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准备好招标的“开场白”
“假如采购方不认真编写招标文献，随意应用别人的模板，无异于自己挖坑往里跳，带 来无穷隐患。”一位从事招投标工作数年的专家如是感慨。一些评标专家也经常有这样的惋惜：
评标过程中有时招标方辛劳准备一场，却招不到自己意想中的方案，非常遗憾，其根源就是 编写招标文献时技术指标等描述不清楚。可见，招标文献编写得是否规范、准确，直接影响 到整个招标工作的进度和成败。
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在整个采购过程中招标文献担负着两大职能：
一是将招投标当事人的买卖行为纳入法律 法规及社会化管理范围内; 二是将标的的所有规定准确清楚地表达出来，以使投标人明白无 误地予以响应。
招标文献的制作质量和需求描述决定了投标人对招标项目的响应，而实际采购工作 中，由于受标书制作人的知识、专业水平等因素的制约，当碰到一些复杂、技术难度大的项 目，且国家和行业又无统一规范标准时，制作的招标书也许会抓不住重点、需求不明确，从 而使供应商看不懂标书或投标后形成废标，影响整个招标活动。
招标文献三要点 招标文献是招投标中最重要的文献，编写招标文献应当充足表达以下三个要点：
1.介绍招标人要做什么和如何做。
“做什么”是指招标人通过招标要买何种设备或者委托如何的工程; “如何做”是指招 标人将采用哪种招标程序。
2.介绍投标人要做什么和如何做。
重要是指具有什么资格的人可以投标、如何投标。
3.介绍中标后双方签定的协议样式和内容。
招标书的编制应由商务、技术、法律方面的专家共同完毕。商务条款的制定者应熟悉一 般商贸规则、招标程序和相关法律。而技术文献，特别是较复杂的机电设备招标的技术文献， 一定要由所采购设备的设计、制造、使用方面的技术专家编制。有了满足这些的标书才 能保证招标圆满顺利地进行。
招标文献内容缺一不可 招标文献通常涉及招标邀请函、投标人须知、投标报价规定、投标文献编制规定和投标 保证金交纳方式、招标技术文献、协议重要条款及协议签订方式、交货和提供服务的时间、 评标方法、评标标准和废标条款、投标截止时间、开标时间及地点、招标格式等。
●招标邀请函 招标邀请函中发布的信息涉及招标号、招标单位、招标项目名称、发售标书的时间和地 点、接受招标文献的时间和地点、递交投标文献的最后截止日期以及开标时间地点等。只有 收到邀请函的公司才有资格参与投标。所有有爱好投标的厂家，买到标书后即意味着收到了 招标方的邀请，可根据标书中的招标内容和时间，结合自己的实际情况拟定是否参与投标。
为了避免购买标书的盲目性，应允许投标人在购买标书之前在售标书的地方先概要地阅览招 标内容。
●投标人须知 1.
招标文献 重要说明招标文献的组成以及招标人对标书的解释、补充和修改的权利，考虑到招标人 在发售标书后，也许会发现有些部分需要解释、补充或修改。但此条款应同时规定：
这种解 释、补充和修改必须在投标截止日期前几日送达所有投标人，必要时招标人可以推迟投标截 止日期。
2.
投标资格文献 规定投标人提供资格文献，目的在于借此确认投标人经营和生产的合法性，并通过对投 标人的财政状况、生产销售经验的了解，确认投标人履行协议的能力。只有公司法人或者法 人授权的代表才有资格参与投标，并解决投标中的一切事宜。
3.
投标的技术文献 指明应如何做技术文献，重要内容涉及：
提供一份全面具体的投标产品的技术性能说明 （技术规格书），并对上述说明提供相应的证明资料（如样本图纸等）。由于招标产品的种类 差别较大，投标文献并不一定规定书写成某一特定的格式。
4.
投标报价表及投标有效期 为了有助于公平地进行评标，应规定投标人在统一规定的表格内填写报价，并规定投标 人的报价属于一次报价固定不变。考虑到物价浮动因素，投标人可以在投标文献中声明报价 的有效期（即投标有效期），在这个期间内投标报价固定不变。但若投标有效期少于招标有效 期，投标将也许被拒绝。假如投标人未明确声明投标有效期，那么招标人将认为投标人接受 在招标有效期内价格不变。
5.
投标文献的修改和撤回 当投标人将投标文献递交后发现有必要对所投文献进行修改和撤回时，必须让招标方在 投标截止期前收到规定修改或撤回的书面告知，否则，不得对其投标书做任何修改和撤回。
6.
投标文献密封和标记 为了保证招标投标公平竞争的原则，防止先期投递的标书报价等重要信息被泄露，所有 在截止期之前收到的投标书，不管什么时间到达都必须在开标当天当众同时启动，因此规定 每个投标文献必须密封递交。
7.
投标书 投标时的一个正式声明文献，声明投标人正式参与投标并接受招标文献的条款。
8.
开标 是维护招标公平、公正、公开必不可少的环节。
9.
