干部档案加工实施专项方案.doc

山东省大地保险干部档案加工实行方案档案是记录和反映经济社会重大发展变化重要载体，是国家信息资源核心构成篇，是重要文化资源。进行馆藏纸质档案数字化加工工作，既是进一步改进档案运用方式、提高档案运用率、提高档案运用效果和加强档案保护力度重要举措，也是增进档案信息化与档案服务体系深度融合，与档案资源体系、安全体系良性互动基本性工作。档案管理工作是中心各项工作基本。本次项目经与招标方讨论，重要有干部档案整顿、审核及数字化加工三方面工作。整顿工作重要涉及干部档案鉴定与查缺、分类、排序与编号、编目、技术加工等工作；审核工作重要涉及逐卷初审、交叉复审、状况梳理、填表归档等工作；数字化工作涉及档案扫描、图像解决、图像质检、档案装订、目录校对、电子图像格式转换与存储。为保证本次项目实行质量，现将本次项目实行方案列举如下，重要包括进度安排、技术原则、设备需求及报价方案四某些：一、 进度安排1、项目实行工作筹划 1.1详细项目工作筹划及布置 为保障项目整个项目顺利进行，项目各阶段工作安排我司做了详细布置和筹划，重要由如下9点构成： 1)人员设备准备：严格执行合同文献中承诺设备和人员数量，同步参照确认项目实行筹划书进行相应调节。 2)项目实行场地准备：涉及场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁专修工作，还涉及场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。 3)需求详细调研：我司有着丰富项目实行经验，但是对于每个客户项目现场状况、档案类型、档案现状、档案详细数量、档案实际工作、档案实行目、档案工作进度规定、档案运用等均有所不同，因此我司在项目正式开始前，会安排我司有近年项目运作和管理经验项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行成果符合甚至超过客户预期和盼望。 4)实行原则确立：项目实行原则确立，关系到项目整个运营状况和质量，因此，我司非常注重项目实行原则，在项目正式实行初期，我司会及时与客户方就项目实行原则进行沟通交流，并最后优化完善项目实行原则，保障项目实行原则精确性，最后保证项目进程和质量。 如有必要，档案整顿及数字化原则确立可以邀请有关行业专家参加工作原则细化工作，原则由三方共同确认，我方将参照确认原则做好项目实行工作。 5)实行流程设立：项目实行流程设定，可以起到优化工作环节，提高工作效率，提高管理质量，减轻员工工作强度作业。我司安排专门档案专家对项目流程进行设定和最后优化，有助于提高工作质量和效率。 并且在确认原则基本上进行项目试运营工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。 6)项目筹划制定：依照项目试运营状况，确立各岗位日工作量，核算总体工作进度并最后做出详尽可考量项目筹划。 7)项目正式运营工作：涉及本次项目规定干部档案整顿、审核及数字化加工等所有工作。 8)项目收尾工作：重要进行项目内部检查工作，涉及邀请有关专家协助内部检查并完善。 9)项目验收工作：项目双方共同对项目进行总体验收及总结。 1.2 项目实行筹划及人员安排、设备配备1.2.1项当前期实行筹划工作内容状况阐明所需天数项目调研对本次加工项目做前期调研，制定科学详细加工筹划3天场地勘察就加工场地现场勘察，制定出合理岗位位置设立2天硬件入场就项目调研状况准备或采购适当硬件设施及其她办公耗材5天人员入场依照加工筹划及岗位设立合理安排人员进场工作（人员陆续上岗）10天流程试行就事先制定加工流程进行试运营，发现问题及时修改（与人员入场时间同步进行）10天1.2.2人员布置 本次项目预期时间6个月，实际有效工作日130.5天（按每月21.75天计算）。前期准备共需20天，实际项目加工110.5天。故档案整顿预测需54天（约合2.5月），档案审核需22天（约合1月），数字化加工需22天（约合1月），后期收尾及验收12.5天（约合0.5月）。按本次项目需加工1500人干部档案计算，故人员布置如下：干部档案整顿人员布置状况参照原则定量（卷/人/天）人数（人）产量（卷）工期（天）项目经理1项目主管1项目组长2鉴定653050分类、排序1233642编号3013050编目1044037.5技术加工462462.5装订2525030故本次干部档案整顿，预测加工人员20人（上述表格中某些人员属于机动人员）。