企业档案综合管理系统操作指导.doc
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1、企业档案管理系统操作指导量子伟业企业档案管理系统依据电子档案管理及利用特点,提供了建库、数据录入、文档扫描、立卷归档、数据转换、档案统计、档案编研、档案销毁、档案损坏、档案丢失找回、年报管理、库房实体管理、报表输出、光盘制作、查阅、借阅和网络化浏览、下载、打印等完整、强大功效。依据档案管理分工不一样,在逻辑上分为信息采集、业务管理、信息利用、系统设置、安全防护五个部分:其中“信息采集”、“业务管理”及“信息利用”三个部分包含了用户日常档案管理关键内容,实现了档案信息搜集、整理、管理、利用网络化和电子化。系统设置和安全防护是整个档案管理系统安全、高效运行基础。用户在系统设置部分,利用系统提供模板
2、定制技术来定制本单位档案管理体系。系统安全防护关键提供对用户访问系统权限严密管理和对电子档案数据安全存放管理。系统强大定制功效使得量子伟业企业能够满足不一样行业、不一样规模企(事)业单位不一样应用。而且因为设计灵活性,能够让用户自己量身定制,使其愈加符适用户本身需求。一、信息采集数据搜集部分包含建库、接口引入、数据录入、数据转换、立卷归档等功效。实现不一样起源各类档案数据搜集录入工作,是整个系统档案电子化入口。现行文件信息能够经过和OA、MIS、ERP、PDM等系统建立接口程序,自动采集到预归档库并网上归档;实体纸质档案、照片档案和音像档案能够经过扫描、非线性编辑等手段采集到档案库里;以前历史
3、数据能够经过数据转换引入到档案系统里来。1.建立预归档数据库预归档数据库关键用于录入和管理文件状态信息,这包含需要预归档文件、无须归档资料,文件信息起源多样性决定了数据库管理层次及管理结构要能够灵活对这种情况灵活适应,系统在建库时提供三个层次节点管理:(1)分类结点类似于Windows操作系统里文件夹,并能够建立下一层分类,系统最多能够支持64层深度扩展,分类结点关键用来显示并管理“目录树”,并不用于管理具体数据。(2)模板结点用于表示一个管理类型,模板里将包含该管理类型数据库结构、录入字段、界面、报表格式、排序设置、网页公布字段等具体管理细则。(3)数据结点用于建立管理具体数据数据库,能够根
4、据年度、分类、项目等任意角度建库,在此库里录入、存放、管理、利用数据。2.建立档案数据库档案档数据库关键用于录入和管理档案信息,包含文书、科技、财务、照片、音像、实物、专业、特殊载体以后任意其它用户需要管理档案类型,档案数据库建立和预归档数据库建立基础相同。具体数据结点支持项目级、案卷级、文件级和件盒级管理方法。3.数据录入(1)目录著录用户在此进行项目、案卷、卷内、件盒级等不一样管理目录录入工作,系统提供统计增加、插入、删除、编辑、检索、排序等操作。为降低录入工作强度,系统提供以下功效加紧录入速度:项目、案卷、卷内目录关联 用户逐层根据项目、案卷、卷内目录录入数据,系统自动关联项目下案卷、案
5、卷自动关联其下卷内目录。能够依据档案模板设置,将上级目录相同信息自动携带到下一级目录,系统自动计算整个项目和案卷起止日期,对文件件数、总页数进行自动记数,在增加、删除、插入统计时自动调整。指定统计追加携带使用此功效,可在增加统计时将指定统计内容自动复制,在此基础上局部修改。插、删卷状态录入模式系统支持插、删卷模式,在此模式下,在插入、删除案卷时,系统自动调整案卷号。字段代码维护可将常见有规律录入字段设置对应代码,录入时自动产生下拉菜单,选择录入。信息自动生成可在系统中设置档号组成规则和专题词库,在著录时系统自动生成档号、专题词能够经过分析专题词库实现自动标引。自动查重系统提供自动查重功效,出现
6、反复信息,系统自动提醒。批量修改、批量删除系统可对用户选择一批数据进行统一操作,包含批量修改内容、批量加前缀、批量加后缀、批量删除数据。(2)文件扫描 用户能够在本模块中对纸质档案进行扫描,依据命名规则,系统自动生成文件名。能够对扫描文件进行图像处理(非标准版本功效),包含纠偏、去污、去黑边、去杂点、组成文档等操作。(3)电子文件挂接单个统计文件上传将统计对应文件自动上传到服务器,而且和目录做好对应。批量挂接依据文件命名规则,批量将一批文件上传到服务器,而且批量和目录做好对应。4.数据转换(1)数据转入将外部数据按一定规则转入到目前档案管理系统中来。本系统所提供数据转换功效可支持多个数据库,能
7、够把不一样档案整理形成数据(档案信息)转换到目前系统,同时也为用户提供了一个通用转换接口,能够在不一样数据库之间进行数据转换。(2)数据转出 将系统中数据按一定规则转出去,转出数据格式为国家档案局要求标准格式。5.立卷归档立卷归档是文件和档案接口,是实现文件和档案一体化管理关键步骤。利用此模块可将文件信息根据用户定义立卷规则,自动转化为档案信息,同时自动生成档案所需档号、案卷号、卷内次序号、盒号、件号等相关信息。依据用户立卷归档分工不一样能够选择部门立卷或档案室集中立卷;依据编目规则不一样,还能够选择组卷模式和一事一件方法。(1)立卷选项设置在此模块中选择立卷方法,如:是部门立卷还是档案室集中
