信息化管理专业方案.doc

办公室信息化管理提升方案

一、信息化现实状况
企业信息化建设，能促进企业办事程序和管理程序愈加合理，从而有利于增强企业快速反应能力；能深入促进企业资源合理组合及利用，使其在现有资源条件下达成最好利用效果,求得最大经济效益。目前，我企业现在关键是痕迹化管理和信息化管理结合，以信息化促进痕迹化管理，痕迹化管理为信息化管理补充。企业高层重视信息化建设，大胆采取计算机等优异技术，加紧了信息化建设步伐，已取得了一定成绩。如财务目前使用软件NC系统和集团总部对接，企业和集团企业连成VPN网络局域网，不过其它功效还没完全用起来，现在信息化管理水平尚处于初级阶段，还不完全含有信息化、无纸化办公条件。
二、存在问题
1.信息化应用总体水平较低，即使以ERP为信息处理中心，但还未建立起企业级信息化应用平台，并非全部工作全部纳入到信息化系统中，各部门尚备有自己手工台账。
2.存在信息孤岛，数据得不到有效利用和分享。企业知识共享平台还未完全搭建和利用起来。
3.缺乏利用信息技术提升管理再造能力、意识和实际效果，绝大多数系统更多应用在操作级效率提升方面，对不一样层次管理者、决议者进行管理、决议分析支持力度不够，对日常业务运作步骤规范不够。
三、方案建设
紧紧围绕集团企业相关开展管理提升活动精神和要求，坚持以科学发展为专题，以加紧转型升级、加速实现“做强做优，建设一流”关键为根本，以攻破企业管理中存在突出问题和短板瓶颈为关键，正确把握集团企业“十二五”总体思绪，结合企业实际，紧密结合集团关键专题提升工作，坚持依靠基础管理，加强和创新专业管理，深化关键、亮点活动。在“统一标准、统一平台、统一数据、统一网络”信息化战略指导下，严格根据信息化建设和体系建设“五同时”标准，即“同时计划、同时设计、同时实施、同时改善、同时提升”，紧密结合管理体系要求，进行了信息化计划和建设工作。
1、深入完善体系文件管理系统，提升体系文件管理智能化水平
伴随体系建设逐步深化，体系文件系统功效已不能满足云南黄金有限责任企业镇沅分企业体系文件管理工作需要，为了用信息化手段深入支撑体系文件管理，实现信息化和体系建设深入融合，对体系文件电子化系统在以下八个方面做了提升：
1、文件在线编审批步骤流转；
2、文件网上在线编辑及修改信息智能化存放；
3、文件统计功效；
4、文件实施率跟踪；
5、国家标准、行标系统标准对接；
6、国家和地方法律、法规网址自动获取；
7、和其它业务系统管理性文件整合；
8、和集团企业综合管理体系信息系统集成。
2、建设综合管理体系管理系统，实现体系管理信息化
1、监控实时化，促进业务步骤规范管理
体系运行管理关键内容是对步骤进行管理，而对步骤管理则关键依靠于对日常体系运行实施检验、内审和管理评审。为了加强对步骤管理，在业务系统和体系管理信息平台中对步骤运行情况进行实时监控。经过对关键部门、关键过程、关键节点监控分析，实现对步骤运行情况有效管理。经过数据中心采集业务步骤实施情况和关键节点痕迹统计及指标，对过程符合性、过程有效性和过程结果符合度进行判定，对于和体系要求不符合活动，系统自动分析预警信息，生成潜在不符合项。体系管理部门对潜在不符合项进行分析并提议滚动审核，各部门收到通知后自觉提议纠正预防方法，进行限期整改，而且反馈整改情况，体系管理部门跟踪检验各部门整改效果。经过业务步骤实时监控管理，创新采取了无现场在线滚动审核方法，对体系充足性、适宜性和有效性进行检验，提出纠正预防方法，跟踪改善过程，并给予验证，实现连续改善长久化。
2、体系管理信息化，提升体系运行水平
经过体系管理信息平台支持内审管理、管理评审管理、纠正预防方法管理、不符合项管理、企业建标、贯标和对标全过程，实现体系管理信息化。体系管理突破了原有工作模式，由手工方法向无纸化方法转变、创新无现场滚动审核，实现体系管理全过程信息化、痕迹化管理。
3、建立企业对外网站，加强企业文化建设。
因为网站是一个企业形象窗口，很多单位和个人全部是经过网站了解企业情况，了解集团文化品牌，企业理念，企业愿景，关键价值观，品牌战略等。
4、建立办公自动化系统（OA），实现管理步骤信息化、规范化和科学化。
