公司档案管理综合流程实用版.doc

企业档案管理步骤

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1、 目标
加强档案管理，规范企业档案搜集、归档程序和方法，确保企业档案完整性、正确性和系统性。提供符合企业需求和确保管理体系有效运行证据。
2、 适用范围
适适用于企业及各部门档案搜集、整理、分类、利用及归档。
3、 术语和定义
3.1 档案：指企业过去和现在各级部门及职员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成对企业有保留价值多种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不一样形式历史统计。
3.2 档案管理：就是指档案搜集、整理、判定、保管、统计、提供利用等活动。

4、 职责
4.1 人事行政部
4.1.1 负责企业档案集中管理和制度实施及检验工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。
4.1.2 学习和落实实施国家相关档案管理法令、政策、要求；
4.1.3 建立健全企业档案管理制度，指导、监督和检验实施情况；
4.1.4 搜集、整理、分类、判定、统计、保管企业档案和其它资料；
4.1.5 负责企业档案利用和销毁管理，监控档案利用和销毁全过程，确保企业档案安全；指导企业档案管理工作。
4.1.6 编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提升级案信息利用效率，促进信息传输和沟通；
4.1.7 负责组织学习和培训档案管理措施、使用知识。
4.2 各职能部门
4.2.1 负责本部门文件资料或协议复印件日常搜集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4.2.2 负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并立即通知人事行政部；
4.2.3 向人事行政部移交协议或文件资料原件或复印件；
4.2.4 财务管理部负责按国家财政制度要求独立建档保管财务档案资料；
4.2.5 运行管理部负责管理质量管理体系相关统计。
4.3 各部门经理
4.3.1同意对自己部门资料或协议复印件处理。
4.4 人事行政部分管副总/常务副总
4.4.1负责对档案管理监督检验汇报审批。

