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数字智能办公管理系统技术白皮书

数字智能办公管理系统

技

术

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书

深圳市翰林科技

相关数字智能办公管理系统
在新经济时代,怎样对知识进行管理成为企业发展关键课题。
我们深信:未来企业关键竞争力将是——知识和效率。知识起源于积累、沉淀和学习、效率有赖于沟通、协作。数字智能办公管理系统为企业发明一个底层机制,它以IT技术为载体,将创新知识管理思想融入企业信息化建设,实现企业经验积累、知识沉淀、资源共享、文化培养、步骤优化、协作沟通,从而降低企业运作知识风险和人力资源成本,提升企业创新能力、反应速度、竞争能力和运作效率。

产品设计思想和开发目标
数字智能办公管理系统以软件为载体,创新管理思想。意在实现企业自我学习、自我修炼,帮助企业实现:
l 培养企业文化,形成企业统一价值观,思维模式和行为方法;
l 实现企业经验、知识积累和沉淀,提升业务水平、工作效率和企业智商;
l 发明一个开放、学习型企业组织和知识创新体系;
l 建立扁平化快速反应组织模式,实现有效沟通协作。
l 科学、有效地管理企业无形资源,形成企业知识平台,协作平台,信息平台,文化平台。

产品管理思想精髓及其意义
数字智能办公管理系统经过知识共享,知识整理、知识挖掘,知识传输和沟通,使企业更多地转向知识管理和加强协作能力来应对知识经济提出挑战.,同时系统经过企业间沟通和协作构建了企业扁平化组织结构,从而极大提升了企业运作效率。
数字智能办公管理系统就是以知识管理为关键思想,用IT技术为载体新一代管理系统。其管理思想精髓是:经过知识管理使企业成为学习型组织和知识型组织,经过沟通协作提升企业效率,从而最终提升企业关键竞争力。

数字智能办公管理系统产品特点
产品结构
数字智能办公管理系统统为用户提供一个友好互动门户平台,实现创新管理功效,构建一个企业信息通道,以单一登陆、单一界面和相同风格访问企业内容资源。企业产品以数字智能办公管理系统为基础框架,依据用户不一样需求,形成OA (办公自动化)、KM (知识管理)、HR (人力资源)、CRM (用户资源管理)、BI(商业智能)、ERP( 企业资源计划)等系列产品。
OA
KM
HR
CRM
BI
。。。
数字智能办公管理平台
Server
Middleware

Data Warehouse
Basic Data

产品架构
n 产品模块

数字智能办公系统(OA)功效框图

业务管理
办公管理
知识管理
系统管理

库存管理
项目管理
销售管理
业务操作管理
信息传输
用户管理
信息管理
资源管理
组织沟通
组织协作
考试中心
培训中心
教授中心
知识地图
后台管理
工作流设置
权限设置
数据字典
基础设置

电子传真
电子邮件
手机短信
消息机制
名片管理
会议管理
内部服务
公文流转
任务计划
资产管理
图书管理
车辆管理

电子期刊
投诉系统
网上调查
论 坛
公告信息

系统总架构

文件服务器
消息服务器
手机短信中心

WEB服务器
FAX服务器

OA SERVER

数据库DB
邮件服务器

SOCKET 通讯(TCP/IP协议)

CLIENT 2
CLIENT n
CLIENT 1

产品运行环境
服务器端硬件配置:
提议配置CPU PIII500以上、内存512M以上、硬盘10G以上
服务器端软件配置:

Microsoft Windows NT Server 4.0+sp5
Microsoft Windows Server + sp2

SQL Server 7.0 or SQL Server
IIS 4.0 or IIS 5.0
JAVA 虚拟机
传真服务器需配置调制解调器.

用户端硬件配置:
提议配置CPU PII200以上、内存32M以上
硬盘空间10M以上
视频用户终需配置摄像器和影响卡
用户端软件配置:
Microsoft Windows 9X/Microsoft Windows /Windows XP
Office 97/Office /Office XP

