中关村民营企业人事档案管理存在的问题及解决专项方案调研分析报告精.doc

中关村民营企业人事档案管理存在问题及处理方案调研汇报

依据园区管委会工作要求，我们陆续走访和调查了24家企业人力资源经理或人事劳资主管，包含企业职员近人，对民营企业档案管理相关问题进行了深入调研和分析，期望此分析汇报为政府协调处理档案管理中相关问题，立即建立起园区HER公共人才信用平台体系，提供参考提议和工作方案。
中关村民营企业人事档案管理大约有多个情况：一是委托市区人事部门创办人才中心负责；二是委托市区劳动部门创办职业介绍中心负责；三是国有转制大中型企机关还含有些人事档案管理权限，自行保管档案；四是部分外地职员不调档案，仍放在原籍人才或职介机构存放。

综合企业档案管理情况，企业反应以下问题需要处理：
一、用人单位自行管理档案影响人才合理使用和正当流动，园区有部分国有企业和国有股份制企业仍然含有些人事管理权，职员档案自行管理。在现代社会中，劳动者自由流动是市场经济肯定要求，在推进技术转移和应用方面，人才资源自由合理配置含有主动意义。在人才流动和再教育（如考研）方面，用人单位制约职员“王牌”就是不给转移人事档案。假如单位没有任何理由而就是执意扣住职员档案，这类问题是最为棘手。因为没有有效手段能够“敦促”单位放行档案。档案问题最难处理原因就是没有直接有效配套管理措施和监督机关，比如职员假如因为档案被扣向劳动仲裁提出申诉，仲裁是不受理；再向劳动监察举报，监察部门也会因为没有制约手段而无法处理。正是因为这个原因，档案成了“全部不管”，也成了单位“克”人杀手锏。因为中国社会保障体制尚不健全，造成现在人事档案被给予了太多社会功效。所以，假如人事管理制度、档案管理制度、社会福利制度等不进行对应配套改革，人才自行流动，仍会存在不少障碍。所以，职员只能尽可能和单位友好地协商处理，不要和单位闹得不可开交使自己处于“不利”境地。
二、人事档案管理在一定程度上延续着计划经济做法，存在着信息记载陈旧、信息价值衰减、和企业用人信息不能对接等现象。人事档案管理中存在标准不统一、内容增补不立即、信息记载不规范、对职员评价不科学不全方面不公正等问题，使得人事档案意义大大折扣，而且无法补救。有企业，可能还存在调出时扣留档案，“官报私仇”、侵犯个人隐私权极端现象。尽管有些人才交流机构管理档案，但假如没有用人单位同意，档案一样能够“扣住”，这一点实质上和用人单位管理自己管理没有区分。在很多人才交流中心，部分职员工作经历在档案里面毫无统计，最终就是自己填写，人才中心显然不可能出具任何政审凭据。这么现象发生，轻易损害职员正当利益。因为档案管理部门代管档案属有偿服务，这对企业而言确实增加了用工成本和管理成本，企业常常埋怨意义不大，有逆反心理。
三、档案存放人才职介机构，调用信息不方便，管理成本过高。企业普遍反应，现代民营企业关键看重职员知识技能和经验，和现实表现，但档案无法提供和装载这些信息。职员档案还要存放付费，管理成本过高，这些是很多企业不转外地职员档案原因之一。另外，人员流动后不转档，企业再停止缴费，就会形成“死档”、“问题档”。这些问题首先造成人才流动障碍，首先又给人事档案本身造成数目惊人档案主人多年不闻不问“弃档” ，如据权威部门估量，整个四川省 “弃档”已超出20万份，北京市人才服务中心真正属于无从查找当事人“死档”大约有400多份，更多是那些很长时间对自己档案不闻不问“弃档”，大约占到总数10％以上。