评标 招标人通过该条款向投标人表达了评标的内容、环节和标准。评标第一步先审查投标文 件的完整性，投标人必须将应递交的投标文献无漏掉地递交; 第二步便是审查投标人和投标 产品的合格性，即检查投标人是否完全响应了投标文献的规定，这步审查既涉及对投标人的 商务资格、执行协议能力的审查，又涉及对投标产品技术性能的审查。假如在第一二步审查 中发现有任何实质上不满足招标文献规定的，则该投标也许被拒绝。
10.
通过评标产生中标人 招标方将以书面形式告知中标的投标人（即中标告知），并约定中标人在接到告知后一定 时间内来与招标方签定协议。协议的格式和条款以招标文献中公布的协议格式，条款为准。
●协议 根据招标规定，中标后买卖双方立即签定交易协议，为避免签约时双方在商讨具体条款 内容时花费太多时间，招标人结合市场情况及国内外的贸易惯例事先拟定好协议条款，让所 有有爱好的投标人认真研究。投标人必须在接受该条款的基础上参与投标，这就是说协议条 款既是投标人参与投标的一个，也是投标人报价的重要参考因素。协议条款是一份为双 方接受并执行的明确写明买卖双方权利和义务的文献，具有法律效力，假如买卖双方认真执 行协议条款，买方可以顺利地得到协议规定的设备，卖方可以在此基础上及时得到货款。
假如在协议执行过程中买卖双方发生纠纷，也可依据协议使纠纷得到公平的解决。编制 协议条款应当符合国家有关法律规定，符合国内外贸易的惯例，照顾到买卖双方的权利和义 务，根据上述原则提供一个协议文本。应注意，货品名称、型号、基本规格、性能、数量以 及交货、验收、索赔、付款等内容是协议的基本内容，必须书写得准确清楚。
1.
货品名称、型号、数量：
这些条款是买卖双方发货和收货的依据。
2.
货品的规格、性能指标：
该条款是验收货品性能是否合格的依据。
3.
发货条款：
应当规定供方发货的时间，以及供方在发货时应做的其他有关工作，如运 输保险、运送方式等。
4.
付款条款：
应涉及付款和付款方式，如有的协议规定货到后付款，有的协议规定 验收合格后付款。付款的方式可以一次付清货款，也可分几次付款，还可以有预付款等。这 些均应在协议中明确。
5.
处罚条款：
当一方违约，例如当卖方供货质量不合格，认定卖方违约时，应根据具体 违约的情况拟定处罚的限度和方式，并且明确地规定。
6.
仲裁：
在协议执行过程中有时会出现某些协议未尽事宜，或者在处罚限度上有较大分 歧，出现上述情况时，一方面应和谐协商解决; 解决不了时，只有付诸仲裁，由双方商定的仲 裁单位根据有关法律，按一定的程序仲裁。
一般来说，招标文献的正文由前言、主体和结尾组成。前言写明招标单位的基本情况和 招标目的; 主体涉及文献编号、招标项目名称、招标范围、招标投标方法、招标时限、招标 地点等; 结尾写明招标单位的名称、地址、电话号码和传真等。
招标技术文献是关键 招标的技术文献（又称技术规格书）是招标文献中的重要组成部分。招标人通过技术文 件全面具体地阐述所要采购货品（设备）的所有技术性能及服务规定，规定投标人根据技术 文献提供完全符合规定的货品，只有在技术性能上完全符合招标文献规定的投标产品和服务 才干参与进一步的评选。技术文献涉及以下内容：
1.
货品名称。
2.
工程概况及现场，涉及自然、现场和货品的工作。
3.
本协议供货范围（或叫工作范围）。
阐明工作范围是指阐明对供货商的规定，对于提供设备、调试指导、安装调试、备品备 件及工作测试仪器、技术资料及图纸、卖方工厂培训、在买方场合的培训等都应清楚表达出 来。
4.
总体技术规定。
涉及制造者的业绩资格规定、设计规定和产品结构规定、制造工艺规定、材质规定、包 装和运送规定、出厂检查和产品实验规定、在目的地验收规定、质量保证规定、评标因素及 其计算标准。
技术规格书中应写出评标时需要考虑的技术因素及其量化的计算方法，评标时对重要参 数的差异进行加价或折扣，在标书中应给出加价或折扣的标准计算方法。次要的技术参数在 招标书中给出允许的偏差范围，评标时若要考虑偏差因素，则在招标书里也应规定偏差的量 化计算方法，否则不能作为评标调整价格的依据。采购规定明确具体是供应商响应标书的关 键，是采购人采购和验收的标准和依据，也是制定评审标准的基础，它将有助于评审专家集 中精力、抓住重点。
5.
产品具体技术规定。
产品的技术性能、参数必须准确地写出来，特别是重要的参数，它们是构成判别投标人 是否在技术上作出了响应的依据，要做出标记并声明该参数是重要参数，若不满足将作废标 解决; 次要技术参数可给出允许偏差范围。为便于评标时对照检查，也可列出“技术参数项 目表”规定投标人填写。
在编写招标文献时应尽量将货品的规格、型号、技术参数、质量性能指标和其他特殊要 求进一步具体化，明确表达采购人的需求。
6.
