工程材料设备管理制度.doc

工程材料、设备管理制度
1 总则
1.1 材料、设备管理
本制度中所指的材料、设备管理系指公司直接应用于开发项目施工的所有材料、设备的选型、定位、采购、供应、保管、结算、转账以及信息服务等管理活动。
1.2 管理职责
公司工程部负责材料、设备的选型、定位及质量管理；
公司经营部（材料组）负责材料、设备的商务管理；
公司财务部负责材料、设备的帐务管理。
1.3 管理方式
根据采购供应对象不同，公司材料、设备管理分为公司供应材料、设备（甲供材料、设备）管理和非公司供应材料、设备（非甲供材料、设备）管理。公司对施工措施用材料设备不予供应。
1.4 非甲供材料管理定位及管理
公司对非甲供材料的管理仅限于设计定位、质量控制及信息服务管理。公司工程部应在施工招标时以招标文件的形式明确主要非甲供材料规格、型号及质量控制标准等，经济部（材料组）据此提供相关材料价格信息，并确定施工招标标底，以此控制施工投标价。确定的主要非甲供材料规格、型号及质量控制标准亦是工程部（或指导监理公司）在施工时控制材料进场的控制标准。
1.5 对于材料单价不便直接从施工单价中剥离、公司直接实施分包的分项工程，工程部应在经营部确定施工单价前明确主要材料的材质标准及相应规格、型号，并在施工合同中约定，作为主要合同条款。
1.6 经营部应根据项目整体开发计划、单项工程施工组织设计进度计划及施工合同约定，编制材料详细采购计划、资金使用预算，报经有关领导批准后，明示工程部及财务部，材料组按计划实施。
1.7 为规范公司材料设备采购供应管理，公司对合作成熟的材料供应商实行合格材料供应商名单管理制度。目的是通过对供应商建档管理，建立与供应商的长期信誉合作关系，对供应商实行优胜劣汰机制，来减少采购环节，节约采购费用。
2 合格供应商名单管理
2.1 名单的建立
经济部材料组按供应材料品种的不同，将与公司合作过的供应商逐步进行分类建档，详细记录供应商供应材料的品种、单价、材质、规格、型号，供应方式，合作次数及时间，供应商的性质，公司职能部门对其每次合作的评价，有无不良记录等。具备条件的供应商称为合格供应商，成熟的合格供应商名单中单品种材料合格供应商不少于5家。
合格供应商需要具备的条件是：
2.1.1 具备合法资格，具有符合法规要求的产品生产许可证明，产品质量达到或超过产品标准要求，材料材质处于稳定期（材质无大的波动）；
2.1.2 材料单价一年内无较大提价（行业原因除外），且与公司合作价低于平均市场单价；
2.1.3 与公司连续合作且正在合作；或合作两次以上，且距最后一次合作结束时间不超过一年；
2.1.4 两年内累计不良合作记录不超过两次。
2.2 材料供应商合同执行评价
材料采购合同签定后，经营部应对供应商的合同执行追踪考评，目的是考评供应商的履约能力，对履约表现作好记录；合同履行完毕，经营部、工程部、财务部审计部应对供应商履约能力及履约表现作出综合书面评价，条件成熟时，也可采用监理公司、施工承包商的间接书面评价。履约评价记录是合格供应商档案的重要组成部分。
2.3 合格供应商的确认
符合合格供应商条件的供应商均为合格供应商，经营部将其列入合格供应商名单。
2.4 合格供应商的淘汰
2.4.1 名单中的供应商不符合合格供应商条件中任一款项时，应即时淘汰，经营部将其从名单中剔除。
2.4.2 一年周期内，单品种材料合格供应商名单中的供应商均合格，经营部、工程部、财务部对所有合格供应商进行综合评价，将相对最差供应商淘汰，淘汰量不低于名单中供应商数量的五分之一。
2.4.3 淘汰的合格供应商两年内不允许参加公司的相同品种材料招标（或议标）及供应。
3 采购与供应
3.1 公司原则上采购供应所有设备。公司对具有下列特点之一的材料实施采购与供应（甲供）：
3.1.1 材质对工程质量有重大影响的；
3.1.2 材料对建筑物外观效果有重大、直接影响的；
3.1.3 材料单价及总价对工程造价影响巨大或同品种材料单价差异较大，且材质无明显区别的；