干部档案审核人员布置状况参照原则定量（卷/人/天）人数（人）产量（卷）工期（天）项目经理1项目主管1项目组长2逐卷初审8201609.375交叉复审1010*22007.5状况汇总30206002.5调查核算0000上会认定0000填表归档30206002.5故本次干部档案审核，预测加工人员20人（上述表格中某些人员属于机动人员）。干部档案数字化加工人员布置状况参照原则定量（页/人/天）人数（人）产量（卷）工期（天）项目经理1项目主管1项目组长2档案扫描250061500012图像解决400041600011.25图像质检500031500012目录校对（卷）30412012.5格式转换13刻盘存储13故本次干部档案数字化，预测加工人员20人（上述表格中某些人员属于机动人员）。我司人员布置，遵循“客户至上，服务为先”理念，以最大人员布置做最细致工作，在上述数字化加工及后期收尾验收工作安排中，预留出某些时间，是为了防止意外状况发生。二、 技术原则（一） 对技术原则理解1、档案移送：招标方将即将归档整顿档案材料移送中标方，并登记移送清单。2、档案整顿：根据干部档案工作条例及干部档案整顿工作细则，对招标方移送材料通过鉴定、分类、排序、编目、技术加工、装订等环节进行整顿加工，最后组卷成册。 3、档案审核：4、档案数字化：根据纸质档案数字化技术规范等文献，对招标方移送干部档案通过扫描解决、图像解决、质检解决、目录校对等环节，实现纸质档案电子转换。 5、入库上架：办理档案移送手续，点数核算后入库，按照档案类别档案顺序摆放在档案柜相应位置。 （二）各项工作重要技术原则1、 干部档案整顿原则1.1干部档案鉴定干部档案材料鉴定工作，是对收集起来准备归档材料进行审查，甄别材料真伪，鉴定材料保存价值，拟定其与否归入干部档案工作。是干部档案整顿工作第一步，需以干部档案工作条例和关于干部档案材料收集、归档暂行规定等关于规定为根据，严格按照干部档案整顿工作细则进行鉴定：鉴定材料与否属于所管干部材料及应归入干部档案内容；审查材料与否齐全、完整；审查材料与否手续完备；与否有未查清问题材料及未办理完毕材料；与否缺少关于材料。保证将要归档干部档案材料真实、齐全完整。1.2、干部档案分类与排序干部档案分类工作，需严格按照干部档案工作条例及干部档案整顿工作细则十大类原则严格划分，不得将档案材料归类错误，对于内容交叉材料，可依照材料重要内容或用途拟定类别。干部档案材料需要依照材料内容内在联系和材料之间衔接或材料形成时间排列顺序。其重要分三种排序方式：1、第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料需按档案材料形成时间排序；2、第五类、第六类、第八类材料按档案材料内容主次关系进行排序，其中第五类、第八类材料排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，入团志愿书应排在入团其她材料之前；入党志愿书应排在入党其她材料之前，党员登记表等可准时间先后依次排序；3、第九类材料可依照不同层次干部档案材料状况，采用准时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序办法是：、工资状况材料；、任免材料；、出国、出境材料；、其她材料。每种材料再依照形成材料时间顺序排列。1.3、干部档案编号档案编号：编写顺序号，即对每份材料编写一种顺序号，固定该份材料位置，编号构造为“类号-件号”，类号是指十个大类顺序号，件号是指每类里面各份材料排列号。对于大类下需分小类，其编号构造为“类号-属类号-件号”，例如9-2-5是指第九类中任免材料第五份文献。类号和件号用铅笔标注在每份文献右上角。1.4、干部档案编目每卷干部档案必要有详细档案材料目录。目录是查阅档案内容索引，要认真进行编写。目录著录项重要涉及：序号、材料名称、材料形成时间、页数及备注。详细规定如下：（1）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项进行填写，做到目录清晰，填写精确；（2）每类目录应一方面注明材料类号和类别名称；（3）“类号”下依次填写排列序号。材料类号用中文“一”至“十”，二级属类号用（一）至（四），顺序号用阿拉伯数字。（4）依照材料题目填写“材料名称”。无题目材料，应拟定题目。材料题目过长，可恰当简化。拟定或简化题目，必要确切反映材料重要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容，须另行拟定题目或在目录上加以注明；（5）“材料形成时间”普通采用材料落款标明最后时间。有各种时间材料，普通以最后时间为准，也就是以文献办理完毕、正式生效时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有详细年月日，必要填写齐全。