安装调试（或指导）规定。
(1)
对安装调试的时间、质量、验收规定; (2)
安装材料、消耗品、仪器、工具等的规定; (3)
安装人员素质的规定。
7.
备品备件、工具、仪器。
必备的备品备件称为指令性备品备件，为便于评标比较，最佳在招标书里列出品名或占 总投标价的比例。选购件由投标人列出清单，其价格不计入投标报价。
8.
技术资料图纸。
需要随投标书提供的技术资料图纸要一项项写清楚，并标明哪项重要，不提供则构成废 标。中标后执行协议过程需要提供应买方审查的资料和图纸，除对中标人规定提供的时间外， 也应规定买方的审查时间。
9.
技术服务。
设计联络次数、人数、时间、地点、内容应写清楚，并规定投标书中报出人•日单 价和总价。还应涉及培训地点、人•日数以及规定的报价内容和单价。
以上各项最佳在招标书里列出表格由招标人填写，便于评标比较。价格可以计入也可以 不计入投标报价总价。
10.
售后服务。
11.
分项报价。同时要明确假如分项报价和总价不符时以哪项为准。
12.
交货规定中应涉及交货地点和交货期。有些部件的交货进度和机房建设进度关系密 切，要明确，规定投标人响应。
写好技术文献的是准确把握买方的实际需求、准确把握设备技术性能的实际情况， 以及准确把握市场厂家的供货情况。注意事项如下：
1.
把设备性能全面地描述出来，切不可有漏掉，也不能将用户并不需要的性能指标加上 去。
2.
技术性能需求应表达明确，尽量避免采用某些模糊的词义，如“性能良好”、“工作可 靠”、“使用方便”等，这些词义在评标时无法界定。
3.
各项技术指标互相间往往有一定的联系，某一两项指标的提高或减少有也许牵动其他 某些指标的变化，编写时要注意不要出现矛盾的地方。
4.
技术文献中应规定投标人所投产品具有最新工艺和最新技术，这不能同技术性能的要 求过高相混同。
5.
要在技术文献中说明验收方法和验收标准。
技术需求和规格是招标文献中的一个部分，标书中不能出现以某个特定品牌设备的 参数为标准的条款，也不得变相地指定产品的厂家、规格型号等，否则将会严重地影响采购 行为的公正性、权威性和客观性。可以邀请有关专家对招标文献进行科学论证，以取消一些 带有倾向性的条款。不管是通用还是专用技术规范，只应尽也许清楚地规定应完毕的工作、 提供的货品和劳力、维护保养规定以及交付和安装地点，列明各种最低规定的限度，而不能 使用品体数据或专有名词对项目规定加以限制。
随着招投标方式越来越多地被采用，相关事宜也需要越来越完善，规范的操作会更有效 地促进招投标工作的健康发展。
链接 《中央国家机关采购中心政策法规》关于招标文献的条款 第十八条 招标采购单位应当根据招标项目的特点和需求编制招标文献。招标文献涉及以 下内容：
（一）投标邀请; （二）投标人须知（涉及密封、签署、盖章规定等）; （三）投标人应当提交的资格、资信证明文献; （四）投标报价规定、投标文献编制规定和投标保证金交纳方式; （五）招标项目的技术规格、规定和数量，涉及附件、图纸等; （六）协议重要条款及协议签订方式; （七）交货和提供服务的时间; （八）评标方法、评标标准和废标条款; （九）投标截止时间、开标时间及地点; （十）省级以上财政部门规定的其他事项。
招标人应当在招标文献中规定并标明实质性规定和。
第十九条 招标采购单位应当制作纸质招标文献，也可以在财政部门指定的网络媒体上发 布电子招标文献，并应当保持两者的一致。电子招标文献与纸质招标文献具有同等法律效力。
第二十条 招标采购单位可以规定投标人提交符合招标文献规定规定的备选投标方案，但 应当在招标文献中说明，并明确相应的评审标准和解决办法。
第二十一条 招标文献规定的各项技术标准应当符合国家强制性标准。
招标文献不得规定或者标明特定的投标人或者产品，以及具有倾向性或者排斥潜在投标 人的其他内容。
第二十二条 招标采购单位可以根据需要，就招标文献征询有关专家或者供应商的意见。
第二十三条 招标文献售价应当按照填补招标文献印制成本费用的原则拟定，不得以营利 为目的，不得以招标采购金额作为拟定招标文献售价依据。
第二十四条 招标采购单位在发布招标公告、发出投标邀请书或者发出招标文献后，不得 擅自终止招标。
第二十五条 招标采购单位根据招标采购项目的具体情况，可以组织潜在投标人现场考察 或者召开开标前答疑会，但不得单独或者分别组织只有一个投标人参与的现场考察。
第二十六条 开标前，招标采购单位和有关工作人员不得向别人透露已获取招标文献的潜 在投标人的名称、数量以及也许影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。
第二十七条 招标采购单位对已发出的招标文献进行必要澄清或者修改的，应当在招标文 件规定提交投标文献截止时间十五日前，在财政部门指定的采购信息发布媒体上发布更 正公告，并以书面形式告知所有招标文献收受人。该澄清或者修改的内容为招标文献的组成 部分。