旅游标准管理系统使用基础手册.doc

旅游管理系统使用手册

版本：V3.0131225

（12月25日）

第一、下载及安装
1． 下载文献，
在浏览器（Internet Explorer 简称IE，或其他）地址栏录入：，可看窗口下载目录，选用所需要版本下载，如下图：

阐明：A：程序自解压缩文献：V3.0131223完整版.exe，前面为V3.0120723为版本号，此文献为完全安装包，没有安装过或删除程序电脑，使用前必要下载完全版；
B：升级文献是为了减少下载及安装时间而设定，只涉及升级所需文献，不涉及基本文献等不必升级部份。格式为V3.0131223升级版.exe，可如下载覆盖旧系统，非第一次安装尽量不要使用完全版！

（直接使用文献下载，不同下载工具用法有区别），选下载对话框<运营>，如下图：

2． 安装程序
下载完毕，浮现对话框，如下图：

阐明：A：为程序安装根目录，如电脑有分区，并有D盘，请不要更改！！，这样，后来旧载升级包会自动覆盖旧文献；
B：如没D盘，可手工选用自选目录，但后来下载升级包就需要选用此目录；
C：单击<安装>，就会安装系统。
如浮现如下图确认文献替代消息框，单击<所有选是>

安装后软件后，在你电脑桌面发现快捷方式。
第二、系统操作使用
1． 登录系统
在电脑桌面，可找到，双击此图标，浮现登录窗口，录入顾客名与密码（如下图）

阐明：A、为当前使用版本号，如当前版本不符合系统使用规定，系统会提示须要升级最新版本（如下图），如你电脑默认网页浏览器为IE，可以自动打开IE浏览器到下载窗口，直接下载更新就行
B、为下载地址，在浏览器打开此地址，可直接到上述下载页面，
C、D、E、录入你顾客名与密码，单击<登录>，就可以使用系统
F、选取你所要连接数据库
数据库设立（如下图）

A,B,C为惯用服务器地址（即默认地址）
D为惯用数据库（默认数据库）
当需要更改数据库链接时请输入你所需要连接服务器地址和数据库名称，并点击拟定，才修改成功。
如浮现下图，阐明系统有新版本发布，可下载使用，但当前版本仍可使用。如不升级，在下次登录系统时会，显示系统最新版本，直到你下载到最新版本为止

2． 操作主窗口简介
主窗口上面为业务操作菜单，点击可以入相应操作窗口，下底边滚动条为公示栏，为各操作部门公示信息。如下图：

3． 更改登录密码：
在系统主菜单选<系统功能>里面<修改密码>，录入原密码及录入两次新密码在下面录入框，单击<确认>，就可更改本登录名密码，如下图：

4． 更改部门信息：
在系统主菜单选<系统功能>里面<部门信息>，单击<修改>，就可更改本部门通信方面信息。此时，<修改>变为<保存>，红框内除操作人与时间，别的均可修改主，修改完毕单击<保存>，浮现保存成功与否提示信息，如保存成功，会更新到本部门打印行程通信信息收，如下图：

5． 游客参团：
l 查询：
在系统主菜单选<销售中心>里面<游客参团>可以进入前台销售界面。其中显示在窗口中间为弹出查询窗口，提供比较全面条件查询，如下图：

查询阐明：
A． 日期容许直接查天数；查询内容字体为蓝色容许模糊查询；
B． 为了远程查询传播速度单，控制查询得到记录数，出团日期查询只容许查几天，各种条件组合可扩大日期范畴查询，如增长查询条件：线路名称核心字，操作部门等，可以扩大日期查询范畴，达到半个月以上；
C． 收客日期不大于1月1日，不作收客日期查询；
D． 项目名为绿色是查收款单，品红色是查已录游客，剩余查团队资料。
E． 操作部门是按照当前查询条件筛选出来，只有符合查询条件操作部门才会浮现其下拉框。
l 操作窗口：
录入或选取查询条件后，单击<查询>可查询所需团队线路资料，如下图：