复制档案材料，采用原材料形成时间；（6）材料页数计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码材料、表格，应如数填写；（7）“备注”填写需要阐明状况。归档材料由于内容有关合并为一份材料，要在备注栏中进行简要阐明，如附有考察材料干部任免审批表，复印件等状况也应注明。（8）书写目录时，每类目录之后，须留出适量空格，供补充档案材料时使用。（9）目录采用电子文献著录方式，填写目录后，需检查核对，做到精确无误后打印纸质目录。1.5、干部档案技术加工对于分类编目后档案，需要进行技术加工，以以便干部档案保管运用及延长其寿命。详细办法如下：（1）对超过16开规格档案材料，在不影响材料完整和不损伤笔迹条件下，可酌情进行裁剪；不能裁剪材料，须进行折叠。折叠时，要依照材料详细状况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后档案材料，要保持整个案卷平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读； （2）对破损、卷角、折皱和不大于16开规格档案材料，要进行裱糊。保证纸张质地状况较差档案可以得到完善保护，并在后期扫描时图像清晰又不损伤档案原件。裱糊重要办法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用衬纸，必要采用白纸。浆糊和胶水必要能防虫蛀、不腐蚀纸张。裱糊后档案材料要凉干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤；（3）对过窄或破损未空出装订线档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容；（4）拆除档案材料上大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。（5）对于上述不规则档案，若已编号，在裁剪时需留意已编号码，不得切除。2、 干部档案审核原则 2.1逐卷初审。 按照“谁管理谁审核、谁认定谁负责”原则，采用逐人逐卷审核登记办法，对所管干部档案基本信息状况进行审核。审核时，按照审核详细规定，对干部档案逐卷逐页逐项进行审查。2.1.1出生时间需要查阅材料： 一类：1979、1988年版干部履历表； 四类：中学生学籍卡片、初（高）中毕业生登记表、选拔学生登记表、招考报名材料、较早学历材料； 五类：报考、招工、入伍政审材料，更改出生时间材料，“三龄一历”审核认定表； 六类:入团志愿书、入团申请书；入党志愿书；九类第一小类：转正定级材料； 九类第二小类：招工、入伍审批表、转干录干审批表；十类：报考、招工、入伍体检表。 此外，还要查阅记载身份证号材料，如1999年版干部履历表、公务员（参照公务员）登记表、军人身份证号码登记表等。 需要登记材料： 对已经认定且符合政策规定、根据充分档案，只登记上述材料中出生时间不一致或涂改材料份数。 对认定不精确或未认定出生时间，需将上述材料中涉及填写出生时间不一致或涂改地方，按照“X年X月X日形成XX表中出生时间为X年X月X日”或“X年X月X日形成XX表中出生时间由X年X月X日涂改为X年X月X日”格式逐份详细登记出来。对材料严重涂改无法辨认，应将档案中形成时间较早入团志愿书、入党志愿书、中学生毕业登记表、报考材料、招工表、入伍登记表等材料按照上述格式进行登记。 2.1.2 参加工作时间需要查阅材料： 五类：更改参加工作时间材料、入伍时间批注、插队证明材料、“三龄”审核认定表等； 九类第一小类：转正定级材料； 九类第二小类:招工审批表、入伍审评表、选聘乡镇干部审批表、选调先进大学毕业生到乡镇工作审批表、公开招考录取审批表、知青上山下乡登记表、军校学员参军登记表等。 十类:派遣证。需要登记材料; 对已经认定且符合政策规定、根据充分档案，只登记上述材料中参加工作时间不一致或涂改材料份数。 对认定不精确或未认定参加工作时间，需将上述材料中设计填写参加工作时间不一致或涂改地方，按照“X年X月X日形成XX表中参加工作时间为X年X月X日”或“X年X月X日形成XX表中参加工作时间由X年X月X日涂改为X年X月X日”格式逐份详细登记出来。 对短缺参加工作材料，按照“短缺X年X月在XX参加工作材料”格式进行登记，这些材料重要涉及：插队、民办教师、乡村医生、社来社去、亦工亦农、暂时工审批或录取材料、招工表、入伍登记表、转正定级表等材料。 2.1.3 入党时间需要查阅材料： 六类：入党志愿书，短缺入党志愿书要看有关证明材料，加入民主党派材料。 