3.1.4 其它有特殊要求的。
3.2 材料、设备采购与供应一般应根据单项（单位）工程施工合同分别实施。属同一开发项目应用于不同单项（单位）工程的材料、设备，具备条件成批次采购的（加工供应周期不长或可以分批加工的），尽量批次购买。可以执行批次采购与供应的前提是：
3.2.1. 材料的品种、材质相同，且规格、型号一致或相近；设备的品种、型号、性能相同或基本一致；
3.2.2. 供应时间跨度不超过三个月；
3.2.3. 同一供应商（或厂家）具备同批次全部待购货源。
以上三条件缺一不可。
3.3 公司采购材料设备的主要形式是招标（或议标）。成套机组及成批次设备采购须委托招标代理招标购买。
不采用招标（或议标）方式购买的材料、设备应符合下列特点：
3.3.1. 成批次、单品种材料总价不超过5万元且材质、价格比较稳定的常规材料；
3.3.2. 供应商为合格供应商名单中合格供应商，供应材料品种、材质、规格、型号、色彩、单价均相同，且其上一次供应时间距离本次供应时间跨度不超过三个月；
3.3.3. 无供应周期的单品种、不超过5件、总价不超过2万元的常规设备；
3.3.4. 在市场上处于无竞争地位的（新型或垄断）材料（设备）；
3.3.5. 公司或项目开发有特殊要求的材料（设备）。
3.4 采购供应的办理程序（见附表1）
3.4.1 确定材质标准（或性能）、色彩、规格、型号；
3.4.2 确定采购数量；
3.4.3 委托招标代理；
3.4.4 考察、筛选供应商；
3.4.5 编制招标文件并组织评审；
3.4.6 招标并评标，确定供应商；
3.4.7 评审合同并签署；
3.4.8 实施供应。
采购供应方式不同时，可删减相应步骤。
3.5 选型与定位
3.5.1 工程部负责材料设备的选型与定位。
3.5.2 实行固定施工总价合同的，施工招标前，工程部应以设计文件（施工图或其它）或其它书面文件明确材料设备的材质（或性能）、规格、型号、色彩等，并在施工招标文件中明确，施工合同条款中亦应有相关约定。
3.5.3 实行非固定施工总价合同的，材料（设备）采购招标前，工程部应以书面形式（见附表）明确待购材料（设备）的材质（或性能）、规格、型号、色彩等。
3.6 数量确定
3.6.1 经营部根据设计施工图确定材料数量；设备数量由工程部与经营部共同确定。
3.6.2 用固定总价的施工合同，发包人采购供应材料总量、批次供应量、批次供应时间应在施工合同中明确约定。
3.6.3 采用非固定施工总价的施工合同，经营部应在设计施工图完善后，根据确定的施工进度计划，与施工承包商一起确定发包人供应材料总量、批次供应量、批次供应时间，并以补充协议或三方（发包人、施工承包人、监理公司）签证的形式明确。
3.7 供应商的考察与筛选
3.7.1 经营部材料组根据工程部提供的材料设备定位要求初选潜在投标人。
3.7.2 在合格供应商名单完善的情况下，原则上名单中的合格供应商均为潜在投标人，但每次招标，非名单中的投标人不得少于一家。
3.7.3 在材料设备合格供应商名单不完善的情况下，应尽量选择供商（厂家）参加投标，少选或禁止间接供应商（经销商）参加投标。
公司内部考察小组由公司相关领导牵头，经营部、工程部、审计部派员参加。目的是考察材料设备的材质（或性能）、规格、型号、色彩等是否符合采购要求，供应商是否具备相应的加工及供应能力，以及信誉。合格供应商的相应档案记录即为其获准参加投标的资格材料。考察后的潜在投标人报公司领导筛选，并最终确定投标人。
3.8 招标文件的编制与评审
委托招标的招标文件由招标代理负责编写，非委托招标的招标文件由经济部（材料组）负责编写。经济部、工程部、财务部参与招标文件评审，并做好书面评审记录。
3.9 招标组织及招标程序
委托招标的组织工作由招标代理完成，非委托招标的组织工作由经济部（材料组）负责。招标程序参照国家相关管理规定及公司《工程招标管理规定》执行。主要设备及有特殊要求的材料招标应有物业管理公司相关职能人参加。
3.10 采购合同的评审与执行