产品技术特征
n 方便性
数字智能办公管理系统含有良好交互界面,以单一登陆、单一界面和相同风格为系统内容资源,构建一个企业信息通道。其图形化用户界面,更使得产品操作简单、易学易用。
n 开放性及个性化
数字智能办公管理系统是一个完全开放产品。它不仅含有跨平台特征,而且还能够和多种企业内部系统相连接,确保用户系统向电子商务过渡和扩展。
数字智能办公管理系统 还能够依据应用不一样要求进行个性化定制。
n 安全性
数字智能办公管理系统 依据底层 Server 和应用层多种权限设置,含有完善安全授权和行为轨迹机制,能够安全连接到多种标准应用服务系统,满足用户系统各项安全。
利用操作系统和数据库提供强大多层安全机制和记账功效,跟踪并统计全部用户对各个数据库多种操作。
数字智能办公平台因为是支持INTERNET应用软件,在数据存放和数据传输安全性要求也较高,所以系统采取了数据加密存放技术,确保数据安全性;在数据传输安全方面采取了经过国家信息产业部安全认证安全加密机制来确保,提供了银行级安全性。采取了3DES128位加密算法,密钥管理采取中国人民银行提供PBOC密钥分散算法。
n 多元化及可扩展性
数字智能办公管理系统 作为一个单一门户系统存在同时,可依据用户需求,自由选择和扩展商务应用,如 OA 、KM 、HR 、CRM 、BI、ERP等。作为单一系统使用时愈加支持和其它系统无缝连接。
因为系统采取了多层结构系统架构,在结构上确保了系统可扩展性和兼容性,易于整合第三方软件。
n INTERNET+软构件
数字智能办公管理系统 作为企业信息化开始,充足考虑了技术上可连续性和领先地位,采取了世界领先INTERNET+软构件技术,该技术首先确保了用户使用方便性,同时也考虑了企业数据安全性。
INTERNET+软构件技术处理了纯WEB方法安全性和系统速度问题,同时保留了WEB基于INTERNET应用和易维护和升级特征。整合了B/S和C/S优势,极大提升了使用效率和实用性。
n SOCKET通讯
为了确保系统传输效率和遵照国际标准,系统在传输上采取了SOCKET通讯技术,使得系统更具规范性,同时也极大确保了数字智能办公平台提升工作效率特征。
n 消息机制
系统提供了和其它办公平台在信息沟通和传输完全不一样方法,从根本上处理了传输效率问题,系统平台独创消息机制,确保了整个系统不管是信息沟通、知识传输、公文流转还是内部邮件处理,交流速度全部在2秒钟以内,确保了信息交流实时性,提供了工作效率。
数字智能办公管理系统功效介绍

