煤炭有限责任公司物资管理办法模板.doc

东博煤炭有限责任企业物资管理措施（试行）

总 则
一、目标为了规范企业物资采购行为，降低物资采购成本，确保企业各部门生产经营所需物资供给，加强企业各项物资采购监督管理力度，规范采购行为；结合企业实际，特制订本管理措施。
二、 适用范围：本企业物资采购，土建、矿建、设备采购，备品配件，机电产品、生产技改、大修项目、和综合性原辅材料、行政物资采购。
三、企业物资采购实施统一管理、集中采购、分级负责体制。
本措施所称物资采购管理包含物资采购计划、实施、仓储、供给等全过程管理、控制和监督。
四、物资采购遵守标准
1、未经审核同意物资采购计划一律不得采购；
2、库内已经有闲置物资首先使用，不得采购；
3、凡当地域能处理，不到外地采购；
4、采购金额达成5万元以上或外地采购，必需签署经济协议；
5、在比价过程中，严格实施同类企业比质量，一样质量比价格，一样价格比信誉，择优确定采购单位；
6、对于先试用物资，不得在试用判定前采购。
7、坚持集中采购，发挥规模优势；规范采购行为，实施阳光采购；
第一章 采购管理部门职能职责
企业供销部（以下简称供销部供给）统一管理企业物资采购工作，落实实施企业各项规章制度、立即了解国家相关政策改变，建立健全各项管理制度，完善业务步骤；全方面负责物资询价、比价工作，所办协议草拟、签定审批程序工作，实施招标前供给商提供及联络工作；推行以下关键职责：
1、负责物资采购管理制度及业务步骤制订；
2、负责企业物资供给商管理；
3、负责企业物资采购质量管理工作；
4、负责大宗物资、原辅材料、设备、备品配件，机电产品、行政物资、工程项目所需物资采购；
5、负责所采购物资质量索赔和供给商售后服务跟踪调查，参与供给商推荐和考评工作；
6、负责询价后计划接收，询价、比价审批及采购工作；
7、实施集团企业协议管理步骤及操作指南，参与本部门采购协议谈判草拟、步骤审批及协议签定工作；
8、负责办理跟踪物资验收、运输、入库、交接、发票入帐、资金支付、协议终止等全过程控制推行工作；
9、实施货比三家采购标准，掌握材料供给起源，并对其进行调研、分析，进行询价、比价，过程中实施控制；并对供给商进行能力评定，建立供给商档案；
10、联络、提供招议标厂家，做好招标前询价工作；立即提供招标项目标技术资料、资质，厂家信誉等相关信息，供招标委员参考；
11、负责对不合格产品组织、联络、协调、处理工作；
12、负责本部门各项资料汇总和存档工作；
第二章 物资采购供给及监督
一、企业对所属物资采购管理按年度进行考评，具体考评措施由总合管理部、财务部共同确定。采购前控制由综合管理部对询价全过程监督，财务应该对询价后全程跟进督查；
二、企业和所属综合管理部、财务部门根据各自职责范围，对物资采购工作进行定时或专题审计、监察，由监察部门对违规行为进行处理。违反本措施要求，有下列情形之一，给批评教育，情节较重，根据《企业管理人员违纪违规行为处分要求》给处分：
1、未根据要求签订书面采购协议，或未根据要求方法进行采购；
2、无计划采购非应急物资，或盲目制订采购物资计划造成物资积压；
3、私自采购未授权物资；
4、采购质量不合格物资；
三、监督部门要对供销部自行组织采购物资要实施严格监督检验，对采购行为能够采取实地调查、电话咨询、信息化查询，对采购方法是否实施了比价采购，采购价格和立案（三方询价经审批后）价格对照等手段进行监督；对采购质量要听取使用部门反馈意见等有效地对采购物资实施监督和管理。
四、对生产急需、紧急抢险和不可预料原因而急需材料、设备、配件采购，电话请示分管领导后实施采购，采购结束后5天内必需补办相关手续（计划、审批单）。
第三章 物资管理
一、采购审批权限：
1、企业实施集中采购制，通常需采购物资必需由部门责任人审核，报企业主管领导审批后实施。采购物资计划实施动态管理，供销部依据实际情况立即进行调整。
2、通常企业内需采购物资计划，依据权限报相关分管领导审批：