针对园区民营企业档案管理情况，集中企业人力资源部提议，我们认为应从以下多个方面加强改善：
一、立即改变现在档案管理传统模式，加紧档案管理信息化、社会化联网工作进程。企业期望档案信息随时能够调用，人才信息能够共享社会环境。这种降低社会运行成本，提升工作效率。当然，这是政府人事部事情，企业本身极难有所作为。
二、立即推进中关村科技园区人事档案和人才信息合理使用，让档案管理和企业职员管理实现愈加紧密结合。
人事档案作为一个人个人信息资料，还是含有存在价值。现行人事档案制度在中国已经有一定历史，依据传统方法，档案是一个人工作经历忠实统计，里面资料分十大类，包含履历、身份、党团资料、奖惩、任免、工资晋升、工龄等。它在一个人办理有些相关手续，比如工资提升和相关政审时，全部是最原始依据，对于职称评定和退休年纪裁定等也是最关键资料。在计划经济体制下，档案用处更多些。现在伴随市场经济发展和人员流动，和信息媒介越来越发达，档案有被弱化趋势，弱化只是档案形式，即‘袋装档案’，而强化应该是档案资源意识和信息意识。造成这种弱化趋势一个关键原因是人事档案记载速度跟不上人员流转速度，传统人事档案信息采集越来越不适应形势。人力资源管理教授认为，尽管人事档案部分新功效不停被开发和完善，但人事档案管理改革要取得真正突破，还有赖于社会个人信息管理体系和国家社会保障体系建立和完善。
在从计划经济向市场经济转变过程中，人才流动和信息沟通，尤其是用人观念上转变，使得过去以单位来确定大家身份规程，慢慢转向对其社会价值认可，人身份由单位人转向社会人。更多企业、企业和机构在使用人才时候更多地是看她能力，不再重视一个人身份（如干部或工人），一个单位对职员约定关键靠法律协议，不是档案。
三、立即建设中关村科技园区人才信用档案、人才业绩档案信息使用公共服务平台，经过对HER技术手段实现网上支持系统。。
面对目前企业出现人才流动性、职员违约、个人信用不详、离职跳槽带来人才甄选风险增大问题，我们提议中关村科技园区要立即建立职员个人信用档案及业绩档案并提倡企业相关信息使用上透明化。
个人信用档案是指相关个人基础情况和信用情况原始统计。现在个人信用档案关键有：银行个人信用档案、保险理赔档案、证券市场个人用户档案、个体工商户档案等等。但企业普遍缺乏职员从业信息档案，当然，有行业已经拥有了从业人员信用档案雏形，准期货行业从业人员档案、旅游从业人员档案等。在此我们提倡中关村企业内部建立职员从业信用档案制度。经过信用统计，直接为各个企业提供个人详实信用资料，从而使守信守约、老实敬业职员立即得到园区企业及相关行业支持和认同。
同时我们深入提倡企业对用工信息、薪酬制度等企业信息透明化，从而有利于职员职业选择建立在更为理性基础之上。我们认为上述信息制度完善将在一定程度内有利于企业劳资关系稳定和协调发展，同时也是中关村企业在中国加入WTO后和国际接轨、参与国际竞争需要。
园区民营企业大多用人机制灵活，大多以劳动协议为依据对职员进行管理，对“人事档案”所记载信息并不那么看重，更看重是职员知识、技能、经验、职业风度、现实表现和未来发展。在园区实现信息共享受工作基础，调查中发觉，有几家企业自己也有“档案管理”方法，为每个职员全部建立一份“业绩和信用档案”，包含职员进入企业应聘开始形成全部文件、文书，如：应聘记录表、家庭情况、转正审批统计、接收培训情况、考评统计、个人总结、薪酬设定。对其在企业发展、成长过程进行了全方面统计。我们认为，这件事情不仅含有现实可能，而且也有实现价值。
①在协会会员单位内建设EHR技术服务平台，要求会员单位如实提供企业职员信用和业绩信息，建设一个区域技术平台。
②在此基础上，吸纳园区其它企业参与进来，率先在全市实现人才信用和业绩档案管理平台。
③此项目可向市科委、市人事局和园区管委会申请支持和帮助，借助HER技术服务商成熟技术开发相关支持软件和区域运行系统，争取用六个月左右时间，把使用平台推向企业，面向社会。

北京中关村人力资源经理协会调研课题组
6月30日