公司档案管理综合流程实用版.doc
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1、 企业档案管理步骤编制日期审核日期日期日期同意日期修订统计日 期修订状态修改内容修改人审核人同意人1、 目标加强档案管理,规范企业档案搜集、归档程序和方法,确保企业档案完整性、正确性和系统性。提供符合企业需求和确保管理体系有效运行证据。2、 适用范围适适用于企业及各部门档案搜集、整理、分类、利用及归档。3、 术语和定义 3.1 档案:指企业过去和现在各级部门及职员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成对企业有保留价值多种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式历史统计。3.2 档案管理:就是指档案搜集、整理、判定、保管、统计、提供利
2、用等活动。4、 职责4.1 人事行政部4.1.1 负责企业档案集中管理和制度实施及检验工作,并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。4.1.2 学习和落实实施国家相关档案管理法令、政策、要求;4.1.3 建立健全企业档案管理制度,指导、监督和检验实施情况;4.1.4 搜集、整理、分类、判定、统计、保管企业档案和其它资料;4.1.5 负责企业档案利用和销毁管理,监控档案利用和销毁全过程,确保企业档案安全;指导企业档案管理工作。4.1.6 编制检索工具,编辑档案参考资料,开发档案信息资料,提升级案信息利用效率,促进信息传输和沟通;4.1.7 负责组织学习和培训档案管理措施、使用知识。4.2 各职
3、能部门4.2.1 负责本部门文件资料或协议复印件日常搜集、标识、贮存、保管、利用、归档;4.2.2 负责在工作变动时,做好或帮助移交工作,并立即通知人事行政部;4.2.3 向人事行政部移交协议或文件资料原件或复印件;4.2.4 财务管理部负责按国家财政制度要求独立建档保管财务档案资料;4.2.5 运行管理部负责管理质量管理体系相关统计。4.3 各部门经理4.3.1同意对自己部门资料或协议复印件处理。4.4 人事行政部分管副总/常务副总4.4.1负责对档案管理监督检验汇报审批。5、 工作程序5.1 档案资料搜集5.1.1 各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成协议及文件资料进行搜集,并编制
4、部门文件(协议)管理统计目录。5.1.2 各部门文件资料原件需要保留,各部门分别进行整理,并编制移交目录每三个月向档案室移交。5.2 归档范围及移交时间(见附表一)5.3 档案资料标识5.3.1 人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管档案资料编号,编号规则见企业档案管理要求。5.4 档案资料日常管理:5.4.1 文件、协议资料要登记具体信息,并编制文件(协议)管理统计目录,方便检索利用。5.4.2 文件资料、协议要科学排列,按编号次序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件档案柜中。5.4.3 电子类协议或其它需要保管电子文件,应该立即存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门
5、光盘进行编号保留。5.5 档案室档案借阅5.5.1 借阅权限:填写档案借阅审批单办理借阅手续。a) 绝密类:绝密档案需经总经理同意。b) 机密类:机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总同意。c) 一般类:一般档案借阅属于本部门,由本部门经理同意;借阅其它部门档案除本部门经理同意外,还需其它部门经理同意。5.5.2 借阅档案要推行借阅手续,填写档案借阅审批单。借阅档案原件只限在档案室,不能带出,必需带出档案室查阅,需依据借阅权限由相关领导同意;5.5.3 档案外借通常只借复印件,需借原件者须经总经理同意,借阅档案交还时,必需当面点交清楚,如发觉遗失或损坏,应立即汇报直接上级;5.5.4 借阅档
6、案用完后,应立即送还,如超出借阅时间,须重新办理手续;5.5.5 借档人必需珍惜档案,不得私自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;5.5.6 外单位借阅档案,应持单位介绍信,并按档案密级经相关领导同意后方能借阅,但不能将档案带离档案室;5.5.7 外单位摘抄档案(绝密、机密不许可复印或摘抄),应经总经理同意,对摘抄材料要进行审查、签章。5.6 档案销毁5.6.1 对已失去利用价值档案,销毁时,必需写申请销毁汇报,编制销毁目录,报部门经理和部门分管副总判定,最终报总经理同意,方可销毁。5.6.2 实施销毁任务时,必需由人事行政部经理和行政兼档案管理员
