企业管理制度之借款管理规定实用.doc

借 款 管 理 规 定
**财字2009第[006]号
为规范借款管理，减少资金不合理占用，规避借款坏帐损失风险，特制订本规定。
借款按性质和用途不同分为：员工因私借款、员工因公借款、员工备用周转金借款、外部个人借款、内部单位借款。具体管理规定如下：
第一条、员工因私借款：
(1)、正常上班员工因私借款：
借款规定：原则上不对个人借款，如确有特殊情况，由借款人出具书面申请,经部门主管审核，由财务负责人、总经理审批后借支（借支额在2000元以内的由财务负责人审批，借支额在2000元以上的需总经理批准），且借款额不应超过当月(未发放月)应得工资额。对于新来的外地工人，在入厂工作时间满40天，确因经济困难需预支工资的，由借款人出具书面申请，所在部门负责人核准，报人事部确认登记其入厂时间，经财务负责人核准后，借款人凭借款单办理借款业务，所借款额不应超过借款人月份应得工资的50%。
借款管理：员工个人私用借款在工资发放时予以扣除。对于因相关责任人工作疏忽，造成借款人的借款无法收回的，由直接责任人承担该损失。
（2）、在职正常上班员工非正常借款：
借款规定：在职正常上班员工因受工伤或其它突发事件，需从公司暂借款项，经公司确认可以借支的。
借款管理：员工因工伤或其它突发事件借款，借款时如款项受用员工不能亲自开具借条单的，可由公司指定的业务处理责任人暂借，待该款项受用员工有能力书写时，按其实际受用公司款额，自行开具借款单交由公司指定业务处理责任人撤换借条。具体分如下情况处理：
①、工伤借款：如果受工伤员工因客观原因不能亲自开具借款单或拒不开具借款单的，则公司指定的业务处理责任人为其代借的用于其本人医疗费用的借款单，经公司人事部确认（凭交款押金单确认）后,财务部可计入借款受用人名下，待医保处拨款后，冲销原业务处理责任人借款单（以公司指定业务处理责任人借款支付该工伤员工的医药费结算的，应由公司财务或公司工伤保险专管人员，凭公司指定业务处理责任人转来的相关住院押金单办理住院结算手续，结算单据交公司人事部按工伤流程申报处理）。工伤借款应由借款人在借支款项时，持借条单在公司办公室作备案登记。
员工因工伤而发生的住院费用，其医药费报销单原则上由员工本人转交至公司人事部处，按工伤审批程序办理审批手续，待医疗保险事业处将工伤赔付款拨付至公司财务帐户，财务部收到相应拨付单并确认无误时，由人事部通知受工伤员工本人到财务部办理原借款清算手续，如受工伤员工本人不能亲自办理并且超过拨款期1个月的，财务部将其借条入帐处理，对超过医保处拨付款额的借款部分按公司制度要求进行处理；
②、其它突发事件借款：在职员工因其它突发情况或非工伤住院发生借款。如是员工本人借款，按前述正常上班员工私用借款规定操作；如果是由他人代借的，要由代借人出具由该借款受用人补开的借条撤换代借人的借条，如借款受用人拒不开具借条的，财务可凭经公司董事长、总经理确认的当事人住院结算单据或证明人（公司知情人）出具的相关证明撤换代借人的借条，并按第一条（1） “借款管理”规定处理。
第二条、员工因公借款：
（1）、借款规定：对于因公借款的，使用公派业务借款单，由借款人所在部门负责人审签借条，如果金额在2000元以下的，经财务负责人批准后，办理借支手续；超过2000元的，由董事长、总经理签字批准。如果是借支差旅费，还要由借款人出具经部门负责人及分管经理核准的“出差申请”，财务部方可受理借支手续。超2000元的借款业务，董事长、总经理外出不在公司的，经董事长、总经理口头批准，由财务部负责人签批后付款，但借款单应由出纳员在董事长、总经理返回公司后及时履行补签字手续。
（2）、借款管理：
①、公派业务借款应专款专用，严禁公款私用，无论业务是否完成，业务经办人均应在返回公司7日内，凭合法有效的原始凭证，经签批后，冲抵借款单或返还现金：报销单不足冲借款单的，要补交现金;超出借款单的部分由出纳员支付现金；实际业务未使用或暂不需用的借款，当事人应如数清偿原借款单。如属采购人员借款用于代支付运费货款等业务的，借款单应在7日内清欠。②、如果总经理、董事长出差，报销单据不能签字的情况下：正常业务，由报销人所在部门领导及分管副总审核签字，财务负责人审签后核报；属特殊业务报销及付款，经财务负责人对业务审核无误后，电话请示董事长，按批示处理。
第三条、员工备用周转金借款：
（1）、借款规定：周转金借款是为了方便有采购和其他经常业务的部门员工。对于需用备用周转金的部门员工，应出具书面备用金审批表，经部门负责人审核并报董事长批准后交财务部备案，对于超备用周转金的借款按前述个人因公借款规定处理。
（2）、借款管理：备用金应专款专用，财务部有权检查备用金的使用情况。备用金借款实行“前帐不清、后款不借”原则，报销还款后仍有超周转金额度借款的，财务部将拒绝继续借支（董事长特批的除外）。所有借支备用金的部门员工，在年度终了前或离岗时应将所借备用周转金结清。对于营销公司市场营销人员的出差备用金借款，如果市场营销业务人员长期出差在外地的，可按营销公司制度规定定期向营销公司财务邮寄差旅费报销单，营销公司相关部门审核无误，报营销公司总经理签批后，由营销公司财务支付差旅费；如出差人返回营销公司报销，且7日内不出差的，应于返回营销公司之日起3日内清偿备用金借款，出差时再履行借支手续。
第四条、外部个人借款：