（1）采购概算在5万元以下，由经办部门分管领导审批；
（2）采购概算在5万元以上，30万元以下，由经办部门分管领导、总经理审批；
（3）采购概算在30万元以上，由董事长/总经理或其授权人审批；
（4）设备、固定资产等重大物资由董事长或集团企业高管审批；
3、通常需采购物资计划未按要求实施审批程序供销部一律不接收计划或实施采购。
二、采购计划：
1、物资采购实施计划管理。全部采购物资必需依据财务预算安排编制采购计划，根据分级管理权限，经计划或预算管理部门审核后，按计划实施上报；
2、物资采购计划分为月度采购计划和零星采购计划、行政物资采购计划。月度采购计划由生产技术部统一负责编制，零星采购计划由所属部门负责编制；行政物资采购计划由综合管理部负责编制；
3、编制物资采购计划须明确物资名称、规格、型号、数量、用途、技术要求、供货时间、采购方法、标准、提议生产厂家等内容。
4、物资采购计划依据物资需求提议计划，综合平衡库存、期货等资源进行编制。能够调剂平衡，不得列入当期采购计划；
5、物资需求提议计划由物资需求单位提出，报企业主管领导审批；
物资需求提议计划分为年度、季度和工程项目需求提议计划。年度需求提议计划应该依据本企业物资消耗规律和贮备定额编制；季度和工程项目需求提议计划应该依据生产、矿建、建设任务、投资计划、财务预算、供货周期等进行编制。编制需求提议计划应按标准选择技术成熟、性能稳定、安全可靠物资。
6、物资采购计划按以下程序编制：
（1）各部室物资采购计划要按程序进行上报。在每个月25日之前上报下个月采购计划，由生产技术部编报；零星物资采购计划应在当月10号前上报，由各部室编报；行政物资采购计划应在当月20号前上报供销部，由综合管理部编报；
各部室如不按要求时间上报计划，造成物资缺口及发生经济损失，由迟报部室负担经济责任。
（2）计划外急需采购物资，由部室填制《急需物资采购计划单》，责任人签字，分管领导签署意见，总经理同意。
（3）工程项目所需物资需要提前采购，相关采购计划应报企业总经理审批提前20天上报。
7、物资采购计划已经实施必需严格实施。确因生产建设计划或设计变更等原因需要调整，在物资采购计划实施前，可变更物资采购计划必需报总经理同意；
8、因物资采购计划变更造成盈亏，由申请部门或单位负担。对积压物资，生产技术部应经过调剂、代用等方法加以利用；
9、多报计划致使设备、大型材料（备用除外）闲置30天以上者，每发觉一台/次，绩效考评扣除申报部门1分，月度内除正常二次计划外，只许可报一次应急计划外，每多报一次，绩效考评扣除申报部门1分。
10、物资采购计划表格式统一（后附）
三、供给商管理
1、企业对物资供给商实施统一归口管理，统一建立企业物资供给商库，供销部负责物资供给商管理；
2、企业实施供给商准入制度。供给商准入必需含有以下基础条件：
（1）含有法人资格；
（2）含有国家和企业要求必需取得质量、安全、环境保护和其它生产经营资格；
（3）含有良好商业信誉和业绩，近三年经营活动中无违法统计；含有完善质量确保体系，近三年在国家、行业和集团企业、地方政府质量监督检验中无不合格情况；
3、提供经国家相关部门认可新产品、节能环境保护型产品、含有自主知识产权产品供给商和集团企业内部符合准入条件生产企业，应该优先准入；
4、采购物资供给商准入由综合管理部组织招标或组织相关部门、专业技术人员、使用单位评审确定；准入供给商使用期为三年，期满后复审。复审合格，列入合格供给商；不合格，取消合格供给商资格；
5、供销部和所属部门每十二个月对供给商进行一次考评，考评内容包含交货数量、物资质量、协议履约、售后服务、诚信经营等。考评结果作为确定供给商是否继续有效和供给商分等级管理关键依据，并给予公布；
采购物资供给商由供销部组织相关部门、专业技术人员和使用单位考评，考评结果报综合管理部立案。
6、供给商有下列情形之一，取消合格供给商资格，并在集团企业范围内通报：
（1）考评不合格；弄虚作假；