3.10.1 经营部、工程部、财务部参加合同评审并做好书面评审记录。执行公司《合同管理规定》。
3.10.2 采购供应合同条款限定
3.10.2.1 合同约定的材料材质应与施工合同中约定的施工质量标准相匹配，且符合施工合同限定的进场条件，并接受监理公司及施工总包商的合格检验和合理的退货要求。
3.10.2.2 合同一般应约定预留质保金，质保金额应不低于施工合同约定的工程质保金额，质保期应不低于施工合同相应工程质保期；但在明显不存在保修风险的情况下，可不约定预留质保金。
3.10.2.3 合同一般应不约定支付定金，并应约定预留相应额度的款项（非质保金）待工程竣工后支付。
3.10.2.4 分批次实施供应的合同应明确不同批次材料、设备的加工供应周期、付款额度及付款时间等。
3.11 供应
材料、设备供应商根据合同约定的数量及日期直接向施工承包商提交货物，并办理交接手续，经济部材料组、工程部配合施工承包商验收货物。
4 保管与结算
4.1 材料、设备的保管
4.1.1 经施工承包商、监理验收无误后的材料、设备由施工承包商负责保管。公司应保证施工合同中约定的材料、设备供应日期与材料、设备采购合同中的供应日期一致。
4.1.2 施工承包商与材料、设备供应商为同一责任人时（如电梯供应与安装），对方发货前应及时通知经济部材料组，工程部负责协调材料、设备现场堆放场所。
4.1.3 因工程保修需要而预留的材料（或设备配件），由施工承包商或物业公司接收并保管。
4.1.4 供应商持有施工承包商或物业公司签发的收料单据，由经营部办理入、出库单据，入、出库单据上的材料、设备数量、规格、型号等必须与施工承包商或物业公司签发的收料单据一致，且出库单据上应有施工承包商或物业公司签收人签字。
4.2 材料、设备采购结算、付款与材料供应转账结算
4.2.1 经营部材料组负责材料、设备采购价款结算，并配合财务部付款，办理相关手续。
4.2.1.1 一次性供货到位的合同，入、出库单据上的材料（设备）数量、规格、型号等须与合同约定的相一致；最后一次付款（非质保金）前，必须将入、出库单据移交财务部。
4.2.1.2 分批次供货到位的合同，应按供货批次分别办理入、出库手续。当期付款前，应将当期入、出库单据移交财务部。
4.2.2 材料供应转账结算
4.2.2.1 经营部材料组负责办理与施工承包商的材料供应转账结算。
4.2.2.2 转账单价的确定
施工合同约定转账单价的，执行合同约定；施工合同没有约定转账单价的，执行采购单价。
4.2.2.3 转账的办理
经营部应每月分单项（或单位）工程，将当月已实施供应的材料与施工承包商办理转账手续，并转交财务部。转账数量应与收料单数量一致。
4.2.2.4 超供部分材料单价执行采购单价，另加相应采购费用，在施工合同中约定，并在竣工造价结算中体现。
5 信息服务及信息管理
5.1 经营部负责材料（设备）信息的日常收集及整理。
5.2 收集及整理
5.2.1 收集方式
5.2.1.1 市场跟踪调研；
5.2.1.2 报刊杂志材料信息；
5.2.1.3 供应商提供信息；
5.2.1.4 近期实施供应的资料保存；
5.2.1.5 其它方式。
5.2.2 信息整理
经营部将收集到的资料按照品种、品质（或性能），分品牌、单价等进行整理（见附表），并提供给经济、工程人员参考。
5.3 信息服务
5.3.1 施工招标标底编制前五日，材料组应根据工程部、经济部要求，提供相关材料价格信息（见附表）。
5.3.2 材料（设备）采购前，提供相关材料价格信息，为招标文件评审、询标、定标服务。
5.4 价格预测与管理
条件成熟时，经营部应具备预测主要材料、设备市场价格走向的功能。
5.4.1 单品种、主要材料市场价格浮动幅度超过10％时，经济部材料组应在三日内知会工程、经济部及相关责任人。
5.4.2 经营部应每两月出据一份材料、设备市场分析报告，就主要材料、设备价格、价格走向、新旧材料的更替等进行整理、分析，并提供给相关公司领导及工程部、财务部、审计部。