备品备件管理规程.doc

备品备件管理办法
1. 目的
为了对备品备件、低值易耗品、实验室等非生产用物料实行从计划、评审、采购、出入库、使用、质量反馈直至报废解决的全过程规范管理，达成准确性、及时性、有效性、经济性，保持合理库存、减少流动资金占用、保证备品备件质量、减少采购成本，特制定本办法。
2. 范围
本办法合用于宁波双成药业备品备件、低值易耗品、实验室等非生产用料的管理。
3.职责：
3.1各部门：负责按规定期间提报年度、月度备品备件采购计划。
3.2行政人事部IT专员：负责各部门提报采购计划中新增物料的编码在ERP系统中添加。
3.3工程设备部：负责年度备品备件计划、大修备品备件计划的审核，安全库存的修订和连续优化。备品备件物料编码的编制，并提交各申购部门。

3．管理内容与规定
3.1备品备件计划的编制、申报及审批
3.1.1备品备件计划的编制及申报
3.1.1.1备品备件计划按计划周期的长短分为年度计划、月度计划；按内容可分为综合计划、大修专用备件计划等。
3.1.1.2各生产车间于每年11月15日之前根据本年度实际消耗备品备件的情况，结合下一年度的大中修计划，提出下一年度需要的整机及通用备品备件和轴承、密封圈、润滑油等申请计划并报公司工程设备部。
3.1.1.3各部门于每月的25日之前编制下一月实际需要的各种备品备件采购计划到公用链管理部。
3.1.1.4各部门所申报的计划中假如有需要外协加工的机加工件，必须附纸质图纸、电子版图纸各一份，及时报工程设备部审核。
3.1.1.6自制备品备件（机加工及非标制作件）按月度计划进行申报，每月的25日之前根据下月所需编制计划后附纸质图纸、电子版图纸各一份报工程设备部。
3.1.1.7各部门在编制备件计划时必须认真填写备品备件的名称、编码、图号、材质、单重、数量、原制造厂家、推荐制造厂家、到货期限等内容，特别是数量应力求准确，防止积压或局限性。
3.1.1.9各部门在编制计划时必须认真核算库存，保证数量的准确，防止积压；此外，要了解本部门替换下的可修复运用的旧件情况，能修复运用的不再申报计划或减少申报的数量。
3.1.1.10各部门在编制计划时要结合检修计划、设备的使用周期以及本来使用的一些配件材料的使用情况进行认真分析，并尽也许通过多种渠道了解一些制造厂家的资质情况，综合考虑后进行编制。
3.1.1.11生产部门遇紧急情况需申报急件采购计划时，经与工程设备部、生产副总经理沟通并经口头许可后，由供应链管理部按紧急方式直接采购，但事后要及时在ERP系统中补充申报计划。
3.1.1.12每年由设备保障部统一规划提出备品备件更新实行计划，纳入备品备件计划，不断采用新技术、新材料、提高耐热耐磨性能，逐渐延长设备使用周期。
3.1.2备品备件计划的审批
3.1.2.1各部门的年度备品备件计划由部门负责人审核签字后报工程设备部审核。
3.1.2.2工程设备部根据各部门申报的计划，对备件的库存、规格型号、数量、技术参数、推荐厂家资质、所附加工图纸资料等进行具体核对，重新汇总整理后以正式计划形式报部门负责人审核，经公司分管领导审批后转供应链管理部。
3.1.2.3各部门的月度备品备件低值易耗品采购计划由各部门在ERP系统中经部门负责人审核签字后按流程审批后归集到供应链管理部进行汇总后走采购流程。
3.2备品备件计划的评审及采购
3.2.1供应链管理部收到经审批的年度备品备件计划并按计划内容完毕与各供应商、制造厂家的询价、资质初审等一系列采购的前期准备工作之后，组织各相关部门人员（每个部门至少派一名技术人员）召开评审会对备选供应商（至少三家）的资质、价格、付款方式等进行综合评审后拟定最终供应商。
3.2.2在对关键、大型备件的供应商进行评审时，如存在分歧或异议要由工程设备部结合本公司、国内同类件的使用情况进行具体调研并经再次评审后拟定。
3.2.3评审完毕后由物资供应部与供应商签订正式协议后执行采购。
3.2.4供应链管理部每年要组织一次由使用部门、职能部门对供应商进行综合评价，选出优秀的供应商，淘汰不合格的供应商。
3.2.5大修理所需备品备件必须在大修理施工前15～20天供应完毕，避免影响检修。
3.3备品备件的验收入库及保管
3.3.1对备品备件的数量、品种、规格进行验收，一般采用与供货单位一致的计量方法验收，在通常情况下进行所有检查（特殊情况下可以抽检），根据不同情况采用过磅、测量、检尺、换算等方法，严格查明到货备品备件在数量、品种、规格上是否与计划、运单、发票及协议的规定等相符。如发现有不相符合的情况，仓管员要及时与采购人员联系解决后方可进行下一步的验收入库。没有计划的备品备件除特殊及紧急情况外，一律不得办理入库。
