某房地产企业材料采购管理制度.doc

某房地产企业材料（设备）采购管理制度
第一章 总 则
第一条 为了规范企业采购行为，兼顾质量和成本，在保证企业开发项目正常施工前提下，提高材料（设备）质量，减少投资成本。提高对供应商谈判能力，以获得较优性价比采购物资。特制定本制度。
第二条 本制度中所称“企业”是指荣盛房地产发展股份有限企业，“分企业”是指荣盛房地产发展股份有限企业派出之无独立法人资格区域性企业。
第三条 本制度中材料（设备）领导小组是指在材料（设备）采购和招投标过程中实行工作指导和监督工作管理机构。
第四条 分企业设有采购部，材料（设备）采购工作由采购部门负责；分企业未设采购部应在工程部下增设专职采购人员负责材料（设备）采购事宜。
第五条 本制度所称采购人员包括企业采购管理中心人员、各分企业采购人员及其他部门直接或间接参与采购工作人员。
第六条 材料（设备）采购详细流程和细则在《材料（设备）采购实行细则》中予以明确。
第七条 单宗采购总额估计300万以上（含）或统一采购可以获得较优惠材料（设备）由企业采购管理中心实行采购工作，单宗采购总额估计300万如下（不含）由分企业实行采购工作。
第八条 本制度由总则、采购组织机构、采购人员职责、工作原则、职业规范和罚则六部分构成。
第二章 组织机构和职责
第九条 材料（设备）采购组织架构：
企业材料（设备）采购领导小组