（2）不推行或不妥推行协议义务造成企业损失；
（3）有价格欺骗行为，或采取不正当竞争手段；
（4）因有意、过失提供不合格物资；其它违法违规行为。
7、任何部门和个人不得违反要求向供给商收取费用。
四、询、比价管理
1、物资采购价格依据不一样采购方法分别确定，但因价格原因造成采购金额高于同意概算或年度投资计划，重新推行采购程序或按管理权限报总经理审核后方能实施：
（1）采取招标采购，依据中标结果确定；
（2）采取电话、实地调研方法采购，由供销部组织制订定价方法，并确定价格；并按管理权限报批后实施；
（3）依据市场调研，制订合理材料、设备、配件、低值易耗品等物资采购最高限价，确保以合理价格采购到合格产品，应严格采取相同质量比价格、相同价格比质量，相同价格质量比售后服务、到货是否立即来确定供给商；
（3）对于小型设备、材料采购时要做到货比三家，必需了解最少三家以上厂商产品价格及质量、信誉等情况然后确定价格。对于用量大原材料、设备、配件、低值易耗品等物资，以生产厂家出厂价格为基准进行比价；
（4）询价员应常常到周围市场进行常见多种材料价格调研，了解正确市场价格、市场分布；
2、供销部负责组织建立物资采购价格信息库，对物资采购价格进行采集、汇总、分析、估计和公布，作为确定物资价格参考依据；
3、每十二个月最少两次进行大面积市场调研，全方面掌握材料整体市场动态，市场分布情况，质量信誉情况；对常见固定厂家材料，要掌握正确价格变动情况；
4、建立材料价格信息库。
五、质量管理
1、企业实施“谁采购、谁负责”质量负责制。采购物资出现质量问题，应根据权责对应标准，追究设计选型、供给商选择、采购实施、计划提出部门质量、技术要求等人员责任；
2、采购物资严格实施相关技术标准，实施标准化设计、标准化采购。任何单位、部门或个人不得以设计指定、技术指定、使用指定等方法指定采购特殊物资；
3、除特殊原因外，供销部采购应从企业供给商库中选择供给商，并对供给商质量确保能力进行检验或验证；
4、签订物资采购协议，必需明确物资质量标准或要求，约定质量验收方法和质量责任负担。依据协议金额大小必需约定质量确保金为10%，质量保金支付期限通常要求在六个月以上，关键材料、设备在十二个月以上；
5、所属部门对关键物资或国家要求需要进行质量检验物资，委托质量检测机构进行检验。小型材料、设备必需由使用部门、采购员联合检验，检验不合格，不得入库。并由签署采购协议部门向供给商索赔。
六、物资验收入库管理
1、物资验收由使用部门牵头、生技部设备员、采购员参与。应根据协议条款及技术协议要求验收。验收后发觉有问题，包含到违反协议或不满足协议要求时，需要进行索赔等相关事项，由协议签定部门牵头，相关部门帮助。相关索赔事项，应在诉讼时效期间内处理质量和其它相关问题，避免造成经济上不应有损失；
2、物资入库时，保管员要和交货人、采购员办理验收手续，查对清点物资名称、规格、质量、数量是否和计划协议及购货凭证相符，检验包装封印是否完好，计量物资按净重验收，计件物资按清点验收，保管员、使用单位、采购员应按验收单上要求签字，以推行其职责；
3、在验收中发觉问题，要立即通知供销部，并同时做出统计立案，分清责任，责任不清时严禁验收入库。 验收中不合格物资，严禁接收，如出现工作失误或有意验收，保管员负全部经济责任；
4、物资验收后应由生技部设备员填写“物资验收单”，使用部门、分管经理签字后交采购员一份（附发票入帐）、财务一份，设备员一份存档。
七、物资发放管理
1、物资领用、发放，须按“优异先出，计划供给，节省用料”标准进行发料，发料时要坚持一查对、二签字、三记账、四盘点程序，对违反发料标准造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用和差错等损失，保管员负担全部经济责任；
2、各部室领用物资时，须填制“部门领料单”，部门责任人签字，凭“部门领料单”到仓库领取物资，领取物资时要有保管员、领用人、部门责任人、分管经理签字；