5、 工作程序
5.1 档案资料搜集
5.1.1 各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成协议及文件资料进行搜集，并编制部门《文件（协议）管理统计目录》。
5.1.2 各部门文件资料原件需要保留，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每三个月向档案室移交。
5.2 归档范围及移交时间（见附表一）
5.3 档案资料标识
5.3.1 人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管档案资料编号，编号规则见企业档案管理要求。
5.4 档案资料日常管理：
5.4.1 文件、协议资料要登记具体信息，并编制《文件（协议）管理统计目录》，方便检索利用。
5.4.2 文件资料、协议要科学排列，按编号次序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
5.4.3 电子类协议或其它需要保管电子文件，应该立即存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保留。
5.5 档案室档案借阅
5.5.1 借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。
a) 绝密类：绝密档案需经总经理同意。
b) 机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总同意。
c) 一般类：一般档案借阅属于本部门，由本部门经理同意；借阅其它部门档案除本部门经理同意外，还需其它部门经理同意。
5.5.2 借阅档案要推行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必需带出档案室查阅，需依据借阅权限由相关领导同意；
5.5.3 档案外借通常只借复印件，需借原件者须经总经理同意，借阅档案交还时，必需当面点交清楚，如发觉遗失或损坏，应立即汇报直接上级；
5.5.4 借阅档案用完后，应立即送还，如超出借阅时间，须重新办理手续；
5.5.5 借档人必需珍惜档案，不得私自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
5.5.6 外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导同意后方能借阅，但不能将档案带离档案室；
5.5.7 外单位摘抄档案（绝密、机密不许可复印或摘抄），应经总经理同意，对摘抄材料要进行审查、签章。
5.6 档案销毁
5.6.1 对已失去利用价值档案，销毁时，必需写申请销毁汇报，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总判定，最终报总经理同意，方可销毁。
5.6.2 实施销毁任务时，必需由人事行政部经理和行政兼档案管理员组成监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最终，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理同意手续文件，一并存档永久保留。
6、 档案管理细则
6.1 档案资料归档范围
6.1.1 企业对外发出公文，如给政府请示汇报类公文等；
6.1.2 企业收到公文，如政府职能部门发来和本企业相关条例、要求、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
6.1.3 本企业和其它单位来往文书及权益文书等；
6.1.4 企业领导指示、指示等；
6.1.5 关键会议材料，包含会议通知、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计等；
6.1.6 反应企业关键职能活动汇报、总结、工作日志、工作备忘等；
6.1.7 企业多种工作计划、计划考评/总结、汇报、统计报表及简报；
6.1.8 本企业和相关单位签署协议、协议书等文件正本及过程材料；
6.1.9 本企业干部任免文件材料、职员奖励、处分、考评文件材料、本企业职员劳动、工资、福利方面文件材料等人事档案资料；
6.1.10 本企业公布各类广告、宣传材料；
6.1.11 本企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等；
6.1.12 企业项目建设全程档案；
6.1.13 职员外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参与会议等）所取得或形成档案资料；
6.1.14 财务档案资料；
6.1.15 多种实物档案；
6.1.16 质量管理体系相关文件资料;
6.1.17 其它含有利用和保留价值文件资料。
6.2 档案资料归档要求
6.2.1 归档文件资料必需完整、真实、正确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必需齐全。
6.2.2 通常资料按一份原件归档，关键文件和高使用率文件能够依据需要，按二份原件存档。全部文件均应附底稿。经办部门依据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理同意后妥善保留，档案室以影印本归档。
6.2.3 声像档案摄录必需具体统计事由、时间、 地点、关键人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版，在清楚、完整特殊情况下可归档拷贝件。
6.2.4 电子文件应有对应纸质文件、资料一并归档保留，并做好电子文件存放设备信息备份工作。
6.2.5 多种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必需原件归档，并保持其完好无损。
6.3 档案资料归档主体
6.3.1 人事行政部负责企业服务器数据备份和归档，指导企业其它部门电子声像归档管理。
6.3.2 各部门及高层管理人员负责各自日常工作中形成档案资料归档和管理。
6.3.3 运行管理部负责企业重大活动声像档案制作，承接部门负责声像档案归档。
6.3.4 承接部门负责承接工作或会议材料、纪要、声像档案和电子档案（如有）等会议文件搜集归档。
6.3.5 承接部门负责搜集和汇总由多个部门参与工作所形成档案资料。
6.3.6 职员外出公务活动档案资料归档主体为职员。
6.3.7 其它档案归档和保管主体参见“各部门档案归档范围和保管期限表”（附件一）。
6.4 档案资料归档时间
6.4.1 即时归档
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a) 企业要求密级文件；
b) 关键文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c) 协议、协议书等正本及过程资料；
d) 企业干部任免文件材料和相关职员奖励、处分、考评文件材料；
e) 其它认为需要即时归档资料。
6.4.2 定时归档
a) 部门应在每个月底前整理归档当月文件，编制档案清单交档案室；
b) 部门每十二个月3月底前归档上年度文件和资料，并移交企业档案室；
6.4.3 电子声像档案归档
a) 关键电子声像档案应实时进行、随办随归。
b) 通常电子声像档案归档应定时完成，通常每三个月一次制成光盘脱机保管。
c) 每十二个月3月底前必需向档案室移交上十二个月度全部归档电子文件数据集，人事行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
d) 每七天备份企业OA系统和服务器数据，每六个月归档一次。
e) 每七天备份个人电脑文件，每十二个月归档一次。
6.4.4 归档保留期限
文件保留期限依下列要求办理：
a) 永久保留：（1）企业章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产全部权及其它债权凭证；（8）工程设计、完工资料；（9）其它经核定须永久保留文书。
b) 长久保留（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其它经核定须保留文书。
c) 短期保留（以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其它经核定保留文书；（3）结案后无长久保留必需者。
d) 多种规章由规章管理部门永久保留，使用部门视其使用期间给予保留。
6.5 档案交接
6.5.1 部门内档案交接
a) 职员工作变动或离职，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门责任人指定档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。
b) 部门档案管理人员（兼）工作变动或离职，要填写“档案移交清单”，由部门责任人指定接收人核实无误后签字，企业档案管理员见证。
6.5.2 档案移交企业步骤
