广州大型超市采购手册模板.doc
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1、十六、谈判技巧和策略(NEGOTIATION SKILL & STRATEGY):1谈判定义:“谈判”,或有些人称之为“协商”或“交涉”,是担任采购工作最吸引人部分之一。谈判通常是用在金额大采购上,因为本企业是自选式量贩广场,采购金额很大,所以谈判工作格外地关键。采购谈判通常全部误认为是“讨价还价”,谈判在韦氏大辞典定义是:“买卖之间商谈或讨论以达成协议”。故成功谈判是一个买卖之间经过计划、检讨、及分析过程达成相互可接收协议或折中方案。这些协议或折中方案里包含了全部交易条件,而非只有价格。谈判和球赛或战争不一样之点在于:在球赛或战争中只有一个赢家,另一个是输家;在成功谈判里,双方全部是赢家,只
2、是一方可能比另一方多赢部分,这种情况是商业常事,也就是说谈判技巧很好一方理应取得较多收获。1 谈判目标:在采购工作上,谈判通常有五项目标:(1) 为相互同意质量条件商品取得公平而合理价格。(2) 要使供货商按合约要求按时和正确地实施合约。(3) 在实施合约方法取得某种程度控制权。(4) 说服供货商给本企业最大合作。(5) 和表现好供货商取得互利和连续良好关系。2 平而合理价格: 谈判可单独和供货商进行或由数家供货商竞标方法来进行。单独进行时,采购人员最好先分析成本或价格。数家竞标时,采购人员应选择两三家较低供货商,再分别和她们谈判,求得公平而合理价格。3 交货期:在采购工作上交货期通常是供货商
3、最大问题。大多是因为:(1) 采购人员订货时间太短,供货商生产无法配合。(2) 采购人员在谈判时,未将交货期原因好好考虑。不切实际交货期将危害供货商商品质量,并增加她们成本,间接会使供货商价格提升。故采购人员应随时了解供货商生产情况,以调整订单数量及交货期。4 供货商表现: 表现不良供货商往往会影响到本企业业绩及利润,并造成用户不满。故采购人员应在谈判时,除价格外应谈妥合约中相关质量、数量、包装、交货、付款及售后服务等条款,及无法推行义务之责任和罚则。对于合作良好供货商,则应给较多订单或其它方法来奖励毕竟买卖双方要互利,才可维持长久关系。5 和供货商维持关系: 采购人员应了解任何谈判全部是和供
4、货商维持关系过程一部分。若某次谈判采购人员让供货商吃了闷或大亏,供货商若找到合适时机时,也会利用多种方法回敬采购人员。所以采购人员在谈判过程中应在本企业和供货商短期和长久利益中,求取一个平衡点,以维持长久关系。6 谈判有利和不利原因:谈判有些原因对采购人员或供货商而言是有利或是不利,采购人员应设法先研究这些原因:(1) 市场供需和竞争情况(2) 供货商价格和质量优势或缺点(3) 成本原因(4) 时间原因(5) 相互之间准备工作7 谈判技巧:谈判技巧是采购人员利器。谈判高手通常全部愿意花时间去研究这些技巧,以求事半功倍,下列谈判技巧值得本企业采购人员研究:(1) 谈判前要有充足准备:知已知彼,百
5、战百胜,成功谈判最关键步骤就是要先有充足准备。采购人员商品知识,对市场及价格了解,对供需情况了解,对本企业了解,对供货商了解,本企业所能价格底线、目标、上限,和其它谈判目标全部必需先有所准备,并列出优先级,将关键简短列在纸上,在谈判时随时参考,以提醒自己。(2) 谈判时要避免谈判破裂:有经验采购人员,不会让谈判完全破裂,不然根本无须谈判,她总会让对方留一点退路,以待下次谈判达成协议。没有达成协议总比勉强达成协议好。(3) 只和有权决定人谈判:本企业采购人员接触对象可能有:业务代表、业务各级主管、经理、协理、副总经理、总经理、或董事长,看供货商规模大小而定。这些人权限全部不一样。采购人员应避免和
6、没权决定事务人谈判,以免浪费自己时间、同时可避免事先将本企业立场透露给对方。谈判之前,最好问清楚对方权限。(4) 尽可能在本企业办公室内谈判:在自己企业内谈判除了有心理上优势外,还可随时得到其它同事、部门或主管必需,支持同时还可节省时间和旅行开支。(5) 放长线钓大鱼:有经验采购人员知道对手需要,故尽可能在小处着手满足对方,然后逐步引导对方满足采购人员自己需要。避免先让对手知道自己需要,不然对手会利用此一弱点要求采购人员先作出让步。(6) 采取主动,但避免让对方了解本企业立场:攻击是最好防御,采购人员应尽可能将自己预先准备问题,以开放式问话方法,让对方尽可能暴露出对方立场,然后再采取主动,乘胜