我企业应建立一套办公自动化系统，经过办公自动化系统应用，提升我企业公文管理、车辆管理、办公用具管理、档案管理、科研管理、后勤管理规范化、科学化水平，为企业信息化打下基础。
系统功效要求
1、系统应以组织机构为基础，实现工作和权限分配。“部门-岗位-人员”管理模式贴近现实，人事变动和机构调整应变自如，同时应实现各模块权限自动刷新，确保系统数据安全和完整。
2、提供完整表单开发环境，包含增加一整套可供快速应用工具和特征，用于定制、设计、增强适合多种需要表单应用。定制好表单可广泛公布到工作流及其它各模块或文件库中应用。完全可定制工作流引擎，可供系统各模块自由调用。用户无需编程便可灵活自定义出符合多种业务特征需求步骤，步骤数量不限，调整灵活，能完全适应未来需求发展及改变。工作流应支持多个归档方法，支持多个办理方法，支持多个办理人及办理权限选择和控制，支持直流、分流、辅流、条件分支、自由步骤及步骤嵌套等多个流向方法。从工作流计划、设计、授权、运行、调整，和监控和管理，动态地反应一个完整业务处理过程。集成日常办公功效，工作文档审批和办理操作应透明、简捷。支持版本保留和痕迹保留功效。支持特送、撤回、催办、邮件分发、办理过程跟踪、工作监控、主办-协办等功效。
3、提供分布式文档管理体系，伸缩性强，可自由生成多个类文件库，实现一库多应用及一库多级文件夹功效，四级（库、文件夹、文件、子文件，文件夹可多级设置、子文件可多级存放）存放模式及访问权限控制（管理者、编辑者、作者、读者），满足各类资料信息管理和利用，能方便接收各类归档文件，且必需符合国家档案管理标准。
4、提供通用全文检索功效，提供关键字快速定位查询应用，提供系统范围内跨模块查询及统计，支持正确匹配和模糊查询。实现查询及统计条件公式化应用，一次定义反复使用，并可授权给不一样人员使用指定查询及统计条件，确保数据安全；支持统计结果报表输出；支持和其它信息系统数据集成，支持不一样信息系统间数据有效共享及交换；支持远程办公和移动办公；支持多分支机构、跨地域系统构建；
5、提供多个消息提醒方法。含有工作即时提醒机制：当用户登录办公自动化系统后，如有待办工作、邮件等到来时，系统自动以文字或声音方法进行提醒。
6、提供多个文件处理方法。全方面集成MS Office、WPS等个人办公软件；提供多种格式图形文件、多媒体文件、压缩文件等附件上传功效；提供多个附件间文件排序功效。
7、提供痕迹保留和版本控制功效，修改人及修改日期时间统计并自动显示，不一样办理人以不一样颜色区分，确保文件流转过程中真实性，明确责任。提供文件历史版本保留功效。
8、提供系统日志功效。提供公文流转及步骤处理过程日志统计功效；提供各类文件操作日志功效，为系统安全管理及维护提供科学保障和依据。
9、提供科学系统管理安全机制。采取多级安全保障方法，比如，经过按部门-岗位-人员不一样等级进行工作分配和操作权限设置，确保全部工作和各类文件完整和安全；经过系统管理员、各模块管理员或指定管理员（如物品管理员等）确保系统及模块级完整和安全。
10、提供方便系统管理及维护功效。方便完成日常各项维护工作，如系统安装和初始化、系统升级、数据备份和恢复、模块权限设置、模块扩充和调整、系统异常处理及故障排除等。
11、提供委托办理功效。当办公人员出现休假、出差等无法完成事务处理情况时，可经过委托办理功效，授权指定人员在指定时限内处理指定工作内容。含有提前中止和移交功效。
12、提供丰富数据字典功效，由系统管理员统一定义，包含办公用语（审批常见语）、流水号（通常流水号、公文流水号）及各类数据字典定义等功效。
13、提供文件撤回重办功效。文档提交后在对方未签收之前撤回，使文档回到提交之前状态，在对方待办事宜中也没有该任务曾经有过任何信息，重办后可再次提交或变更流转方向。
14、提供公文套打功效。可依据公文实际格式需要制作打印格式模板，控制打印内容范围，可反复调用，实现灵活文件套打功效。提供通用MS Word模板定制功效，也可引入外来已经有模板文件，可将该模板作为打印格式标准。
15、提供印章引入功效，并严格确定使用人安全权限，确保安全。