功效模块组成

数字智能办公管理系统

知识管理
办公管理
业务管理

数字智能办公管理系统系统包含了”知识管理”、”企业协作”、”企业沟通”、”业务管理”等关键板块。经过利用数字智能办公管理系统”知识管理”板块使得悉识管理实现有形化、实用化、制度化、系统化和集成化。能够让管理者在一个集成系统环境下管理企业智力资产,组织每一个组员很方便查询到可利用知识。利用”沟通平台”在企业中发明友好工作协作环境,利用”协作平台”板块能够提升组织工作效率和协调能力,业务管理则让企业科学管理企业,并经过图形化决议分析功效帮助企业决议者进行决议。
模块功效介绍
系统主界面:
首页(系统主界面)是一个Intranet Web界面,只有一级菜单,能够起到企业信息门户作用。它在用户面前展现一个通道,提供单一登陆、单一界面和相同风格访问企业内容资源。这使得用户得到Intranet Web 门户全部便利,而无须掌握复杂查询和报表系统以访问数据库或得到汇报,这些工作复杂性将由门户提供多种工具所屏蔽。
知识管理
知识地图:
构建科学、规范企业知识地图,将分散于企业每个职员知识资料有效管理,使得悉识不流失,并沉淀下来,实现企业智慧这一无形财富积累。知识地图采取全文检索功效,并自由设计分类模式,科学地实现企业有效文档积累、分类和查找。
·教授中心:
企业各类教授进行实时交流场所,在教授中心,你能够清楚知道企业内每个职员属于哪个方面教授,同时教授中心有一个企业内部教授评级系统,她能够清楚统计每个教授全部操作,并对教授进行评定,当企业内部碰到问题时,你能够在教授中心里找到对应教授进行咨询,系统经过消息机制、短信息等,快速通知每个教授,这么,企业就能够让分布在各地教授在最短时间内聚在一起处理企业所面临问题,教授中心也给职员提供了一个共享知识和学习知识园地,每个职员能够将自己在工作中碰到难题和需要向她人请教问题在系统中提交,同时也能够将自己在工作中经验和心得提交到系统,让其它同事能够参考学习,使得职员在碰到一样问题时知道怎样处理。系统自动分类和搜索功效使得信息查找很方便,最终,教授中心大大提升了企业快速响应能力。
培训中心
企业培训是人力资源管理和开发关键步骤。在知识经济时代,比竞争对手学得快能力可能是唯一能保持企业竞争优势,所以要克服”学习智障”,企业每个人全部要学习,而且要变个人学习为企业团体学习,使企业成为学习型组织,让职员获取知识、提升技能、改善态度、增加绩效、建设企业文化。
企业学习培训系统,让全部职员在有效培训中不停创新、不停发展,提升职员整体素质,实现知识资源共享和再利用。在这里,每个职员全部能够超越时间和空间限制参与网络提供各类培训,培训系统会跟踪每个职员培训情况,自动统计职员参与培训次数,建立职员培训档案。职员也能够将自己经验、心得拿出来和其它职员共同分享。同时,由全部些人共同发明推荐资源,给职员提供培训系统外,更宽广学习天地。提倡分享知识和文化学习气氛,进行企业文化、观念培植和宣灌。全部些人均能够随意创建好文章,再把它加入”最新推介”方便共享;创建文章人能够修改自己文档,但不能更改她人文档;维护人员能够删除、修改、管理全部文档。全部文档全部有分类,方便按类别查阅。
考试中心
对于每位职员,知识准备是最充足准备,素质培养是最基础培养,技能提升是最有效提升。为了保障培训效果,企业能够对培训进行评定。经过定时培训后,对职员学习情况进行检验,在线考试就是一个有效路径。
企业主管能够依据自己企业需要,自由设计试卷及评分标准。主管能够设定单选题、多选题、问答题分数,对于单选题、多选题,考生完成试卷以后系统立即能够自动评分。为了预防泄密,考生自己完成试卷只有自己和评分人能够看见,考生完成试卷以后不能修改,能够重新考试,可是每次考试结果全部会被统计下来。
协作平台
内部服务
企业高效运作有赖于科学工作流和良好沟通协作。内部服务系统使企业人对人之间工作协作。
该模块实现内部工作安排。实现从安排工作、承诺、回复承诺、完成工作到评价,这五个模块贯穿内部工作安排整个过程。全部些人全部能够对其它人安排工作,不管对上级领导或下级职员,能够结构一个扁平化管理组织模式。经过设置内服务单文档权限,能够让全部人看到工作安排,也能够隐只让相关人员查阅。使用署名预防她人修改伪造文档,存取控制区段控制一个文档可被多人编辑访问、但各个部分权限区分清楚。过期未完成工作以邮件炸弹形式催办。
·工作步骤
工作步骤管理关键是应用信息技术工具来实现企业步骤协调、沟通和控制等功效(如:报销申请、出差申请),是人对组工作协作,亦是步骤优化开始,可在此基础上实施企业步骤改造。步骤审批模块能简化审批步骤,提升工作效率,优化传统审批方法。该审批系统提供各类申请模板,包含审批步骤、申请审批内容、和审批人审批时间,系统可灵活地选择审批人。当申请人提交审批后申请内容依据审批步骤自动流转,假如审批人同意审批申请时,点击按钮即可完成审批过程,审批人还能够经过回复功效通知申请人不予审批原因。当审批人在预定时间内仍未对申请进行审批时系统会自动催办,当审批完成后系统会依据要求通知各相关人员。考虑到企业为适应企业竞争需要,系统实现了完全工作流自定义,工作流自定义包含了公文模版、决胜、工作步骤及公文类别自定义。
任务计划
任务计划实现了企业各层级部门对下级工作安排及本身计划,同时系统对全部任务进行了全过程监控,可检索各协作部门工作进度和工作情况,另外系统还对每个工作人员和部门进行了统计分析。
反馈系统 内服务单、工作步骤、任务计划是正向办事步骤,而反馈系统是反向协作监督步骤,用于发觉正向办事步骤中出现问题,并予处理。企业管理规范、工作效率提升有赖于建立一个企业内部互为用户服务意识,为增强岗位之间良好沟通和配合,反馈系统提供投诉人和被投诉人叙述各自意见和提议场所,其目标是使每个职员能愈加好地完成本岗位工作,提升工作效率,优化企业工作步骤。系统实现:接收投诉、并要求相关部门及岗位协调处理。
企业沟通

