公司内勤培训档案管理办法模版.docx

公司内勤培训档案管理办法（xx版）

第一章　总 则
第一条　为进一步规范公司的内勤培训档案管理工作，维护档案的完整与安全，做好公司的培训档案管理工作，结合公司档案管理要求及实际工作需要，特制定《xxxx保险股份有限公司内勤培训档案管理办法（xx版）》（以下简称“本办法”）。
第二条　本办法所指档案，系指xxxx总公司各部门、各分支机构在内勤培训工作中形成的具有保存价值的电子版和纸质版的文件材料。
第三条　本办法适用于xxxx总分公司各级内勤培训组织单位及内勤员工。
第二章　培训档案管理部门及职责
第四条　内勤培训档案管理部门
培训档案管理部门由总公司人力资源部、总公司其他部门、各分支机构人力资源部门组成。
第五条 培训档案管理部门职责
（一）总公司人力资源部培训档案管理职责
1.指导和规范总分公司的内勤培训档案管理工作；
2.集中统一管理总公司各部门报送的各类培训档案；
3.集中统一管理总分公司员工个人外出培训以及职业资格认证考试的相关档案材料；
4.定期监督检查各分支机构的内勤培训档案管理工作。
（二）总公司各部门及各分支机构人力资源部门档案管理职责
1.负责所属部门和机构的内勤培训档案收集、整理、立卷、归档等日常管理工作；
2.定期将各类电子培训档案报送至总公司人力资源部备档。
第三章　档案的归档与报送
第六条 归档范围
（一）培训班档案。培训班档案反映培训班的实施情况，培训班相关信息和资料均要记录归档,包含如下信息:
序号
培训班档案包含资料
1
培训班总结表（附件1）
2
培训班举办费控审批流程
3
培训班方案
4
培训通知
5
学员签到表
6
培训反馈表（附件2）
7
培训课程PPT，讲师手册，学员手册等培训课程资料
8
培训班照片等影像资料
9
学员考试试卷或成绩统计表（如有考试）
10
与学员签订的培训协议及与供应商签订的培训合同等
（二）一般文件档案。一般文件档案包括培训相关的规划、通知、制度等其他非培训班资料。
（三）内勤员工外出培训档案具体参考《xxxx保险股份有限公司内勤员工外出培训管理办法（xx版）》中要求提交的相关材料。
（四）内勤员工职业资格认证考试档案具体参考《xxxx保险股份有限公司内勤员工职业资格认证考试管理办法（xx版）》中要求提交的相关材料。
第七条　归档原则
为保证档案的完整性与便捷性，即按照文件形成的规律和特点，保持各类文件材料的有机联系，便于查找、保管和使用，各类培训档案归档时应严格按照“xxxx员工学习发展平台档案中心”归档原则操作。
第八条　归档要求
（一）电子版培训档案应在归档前进行扫描检测，确保载体能安全存储与利用。
（二）纸质档案在装订前需去除文件中的金属物，对纸张破损或字迹已扩散的档案必须及时修补或复制，复制件应与原件一起立卷。
第九条 档案的报送
总公司各部门、各分支机构人力资源部门应定期将新建立的培训档案电子版报送至总公司人力资源部备档，具体形式为上传至“xxxx员工学习发展平台档案中心”。报送时间为培训班结束后七个工作日内。
第四章　档案的管理与利用
第十条　档案管理部门对接收的档案要及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并编制检索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。
第十一条　档案管理部门应建立健全档案保管、借阅流程，定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施。
第十二条　各级档案管理部门要重点保护好永久和长期档案，临时性机构撤销时，其档案应向公司档案管理部门移交。培训档案管理人员调动工作时，应当在离职前办理好交接手续。
第五章　档案的鉴定和销毁
第十三条　培训档案应长期保存，一般文件档案可作短期保存，具体保存时间由档案保管部门按照档案的特点及重要程度确定。
第十四条 销毁档案事由要登记造册（附件3），经主管领导审查批准后予以销毁。销毁档案时，必须有两人监销，监销人员应在销毁清单上签字。
第十五条　销毁档案应与上级档案管理部门取得联系，严格防止档案遗失和泄密。
第六章　奖 惩
第十六条　各级档案管理部门应建立和完善工作检查和考核制度，对于档案工作成绩特别突出者，将给予精神和物质奖励。
第十七条　如涉及下列行为，由档案管理部门进行通报批评，责令限期改正，或者报请公司处理。
（一）损毁、丢失档案；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁档案；
（三）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有；
（四）玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失。
第七章　附 则
第十八条 本办法由总公司人力资源部负责解释与修订。
第十九条 本办法自发布之日起施行，如公司之前有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

附件： 1.xxxx内勤员工培训班总结表
2.xxxx内勤员工培训班反馈表
3.xxxx内勤员工培训班档案销毁登记表
附件1
xxxx内勤员工培训班总结表
填表日期： 年 月 日
培训班名称

培训班举办部门

培训班时间

培训班地点

培训班费用
预算：
使用：

培训班人数

培训班授课老师

培训班优秀学员

培训班评价：（培训班的目的、效果评估、培训亮点及需改进地方）

班主任签字

部门负责人签字

附件2
xxxx内勤员工培训班反馈表
亲爱的学员：
感谢您的参与和支持，让我们的培训顺利完成。在本次培训即将结束时，请留下您的宝贵意见，以帮助我们改进工作。
结合您的感受，请在下面您所选择对应的项目标准中打√。
评估项目
非常 满意
比较
满意
感觉 一般
不太 满意
很不 满意

培
训
组
织
1
前期通知工作及时、准确

2
培训实施井然有序

3
准备工作充分（环境、资料）

培
训
课
程
1
形式适合学习的需要

2
内容合理需要，对自己有帮助

3
时间安排与时长控制

培
训
讲
师
1
教学态度（精神饱满、热忱）

2
讲课技巧（生动、引导、回馈）

3
知识丰富、条理分明、逻辑性强

4
课堂气氛控制与学员之间的互动

一、本次培训最大的收获是什么？

二、您觉得本次培训存在哪些不足之处？

附件3
xxxx内勤员工培训班档案销毁登记表
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
内容简述
签订日期
页数
备注

销毁原因

签字确认

提出销毁部门意见

签字确认

主管副总意见

签字确认

人力资源部意见

签字确认

销毁人： 部门负责人：
监销人： 销毁时间： 销毁地点: