大型购物广场授权管理.doc
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1、xxxx购物广场有限公司内部控制系列文件 010105授权管理xx 版批 准: xx-04-01 发布 xx-04-01 实施xxxx购物广场有限公司 1.0目的 本程序规定了公司全体员工处理各项业务活动的授权要求,旨在规范企业的授权管理工作,减少因权限划分不清而导致工作效率低下、渎职、滥用职权及职务犯罪等潜在的经营管理风险。2.0制度要求2.1术语和定义2.1.1一般授权指企业岗位责任描述和审批权限表授予该岗位工作人员处理相关业务的权力。处理此等业务通常属于企业日常经营管理过程中发生的重复性和程序性工作。一般授权在由企业正式颁布的各岗位职责描述中予以明确;总经理的一般授权由公司章程和董事会决
2、议予以明确。2.1.2特别授权由董事会给总经理或总经理给其下属授予处理某一突发事件(包括法律纠纷)、做出某项重大管理决策的权力。公司经营管理会议作出的成立某个管理委员会或工作小组决议,如果该决议中明确赋予委员会或工作小组完成工作的条件和权力,也是特别授权。2.1.3临时授权上级因特殊原因授予下级临时代替其处理日常工作的权力。上级长期离岗时对下级的授权就是临时授权。公司可根据需要将一般授权、临时授权和特别授权结合使用。2.2授权原则2.2.1授权线路必须清晰、简明和连贯,避免出现权力交叉、冲突、越级越权或权力真空现象。2.2.2授权范围必须明确清楚并与各项相关的业务处理程序相匹配。由被授权的人员
3、处理所有业务必须有可查证的书面依据。2.2.3所有授权必须是书面的,且附有必要的描述。2.2.4授权只能逐级由上往下对直接下属授权。特殊情况需对间接下属授权必须有书面理由并经授权者的直接上级批准。2.2.5授权范围只能是完成所被授权处理事项所必须的权力,授权范围最大不得超过授权者本人处理相关工作的权力。2.2.6公司高级管理人员特别是总经理和财务总监的授权内容应符合企业章程、合资协议以及相关董事会决议。2.2.7授权人和授权管理机构在授权前必须注意避免与被授权人发生潜在的利益冲突。必要时应采取回避措施或其他替代控制措施。2.2.8特别授权应当在有关部门之间公开;需对外保密的授权应通知董事长和内
4、控负责人并在企业程序文件管理员处登记备查。2.2.9根据公司经营管理工作开展的需要,公司董事会可以对总经理或其他高层人员就部分事项进行阶段性授权(最长不超过一年),对该类授权,被授权人应在授权结束时,向董事会提交书面的授权执行情况报告,由董事会对其权限的执行作出评估;董事会有权随时对被授权人的授权执行情况进行调查,对滥用权限的,董事会可立即终止授权,对造成后果的,公司有权对其追究相应的责任。2.2.10除一般授权或其他有特殊规定的以外,临时授权和特别授权的被授权均不得进行转授权。2.3授权管理程序制定2.3.1公司统括部为授权管理的主要监督和执行部门。并由该部门根据本程序、授权管理原则、企业章
5、程、董事会决议和集团内控管理程序的有关规定和要求,区别不同的授权情况建立企业授权管理程序。2.3.2公司总经理应当积极支持和协助相关管理部门开展授权管理业务。确定业务流程、明确组织机构和岗位设置是具体落实业务授权的基础。2.3.3公司总经理、内控人员应当会同统括部共同组织全体管理人员和业务人员参加授权管理程序培训。使其对现代企业管理和授权管理知识有充分的了解。企业各驻外机构负责人必须接受授权管理培训并通过培训考试。2.3.4公司在决定任命总经理、财务总监、内控负责人等关键岗位员工后,这些候选人员必须参加由集团人力资源部、内控部、财务部等联合举办的总经理、财务总监培训。此外,公司总经理和财务总监