7、追击,给对方足够压力,对方若难以招架,自然会作出让步。(7) 必需时转移话题:若买卖双方对某一细节争论不休,无法谈拢,有经验采购人员会转移话题,或喝个茶暂停,以缓合担心气氛。(8) 尽可能以肯定语气和对方谈话:否定语气轻易激怒对方,让对方没有面子,谈判所以难以进行。故采购人员应尽可能肯定对方,称赞对方,给对方面子,所以对方也会愿意给面子。(9) 尽可能成为一个好倾听者:通常而言,业务人员总是认为自己是能言善道,比较喜爱讲话。采购人员知道这一点应尽可能让她们讲,从她们言谈及肢体语言之中,采购人员可听出她们优势和缺点,也可了解她们谈判立场。(10) 尽可能为对手着想:全世界只有极少数人认为谈判时,
8、应赶尽杀绝,丝毫不能让步。事实证实,大部分成功采购谈判全部是要在相互友好气氛下进行才可能达成。人全部是爱面子,任何人全部不愿意在威胁气氛下谈判,何况本企业和良好供货商应有细水长流合作关系,而不是对抗关系。(11) 以退为进:有些事情可能超出采购人员权限或知识范围,采购人员不应操之过急,装出自己有权或了解某事,做出不应作决定,此时不妨以退为进,和主管或同事研究或搞清事实情况后,再回复或决定也不迟,毕竟没有些人是万事通。草率仓促决定大部分全部不是好决定,智者总是先深思熟虑,再作决定。(12) 不要误认为50/50最好:有些采购人员认为谈判结果是50/50最好,相互不伤和气,这是错误想法。实际上,有
9、经验采购人员总会设法为自己企业争取最好条件,然后让对方也得到一点好处,能对她们企业交待,所以站在XXX采购立场,若谈判结果是60/40,70/30,或甚至是80/20,也就不会“于心不忍”了。8 谈判十二戒:采购人员若能避免下列十二戒,谈判成功机会大增。(1) 准备不周(2) 缺乏警觉(3) 脾气急躁(4) 自鸣得意(5) 过分谦虚(6) 不留情面(7) 轻诺寡信(8) 过分缄默(9) 无精打采(10) 仓促草率(11) 过分担心(12) 贪得无厌10供货商规模:供货商规模能够年营业额来区分:规模年营业额(人民币万元)大型中型小型5,000以上1,0005,0001,000以下11供货意愿:多
10、种规模供货商其供货意愿全部不相同:规模行销通路供货意愿大型中型小型直营居多直营和经销经销居多严格推行价格政策之供货商其供货意愿不高。为提升市场拥有率之供货商,供货意愿较高。通常供货意愿全部很高12谈判项目:本企业采购人员常常必需谈判项目有下列诸项: 质 量 交 货 期 包 装 交货应配合事项 价 格 售后服务确保 订购量 促销活动 折 扣 广告赞助 付款条件 进货奖励13谈判策略:(1) 质量:质量传统解释是“好”,或“优良”,对本企业采购人员而言,质量定义应是:“符合买卖双方所约定要求或规格就是好质量”。故采购人员应设法了解供货商对本身商品质量认知或了解程度,管理制度较完善供货商应有下列相关
11、质量文件: 产品规格说明书(PRODUCT SPECIFICATION) 品管合格范围(ACCEPTABLE QUALITY LEVEL)检验方法(TESTING METHODS) 采购人员应尽可能向供货商取得以上资料,以利未来交易,通常在合约或订单上,质量是以下列方法其中一个来表示: 市场上商品等级 品牌 商业上常见标准 物理或化学规格 性能规格 工程图 样品(卖方或买方)以上组合采购人员在谈判时应首先和供货商对商品质量达成相互同意质量标准,以避免以后纠纷或甚至法律诉讼。对于瑕疵品或仓储运输过程损坏商品,采购人员在谈判时应要求退货或退款。(2) 包装:包装可分为两种:“内包装”(PACKAG
12、ING),及“外包装”(PACKING)内包装是用来保护、陈列、或说明商品之用,而外包装则仅用在仓储及运输过程保护。在本企业自选式量贩营业方法,包装通常饰演很关键角色。 外包装若不够坚固,仓储运输损坏太大,降低作业效率,并影响利润。外包装若太坚固,则供货商成本啬,采购价格势必偏高,造成商品价格缺乏竞争力。 设计良好内包装往往能提升用户购置意愿,加速商品回转,中国生产产品在这方面比较差,采购人员应说服供货商在这方面改善,以利相互销售。 基于以上理由,采购人员在谈判包装项目时,应协调对相互双方全部最有利包装,不然不应草率订货。 对于一些商品若有销售潜力,但却无适宜自选式量贩包装时,采购人员应主动说
13、服供货商制作此种包装,供本企业销售。(3) 价格:除了质量和包装之外,价格是全部谈判事项中最关键项目。本企业在客户心目中形象就是高质量低价格,若采购人员对任何其所拟采购商品,以进价加上本企业合理毛利后,若自己判定该价格无法吸引用户购置时,就不应向该供货商采购。 在谈判之前,采购人员应事先调查市场价格,不可凭供货商片面之词,误入圈套。假如没有相同商品市价可查,应参考类似商品市价。 在谈判价格时,最关键就是要能列举供就商产品经由本企业量贩销售好处,这些好处包含:(a) 大量采购。(但不可一开始就通知企业可能订购数量,以免让对方知道本企业进货能力,也就是说尽可能以笼统方法向供就商说明本企业采购数量比