a) 经办部门档案管理员检验文件或档案，编制移交清单；
b) 企业档案管理员依据移交清单，查收案卷和文件，并和部门每个月提交档案清单查对；
c) 档案完整、齐全且符合企业要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保留一份；
d) 档案管理员按企业档案保管要求整理建档。
6.5.3 档案交接审核要求
审查卷次号、目次号是否和清单相符，若没有立卷，应检验文件标题、编号是否和清单相符：
a) 正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；
b) 文件办理手续必需完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；
c) 和本案无关文件或不应随案归档文件，应立即退回经办部门。
6.6 档案保管
6.6.1 建档立卷
一、 档案分类
a) 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等原因，按项目或业务、部门分类。
b) 档案分类应努力争取切合实用。假如因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级以后增设第三级“小类”。
c) 同一“类”（或小类）案件以装订于一档夹为标准，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上档案装订，并于类别以后增设“卷次”编号，方便查考。
d) 每一档夹封面内首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为标准。
二、 案件编号
a) 档案类别应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充足表示档案内容性质为标准，而且要有一定范围，不能笼统含糊。
b) 各级分类、卷次及目次编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增加情形斟酌决定。
c) 档案分类各级名称经确定后，应参考“档案分类编号表”（待编），将全部分类各级名称及其代表数字编号，用一定次序依次排列，方便查阅。
d) 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备未来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
e) 档案分类及编号增补、修订等由人事行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
三、 案卷编号
a) 新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次次序，以此来编列档号。
b) 档案怎样归属前案，应查明前案档号并给予同号编列。
c) 档号以一案一号为标准，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其关键类别，再编列档号。
d) 档号应自左而右编列，右方装订档案，应将档号填写于案件首页左上角；左方装订者则填写于右上角。
e) 建立“归档案卷目录”（附件五）存于案卷盒内，便于查阅。
6.6.2 档案整理
a) 归档文件，应依目次号次序以件为单位，采取“包角法”整理，方便翻阅。
b) 档夹背脊应标明档夹内所含案件分类编号及名称，方便查档。
6.6.3 文件整理标准
a) 汉字直写文件以右方装订为标准，汉字横写或外文件则以左方装订为标准；
b) 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢；
c) 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
6.6.4 档卷清理
a) 档案管理人员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每十二个月更换时，依要求清理一次，已到保留期限者，在销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。
b) 保管期限届满文件中，部分经核定仍有保留参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分销毁日期。
6.6.5 安全方法
a) 科学选择档案用房（即不在最底层，也不在顶层，）并和办公用房隔离，档案室须安装保险锁。
b) 严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品，保持室内、走廊通畅无阻，必需配置适用灭火器，对室内照明线路要定时检验，发觉问题，立即抢修，预防短路引发火灾。
c) 定时对档案资料进行检验、清理、查对工作，如发觉问题，立即向领导汇报，对破损或褪变档案应立即进行抢救。
d) 档案人员外出时，注意锁闭门窗，做好安全保密工作，非档案室管理人员，未经同意不得进入档案室。
e) 严格实施《保密管理制度》所要求保密方法，确保档案信息安全。
6.7 档案利用
6.7.1 档案开发
a) 企业档案管理员负责依据档案建档保管要求，汇总编制并每个月更新企业档案目录，同时在企业部门责任人及以上人员内共享该目录。
b) 部门档案管理人员负责编制部门档案目录，并每个月更新和汇总到企业档案管理员处，同时在部门内部共享该目录，
6.7.2 调用审批
a) 各部门经办人员因业务需要调用档案时，应填写“调用单”（附件七）经部门责任人核准、人事行政部同意后向档案员调阅。
b) 档案员审查“调用单”后，在档案调阅登记簿上登记，并取出该项档案，将档案交和调卷人员。
c) 在档案室当场调阅本部门档案者，可免填“调用单”，但仍须经人事行政部责任人同意。
d) 档案归还时，经档案员查对无误后，注销该卷“调用单”或在登记簿上给予核销。如发觉遗失或损坏时，应立即汇报企业领导。
6.7.3 调卷/借阅管理
a) “调用单”以一单一案为标准，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调阅程序办理续借手续。相关协议档案按协议管理措施实施，标准上不予调阅已归档协议。
b) 调卷人员不得私自涂改、抽换、增损或转借调阅档案，如确有必需调整、变更部分内容时，须说明原因，经总经理同意后，由档案员负责处理。
c) 调卷人员调阅档案，应于要求期限内归还，如有其它人员调阅同一档案时，应在前一调卷人归还后，再调阅。如调卷人员未按时归还，档案管理员填写“阅档催还单”（周围六）催调卷人限期归还。
d) 调阅档案须和经办业务相关，如调阅和经办业务无关之案卷，应经总经理同意。
e) 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理同意后方能借阅，但不能将档案原件带离档案室。外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄材料要进行审查、签章，严防企业商业机密外泄。
f) 各部门可提前向人事行政部发出需借阅文件资料清单等，按程序办理借阅手续。
6.7.4 档案销毁
a) 任何部门或个人非经许可无权随意销毁企业档案资料。
b) 保留期满或在保留期内无需继续保留档案，应立即给予废除或销毁，废除或销毁程序必需经相关部门合议，报总经理同意，由总经理办公室实施。
c) 若按要求需要销毁时，凡属密级档案须按《保密管理制度》要求程序确定无误后方可销毁。
d) 经同意销毁企业档案，档案人员要认真填写、编制销毁清册，由专员监督销毁。销毁档案需二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册永久保留。
6.8 罚款
6.8.1 各级档案管理员未认真督促和实施档案管理制度，人事行政部给责任人通报批评一次。
6.8.2 经办人员未按本制度要求经办、归档和使用档案，人事行政部给责任人通报批评一次，并扣罚经办人和部门责任人200元/次。
6.8.3 部门档案未按本制度要求归类建档，给部门责任人通报批评一次，并扣罚经办人和部门责任人各500元。
6.8.4 档案遗失或不完整，视档案密级和紧急程度，给经办人及其直接领导通报批评一次，并各扣罚300－1000元。
6.9 附则
6.9.1 本措施由企业人事行政部制订并负责解释。
7、 企业图书资料管理制度
7.1 行业规范、政策法规、管理和技术等工具资料购置，由职员提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由人事行政部统一订购。
7.2 期刊、杂志等订阅，由人事行政部汇总各部门征定清单，报总经理审批后向相关发行部门订购。
7.3 购回图书等资料由人事行政部专员负责登记、盖章、分类编号，统一保管。
7.4 凡需借用图书资料职员须办理借阅手续。
7.5 期刊、杂志等图书资料由人事行政部安排专员管理，用完收存。
7.6 工具类图书资料可长久借阅；其它类图书资料借用期不得超出30天，如需续用，应补办续借手续。
7.7 职员离开本企业时，应归还所借用图书资料。