8、立卷,是组卷模式还是一事一件管理模式;而且能够设置文件库和档案库字段对应关系,能够实现异构数据转换。(2)立卷归档文件价值自动判定结适用户保管期限分类表中确定归档范围,系统能够智能对归档文件进行判定,批量自动生成份类号、保管期限等关键归档信息。整理编目在立卷归档过程中,用户能够按问题、机构、保管期限等角度进行归类生成临时库,在临时库中能够进行人工干预,将不需要归档信息移除,并可进行手工调整,如案卷号、卷内次序号、盒号、件号等信息。经用户调整后能够将临时库正式移到档案正式库里,在正式库里也可对归档信息进行再调整。经过立卷归档,档案绝大部分信息全部已自动生成,包含档案所需各个流水号、档号和其它能够
9、自动生成信息。二、业务管理此部分量子伟业企业档案管理系统关键步骤,档案管理各项关键业务均在于此。用户能够在电子档案数据资源基础上进行报表输出、查、借阅管理、档案统计、年报管理、档案销毁、档案丢失找回、库房实体管理等电子化、网络化业务管理。1.报表输出档案管理工作中需要输出大量报表,如案卷目录、卷内目录,对于改革后文书档案立卷还需要输出归档文件目录等,打印管理模块可完成档案工作中所需固定报表打印输出,可打印出符合国家档案标准多种美观报表;系统还提供了强大报表设计功效,来满足用户设计新报表或修改已经有报表需求,档案人员再也不需要对多种目录进行手写录入或用字处理软件(word、WPS等)来进行报表打
10、印输出。报表操作很简单,操作模式和EXCEL相同,会用EXCEL,就能够自如操作本模块。报表打印系统提供了五十多个多种档案常见报表模板,如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、总目录及全引目录等。系统可经过设置多种打印条件,输出满足用户要求多种报表。用户能够自已控制分页输出数据,只需在系统里设置分页打印字段,即可依据设置自动过滤输出数据,并在打印时自动分页,实现同一报表样式不一样角度输出。如卷内目录按保管期限或按机构输出等。报表维护系统自带五十多个报表模板,完全符合国家档案局要求,但用户也可依据自己行业特点,对已经有报表进行修改,或增加自己需要新报表,以满足日常工作需要。用户
11、能够进行报表格式修改,如修改字体、大小、线条位置等。2.查、借阅管理查、借阅管理功效分为实体档案查、借阅管理和电子档案检索统计两部分。关键功效包含:查、借阅登记、实体归还、续借、催还管理、查、借阅统计、检索利用统计。查、借阅登记档案管理员在此检索到提供查、借阅档案,用户一次能够借多份案卷或文件,假如在库则统计查、借阅日期、借阅人、同意人、利用目标等信息。实体归还管理对借出实体档案归还进行登记,同时统计好利用效果等信息。续借管理 假如借出档案需要继续利用,假如逾期无法归还,需要再办理续借手续并由档案管理员在系统里进行登记。催还管理 系统能够自动统计逾期仍然未按时归还统计,系统能够自动出催还单给借
12、阅人。统计查、借阅统计系统对纸介质档案借阅提供了大量统计方法,并可随时打印统计结果。按借阅人查询:统计并打印借阅人(档案用户)在某一时间段内借阅档案次数及档案具体信息。按时间查询:统计并打印在某一时间段内被借阅全部档案及其具体信息。按档案查询:统计并打印某一时间段内某个档案被借阅情况(包含借阅次数,借阅人,借阅时间,归还日期,档案类型等)。借阅频率查询:统计并打印某一时间段内被借阅全部档案各自累计次数,这么能够评测档案利用价值高低。按操作者查询:统计并打印某一时间段内借阅管理员操作次数及其操作对象,该功效可用于统计档案管理人员工作量。检索统计用于统计和监控用户经过网络对电子档案访问和利用情况。
13、能够将档号、提名、浏览/拷贝次数和时间列表统计。并可对网上用户对电子档案浏览情况和拷贝情况分别进行统计,统计方法以下:按检索人统计:能够统计并打印某一用户在某一时间段内对档案文件浏览或拷贝次数及其具体信息按时间统计:能够统计并打印某一时间段内全部档案用户对档案文件浏览或拷贝情况按文件统计:统计并打印某一时间段内指定档案文件被浏览、拷贝下载次数及其具体信息浏览/拷贝频率统计:统计并打印某一时间段内被浏览或拷贝下载全部档案文件各自累计次数, 以此能够评测档案利用价值高低。预约管理用于处理用户在网上预约档案,为用户办理借阅手续。全部用户在网上经过访问档案网站和使用检索查询系统借阅预约信息全部能显示出
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