企业采购管理中心

分企业材料（设备）采购领导小组

分企业采购部（工程部）

专职采购人员
第十条 企业材料（设备）采购领导小组由企业总经理、生产副总经理、企业财务总监、工程部经理等构成，企业总经理任组长，其他人员为组员。
第十一条 分企业材料（设备）采购领导小组由分企业经理、生产副经理、财务经理和工程部经理等构成；分企业经理任组长，其他人员为组员。
第十二条 企业监事会和企业审计部有权对企业、分企业采购及采购招标工作进行监督和指导。
第十三条 企业材料（设备）采购领导小组职责：
（1）对企业及分企业所有采购工作实行指导和管理；
（2）根据材料（设备）采购管理中心提供汇报确定长期战略合作伙伴；
（3）负责对分企业权限之外材料（设备）采购招标形式、招标主持人、正式投标人、招标文献审批及中标人确实定；
（4）对分企业权限之外材料（设备）采购招标工作实行监督；
（5）负责对采购管理中心提出技术、经济、节能等方面替代方案和提议做出评审和确定；
（6）对采购管理中心上报供应商及其产品分析、对比汇报做出批复；
（7）监督采购管理中心运行方式、工作措施及有关文献下发；
（8）其他必须由企业材料（设备）采购领导小组完毕工作。
第十四条 分企业材料（设备）采购领导小组职责：
（1）对分企业材料（设备）采购工作实行指导和管理；
（2）对分企业采购人员所上报《招标主持人请购单》做出批复；
（3）分企业权限内招标采购工作监督和实行；
（4）委派专职采购人员和详细材料（设备）采购领导小组采购招标主持人；
（5）对分企业权限范围内材料（设备）采购招标形式、正式投标人、招标文献及定购协议初步评审；
（6）对分企业采购人员所上报文献和汇报做出指示；
（7）对分企业采购人员工作状况进行考核评估；
（8）对供应商根据供货质量、供货能力、履约状况等做出每年度诚信评估；
（9）其他必须由分企业材料（设备）领导小组完毕工作。
第十五条 材料（设备）采购波及到招标时，招标主持人职责参照《工程项目招投标管理制度》规定。
第十六条 企业采购管理中心职责：
（1）监督各分企业对《采购管理制度》及其《实行措施》执行状况，并做出客观评价；
（2）负责材料（设备）信息库建立和维护，并根据分企业提供供应商年度评估成果，对库内供应商进行客观评价并按制度优胜劣汰；
（3）负责对长期战略合作供应商沟通、管理及供货质量、服务等实行监督；
（4）对各分企业材料（设备）采购提供征询和指导；
（5）负责协议范本制定和对分企业招标文献评审；
（6）采购管理中心权限内招标工作实行及招标文献制定；
（7）对分企业采购人员上报有关材料（设备）文献做出批复；
（8）物资材料市场行情和新型、节能、环境保护、高效材料（设备）搜集、理解、分析工作。
（9）对分企业采购人员反应状况和问题及时予以答复和处理，不能处理应及时向工程部主管领导汇报；
（10）定期与各级采购人员做思想沟通，理解现场基本状况；
（11）定期向主管领导汇报工作状况，以便于处理工作中存在问题，提高工作效率；
（12）完毕上级领导交给其他任务。
第十七条 分企业采购人员职责：
（1）采购管理制度执行和实行；
（2）配合企业采购管理中心信息库建立；
（3）根据工程进度和工程部《材料使用计划书》制定《采购计划》；
（4）根据《采购计划》规定，提前做出《材料（设备）请购单》；
（5）在材料（设备）采购招标主持人指导下完毕分企业权限范围内采购招标文献确定；
（6）负责甲供材料现场验收；
（7）负责认质认价材料（设备）质量、数量、资质证明、价格等方面核算和确认；
（8）有责任对乙供材料（设备）与否符合质量规定和设计规定状况监督；
（9）在工作过程中发现对企业或工程质量不利问题和状况（如材料（设备）质量不合格，施工单位不按操作规程安装材料（设备）等）及时向主管领导上报有关状况；
（10）负责对供应商诚信度初步审核；
（11）协助工程部、预算部进行材料（设备）询价工作；
（12）确定月采购计划，并上报企业采购管理中心；
（13）完毕上级领导交给其他任务。
第三章 工作准则
第十八条 在材料（设备）供应商纳入信息库前，采购人员必须对供应商进行综合考核，对其企业简介、生产能力、质量保证、付款规定、售后服务、产品特点等进行比较，并以汇报形式上报企业材料（设备）采购领导小组同意，方能入库。
第十九条 企业所有员工均有权推荐优秀供应商，经企业采购管理中心审核，由企业材料（设备）领导小组同意，可纳入企业材料设备信息库。
第二十条 采购方式重要以邀请招标、议标、寻价采购、直接签订协议（长期战略合作伙伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。
第二十一条 分企业采购人员根据《材料（设备）采购实行措施》规定，必须提前做好《采购计划》和《单项材料（设备）请购单》。
第二十二条 分企业采购人员制定《单项材料（设备）请购单》无论金额大小，经分企业材料（设备）采购领导小组批复后必须提交企业采购管理中心。
第二十三条 分企业在选择供应商时，应在企业信息库中提取，但区域性较强材料（设备）除外。
第二十四条 采购人员在洽谈某项材料（设备）时，原则上供应商不得少于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便减少企业投资成本。
第二十五条 企业或分企业采购人员与供应商洽谈时，必须坚持“秉公办事，维护企业利益”原则，并做好记录，以汇报形式上报；单宗采购总额估计300万元以上（含）报企业材料（设备）采购领导小组；单宗采购总额估计300万元如下（不含）报分企业材料（设备）采购领导小组。汇报中包括产品技术参数、质量、价格、特点及特性等进行比较（技术参数、价格、特点以表格形式体现）。
第二十六条 汇报得到批复后，根据企业领导指示意见，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供应商。
第二十七条 企业或分企业采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”原则。包括分企业零星采购。
五不购：
①没有提供书面采购计划且未经材料设备采购领导小组同意不购；
②材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理不购；
③无材质证明和产品合格证不购；
④凡考核不合格产品不购；
⑤现场、仓库可以代用材料不购。
三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。
第二十八条 材料（设备）单宗采购总额估计在10万元以上（不含），原则上应以招投标形式来完毕。
第二十九条 分企业权限内招标工作由各分企业材料（设备）采购领导小组委派主持人完毕；由企业材料（设备）采购领导小组和企业采购管理中心实行监督。
第三十条 采购管理中心权限内招标工作由企业材料（设备）采购领导小组委派专人主持，由企业材料（设备）采购领导小组和企业审计部实行监督。
第三十一条 在采购招标过程中必须坚持如下原则：
（1）在材料（设备）招标过程中，应及时、精确、真实、完整地公开必要信息资料。
（2）在招投标采购活动中，具有招标文献规定法人或组织均享有公平同等机会参与投标竞争。
（3）在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权，使其他投标人受到不公正看待。
（4）招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实守信原则履行其应尽义务。
第三十二条 在采购过程中，违反以上操作规程，为供应商谋取利益，一经查出，企业将依本制度严厉处理。
第三十三条 分企业采购材料（设备）时必须签订《订货协议》，一式四份，供需双方各执两份，一份提交企业采购管理中心立案，一份留分企业财务保留。
第四章 采购人员职业规范
第三十四条 采购是一项重要、系统、严厉工作，各级管理人员和采购经办人必须具有高度责任心和职业道德观念，时刻维护企业利益，为企业考虑。
第三十五条 采购人员代表企业形象，工作中应当有礼、有利、有节，不容许有傲慢举止和不公平看待。
第三十六条 采购人员只有在有助于商业合作及协调工作前提下，经领导同意后方可接受供应商邀请，进行考察、参观等公开商务活动。
第三十七条 采购人员只有经部门主管领导承认后，方可接受供应商宴请；在采购谈判过程中，无论任何原因，都不容许接受供应商直接或间接带有娱乐性质邀请。
第五章 罚 则
第三十八条 采购人员有下列情形之一，给企业导致经济或声誉损失。根据情节轻重，企业将分别予以有关负责人记过、罢职、解雇等行政惩罚及200～10000元经济惩罚；给企业导致重大损失，企业将依法追究法律责任：
（1）采购人员私自接受或向供应商索取财、物。
（2）采购人员接受财、物后未积极上缴企业。
（3）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何故意或无意泄密行为，如下行为均视为泄密：
①泄露其他供应商对同类产品报价；
②招投标中泄露其他参与供应商名称；
③泄露标底。
④泄露其他对企业不利秘密或企业认为是泄密行为。
（4）故意规避本制度或未按本制度规定及《荣盛房地产建筑材料（设备）采购实行细则》执行。
（5）隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给企业导致经济损失或工程质量问题。
（6）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊；
（7）在供应商年度考核中徇私舞弊；
（8）其他有损于企业形象或不利于企业行为。
第六章 附 则
第三十九条 本制度由企业工程部负责解释、修订和补充。
第四十条 本制度由企业采购管理中心监督各级采购部门实行。
第四十一条 本制度自签发之日起开始实行。