14、通常连锁零售商大很多。)(b) 铺货快速。(零售商、餐饮业、企业行号或机关团休主动到本企业进货,可节省供货商新产品或促销品铺货成本,并加紧铺货及流通速度。供货商并可派人到卖场示范讲解,提升专业用户进货意愿。)(c) 节省运费。(供货商无须挨家挨户送货,通常可节省占营业额310仓储运输费用。)(d) 稳定人事,降低销管费用。(供货商无须再受业务人员流动率过高困扰,因为本企业实施计算机作业,主动向供货商订货及付款,供货商可降低占营业额1020销管费用。)(e) 清除库存。(供货商可透过XXX快讯促销方法,将其滞销品或库存过高商品快速出清库存。)(f) 保障其市场。(本企业采行限制供货商家数政策,故
15、一旦和本企业来往,其它竞争厂牌就被排拒在外,因为零售商或专业用户全部主动主动来本企业进货,本企业销售商品其市场拥有率会所以提升。)(g) 沟通快速,并节省广告费。(透过XXX快讯和专业用户作最直接而有效沟通,节省供货商在其它广告媒体投资。)(h) 付款快速,并降低应收帐款管理费用。(由本企业主动付款汇入供货商银行帐户,降低供货商应收帐款管理费用,并可规避倒帐风险,和避免倒帐货外流影响。)(i) 不影响市价。(因为用户全部是专业用户,通常消费者没有XXX会员卡无法来本企业购置,不会对市价造成影响。)(j) 外销机会。(广州市每十二个月全部有春季及秋季交易会,有大量国外买主会前来XXX量贩广场参观
16、,供货商外销机会大增。)(k) 齐步茁壮。(本企业在中国将逐步提升投资额,对中国流通业现代化含有使命感和主动承诺,供货商可和本企业一齐成长,互蒙其利。)价格谈判是全部商业谈判中最敏感,也是最困难项目,但愈是困难项目,令人愈认为挑战性,这也是采购工作尤其吸引人之处,本企业采购人员应体认这一点,利用多种谈判技巧去达成这项艰巨任务。(4) 订购量:在本企业分店数仍少时候,订购量往往极难令供货商满意,所以在谈判时,应尽可能笼统,无须透露明确订购数量,假如所以而造成谈判陷入僵局时,应转到其它项目谈。在没有把握决定订购数量时,采购人员不应采购供货商期望数量,不然一旦存货滞销时,必需降价出清库存,所以影响利
17、润达成,和造成资金之积压及空间之浪费。(5) 折扣(让利):折扣通常有新产品引进折扣、数量折扣、付款折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣等数种。有些供货商可能会由全无折扣做为谈判起点,有经验采购人员会引述多种形态折扣,要求供货商让步。 采购人员应向供货商说明本企业用户全部是零售商及专业用户,换句话说专业用户全部是很会精打细算,若供货商折扣数无法大到让本企业商品售价能吸引她们上门,就算我们向供货商订货,这一关系也不可能会持久,这种交易反而不利于本企业价格形象,故最好不要向该供货商采购。(6) 付款条件:付款条件和采购价格息息相关,在中国通常供货商付款条件是月结3090天左右,采购人员
18、应计算对本企业最有利付款条件,对于惯于外销供货商,通常付款期限比较短,有甚至要求现金。但这全凭采购人员经验和说服力。 在正常情况下,本企业付款作业是在单据齐全时,按买卖双方约定付款条件。电汇汇入供货商银行户头,这是本企业一大优势,因为通常中国零售商在付款时,总是推三托四,找一大堆借口,延迟付款,造成供货商财务调度困难。(7) 交货期:通常而言,交货期愈短愈好,因为交货期短,则订货频率增加,订购数量就相对降低,故存货压力也大为降低,仓储空间需求也相对降低。至于有长久承诺订购数量,采购人员应要求供货商分批送货,降低库存压力。 因为本企业计算机计算订单数量公式中,交货期是个关键参数,采购人员应设法和
19、供货商谈判较短交货期,降低存货投资。(8) 交货时应配合事项:本企业系超大型货仓自选商场,商品进出量极大,若供货商无法在送货作业上和本企业亲密配合,将使本企业收货作业陷于瘫痪。本企业收货月台通常可容纳十几辆货车,故收货部门有专员按日期立即段安排供货商交货时间。采购人员在谈判时,必需很明确将此一作业方法向供货商说明清楚,并要求供货商承诺,不然以后一旦供货商无法实现时,合作关系将大打折扣。(9) 售后服务确保:对于需要售后服务商品,比如:家电产品、事务机器、计算机、手表、摄影机等,采购人员最好在谈判时要求供货商在商品包装内提供该项商品售后服务维修单位名单(包含电话和地址)之确保单,以使用户以后发觉
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