3、保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货标准，严禁先出货后补办手续和白条发货；
4、各部室领用材料时，应严格根据部门领料单要求内容和要求填写，不准在部门领料单上作任何更改，如填写错误必需重写；对不符合要求领料单，保管员有权拒绝发放材料；
5、办公用具领用，由综合管理部审核、分管经理审批，领取后作登记；
6、生产用原料、劳动工具、维护材料(包含设备配件等)领用由各部室责任人审核，分管经理审批，领用后作登记管理，工具采取交旧领新制；
7、属于劳保用具，一律按《劳动保护用具发放条例》实施，领用时由各部室申请，安环部审核，分管领导审批。超出条例范围领用需经总经理审批；
8、物资出库后要立即登记账簿，保管员按月和材料会计查对账目，保管员按时填报材料购入、消耗日报表，保管员六个月、年底必需各盘点一次，做到账账相符，账物相符，账卡相符，卡物相符；
9、全部发料凭证、原始单据应由保管员妥善保管，发料凭证、原始单据交财务需立即传输办理进帐手续，不可丢失，不然，应负担全部经济责任；
10、严禁将物资借给外单位(个人)使用，违者罚款500元，同时追回外借物资，追回物资磨损、损坏，由责任人按价赔偿。
八、采购实施管理
1、 供销部负责汇总询价后材料采购计划。依据具体物资种类、数量、金额进行分类汇总。计划由供销部询价；询价后并填写“购置材料询价表”经分管经理对厂家、价格、质量审核作出批复意见后，报总经理签字同意后方能实施采购。对未批复材料计划一律不得采购。紧急情况采购，事前必需电话请示分管经理，采购结束3天内补办手续；
2、 常常性零星物资、易耗品、消耗材料采购能够采取比价确定固定供给商，但应依据市场定时调整价格；
3、比价后需确定采购物资由供销部填写“购置材料定价表”必需经部门责任人、分管经理、总经理签字确定后方可实施采购；
4、单一物资标额达成5万元，需签定购货协议，要填写“协议审批步骤表”并由相关责任人签批才视为有效协议。（附协议审批步骤表）
5、供销部负责协议起草、修缮工作；分管经理对协议事实条款及内容负责；法务工作人员对协议条款及内容正当性、严密性负责；财务责任人对协议付款方法、付款期限等进行审核并负责；
6、协议经办部门在协议签署后三个月内，必需将生效协议原件，《协议审批步骤表》复印件等想关材料送交综管理部立案；
7、在协议推行过程中，由原协议经办部门负责跟踪、催货、退货、付款和（协议变更、中止、解除和推行完成等），应立即以书面形式将协议推行情况报综管理部立案；
8、 供销部依据相关要求审批完成后，立即组织采购。通常情况下，审批程序完成后，常见物品、低易物品十五日内到货，机配件一月到货，大宗物品依据实际要求采购，急用物品除外；
9、采购人员必需按采购作业期限运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成超储积压，损失均由采购人员负担经济责任；
10、对短缺物资，采购员要征求使用部门意见，在使用部门同意后方能采购使用部门愿意接收代用具，不然，出现后果由采购员负直接责任；
11、对采购员未能立即完成采购任务时，应及早汇报部门责任人说明异常原因，提出对应意见方案，供销部应立即和计划申请部门沟通，确定补救措施和处理对策，尤其重大事项，应汇报总经理。
12、企业采购协议签署，材料、设备协议由供销部签署，采购入库手续归口由生技部组织办理。经济协议实施应做到谁经办谁负责，设备到货后经办人应立即组织相关人员按协议内容进行验收，使用部门确定，生技部办理入库手续。
九、协议管理：实施东博煤矿协议管理操作指南
十、招标管理：实施企业招标管理操作指南
十一、罚则
违反本措施要求，未给企业造成损失，由供销部提出整改意见，限期整改；造成损失，报企业依据企业要求作做对应处罚。
十二、附则
本制度自综合管理部会议经过公布之日起实施，在实施过程中问题由供销部负责解释。