6、还应当根据集团总部和董事会安排,定期参加总经理、财务负责人特别培训班,接受有关授权管理培训。2.3.5建立、撤销和修改一般授权2.3.5.1 企业制定岗位职责描述的过程,就是在确定每个岗位员工的业务授权。各部门负责人和企业相关管理部门共同落实一般授权。具体程序如下:n 由各部门负责人根据岗位设置和人员配置规定,在综合考虑各项业务处理程序、内控管理原则的基础上明确各个岗位在处理有关业务所需要的权力;n 公司相关管理部门负责召开会议,对每个岗位的授权项目进行综合评价,并提出修改意见和建议;n 统括部负责按会议讨论后的共同意见修改各个岗位的授权项目。然后报总经理签字批准;n 统括部根据总经理的书面批
7、件,会同其他相应管理部门以书面形式在企业内部颁布各岗位职责描述,一般授权即告完成。有关授权的书面记录原件,特别是对副总经理以上高级管理人员的授权原件,应分别送交总经理办公室及集团内控部保管和备案。普通管理人员的一般授权由企业各部门保管;n 一般授权应构成企业授权系统中的主体。一般授权一经确定后,如果需要修改和调整就应严格按企业制定的岗位职责描述管理程序办理;n 公司在经营过程中,如果根据情况变化需要对现有的业务程序、工作岗位予以撤销、变更时,统括部必须根据各部门的要求对相关岗位的授权内容进行调整。此等授权的调整必须是书面的,并与建立授权程序一样得到适当的批准。2.3.5.2公司应统一制定标准授
8、权表和与之相配套的管理人员签字样本发给各位高级管理人员和各部门。发生授权业务时,由授权人填写授权表,报总经理或授权人的直接上级审核批准,然后抄送各有关部门。企业程序文件管理员应负责授权资料的备案管理。2.3.6临时授权和特别授权 当公司出现以下情况时,应办理临时授权或特别授权:n 有一定职位或有批准权的工作人员在离开办公所在地,时间较长可能影响业务的正常进行时,应由其书面授权其副职人员或相关下属人员来完成自己的某些职能;n 有一定职位或有批准权的工作人员,在涉及到有个人利益冲突的事情,应由其直接上级或其本人书面授权其副职人员或相关下属人员来完成自己的某些职能有一定职位或有批准权的工作人员,由于
9、各种原因不能执行其职能时,由其直接上级或其本人书面授权其副职人员或相关下属人员来完成自己的某些职能;n 当发生偶发事件时,如果授权人认为有必要,由其书面授权其副职人员或相关下属人员在自己不在时,代替自己行使相应的权力;n 公司发生法律诉讼或处理其他重要公共事务时,可由董事会或总经理代表企业给律师、法律顾问、企业发言人或紧急情况处理小组予以适当的授权。2.3.7管理人员授权保管和使用各种企业印鉴包括操作银行账户用的个人印鉴,属于临时授权或特别授权。2.3. 8公司开会做出决定为处理某项重大业务而成立管理委员会或工作小组(即内部管理协调小组),并赋予其开展工作的条件和权力,也是临时授权或特别授权。
10、工作小组的授权通常由小组最高负责人代表小组共同意见行使。2.3.9如果公司章程或董事会对某项具体工作没有明确的文字授权规定或对规定产生理解差异时,公司总经理和经营管理层在办理以下业务时必须事先向董事会或授权董事申请书面授权或批准:n 向所有其他单位(包括下属单位)和个人(包括企业内部职工)提供各种资产抵押或信用担保或类似于担保性质的各种承诺n 和关联企业发生重大交易n 以各种方式特别是变卖、出租等处置企业房地产和重要关键设备、设施n 向金融机构申请办理各种贷款(包括办理贷款展期、转贷、融资租赁等)n 向证券市场融资,发行企业债券、股票等n 使用企业外汇或资本金账户支付各项开支,包括结汇、对有关
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