员工各项出差管理制度.doc

员工出差管理制度

1.0目的：为完善公司管理，规范员工外出公务期间的考勤及所发生差旅费用的管理，特制定此规定。
2.0范围：适用于公司全体员工。
3.0定义解释
3.1公司员工外出公务可分为外勤和出差两种类型。
3.1.1因公外出，在工作所在地市区范围内办事当日可往返者, 即为外勤。
3.1.2因公外出，超出工作所在地市区范围之外办事，即为出差。根据出差旅程远近，出差又可分为“短程出差”和“长程出差”。
3.1.3.1短程出差：因公外出，超出工作所在地市区范围但距离在200KM之内办事，当日可往返，而无需在外住宿者，即为“短程出差”。
3.1.3.2长程出差：因公外出，超出工作所在地市区范围之外办事，当日不能返回，而需在外住宿者，即为“长程出差”。
3.1.3.3公司驻外办事处人员以驻地为工作所在地；内部人员从此规定。
4.0内容：
4.1员工外勤时，外出人员需在公司前台《外出人员登记表》上登记，交部门主管签名确认后，方可外出。如当时部门主管不在由其代理人或主管返回后补签。未经登记擅自外出者，视为脱岗，按《考勤管理制度》的有关规定处理。
4.2员工出差，需详细填写《出差申请单》。按以下程序进行核准后，交人力资源行政部存档备案，方可外出。申请流程为：
出差人 → 部门主管 → （副）总经理 →　 人力资源行政部
4.3出差旅费分为交通费（含市内交通）、住宿费、补助（餐费、通讯费等）及特别费（因公需要的招待费、邮费、运杂费等），其给付标准如下：
4.3.1交通费需以车票认定；无法取得凭证和使用公司交通工具者不报交通费。
4.3.2住宿费以发票认定；公司在出差目的地备有住宿场所的一律不报销住宿费。
4.3.3出差补助依据职务等级标准报销。
4.3.4特别费需事先申报，凭票据核报。
4.4.短程出差及上班时间计算标准：
4.4.1短程出差地区内，因公司要求或业务需要，需住宿时，请示有关主管后，按长程出差标准支付补助和住宿费。
4.4.2出差归来：出差者从出差地归来当日，如是在午前回到工作地，应工作到公司下班时间。
4.5出差费报销
4.5.1交通工具费包括以下内容：汽车、火车、船舶、飞机票费。依种类和相应职位等级实报实销（见7.2.1.）
4.5.2出差补贴：用于出差人的饮食、通讯等支出，按实际出差日（主管以上级别的凭餐费发票或收据按限额实报实销，员工级别的按照定额计算）支付。上午出差按全额支付。下午出差半额支付，22：00时以后出差不支付。以交通工具的票根为准，（享受出差补助时，则不享受公司午餐补助）。
4.5.3住宿费：按实际住宿天数在定额标准内依发票实报实销。在交通工具上过夜的，不支付住宿费。
4.6出差过程中，因生病、交通中断或其他意外情况超过预定期限停留时，在查清事实基础上，可按长期滞留费标准，支付费用。对长期滞留出差的处理是：在同一地区连续滞留5日以上时，对超过日数，支付40%的出差补贴或包干费用。
4.7出差者不能依所填写《出差申请单》回公司时，需通过电话向部门主管负责人申请，由其代办相关手续。
4.8长期出差者必须每周自出差地向主管领导报告工作情况，但出差时间不足一周的，可回公司后报告。对不按规定提交者，停发相应的出差补贴，但经主管领导认为不得已情况除外。
4.9二人（含）以上或出差者身兼两个以上职务时，差旅费按最高职级标准给付。
5.0其它
5.1差旅费借支规定
5.1.1出差人员可凭核准后之《出差申请单》及《借支单》向财务部门申请借支。
5.1.2借支金额=相应级别外出费用包干标准额度×预定出差天数。
5.1.3费用借支流程：
借支人 → 部门主管 → 人力资源行政部 → 总经理 → 财务部
5.2外勤交通工具及费用标准规定
5.2.1员工外勤使用交通工具及相关费用标准根据员工职等的不同而适用不同的标准。各职等员工市内外勤使用交通工具标准见下表：
项目
员工职等
公交车
（地铁）
摩托车
出租车

公司派车

（副）总经理
√
√
限额100元/月
√
经理级
√
√
限额40元/月
√
主管
√
√

职员级
√
√

5.2.2员工因外勤业务需要使用公司车辆时，应提前申请，便于调派车辆。在无法安排车辆的情况下，必须依路程、事情缓急，选择其它交通工具。并严格按限额内标准，凭单据经人力资源行政部核实，按审批权限报销，超出限额部分由总经理审批后方可报销。
5.2.3员工因公外勤外出办事，在遇紧急突发事件、携大件物品或受部门经理指派接送重要来访客户等情况下，无法按规定乘坐公交车完成外勤任务时，可申请公司安排车辆提供协助。在公司车辆无法安排的情况下，必须事先经部门经理同意，方可使用计程车，未经批准者，费用一律自理。
5.2.4员工经批准参加考察、外部训练，无须住宿且主办机构不供给膳食及交通工具者，参照外勤之规定申请交通费及误餐费；须在外住宿者，参照差旅费支付标准；主办机构提供住宿、交通的情况下，公司不再报销住宿、交通等费用。
5.3出差交通工具及费用标准规定
5.3.1员工出差使用交通工具及相关差旅费用标准根据员工职务等级的不同而适用不同的标准。公司现阶段实行出差补贴限额实报实销制，各职等员工出差使用交通工具及费用标准如下：
项目

员工职等
交通工具
长程出差
飞机
火车
轮船
汽车
住宿费
出差补贴
市内交通费
其他补助

普通仓

软卧
硬卧
硬座
一等
二
等
三等
卧铺
硬座
元/天（一类/其他）
元/天
元/天
总经理
√
√
√

√

√
√
实报实销
实报实销
实报实销
副总经理（总监）
√
√
√

√

320/260

按外勤标准凭票报销

40
经理
√

√

√

280/200
主管级

√

√
√
√
150/100
员工级

√

√
√
√
100/60
30
跟车人员

√

√
√
√
40（事前申报）
注：一类城市指北京、上海，不含所辖县；其他是指除上述二地以外的国内其它城市。
5.4出差费用报销规定
5.4.1员工出差返回公司，必须在出差回公司后3天内，按审批手续办理报销。
5.4.2出差员工根据实际情况，填写报销单，经审核审批后，财务部按实际批核予以报销。
报销流程：
报销人 → 部门主管 → 人力资源行政部 → 总经理 → 财务部
5.4.3其他补贴包括出差所在当地的通讯、误餐等费用补贴，以上费用公司不再另行报销。
5.4.4出差人员采用费用限额标准报销时，必须出示实际的交通、住宿等费用支出的原始发票，在标准限额内，按实际支出费用报销，超出部分由员工自理，不足部分不予另行补助。
5.4.5采用外地餐费及通讯包干方法报销时，必须出示实际的交通和住宿费用支出的原始发票，由所属部门及人力资源行政部核定天数，予以标准补助。
5.4.6出差人员须妥善保存好各类费用原始单据，若遗失报销单据，公司不予报销。
5.4.7员工报销差旅费不可弄虚作假，否则，一经发现，其该次出差的全程费用自理，并予通告批评，情节严重者，按贪污论处。
5.4.8员工由于客观原因或工作需要，无法按公司指定交通工具标准，必须事先以书面形式向上级主管及人力资源行政部申请，获批准后，方可报销相关费用，未获得批准者，超出标准以外部分由该员工处理，公司不予报销。
5.4.9员工出差外地经部门主管同意，人力资源行政部核准，在不影响正常工作的情况下，在出差期间可就近探亲访友办私事，但其所有绕道的车船费、住宿费、补助费等一律自理。未获批准而擅自绕道探亲及办私事者，其出差的全程费用自理，并按旷工论处。
6.0附则：
6.1本制度的执行责任人：人力资源行政部行政助理，本制度的监督责任人：人力资源行政部经理。
6.2本制度自批准生效之日起执行。
6.3本制度解释权归人力资源行政部。
7.0相关文件：
〈〈考勤管理制度〉〉
8.0相关记录：
8.1〈〈外出登记表〉〉
8.2〈〈出差申请表〉〉
8.3〈〈借支单〉〉