需要登记材料： 对已经认定且符合政策规定、根据充分档案，只登记入党时间不一致或涂改材料份数。 对认定不精确或未认定入党时间: 于1969年4月1日1977年8月11日之间入党，按照“入党志愿书中X年X月X日由上级党委批准为党员”格式进行登记；于1977年8月12日1982年9月5日之间入党，按照“入党志愿书中X年X月X日由上级党委批准为预备党员”格式进行登记；于1982年9月6日至今之间入党，按照“入党志愿书中X年X月X日支部大会接受为预备党员”格式进行登记。 对短缺入党志愿书，应进行登记。 此外，对于干部“三龄”审核，除上述状况正常登记外，还要对关于材料记载“三龄”进行逻辑推算，对存在如下问题要进行登记： 依照记载推算上学、参加工作、入党年龄登与否合理。推算上年龄不满五周岁、参加工作年龄不满16周岁、入团年龄不满14周岁、入党年龄不满18周岁。 依照家庭成员年龄推算其年龄与否合理，如依照弟弟、妹妹年龄推算比本人还大等状况。 2.1.4 学历学位需要查阅材料： 四类:选拔学生登记表；中专和高校招考报名材料、学生登记表、成绩表、毕业生登记表、学位授予材料、学历学位审核登记表。 需要登记材料; 已经认定且符合政策规定、根据充分档案，不再登记。对认定不精确或未认定后续学历学位，按照“大学”、“X年X月XX学校XX专业，X年X月XX学校授予XX学位”或“自考本科（中央函授本科等）”、“X年X月XX学校XX专业”格式登记出来。 对短缺学历材料和基本学历，按照“短缺X年X月XX材料”格式进行登记。 2.1.5 工作经历需要查阅材料； 九类第一小类：转正定级表； 九类第二小类：任免表、公务员（参照公务员）登记表。 需要登记材料： 对于破格或越级提拔，一方面看与否属于1995年2月9日此前提拔或者公开选拔（之前中央及关于部门对破格或越级提拔未做详细规定），属于1995年2月9日此前提拔，不需要进行登记；属于公开选拔，相应任免表中“任免理由”应标明“公开选拔”，未标明按照“X年X月任XX单位XX职务任免表中未标明公开选拔”格式进行登记；不属于1995年2月9日此前提拔或公开选拔，按照“X年X月任XX单位XX职务（如任正科职务）时，任副科（副科任职时间为X年X月）年限不符合规定”格式进行登记。 2.1.6 干部身份需要查阅材料：四类：招生报考表；九类第一小类：转正定级表； 九类第二小类：公开招考录取审批表、军转干部审批表、转录干审批表、乡镇聘干审批表、民办教师转公办审批表、聘任制干部审批表。 十类：派遣证。（2）需要登记材料：对已经认定且符合政策规定、根据充分档案，不再登记。对未认定干部身份且根据充分，按照“X年X月X日经XX单位批准，以XX方式进入干部队伍”格式进行登记。对短缺干部身份重要根据材料或根据材料手续不完备，按照“短缺X年X月X日经XX单位批准为XX干部审批文献”、“报考表无省高等学校招生委员会印章”格式进行登记。 2.1.7 奖惩状况、筹划生育状况、家庭重要成员及重要社会关系要认真核算，保证信息精确。 2.2 交叉复审 审核过程中，每本档案由两名审核人员进行交叉审核，以保证信息登记齐全完整和精确无误。 2.3 状况梳理 按照干部人事档案专项审核状况登记表审核登记关于干部“三龄两历一身份”状况，对干部档案审核中存在问题分别进行梳理汇总。 2.4 调查核算 干部出生时间、参加工作时间因涂改无法辨认或对学历学位、干部身份有疑义，由组织（人事）部门到原籍公安、教诲等单位作进一步调查取证，并提出审核认定初步意见。 2.5 上会认定 单位党委（党组）要严格按照中央组织部关于干部人事档案审核工作问答，对所管理干部“三龄两历一身份”进行研究确认，对无法认定或另有特殊状况，要报经上级组织（人事）部门审定。 2.6填表归档 组织（人事）部门按照单位党委（党组）认定意见，逐人逐项填写干部任免审批表，并分别由审核人、干部本人、单位党委（党组）订立审核意见，加盖公章后及时归入本人档案。3、 干部档案数字化加工原则3.1 档案扫描对于前期已整顿好干部档案，接下来若实行数字化加工，则一方面需进行档案扫描工作。（若不进行数字化加工，则直接跳转至档案装订环节。）档案扫描重要是指采用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机辨认数字图像或数字文本解决过程。3.1.1扫描色彩模式。档案扫描普通采用有黑白二值、灰度、彩色等模式。页面为黑白两色，并且笔迹清晰、不带插图档案，可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但笔迹清晰度差或带有插图档案，以及页面为多色文字档案和黑白照片，可采用灰度模式扫描。