网上调查
系统依据特定专题设定相关调查,以征集职员意见、提议,使得管理层了解职员思想和志趣,提供决议参考,便于愈加好地管理企业。
电子公告
可公布多种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也能够建立自己公告系统。还可利用公告牌进行多种信息传输
企业讨论区(论坛)
经过建立一个友好、使用方便讨论区,企业内部职员能够就自己关心话题进行讨论,交流心得体会。职员在论坛里能够讨论工作、生活、学习上各类话题。论坛分类可由系统管理员进行设置,并要求用户在创建专题时必需选择分类,用户在发表言论时可自由选择署名或匿名方法。
意见箱
此系统是一匿名系统,即不统计参与人员姓名。因为在任何一家企业中全部存有部分敏感性话题,这些话题大家想说或想知道,但又不好说。意见箱为企业职员构建了开放工作环境和通畅发表提议渠道,让每个职员说出自己见解和心里想法,该系统为职员提供一个畅所欲言场所。让每个参与人全部能有所思索,并有所获。
留言板
此系统是以匿名形式进行网上留言和发表部分个人见解和提升活力一个系统。职员能够在此系统中发表部分小小见解,也能够在此系统中发表部分小小搞笑内容,以提升职员活力。
资源管理
包含了会议管理、车辆管理、图书管理、设备管理、挡案管理等
1. 会议管理关键包含两方面功效:对会议管理和对会议室管理。经过对会议室管理,实现了对会议室实时监控和合理调控。会议管理含有会议提议、统计、查询等功效,从而有效地处理了各企业不能处理具体问题过多会议。
2. 车辆管理关键功效是包含对车辆管理和对司机管理。在对车辆管理中,能有效地查看到全部车辆在某段时间内使用状态和每辆车费用统计。在司机管理中,能查看到各司机工作年限、出车次数和事故情况。
3. 图书管理是有效地控制全部图书借阅、归还和处理情况,使全部书籍得到有效地管理。
4. 挡案管理关键功效包含立卷、合卷、移卷、新增、授权、审批、归返等
5. 设备管理是为了更有序地控制多种设备预订、使用情况,使企业多种设备领用愈加规范化、有序化。

业务管理
依据用户实际需要,进行相关定制(加入你们企业内容)如:
1. 业务操作管理:编制、审核多种工作计划单,确保业务计划落实并可实现在线审批,在线汇报等.
2. 销售系统管理:包含网点销售管理\分企业及总企业对销售业务管理.提供快速查询,详尽报表等.
3. 用户管理:用户资料增加\修改\删除\查询,协议概况和立即催款提醒等.
4. 项目管理:包含项目资源\最新立项项目\已投资项目\已退出项目\项目增加\项目查询\项目修改\项目删除等.
5.信息管理:包含信息搜集\交流\分析\处理\保密等.
系统管理:
它包含了基础设置、权限设置、工作流设置等几大功效模块。
1. 在基础设置中能快速地查看到企业和子企业具体情况及组织结构,使企业情况能一目了然看清楚对组织机构进行设置,包含部门设置、岗位设置和角色设置等,和各部门、各岗位职能描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配基础。
2. 在权限设置中,它限制了哪些人拥有哪些功效权限。
3. .工作流设置能让企业管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位需求各项工作步骤,自定义项目丰富,可很好地满足组织中多种工作处理需要。

4. .文档模板设置
为管理员提供一个集中定义各个子系统所用表单格式界面。管理员可依据本单位业务需求,定义出多种格式 表单,提供给各个子系统应用。
5. 密码设置
服务标准
支持时间
l 标准电话支持
用户在使用产品时,能够从我们得到不受限制无偿电话支持。要求电话支持用户能够指定一名关键联络人及一名替补联络人和我们进行电话联络。
l 标准现场支持
用户在使用产品时,出现问题不能经过电话处理,我们会派出经验丰富现场服务工程师为您处理问题。
l E-mail 支持
用户在使用产品时出现问题。能够经过发Email 给我们,我们会提出处理方案。要求E-mail 响应支持用户能够指派一名关键联络人及一名替补联络人和我们进行电话联络。
响应时间
l 电话响应,4小时提供
用户在使用产品时,出现问题,在向我们寻求电话支持时,4小时内提供提议或处理方案。如碰到疑难问题,无法即时做出响应,二十四小时内提供处理方案。
l 当地城市现场响应,第二天到场
用户在使用产品时,出现问题不能经过电话处理,我们会派出经验丰富现场服务工程师在下一个工作日内到现场为您处理问题。
l E-mail 二十四小时内响应
用户在使用产品时,出现问题,经过E-mail寻求我们服务工程师支持时,在我们正常工作时间二十四小时内做出响应。
产品支持
l 安装
用户在签署协议后,我们将在5个工作日内,派遣工程师帮助用户完成软件安装。
l 产品修补
应用户需求,用户购置软件产品在同一版本(Release)中修补(Patch)升级,本企业能够提供产品修补服务支持。
l 产品有偿定制
应用户要求,对产品进行规模性定制,我们将依据定制协议进行有偿定制。
培训支持
l 标准培训
我们将对采取我们产品用户,进行标准用户培训。
l 定制培训
我们将对采取我们产品而且应用户要求规模性定制产品用户,进行定制培训。
l 有偿要求培训
对适用我们产品用户,进行完标准培训和定制培训后,应用户要求其它培训,我们将依据有偿培训协议进行培训。
企业名称:深圳市翰林科技
企业地址:深圳市南山区创业路东方海雅居雅典阁12F
联 系 人:汪晓锋
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