公司审计档案管理实施细则(试行版)模版.docx

文档信息

*文件名称
xx有限公司审计档案管理实施细则
*文件编号

*文件所有者
公司办公室
文件密级
普通

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*生效日期
*作者
版本
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批准人

(xx)
新文件建立

文件说明

*目的
为进一步加强和规范xx有限公司审计档案管理，维护审计档案的完整与安全，提高审计档案工作的质量，充分发挥审计档案的作用，结合公司实际情况，制定本细则。
*适用范围
xx有限公司
*流程结构

关联文件

xx有限公司审计档案管理实施细则

第一章 总则
第一条 为进一步加强和规范xx有限公司（以下简称“公司”）审计档案管理，维护审计档案的完整与安全，提高审计档案工作的质量，充分发挥审计档案的作用，根据《华润（集团）有限公司内部审计暂行条例》、《xx有限公司档案工作规定》，结合公司实际情况，制定本细则。
第二条 本细则适用于公司审计档案的管理。
第三条 本细则所称审计档案，是指公司审计部门在审计监督活动中形成的，全面反映审计项目工作内容，以纸质、电子、光盘、照片和其他介质等形式存在，并具有保存价值的原始历史记录。
第四条 审计档案管理的原则是：集中管理、科学分类、规范完整、专人负责、安全保密。
第五条 审计档案管理的内容一般包括：资料收集、汇总整理、分类立卷、案卷编目、文件归档和档案保管等。每个审计项目终结后都必须建立科学规范、完整齐全的审计档案。
第六条 本细则以审计业务档案管理为主体。风险管理项目的档案管理参照本细则规定执行。

第二章 组织与职责
第七条 档案管理部门应根据统一领导，分级管理的原则，对审计部门审计档案管理工作进行业务监督与指导。
第八条 公司审计档案应向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行审计资料的实物管理。

第三章 档案收集
第九条 审计业务文件材料归档工作实行审计项目组长负责制，根据“谁主审、谁立卷”的原则，审计项目组长确定的立卷人应当及时收集审计项目的文件材料，在审计项目终结后按立卷方法和规则进行归类整理，经审计项目组长审核后，按照有关规定进行编目和装订，向部门兼职档案员办理移交手续。
第十条 审计项目从组织实施开始，应按照“边审计、边收集、边整理、边立卷”的要求，对每个审计流程和环节上形成的各种文件材料， 随时加以收集整理，以备立卷、归档。
第十一条 记录和反映履行审计活动的文件、信函、合同、财务报表、账簿、凭证、笔录、图纸、照片以及与业务有关的其他文件材料，无论以何种介质形式存在，均应纳入审计档案的收集范围。
第十二条 审计人员在审计过程中应按照审计方案的分工和审计档案工作质量的要求，收集审计资料，编写审计工作底稿，并对其真实性、充分性、可靠性、相关性和有用性负责。
第十三条 审计项目终结（指审计报告正式发出）后，审计项目组负责人（或主审）应组织审计人员对其档案资料进行集中整理，2个月内移交部门兼职档案员。审计整改完成后，部门兼职档案员应将整改材料整理归档（单独立卷），并在1个月内向公司档案主管部门进行归档信息报备。

第四章 档案整理
第十四条 审计项目结束后，审计组应及时将审计文件材料进行汇集整理、分类立卷。审计文件材料一般按项目立卷，一个审计项目可立一个卷或几个卷，不同审计项目之间不能合并立卷。跨年度的审计项目，在项目审计结束的年度内立卷。
第十五条 审计案卷内的每份或每组文件之间的排列顺序及规则是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，原始性文件在后。
第十六条 审计文件材料应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。具体要求:
（一）结论类文件材料：采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列。内容包括领导批示、审计报告定稿、审计报告征求意见稿、审计业务会议记录、纪要、被审计对象（单位）对审计报告的书面反馈意见、审计组的书面说明、审计处罚材料及其相关文件。其中审计报告、审计业务会议记录必须有纸质版，如审计报告得到领导批示，审计报告应包含批示相关内容。
（二）证明类文件材料：按审计报告所列问题的先后顺序排列。内容包括审计工作底稿、相应的审计证据及其相关文件。
（三）立项类文件材料：按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。内容包括审计通知书、审计方案、个人工作日程及其他相关文件。
（四）备查类文件材料：按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。在审计过程中产生的简报、签报、信息及被审计单位整改情况以及不属于前三类的其他文件材料。
第十七条 审计档案的著录、编目：
（一）案卷封面（见附件1）的填写：
案卷题名：填写审计项目全称。书写格式：关于对+被审计单位或个人+审计事项的时间范围+审计事项名称。
项目名称：填写审计项目全称，不得简写。
审计时间：本项目审计的起止时间。
审计组负责人：本审计项目组长姓名。
审计类型：如 “营运管理审计”或“经济责任审计”等。
审计方式：一般视具体情况填写“独立审计”或“联合审计”。
档案卷数：本项目共 卷，本卷为第 卷。
案卷页数：本卷共 件 页，自 年 月至 年 月。
（二）案卷脊背的填写:
全宗号：立档单位的代码。
年度：本案卷所属年度。
保管期限：本审计项目档案划定的保管期限：永久或定期（包括10年和30年）。
案卷题名：同案卷封面。
分类号：根据本单位档案分类方案编制的审计档案代码及本审计项目编号。
案卷号：案卷的顺序号。
（三）编目：
审计档案应应用公司档案管理系统进行编目，编制案卷目录（见附件2）及卷内目录（见附件3）。
案卷目录主要内容包括：序号、分类号、案卷号、案卷题名、页数、密级。
卷内文件可按件装订或整卷装订。按件装订须每件加盖档号章，编制卷内目录；整卷装订的需加内封面装订成册，并编写页号，页号编写位置：在有文字的每页文件材料的正面右下角、背面左下角。
卷内目录主要内容包括：序号、文件编号、责任者、题名、日期、页号。
（四）备考表（见附件4）的填写：
本卷情况说明：本卷总件数、页数，档案变动情况等。
立卷人：组织整理案卷人员的姓名。
审核人：检查案卷情况人员的姓名。
立卷时间：组织整理案卷的时间。
审核时间：审核案卷的时间。
第十八条 审计档案的档号结构为：全宗号—分类号—案卷号。
第十九条 审计项目声像材料按卷整理，实行数字化管理，所有声像材料需转存为电子文件，档案员可按卷建立文件夹整理卷内电子文件，并在档案管理系统中完成数据著录和电子文件挂接。
审计项目声像材料档号编制应继承审计项目的分类号。
第二十条 电子文件的整理按国家标准《电子文件归档与管理规范》执行。

