建设项目经理部合同管理办法.doc

标项目经理部管理办法
合同管理办法
第一章 总则
第一条 为加强项目部合同管理工作，依法维护项目的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、建设单位的《标准化管理手册》以及集团公司有关管理办法，结合本项目部的实际情况，制定本项目部的合同管理办法。
第二条 本办法所称的合同包括
项目部在集团公司授权范围内，与其他的法人、组织签订的合同或协议。包括设备及周转料租赁、材料加工及采购、征（租）地、配合费、及与项目经营有关的合同或协议。
第三条 项目部合同管理应遵循以下原则：
（一）依法签订合同，保证合同的合法性；
（二）切实履行合同，提高合同的履约率；
（三）及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益；
（四） 严格审批程序，落实合同管理责任；
（五） 归口管理，分级负责，保障合同管理效能。
第四条 项目部各部门、各分部应高度重视合同管理工作，提高合同管理意识，不断提高合同管理水平。

第二章 合同管理机构及职责
第五条 项目部设立合同管理领导小组，项目常务副经理为领导小组组长，分管计划合同和成本控制的项目总经济师为领导小组常务副组长，项目副经理、项目总工、各分部经理为副组长，项目部各部门部长及各分部的计划、合同、物资负责人为小组成员,
合同管理小组负责有关制度的制订及监督执行，研究审定合同，审核合同管理奖、惩建议，并且负责合同管理中的重大决策和各部门的协调工作；计划合同部应在项目部授权范围内归口管理合同。
第六条 项目部常务副经理负责组织项目签订合同及最终审批，各分管领导负责在分管范围内合同的审核。
第七条 项目部计划合同部负责合同的日常管理工作，其基本职责是：
（一）宣传、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章；
（二）负责建立合同管理台账与合同管理日常工作并定期向相关领导汇报合同管理情况；
（三）负责制定、审核项目部对外签订合同的格式、条款以及合同签订双方的责任划分；
（四）在项目总经济师的指导安排和授权范围内与合同签订方洽谈合同。
第八条 物资设备部在主管物资设备的项目副经理安排指导下对外洽谈物资设备采购及租赁业务，对内按《物资管理办法》负责相关合同会审工作。
第九条 项目部计划合同部设专职合同管理人员负责建立合同管理台帐，定期分析项目部合同订立履行及纠纷处理情况；负责审核合同、监督合同的履行；合同管理日常工作及负责归口管理项目部合同文本；按贯标的要求做好项目部合同评审工作，并按规定提交集团公司审核。
第三章 合同的签订
第十条 在项目部常务副经理授权下根据合同内容和性质由项目部主管部门与合同单位进行合同的洽谈，形成文字资料后交项目部计划合同部对合同条款及双方责任的划分等合同条款进行复核，复核完报项目三总师和项目副经理审核，最后报项目部常务副经理签订或委托代理人签订合同，需经集团公司批准的合同上报集团签订。
第十一条 合同范围
项目部签订合同范围：集团公司授权项目部签订的合同，包括设备及周转料采购及租赁、材料加工及采购、劳务分包、工程分包、征拆临建合同等与项目经营有关的合同或协议。
第十二条 合同洽商
1、合同洽商的依据：国家有关合同及合同管理的法律、法规、规章；集团公司及项目部合同管理办法、规章制度；与建设单位签订的建设工程合同文件；
2、项目部合同洽商成员的组成：项目部成立合同洽商小组，由项目常务副经理全面负责，项目三总师和项目副经理任副组长，组员由项目专（兼）职合同管理、财务人员组成，根据合同签订的类型及范围通知项目预算员、工程技术、物资设备、劳资人员或地亩人员等参加组成。
3、项目部合同洽商成员的职责范围：
（1）项目专（兼）职合同管理人员：建立合同管理台帐，定期分析项目部合同订立履行及纠纷处理情况；审核合同、监督合同的履行，并负责合同管理日常工作及负责归口管理项目部合同文本；按贯标的要求做好项目部合同评审工作，需提交集团公司审核的按规定提交集团公司审核。
