终审
法律合规部终审
经办部门发起合同用印流程
文本是否确定
是否通过初审