查询成果会显示在游客参团界面。
阐明：A、左边上面框为查询得出团队线路，选取团队列表上团号，单击团号右边会显示本部门报名游客与下面收款资料；
B、右边已报名游客名单可看本部门已报名游客名单（除本部门、上级单位/财务部门与本团操作部门可看到此游客名单，其他均不能查看与操作），单击选中游客，其相应收款单也会同步选中；
C、下面收款单表中，可看到本部门收款单（本部门收款单，只有本部门与上级单位/财务部门可看到，本团操作部门及其他部门均不能查看），单击选中收款单，其相应游客也会同步选中
单击<显示报价>可显示团列表选中团队结算价，此时<显示报价>变为<隐藏报价>，单击<隐藏报价>或结算价列表右上角关闭按钮，可关闭报价显示。如下图：

l 团队行程
单击<团队行程>，弹出行程详细，如下图：

A、 单击<打印>，可以直接打印行程；
B、 单击<导到Word文档>，可以把行程生成word文档，可以直接发送给客户；
注：使用此功能，必要MicroSoft Office 或，否则会出错。
D、线路行程有补充合同会浮现这一项。浮现补充合同也要打印出来，让游客确认并签名，同步销售人员也要签上自己名字。
l 游客参团报名：
拟定游客所要参团团队行程、来回日期、同行人数构成，就可为游客报名，报名前先确认本部门所剩信用余额与否足够本次报名所占总结算价额度，如局限性，将不完毕本次报名，如下图：

A、单击<报名>,弹出报名录入窗口，如下图：

C、 按游客类别录入人数；
D、 录入游客名单，（名单录入规定见窗口下面蓝色字备注）；
E、 系统自动计算出收游客金额及付操作部门结算金额，并得到销售毛利；
F、 录入游客单位，此客户为开发票顾客名称，如不录，自动填入“散客”，开发票，以游客名单为发票顾客名称；
G、 单击<拟定>就可完毕报名操作；
报名成果如下图：
A、游客资料补充，单击<游客详细>,浮现游客详细信息窗口，单击<修改>可更改或补充每个游客详细信息，此时<修改>变为<保存>,完善信息后，<保存>并<关闭>，就退出游客详细信息窗口；
注意：关于费用备注不要录在游客资料上，必要录在内转结算单销售备注
B、单击<内部结转单>，变为<隐藏结转单>，在收款单右边显示内部结转单，为报名后，该付与后台操作部门结算金额；
C游客与内转结算单状态与先后台确认及更改：
当前台销售报名后，游客与内转结算单状态为“销售下单”，此时游客为下单状态，此状态须后台团队操作人（OP）确认，当OP确认后，此时游客与内转结算单状态变为“操作确认”，正常报名下，你只要单击<结转单确认>内转结算单与游客将变“销售确认”，这样就完毕整个报名与确认过程。
当游客费用发生变化，前台销售人员可规定OP更改结算金额，单击<修改结算单>，此时<修改结算单>变为<保存结算单>，内转结算单销售部门备注可录入前台销售人规定内容，当单击<保存结算单>，如OP已确认过更改结算单状态变为“销售更改”，如原状态为“销售下单”则不变；当后台OP更改或确认销售更改后，前台销售人必要再次确认内转结算单
注意：结算金额销售部门不能更改，只能OP更改后，前台销售人确认
状态过程：销售下单—>操作确认—>销售确认，如果有更改：操作更改—>销售确认，操作确认/更改—>销售更改—>操作确认—>销售确认,所有状态最后应为销售确认。

l 退团解决：
游客与内转结算单为销售下单状态下，游客退团，可直接删除游客，此游客相应收款单与内转结算单会一并删除，不需要告知后台OP；当后台OP确认过游客及内转结算单就不能直接删除，如游客全额退团时，前台销售人须先将自己收游客收款单删除后，告知后台OP，请其删除此游客，如有多人收款单，删除后，可补其她人收款单，如果收款已收款或开发票，只能作游客退团解决，由后台OP操作。

l 修改收款单：
当游客应收款金额或未开发票单位变动时，可以修改收款单，如下图：

A、 选中要操作收款单，单击<修改收款单>，如收款单已收款或开发票，那么收款是不能修改；
B、 弹出应收款明细窗口，更改后，单击<保存><退出>。
注：应收（实收）金额=应收（实收）单价×数量，更改单价会刷新金额，更改金额会刷新单价，请保持应收与实收一致。如为包团，游客与收款单不相应，则可更改数量。
l 补收款单，如下图：