页面中有红头、印章或插有彩色照片、彩色插图档案，可采用彩色模式进行扫描。3.1.2 扫描方式。档案扫描均要保持本来档案方向。依照档案幅面大小和纸张状况，选取相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后图像拼接方式。为保护档案原件，一律使用平板扫描仪，对于少数当代档案的确合用高速滚筒扫描，须事先征得甲方批准，并做好记录。3.1.3 为更好呈现档案原貌，扫描辨别率定为300dpi。对于案卷中浮现笔迹较小、较密集等特殊状况可恰当调节其辨别率，但必要保证扫描获取图像清晰可读。一寸照片，必要选用600dpi，23寸黑白照片，必要选用300dpi或350dpi。3.1.4 扫描时，应依照纸张质地、底色、薄厚限度等因素，设立最佳扫描明暗度、对比度设立，保证原始扫描图像效果与原件吻合。3.1.5 采用平板进纸方式扫描，尽量保证纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期解决也许带来图像失真。3.2 图像解决与检查应对扫描后图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边解决和排列顺序调节。扫描后原始图像需要进行优化解决，使得成品图像清晰、端正。依照档案扫描后详细状况，要进行如下图像解决：3.2.1 图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调节图像角度。图像偏斜度不超过1度，对方向不对的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。3.2.2 图像脏点、脏斑：对图像页面中浮现影响图像质量杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污解决。解决过程中应遵循保持档案原貌原则。为了节约存储空间，应对图像进行裁边解决，去除多余白边。3.2.3 图像旋转：对于扫描图像方向不对，应进行旋转解决。3.2.4 图像拼接：扫描图像需要拼接，拼接处信息要完整，不能缺少信息。3.3 目录校对 扫描出电子图像后，为保证档案机读目录数据与档案扫描图像数据可以一一相应，实既有效检索，需进行目录校对工作。目录校对工作是一项综合性工作，需全面理解档案目录编制规则及电子图像质量规定，详细有如下规定：3.3.1 检查电子图像数据与否有质量问题；3.3.2 参照电子图像数据核对已编目录与否完整无误；3.3.3 检查目录数据与电子图像数据与否一一相应。3.4 档案装订每个干部档案材料，必要装订成卷。装订后档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整洁、平坦，装订结实实用，详细做法：3.4.1 将目录与材料核对无误；3.4.2 理齐全卷材料。以装订线一边和下边两面对齐；3.4.3 在材料左侧竖直打上统一装订孔。孔距规格须符合干部档案工作条例附件一规定；3.4.4 档案卷皮一律使用条例附件一规定原则干部档案卷皮。档案卷皮须书写档案人编号、姓名、籍贯。书写姓名不得用同音字或不规范简化字。3.4.5 干部档案整顿装订成卷后，必要进行认真细致检查，经验收合格后，方能入库。 3.5 文献存储和备份扫描数据保存为两种格式，一种格式用于存储，一种格式用于浏览。移送时两种格式数据都要移送。存储格式按照国家行业原则纸质档案数字化技术规范（DA/T31)规定进行保存：采用黑白二值模式扫描图像文献，普通采用TIFF(G4)格式；采用灰度模式和彩色模式扫描文献，普通采用JPEG格式。存储时压缩率选取，应以保证扫描图像清晰可读前提下，尽量减小存储容量为准则。浏览格式保存为双层PDF格式。扫描档案数据文献名要以档号来命名，格式为：全宗号（4位）-目录号（2位）-案卷号(4位)- 件号（3位）；保存途径按照全宗号/目录号/全文文献形式来组织。扫描数据保存为两套，一套按批次使用专用授权移动存储介质移送，另一套以光盘形式移送。使用专用授权移动存储介质移送数据及数据属性，要与刻录在光盘上数据以及档案实体保持一致。三、设备需求设备清单用途设备数量服务器存储、解决数据1台计算机数据加工20台扫描仪档案扫描6台打孔机打孔装订1台裁纸刀裁切不规则纸张1台打印机打印案卷脊背1台衬纸裱糊若干A4纸打印文献少量档案盒装档案1600个办公用品寻常办公若干电源线若干本次项目所需设备统一由加工方代为采购，费用计入加工费用中。四、报价方案费用名称单价总价（元）设备费用档案整顿*元/卷档案审核*元/卷档案数字化*元/页共计