第五章 档案保管与利用
第二十一条 审计部门应设立兼职档案员负责审计档案的管理工作，并建立岗位责任制，明确其岗位职责和任务。
第二十二条 部门兼职档案员负责检查验收各审计项目档案，符合要求的档案要及时入档，并在审计档案交接登记簿（见附件5）上登记。不符合要求的，应退回审计组进行重新整理。
第二十三条 审计部门整理完毕的审计档案应及时向档案主管部门进行归档信息报备。
第二十四条 查阅审计档案，须经申请人所在部门和审计档案保管部门负责人签字批准，并办理借阅手续。查阅人原则上只可在审计部门兼职档案员的监督下借阅，如特殊情况需要外借，则需经审计档案保管部门负责人另行审批。
第二十五条 查阅审计档案时，严禁涂画、抽取、损坏或者擅自抄录、复制。确因工作需要，经申请人所在部门和审计档案保管部门负责人签字批准，可抄录、复制。
第二十六条 审计档案的保管期限应当根据审计项目涉及问题的金额、性质、社会影响等因素划定为永久、定期两种，定期分为10年、30年。
（一）永久保管的档案，是指特别重大的审计事项或第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案。
（二）保管30年的档案，是指查考价值较大的重要审计事项档案。
（三）保管10年的档案，是指一般性审计事项档案。
审计档案保管期限的确定，由所在项目审计组提出审计档案保管期限建议，经部门分管领导审核后，呈送审计部门负责人核定。
审计档案的保管期限自归档年度开始计算。
第二十七条 审计档案应当根据审计工作保密事项范围确定密级和保密期限。由所在项目审计组提出审计档案的密级及其保密期限建议，经部门分管领导审核后，呈送审计部门负责人核定。一般要按卷内文件的最高密级及其保密期限确定。
审计档案保密期限届满，即自行解密。因工作需要提前或者推迟解密的，由审计部门向保密工作部门按解密程序申请办理。

第六章 附则
第二十八条 本细则由公司办公室负责解释。
第二十九条 本细则自发布之日起施行。

附件：
1. xx有限公司投资并购项目档案归档范围和保管期限表
2．审计档案案卷封面
3．审计档案案卷目录
4．审计档案卷内目录
5．审计档案卷内备考表
6．审计档案交接登记簿 附件1.
xx有限公司投资并购项目档案归档范围和保管期限表

审计档案分类方案、归档范围梳理表
档案门类
(分类号)
二级类目
（分类号）
三级类目
（分类号）
归档范围
保管期限
密级
审计档案
13
审计
01
按项目设置
（项目代号）
1
结论性文件：审计报告、审计结果公告、通知、领导批复意见、相关会议记录、复审申请、申诉材料、处理意见书、审计整改报告、审计项目底稿
永久/30年
普通商密
风险管理
02
2
证明性材料：审计报告所列问题的证实汇总材料、原始凭证、审计工作记录、调查证明文件及审计报告、结论所依据的法规、政策文件
公司风险管理及内部控制的相关报告、公司风险管理及内部控制的相关底稿
永久/30年
普通商密
内部控制
03
3
立项性文件：征询审计项目计划意见、审计项目计划请示、批复、审计方案、审计通知书
永久/30年
普通商密
4
声像材料：审计项目相关的照片、音频、视频
（注：存放到专项声像档案库）
永久/30年
普通商密

附件2.
审计档案案卷封面
（立档单位名称）

审计档案

案卷题名

项目名称：
审计时间：
审计组长：
审计类型：
审计方式：
档案卷数：本项目共 卷，本卷为第 卷
档案页数：本卷共 件 页，自 年 月至 年 月

附件3.

审计档案案卷目录

序号
分类号
案卷号
案卷题名
起止日期
保管期限
页数
密级
备注

附件4.
审计档案卷内目录

件号
责任者
文件
编号
题 名
日期
页号
备注

附件5.
审计档案卷内备考表

本卷情况说明

立卷人签字：
立卷时间： 年 月 日
审核人签字：
审核时间： 年 月 日

附件6.
审计档案交接登记簿

审计项目编号
审计报告名称
审计类型
审计方式
档案卷数
存放地点
移交人
接收人
交接时间
年
月
日