（2）财务人员按《会计法》及公司的有关规定对项目合同的全过程管理进行监督，最大限度的维护项目部的合法权益。
（3）项目预算员根据建设工程合同文件、公司有关规定及市场价格行情做好分包项目的单价测定工作，最大限度保证项目部的合法经济利益。
（4）工程技术人员根据建设工程合同文件，负责需分包工程数量的划分，确定合理施工方案。
（5）物资设备人员在公司授权采购范围内，及时调查项目建设需要的建筑材料、构配件及设备的市场价格行情，按货比三家的原则，确定能提供质优价廉的建筑材料、构配件及设备的分供商。
（6）地亩人员负责与当地政府或其他相关单位发生的征（租）地、配合费用等需签订合同的联系工作。
4、合同洽商过程的要求：合同洽商过程应形成完整书面记录，各方参加人员应签名。该记录为项目部进行合同审批的依据之一。
第十三条 签订合同
1、项目部经办部门与合同的相关方经初步洽商形成初稿，报计划合同部统一编号。由计划合同管理部门根据合同的类型经项目总经济师、总会计师、分管经理审批，最后报项目常务副经理审批同意后，方准签订。
2、主要程序要求：
（1）了解对方当事人的主体资格、资信和履约能力；
（2）了解合同项目真实性；
（3）起草合同文体；
（4）征求有关部门意见或报上级主管部门批准；
（5）法定代表人或委托代理人签字（附谈判记录、有关报价分析资料）；
（6）集团公司盖章或经集团公司授权加盖项目部公章。
3、合同签订的注意事项：
（1）合同的订立，应当遵守法律、行政法规和社会公德，不得损害社会经济秩序、社会公共利益，坚持协商一致、平等自愿、公平、诚实信用的原则。
（2）合同签订一律采用书面形式，严禁口头协议和非正式书面协议，有关修改合同的文书、图表、传真等均为合同的组成部分。由项目部为甲方的合同必须采用项目部规定的合同文本。
（3）签订合同前应详细了解对方的主体资格、经营范围、资质等级、资信、信用和履约能力，并取得相关资料，必要时应向有关机构咨询并取得咨询意见书，对方资信情况不明的单位，须要求其提供有效担保，同时审查担保人是否具有相应的担保资格和担保能力，不得盲目签订合同。
（4）项目部合同由集团公司授权的代理人签订，其他人在没有取得项目部委托代理人授权的情况下，不得对外签订合同。未经集团公司负责人授权以集团公司名义签署的一切合同均属于无效合同，不具有法律效力；合同除双方法定代表人或授权委托代理人签名外，还应加盖项目部公章，合同设担保条款的，担保人也应在合同上签名、盖章。非合同管理人员未经合同主管部门领导同意无权查阅、复印合同。
（5）签订合同时应查验对方的《法定代表人证明书》或《法人授权委托书》和《企业法人营业执照》，工程施工合同还需查验《资质证书》，确认对方的代表资格或代理资格及代理权限及其单位经营范围和资信资质情况。不得与无代理权或超越代理权限的人签订合同，也不得签订超越单位经营范围和资质等级的合同。合同内容由当事人双方约定，一般包括以下条款：（1）当事人名称、住所；（2）标的；（3）数量；（4）质量；（5）价款、酬金；（6）履约期限、地点、方式；（7）违约责任；（8）纠纷解决方式；（9）依据法律规定合同性质规定的必备条款。签订合同要做到内容合法可行，主要条款完备，权利义务明确，双方责任分明，文字表达准确，对违约责任和解决争议的方法作出约定。并尽可能使用国家或省（部）、市级管理部门推行的各类合同的示范文本订立合同。
（6）物资设备和劳务分包合同原则上应选择二家以上合同单位进行报价及合同洽谈，择优选择合同单位。
第十四条 正式签署的合同按照合同分类进行编码，并与合同审查记录及合同文本、电子文件以及附件一起归档保存。
第十五条 合同签订后由计划合同部进行归口管理，有需要复印和分发的需经过主管领导批示。
第四章 合同的履行
第十六条 依法成立的合同应严格按照合同约定行使权利、履行义务。
合同执行及计价：项目部每月底必须对合同执行情况进行检查，按合同规定的计价形式对合同完成情况进行验工计价。验工计价程序按贯标文件的要求执行。对劳务分包方的验工计价不得超出建设单位对集团公司批准的验工计价在扣除集团公司对分包方收取管理费之后的价款。
第十七条 签订合同后，应当全面履行合同。如合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据。
第十八条 发现对方不履行或不完全履行合同时，合同经办人员除催促对方继续履行外，应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报主管领导和合同管理机构。
第十九条 合同管理部门和合同专职管理人员应随时监督检查合同的履行情况，发现问题及时提出处理意见。
第五章 合同的变更和解除
第二十条 合同的变更是指合同的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的改变。
第二十一条 合同变更的原则：合同变更的批准必须按规定的程序进行；合同变更后，应签署补充合同、协议，并根据合同约定的费用计算原则确定变更费用。具体操作如下：
1、合同的一方以书面形式提出变更合同的报告交项目部计划合同部；
2、项目部计划合同部根据合同条款确定合同调整内容报主管领导批复后，由主管领导交项目经理办公会决定合同调整要求和相关会议纪要；
3、合同双方根据合同调整的会议纪要商定合同调整内容后按合同签订程序签订补充合同。
第二十二条 合同生效后，任何一方当事人不得单方面变更或者接触合同，不得因单位名称变更或者法定代表人、负责人、承办人的变动而不履行合同。的确需变更或接触的，应当经各当事人协商一致并签订书面协议。
第二十三条 对方不履行或不完全履行合同时，不得随意变更合同条款或放任违约行为。合同承办部门除督促对方完全履行外，还应同时应将其不履行或不完全履行的合同情况想上级主管领导汇报。
第二十四条 合同的解除必须按照《合同法》及本办法的规定办理。对于特殊情况下合同履行过程中的终止，必须及时办理终止手续，收集终止合同给项目部带来的经济损失的证据和资料，为纠纷的处理做好准备。
第二十五条 合同纠纷的处理方式
（一） 和解
（二） 调解
（三） 仲裁和诉讼
第六章 合同档案管理
第二十六条 项目部必须建立合同档案管理制度，存档合同必须系统、完备。
第二十七条 由项目部签订的合同，一般应有下列资料：
（1）对方营业执照及资质证书复印件（劳务分包合同必须具备）；
（2）对方法定代表人的身份证明书复印件；
（3）对方法定代表人签署的委托书；
（4）对方的资信资料；
（5）合同正本及全部附件；
（6）合同的履行、变更、解除情况；
（7）合同纠纷的解决及合同中止、终止的情况；
（8）其他资料
第二十八条 由项目部签订的合同建立合同管理台帐，并及时更新台帐。
第六章 违规处罚
第二十九条 在合同管理中，有下列行为的应按有关规定予以处罚
（一）违反规定授权或授权范围擅自签订合同的；
（二）未按规定程序进行审查、造成恶劣影响和经济损失的；
（三）发生合同纠纷不及时报告、处理不及时或处理不当造成经济损失或影响的；
（四）拒绝配合合同检查或谎报、瞒报本项目合同管理情况的；
（五）借工作之便收受贿赂、假公济私的；
（六）采取胁迫、欺诈等违法和不正当手段洽谈和签订合同的；
（七）违反规定签订违法合同、无效合同、权利义务不对等或执行后不利于项目部的合同的；
（八）员工在合同管理工作中，不严格履行职责或违反规定，造成严重后果或恶劣影响的；
（九）其他应按国家法律法规、铁道部、各省市有关规定应受处罚的情形。
第七章 附则
第三十条本 办法由项目计划合同部负责解释。
第三十一条 本办法若与《中华人民共和国合同法》相抵触，必须执行国家相关法律。
第三十二条 本办法自公布之日起实施。

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