3.3.2对备品备件质量进行验收，检查到货的备品备件在质量方面是否符合规定的规定，仓库保管员能检查的（外包装、合格证等）由仓库保管员负责检查。除标准件外，外观检查不合格、缺少质量证明、来源不明、损坏、质差、无合格证的备品备件严禁入库，并立即向采购人员反馈，办理补送、退货或调换等手续
3.3.3关键、重要备品备件的验收由供应链管理部组织使用单位、工程设备部技术人员共同进行。大型铸、锻钢件、不锈钢件均规定供方提供质量合格验收单及材质化验单；国外进口备品备件入库后，必须在一周之内进行全面的质量检查，特别是对于进口轴承规定供方提供授权资质证书及原产地证明复印件。仓管员根据检查结论，合格的给予入库，不合格的作退货解决；对于让步接受的必须经使用部门、职能部门及生产副总签字认可后方可入库，并注明因素。
3.3.4新建、扩建工程的整机、备品备件的入库验收由库房管理人员与厂家人员、工程管理人员共同开箱并对照装箱文献进行。
3.3.5设备更新改造项目的整机、备品备件的入库验收由保管员组织项目小组技术人员或项目相关部门技术人员进行共同验收。
3.3.6供应链管理部负责建立健全备品备件账本、卡片、目录，内容涉及：备品备件的名称、编号、单位、数量、单重、价格、图号、制造商、使用单位及存放地点等。
3.3.7备品备件库要明确分类保管存放，仓管员负责做好备品备件入库的数量清点、核算、验收、账务管理和发放等工作，做到日清、月点、半年一清库、每年一总结，达成账、物、卡相符合。
3.3.8备品备件库的管理要做到“防火、防盗、防腐蚀”。并于每年年终结合仓库清点，组织工程设备部、生产部门技术人员对积压的备品备件进行共同鉴定，经报批后集中解决。
3.3.9对消耗量大的备品备件允许生产部门、工程设备部有一定的库存量，但要妥善保管，并按二级库房管理的规定建立账目，财务部每年要组织检查一次。
3.3.10对于经常消耗的备品备件，供应链管理部根据库存量每月25日前申报下月采购计划，必须保持最低的库存量，以保证设备平常维修的需要。
3.3.11生产部各车间在保证设备安全运转的前提条件下、协调工程设备部做好备品备件的修旧利废工作，尽量减少库存。
3.3.12为减少储备资金，减少供应数量，本厂同类型备品备件应尽量做到规格统一，逐步推广标准化、系列化。
3.4备品备件的领用出库
3.4.1各使用部门在进行备品备件领用时原则上严格按本单位所报计划领用。
3.4.2属于大修专用备品备件，要经设备保障部区域主管签字批准方可出库领用；属于技改项目、零星购置的固定资产类设备，要由设备保障部负责该项目的主管签字批准后方可领用。
3.4.3轴承、耐热钢及有色金属铜、铝备品备件必须按退旧领新的原则进行出库。
3.4.4对于设备更新、改造项目及生产新购置设备所带的随机专用工器具及因检修、安装所需新增的专用工器具由使用部门或施工单位办理出库手续，并负责对其进行妥善保管。施工单位办理出库的专用工具，在设备安装完毕后，由施工主管部门组织施工单位归还全，如有遗失、损坏则按价从工程款中扣除。
3.4.5备品备件出库尽量遵循先进先出的原则，以免备品备件自然损耗或久存变质。
3.5积压备品备件的处置
3.5.1设备因外调、报废、改造等因素，经查证本公司已无此型号设备，库存的积压的备品备件经鉴定没有用处的要及时解决消账。
3.5.2备品备件因图纸错误、保管不良等因素无法使用时，由物资供应部组织技术人员查明因素，提出防范措施，报设备保障部、公司领导批准后进行报废解决。
3.5.3凡公司之外单位求援备品备件，必须经设备保障部、物资供应部及公司领导签字批准后方可办理手续，提运备品备件。
3.6备品备件的使用情况反馈
3.6.1各使用部门要不断追踪备品备件的使用情况，如发现使用质量问题要及时填写“备件质量反馈单”向设备保障部反馈，经设备保障部技术人员进行现场核算后再反馈到物资供应部，由物资供应部按协议质量保证条款与厂家进行协商解决。
3.6.2设备保障部要经常对关键大型备品备件的使用情况进行调查分析，掌握磨损情况，为引进价廉质优的备品备件、为减少修理费提供决策依据。
3.7技术定额及经济记录分析工作
3.7.1各使用部门要积极开展关键设备机台备品备件消耗的记录分析及核算工作，掌握磨损规律，制定合理的机台消耗定额。
3.7.2物资供应部要根据设备管理标准的规定及每年各使用部门备品备件的消耗情况，会同公司设备保障部、资产财务部制定合理的备品备件储备定额和资金定额。
3.7.3物资供应部要每半年按照备品备件的储备定额进行一次全面的核算，掌握备件资金的周转情况。若周转周期过长、占用资金过多，要在库存备件的储存品种和数量上进行因素分析并提出改善措施。
3.7.4物资供应部每月要会同资产财务部对备品备件的出入库进行一次记录、核算。
4.本办法由设备部负责解释并自下发之日起执行