A、 如游客须加行收费等补收款，可选中要补收款单游客，按<Ctrl>或<Shift>可多选游客，单击<补收款单>；
B、 弹出应收款详细窗口，与修改收款单同样，输入客户单位、方式、币种、应收单价与实收单价等信息，单击<保存><退出>就完毕补单，退出后，在前台销售主界面将显示补收收款单。
注：不需要或错误收款单可删除，已开发票已报帐收款单不能删除与修改。
l 包团：
包团与散客有很大不同，其特点有：
A、 包团只发布给一种销售部门，在“前台销售”中，只有发布销售部门才干查询到，其他销售部门均不能查到；
B、 包团时按钮<报名>变为<录名单>，只需录必要名单，可录可不录，
C、 人数计算以团队筹划（实收）人数，与名单无关；
D、 包团游客不与内转结算单、收款单相应；
E、 包团内转结算单金额由操作部门（OP）确认后录入，非报名生成；
F、 销售向游客收款及开发票，必要自已补收款单，收款金额由销售人员定。
查询出包团团号，如下图：

A、 单击<录名单>，可录游客名单，录完单击<保存>，可以继续<新增>下个游客名单，或<关闭>结束录名单；
B、 单击<内转结算单>，显示后台OP录入结算单，状态为“操作更改”，如确认结算币种、金额对的，单击<结算单确认>。否则，单击<修改结算单>，在销售部门备注录入你规定，等后台OP更改或确认，最后需要销售<结算单确认>；
C、 收款时，须补收款单，单击<补收款单>，详细操作见前面补收款单；
注：包团补收款单，可更改数量（散客相应名单数量就不能更改数量），补完收款单，可直接开发票或核已开发票，见下面开发票
l 行程等签认

注：行程等签认需要销售人员已经向游客提供行程、温馨提示（健康告知书）、补充合同并且游客已经确认签名，方可拟定。若没有签认，则内部结转单无法确认。
A. 散客报名，要在“已报名游客名单”选中每个客人单独确认；
B. 包团团队，则选取“团队列表”所要确认团队，确认即可。
l 团队成本
销售部门单项可以自己录入团队成本，如下图：

选取你需要单项服务，如下图：

录入成本信息，标头批示处为必录，其中供应商全称、付款方式、币种，单价与金额规定精确。录完后，单击<保存>退出成本编辑窗，在“前台销售”团队成本列表中，有刚录入成本单，如下图：

A、 选中成本单、单击<成本明细>，会弹出“团队成本”编辑窗口；
B、 在“团队成本”编辑窗口，单击<修改>，可以修改成本，此时按钮<修改>变成<保存>,修改完，单击<保存>与<关闭>退出成本编辑窗；
C、 不需要或错误成本可删除。
注：已报帐成本单不能删除与修改，有预付借款，要先在借款界面删除借款，退回销售主界面后才干删除与修改成本(借款已财务借出，则需要财务出纳退借款才干删除)。
删除顺序：先删成本，再删游客，然后删除应收款单，最后删除单项。
录完毕本、可通过指定手续向财务申请支付。
注：团号生成规则如下：普通团如231PMR13090301，其中231表达部门，PMR表达线路代码，13表达年，0903表达9月3日，01表达当天生成第一种团，背面依次类推；包团线路代码是BBB别的跟普通团同样；单项如12913090，其中129表达部门，130902表达9月2日，001表达当天生成第一种团，第二团用002表达，依次类推。（注意单项比其她团最背面多一位！）

l 预付借款
选成本单，同供应商，同一付款方式，可以一起借款，如下图：

A、 单击<预付借款>，弹出借款窗口，系统自动把成本单供应商，付款方式（可更改）、金额等自动录入，如付款方式为汇款，必要录入开户银行及帐号；
B、 单击<保存>，保存后按钮<保存>变为<修改>，表达保存成功；
C、 单击<打印>，弹出借款打印窗口，单击<打印>，就可打印借款，如下图:

生成过借款成本单，会在成本单显示借款号，以表达此成本已生成借款，前面会显示“借”。
如需要删除借款单，可以单击<预付借款>，在借款窗口单击<删除>就可以。如下图：
注：是未打印借款才干删除，如已打印过借款，需要向财务经理申请删除

6． 开发票
注：开发票必要凭收款单，否则不能开票！！
l 开发票有两种方式
一、从前台销售界面选已收款，单击<开发票>,就会跳转到<发票操作>界面，如下图，原选中收款单会被带到开发票界面上，这样可以直接开发票，如下下图：