7、组成监销人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最终,把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理同意手续文件,一并存档永久保留。6、 档案管理细则6.1 档案资料归档范围6.1.1 企业对外发出公文,如给政府请示汇报类公文等;6.1.2 企业收到公文,如政府职能部门发来和本企业相关条例、要求、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;6.1.3 本企业和其它单位来往文书及权益文书等;6.1.4 企业领导指示、指示等;6.1.5 关键会议材料,包含会议通知、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计等;6.1.6 反应企业关键职能活动汇报、总结、工作日志、工作备忘等;6
8、.1.7 企业多种工作计划、计划考评/总结、汇报、统计报表及简报;6.1.8 本企业和相关单位签署协议、协议书等文件正本及过程材料;6.1.9 本企业干部任免文件材料、职员奖励、处分、考评文件材料、本企业职员劳动、工资、福利方面文件材料等人事档案资料;6.1.10 本企业公布各类广告、宣传材料;6.1.11 本企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等;6.1.12 企业项目建设全程档案;6.1.13 职员外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参与会议等)所取得或形成档案资料;6.1.14 财务档案资料;6.1.15 多种实物档案;6.1.16 质量管理体系相关文件资料;
9、6.1.17 其它含有利用和保留价值文件资料。6.2 档案资料归档要求6.2.1 归档文件资料必需完整、真实、正确,如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必需齐全。6.2.2 通常资料按一份原件归档,关键文件和高使用率文件能够依据需要,按二份原件存档。全部文件均应附底稿。经办部门依据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理同意后妥善保留,档案室以影印本归档。6.2.3 声像档案摄录必需具体统计事由、时间、 地点、关键人物、背景、摄录者,归档声像资料必需是原版,在清楚、完整特殊情况下可归档拷贝件。6.2.4 电子文件应有对应纸质文件、资料一并
10、归档保留,并做好电子文件存放设备信息备份工作。6.2.5 多种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必需原件归档,并保持其完好无损。6.3 档案资料归档主体6.3.1 人事行政部负责企业服务器数据备份和归档,指导企业其它部门电子声像归档管理。6.3.2 各部门及高层管理人员负责各自日常工作中形成档案资料归档和管理。6.3.3 运行管理部负责企业重大活动声像档案制作,承接部门负责声像档案归档。6.3.4 承接部门负责承接工作或会议材料、纪要、声像档案和电子档案(如有)等会议文件搜集归档。6.3.5 承接部门负责搜集和汇总由多个部门参与工作所形成档案资料。6.3.6 职员外出公务
11、活动档案资料归档主体为职员。6.3.7 其它档案归档和保管主体参见“各部门档案归档范围和保管期限表”(附件一)。6.4 档案资料归档时间6.4.1 即时归档下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档:a) 企业要求密级文件;b) 关键文件,如政府批文、核准文件、证照等;c) 协议、协议书等正本及过程资料;d) 企业干部任免文件材料和相关职员奖励、处分、考评文件材料;e) 其它认为需要即时归档资料。6.4.2 定时归档a) 部门应在每个月底前整理归档当月文件,编制档案清单交档案室;b) 部门每十二个月3月底前归档上年度文件和资料,并移交企业档案室;6.4.3 电子声像档案归
12、档a) 关键电子声像档案应实时进行、随办随归。b) 通常电子声像档案归档应定时完成,通常每三个月一次制成光盘脱机保管。c) 每十二个月3月底前必需向档案室移交上十二个月度全部归档电子文件数据集,人事行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。d) 每七天备份企业OA系统和服务器数据,每六个月归档一次。e) 每七天备份个人电脑文件,每十二个月归档一次。6.4.4 归档保留期限文件保留期限依下列要求办理:a) 永久保留:(1)企业章程;(2)股东名册;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产全部权及其它债权凭证;(8)工程设计、完工资料;(
13、9)其它经核定须永久保留文书。b) 长久保留(1550年):(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其它经核定须保留文书。c) 短期保留(以下):(1)期满或解除之合约;(2)其它经核定保留文书;(3)结案后无长久保留必需者。d) 多种规章由规章管理部门永久保留,使用部门视其使用期间给予保留。6.5 档案交接6.5.1 部门内档案交接a) 职员工作变动或离职,要填写“档案移交清单”(附件三),由部门责任人指定档案接收人核实无误后签字,部门档案管理人员(兼)见证。b) 部门档案管理人员(兼)工作变动或离职,要填写“档案移交清单”,由部门责任人指定接收人核实无误后签字,企业
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