公司财务原则上不向公司之外的私人提供借款，特殊情况下经董事长（总经理）批准的可以按如下情况处理：
（1）、如果是公司业务关联单位之外的个人借款一率由董事长、总经理批准，由财务部出纳员负责按期催回欠款；
（2）、如果是本公司业务关联单位员工或是本公司业务关联单位雇佣人员为公司提供劳务或其它公务抵达本公司，确因特殊情况需借款的，由公司相关业务对应部门业务经办人提出申请，经部门负责人审核，并按公司财务制度现金付款要求：由对方业务单位出具加盖公章及财务章的书面证明委托函传真件（前提是公司帐面有应付该单位款项），传真件要求注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样。经财务部审核无误并经董事长、总经理批准的可以借支（在借支单上要加盖借款人手印并记录借款人详细身份证号），借款金额上限为2000元，特殊情况下经董事长特批的可不受此限。该类业务要求本公司业务经办人要在一个月之内协调业务单位出具收据并交到财务部撤换借支单，超期未交收据的每单处罚业务责任人50元，并要求在处罚当日起一个月度内完成，依此类推直至收据原件交至财务部止，为了规避公司财务风险及规范财务核算，公司财务部对此类借款有不予借支决定权。
第五条、内部单位借款：
指公司与子公司、分公司间因流动资金不足，而发生的临时往来借款。由用款单位财务以书面形式（含传真件）通知对方单位财务部，经财务副总或总经理批准后办理借款手续。
第六条、借款额度控制及管理：
（1）、此条所指借款主要是指内部员工因私借款、员工因公借款、员工备用周转金借款。
（2）、员工借支现金前必须预计合理的借支额度，部门负责人应进行额度的审核，超出合理范围的员工借款，财务部门不予借支。
（3）、一次借支现金1万元以上的部门，要提前1个工作日以《现金备款申请》书面通知财务部。现金备款申请额在50000元以下的由部门经理（分管副总）核准，超5万元的由总经理核准。
（4）、 员工借款的报销应取得真实合法的报销票据，部门负责人审核其业务的真实性、合理性，财务部审核票据的合法性并复核业务的合理性，经董事长（总经理）核准后，方可进行报销处理。
（5）、员工报销款项应首先用于偿还借款。如报销同时遇有新工作任务需借支现金时，需再次履行借款审批手续，财务部出纳员不得保留借款人原借条，而以报销单直接支付现金。
（6）、特殊情况下超本制度规定的借款业务：对于本规定第二条、员工因公借款及第三条、员工备用周转金借款业务,如果业务已完成但因实际情况业务单据未能由业务经办人部门领导或分管领导确签,而不能报销,又因工作需要新借款而超借款额度时，可在原业务单据是签名并交至财务部出纳员处备存，经财务负责人批准后办理新借款，经办人要对交出纳员处的单据做传递记录，并及时签字报销处理。经董事长特批的借款财务受理。
（7）、借款单内均应注明借款、还款时间及借款用途，由出纳员负责催还，并及时向财务经理反馈情况。个人因私借款还款时间由财务核定，董事长（总经理）批准。公派业务借款还款时间的合理性由员工所在部门负责人审核把关，如果员工公派业务借款单中还款时间晚于业务完成时间的，按前述在业务完成后规定的时间内进行核报还款。
（8）、财务部将严格控制员工借款额，准确掌握员工现金借支、报销和还款的情况，及时清理借支，对超过借支单中约定还款时间2个月未还款的员工，财务部将下发“员工借款清欠通知单”(见附件)催收。财务部将每季度对员工借款进行一次全面清理。对于员工逾期借款且接到“员工借款清欠通知单”10日内仍未还清借款的员工，财务部从借款人工资中扣回借款。备用金借款在额度内的除外，对于董事长（总经理）特批可以延期还款的除外。
（9）、临时工和试用期的员工不能借支现金，如有出差任务时，由同行非临时工人员借支现金。如同行出差人均为试用期员工的，经董事长（总经理）批准，可以在不超其应得工资额内借支现金。
（10）、借条单原则上应挂帐，鉴于公司实际情况，除备用金借条挂帐外，其它临时因公借款及个人因私借款的借款单存于出纳员处，不作入帐处理，由出纳员直接催收现金或在报销时扣减借款，但对自借款之日起超过1个月的借款单，财务部均予以挂帐，并按本规定相应条款进行处理。
第七条、借款审批流程及单据使用规定：
（1）、单据使用规定：个人私用借款，开具“借条单”，公司公派业务借款开具“公派业务借款单”。
（2）、审批流程：借款人开具借款单（含必需附件：如采购计划单、出差申请单等）→分管领导签字→财务负责人签字→董事长（总经理）签字→出纳员付款。
第八条、借款责任：
1、如审批人审批的借款造成损失的，审批人要承担一定的经济责任。
2、对于按制度规定应收回的借款，如因出纳员没有及时催收或未反馈信息而造成借款损失的，由出纳员承担相应的经济责任。
第九条、本规定适用于公司各部门及所属子、分公司。
第十条、本规定由财务部负责解释修订。
第十一条、本规定自下发之日起执行。
********药业有限公司
2010-01-01

附件：员工借款清欠通知单

员工借款清欠通知单
****财清字2009-001号
部门 同志：
截至 年 月 日您逾期借支的现金余额为 元，按照公司员工借款管理规定，请您在10日之内到财务部核对，报销并归还所借款，如逾期未办，将依据有关规定执行。
此致

*****药业有限公司财务部
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