8、 支持性文件
无

9、 相关统计
9.1 《文件（协议）管理统计目录》
9.2 《文件档案移交目录》
9.3 《档案借阅审批单》
10、 附件
10.1 附件一、各部门档案归档范围
10.2 附件二、建设项目报批报建文件目录
10.3 附件三、档案移交清单表
10.4 附件四、受控文件清单表
10.5 附件五、归档案卷目录
10.6 附件六、档案催还单
10.7 附件七、档案调用单
10.8 附件八、归档文件目录
文件（协议）管理统计目录
统计编号:

序号
协议编号
合 同 标 题
本部门经理确定需抄送相关部门
接 收
部 门
原/复
接收人
备 注

移交目录
统计编号:
编号：
序号
图号及文件编号
标 题 名 称
页数
原/复
备 注

移交单位

移交人

日期

收件单位

日期

注：本表一式贰份，移交人、收件人各执壹份。

档案借阅审批单
统计编号:
日期：
借阅部门

借阅人

借阅部门经理

总经理
分管副总
人事行政部分管副总
其它部门经理

使用目标

序 号
借 阅 内 容
复印
借阅
归还日期
备注

附件三
档案移交清单表

移交
性质
  离职 调岗 归档
档案所属
年 度

档案
类别
保管期限
数量
永久
长久
短期

合 计

移交说明

移交人：
接收意见

  接收人：
移交人（部门）
  经办人：
移交日期： 年 月 日
接收人（部门）
 经办人：
接收日期： 年 月 日
见证人： 日期： 年 月 日

附件四
受控文件清单

文件
编号
文件名称
发行
日期
最新
版号
发放部门
旧版收回统计

附件五
归 档 案 卷 目 录

卷宗号： 目录号： 部门：
案卷次序号
立卷类目号
案卷标题
起止日期
卷内张数
保管期限
备注

附件六
阅档催还单
同志：
您所调阅下列档案还期已逾，为方便她人使用和管理，请依档案调阅规则于 月 日前送还。
档案室
年 月 日
档号
文号
名称
借期
送还期
数量
备注
宗
册

附件七
档案调用单

档案名称

文 号

调阅部门

拟借日期
年 月 日
调阅用途

部门责任人

人事行政部

档号及件数

还卷日期
年 月 日（经收人签章）
共宗（件）

注：1.企业秘密级及以上文件经总经理审批后方可调用。
2.此表单由经办人调档人填写，档案管理员归档保留。

附件八
归档文件目录

件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注