二、从系统菜单<结算中心>,选<发票操作>进入发票操作界面，如下图：

l 添加要开票收款单
没有包团团号与不从销售界面选收款单带收款单到发票操作主界面，要开发票必要添加要开票收款单，如下图：

A、 单击<添加未开票收款单>，进入<开票添加收款单>小窗口，
B、 录入查询条件，可觉得应收款号,如Y,或团号，如139YPZ1271001，单击<查询>，将查出你所要开发票收款单；
C、 选取要开发票收款单，单击<确认并关闭>，将关闭此小窗口，并把选中收款单添加到发票操作中收款单列表，如下图，选中收款单，就可以开发票：
注：可以多次查询，添加不同团号等其他未开票收款单。

l 发票分类
发票分千位、万位及机票等专用发票，其中千位发票，规定开出最大金额不能达到或超过1万，万位发票规定开出金额须介于1万（含1万）与10万（不含10万）之间，机票为专用发票，当前未被销售部门使用。
l 生成发票操作
选中要开发票收款单，按要开发票金额与库存，选取<新开千位发票>或<新开万位发票>，如开万位发票而库存没有，可使用多张千位发票代替，如下图：

A、 按领用发票拿出要开发票，按纸上发票号码选取系统相应发票号，一定要保持一致，否则发票会作废；
B、 确认开票顾客名称与否对的，可修改；
C、 如果没有以收款单开发票，可以录入包团团号；
注：只有包团才干以团号开发票，其他必要以收款单开发票（不要录团号）
D、 可以更改项目内容（内容必要符合财务制度规定）,数量与单价；
E、 可以增长或删除项目明细列表；
注：更改单价、数量与增长项目，总共开出金额会变化，必要确认其金额不不不大于发票位数与收款单提供金额
F完毕以上操作，单击<确认开票>，完毕生成发票环节，单击<打印开票>或<退出>，离开此窗口
注：收款金额必要不不大于或等于开票金额，之间余额可以新开发票，直至余额用完；
开单位发票系统自动把收款单应收单位名称修改与发票单位名称一致，个人则不更改；
每一发票批号相应只能某一单位，不容许两单位使用一发票批号开发票，某一单位则容许各种个人使用一发票批号开发票

l 修改与删除发票
未打印过发票，可以修改或删除，单击<删除发票>就可删除发票，删除后发票号自动回到生成发票时“选取使用发票号”，可以重新使用。如果生成发票后，因发票内容需要更改，可以修改发票，如下图：

A、单击<修改发票>，弹出开发票窗口（不涉及选发票号）；
B、单击<修改>，此时此按钮变为<保存>，发票内容变为可编辑状态，与开发票时同样操作，修改需更改内容，后单击<保存>
注：如已打印过发票，不能修改，只能作废及重新补开，见作废发票解决
l 发票套打页面设立：
注：每种发票，在每台电脑初次打印设一次，后来电脑会记录本来设立，如果系统重装，就需要重设。
A、单击<测试票打印>，如下图：

B、在弹出对话框，选取需要设立发票类型，选取后会弹出打印预览界面，如下图：

A、 单击<页面设立>，弹出“页面设立”小窗口；
B、 调节页边距：上[T]位置，先使用空白A4纸，测试打印，套对发票纸张。如偏上，加大上[T]数值；偏下，则减小上[T]数值，偏左右，可调节打印机进纸位左档板。直至位置适当为止；
C、 打印发票，单击<打印>，可以选取打印机，如下图

l 打印发票：
生成发票时，单击<打印开票>，或在“发票操作”界面，选<打印发票>，均弹出发票打印预览窗口，打印办法与测试打印相似。
打印过发票将在发票列表中相应发票有已打印标志，不能再次打印，如因打印机或电脑出问题导致发票不能正常打出，可单击<删除发票打印标志>，可以重打。如下图：

l 作废发票解决
打错发票或已打印发票内容不符规定或严重偏位，或游客退团时退回发票，须作废发票，作废发票过使用收款金额将会退回，可以补打发票或删除收款单，如下图：

作废过发票，在列表中其字体颜色变为红色，按钮<作废发票>变为<取消作废发票>，操作错误码，可以取消作废。作废后相应开出金额退回未开票金额，可补打新发票，办法与开发票相似。如下图:

当应收款是个人，开票单位是详细单位时，作废发票后要还原应收单位，如下图：

l 发票核收款单:
没使用收款单开过发票（如包团等），必要进行发票核收款单操作，如下图：

A、 录入发票号，单击<已开票查询>，查出要核发票；
B、 单击<添加未开票收款单>，弹出“开票添加收款单”窗口；
C、 在“开票添加收款单” 窗口录入收款单号或团号等，单击<查询>；
D、 在查询下面收款单列表，选中要核收款单，单击<确认并关闭>，关闭此窗口，原“发票操作”窗口有已添加收款单，如下图：

选中要核收款单与发票，单击<发票核收款单>，如果核成功，选中发票与收款单会在发票批号，填入相应相似发票批号。
注：要核收款单金额必要不不大于或等于发票开出金额，否则不能核成功；容许多发票核多收款单。
以团队返回日期8月1日开始，所有发票必要收款单（作废票除外），才干到财务核销发票。
a) 销售收入报帐
从主菜单“结算中心”选<应收款结算>，如下图：

l 查询
单击<查询>，弹出查询小窗口，可按照规定组合查询，可查询得出成果，如下图：

左边为未结算收款列表，右边上面为已结算汇总批号，下面为收款列表，红色字体为未收款，蓝色为已收款。
l 收款单相应存款确认（收款操作）
选中要收款批号，单击<收款>，弹出“收款选取”窗口。如下图：

确认应收款号，单击<添加存款>，弹出“添加存款”窗口。如下图：

单击<查询>，可得查询成果如下：

选中使用存款收入，单击<确认收款>，系统在占用其使用金额。
注：存款收入必要不不大于或等于此汇总收款单金额，如存款超过收款单金额，系统会自动拆分存款单为两条，新单在原单编号加“-1、-2”，占用金额为新单，原单为余额，可用于其她收款使用。
收款后，汇总与明细单会从红色转为蓝色，原<收款>变为<取消收款>，并在收款人与时间有相应资料，如下图：

如须取消收款，单击<取消收款>，弹出存款界面,单击<取消收款>，就可取消收款。如下图：

注：原收款拆分存款，不会因取消收款而重新合并。
l 当应收款是个人，存款单位是详细单位时，应收款自动更改为详细单位，取消存款后，需要还原应收单位为个人，如下图：

注：A一定要先取消收款，才干还原应收单位
l 汇总结算
选中要汇总结算收款单，点结算，完毕后右边有新批号生成，原选中结算移到相应下面已结算明细，若是应收单位不一致，则应当先收款才干一起结算,如下图：

l 打印报帐表
选中结单批号，单击<确认收款>，出弹出打印预览窗口，打印此报表，交与财务报帐，如下图：

报帐后，如财务审核后，结算汇总单将变为紫色，并有财务审核人。此时，结算汇总单不能取消收款与结算，如下图：

注：个人存款能用于单位或个人收款单收款，单位存款只能用于个人与本单位收款单收款；个人收款单可开单位或个人发票，单位收款单只能开个人与本单位发票； 有单位存款、收款单与发票必要为同一单位，详细如下：
1. 当应收款是个人，相应存款是详细单位时候，应收款自动更新为存款单位，发票可以开个人或者相应存款单位；
2. 当应收款是个人或者详细单位，相应存款是个人时候，发票可以开个人或者相应存款单位；
3. 当应收款是个人，相应发票开是详细单位，那么应收款中个人自动更改为开票详细单位，相应存款可以是个人或者相应详细单位；
4. 如果存款是详细单位，同步应收款和发票也是详细单位时，它们要一致，即同一单位！否则无法收款或开发票。

b) 部门往来明细：
从主菜单“记录报表”选<部门往来明细>，如下图：

弹出部门往来明细窗口，如下图：

G、 选结余号（不选结余号为未结余），单击<查询>，查出部门往来明细成果；
H、 单击<信用信息>，可得到本部门信用信息，基本额度、存款余额、业务欠款、可用额度等；
I、 在金额下面尚有余额可以看到；
注：存款余额与最后未结余查询成果相等，可用额度=存款余额+基本额度+奖励额度 —业务欠款；暂时额度只对特定包团有效，不纳入总额度。
J、 单击<未报帐列表>，得内转状况表，总额与“信用信息”中业务欠款相等，如下图：