采购流程模板.doc

采 购 流 程

（1）质量：
　　质量传统解释是好，或优良，对采购人员而言，质量定义应是：符合买卖约定要求或规格就是好质量。故采购人员应设法了解供给商对本身商品质量认训或了解程度，管理制度较完善供给商应有下列相关质量文件：
　　● 质量合格证
　　● 商检合格证
　　采购人员应向供给商取得以上资料，以利未来交易。在中国商品产品实施标准有国家标准、专业（部）标准及企业标准，其中又分为强制性标准和推荐性标准。但通常在买卖协议或订单上，质量是以下列方法其中一个来表示：
　　● 市场上商品等级
　　● 品牌
　　● 商业上常见标准
　　● 物理或化学规格
　　● 性能规格
　　● 工程图
　　● 样品（卖方或买方）
　　● 以上组合
　　采购人员在采购时应首先和供给商对商品质量达成相互同意质量标准，在可能情况下，对一引发产品，如大米、衣服、家访用具、鞋类等商品，应要求供给商提供样品封存，以避免后纠纷或甚至法律诉讼。对于瑕疵品或在仓储运输过程损坏商品，采购人员在采购时应要求退货或退款。
　　（2） 包装：
　　包装可分为两种内包装（PACKAGING），及外包装（PACKING）。内包装是用来保护、陈列、或说明商品之用，而外包装则仅用在仓储及运输过程保护。在自选式量贩营业方法中，包装通常饰演很关键角色。
　　外包装若不够坚固，仓储运输损坏太大，降低作业效率，并影响利润。外包装若太坚固，则供给商成本增加，采购价格势必偏高，造成商品价格缺乏竞争力。
设计良好内包装往往能提升用户购置意愿，加速商品回转，采购人员应说服供给商在这方面向好企业学习，并加以改善，以利相互销售另外，采购人员在采购包装项目时，应先了解超市政策，进而和供给商协商对相互双方全部最有利包装，不然不应草率订货。
　　（3） 价格：
　　除了质量和包装之外，价格是全部采购事项中最关键项目。我们在用户心目中形象就quot;高质量低价格，若采购人员对任何所拟采购商品，以进价加上合理毛利后，连自已全部判定该价格无法吸引用户购置时，就不应向该供给商采购。
　　在采购之前，采购人员应事先调查市场价格，不可凭供给商片面之词，误入圈套。假如没有相同商品市价可查，应参考类似商品市价。
　　在采购价格时，最关键就是要能列举供给商产品经超市销售好处。
　　另外，公平而合理价格，还可经过单独和供给商进行采购或由数家供给商竞标方法来取得。单独和供给商进行采购进，采购人员最好先分析成本或价格；数家供给商进行竞标时，采购人员应选择两、三家较低标供给商，再分别和她们采购，求得公平而合理价格。但在使用竞标方法时，采购人员切勿认为，能提供最低价格供给商即为最好供给商。我们必需综合徇一个供给商其送货、售后服务、钏销支持、其它赞助等方方面面支持。所以有时候我们会放弃和提供极低价格给我们大批发商全作，而选择不愿意提供极低价格给我们制造商或生产厂商和我们合作，因为通常制造商通常在产品质量、货源确保、售后服务、促销活动及其它赞助上会有更多营销费用支持。
　　总而言之，价格采购是全部商业采购中最第三，也是最困难项目，但愈是困难项目，令人愈认为有挑战性，这也是采购工作尤其吸引人之处，超市采购人员应体会认识这一点，并利用多种采购技巧去达成这项艰巨任务。
　　（4） 订购量：
　　在超市分店数仍少时候，订购量往往极难令供给商满意，所以在采购时，应尽可能笼统，无须透露明确订购数量，假如所以而造成采购陷入僵局时，应转到其它项目上。
　　在没有把握决定订购数量时，采购人员不应订购供给商期望数量，不然一旦造成存货滞销时，必需降价出清库存，所以影响利润达成，和造成资金积压及空间浪费。
　　但采购人员应和供给商协商一个合理最小订货金额或数量，最好以金额表示。不然，假如没有最小订货金额或数量限制，以后由楼面人员下单订货或利用OPL订单订货时，每次下单订货量太小，要求供给商频繁送货，会增加供给商成本。进而造成超市价格无优势。相反，假如最小订货数量或金额太高，则会造成超市库存过高，造成压仓、滞销、削价求售等风险。
　　（5） 折扣（让利）：
　　折扣通常有新产品引进折扣、数量折扣、会款折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣等数种。有些供给商可能会由全无折扣做为采购起点，有经验采购人员会引述多种形态折扣，要求供给商让步。
　　采购人员应向供给商说明超市部份用户quot;专业用户，换名话说专业用户全部是很会精打细算，若供给商折扣数无法大到让超市商品售价能吸引她们上门，就算我们向供给商订货，这一关系也不可能持久，这种交易反而不利于超市价格形象，故最好不要向该供给商采购。
　　（6） 付款天数（帐期）：
　　超市付款方法和商品采购方法紧密相关，通常经销商品采取货到XX到方法结款，代销、联营商品采取月结XX天方法付款（具体请参考供给商手册超市采购方法一节）。
　　付款天数（帐期）和采购价格息息相关，在中国通常供给商付款天数（帐期）是月结30~90天左右，视不一样商品周转率和产品市场拥有率而定。对于超市而言，我们通常要求通常食品干货类商品帐期在货到45天以上，百货类商品帐期在货到60天以上。而且因为超市衽每个月统一付款，供给商实际收到货款时间要比协议平均延长15天《（0天+30天）2》。精明供给商业务人员会对此进行计算，故身为采购人员不可不知。总而言之，采购人员应计算对超市最有利付款天数（帐期），对于惯于外销或市场拥有率大供给商，通常要求付款期限全部比较短，有甚至要求现金或预付款，但这全凭采购人员经验和说服力。
　　在正常情况下，超市付款作业是在交易所齐全时，按买卖双方约定付款天数（帐期），由银行直接划款至供给商帐户，这是超市一大优势，因为通常中国零售商在付款时，总是推三托四，找一大堆藉口，延迟付款，造成供给商财务调整器度困难。
　　对于新进供给商来说，采购人员对此还有一个很关键工作就是必需请供给商具体新闻记者超市供给商手册相关付款部分内容，并对超市付款步骤具体给予说明。在以往经验中，因为超市采取了国际上优异商业运作模式，和中国传统商业作业模式有很大区分，部分供给商（尤其是内陆城市供给商）对此相当陌生，另外超市开业早期，很多步骤还未顺畅，造成供给商付款不立即，影响超市和供给商之间配合和合作。
　　（7） 交货期：
　　通常而言，交货期愈短愈好，因为交货期短，则订货频率增加，订购数量就相对降低，故存货压力也大为降低，仓储空间需求也相对降低。对于有长久承诺订购数量，采购人员应要求供给商商分批送货，降低库存压力。
　　因为超市电脑计算订单数量公式中，交货期是个关键参数，采购人员应设法和供给商采购较短交货期，降低存货投资。不过不切实际上压短交货期，将会降低供给商商品质量，同时也会增加供给商成本，反而最终影响超市价格优势及服务水平。故采购人员应随时了解供给商生产善，以确立合理及可行交货期。通常而言，当地供给商交货期为2~3天，外埠供给商交货期为7~10天。
　　（8） 送货条件：
　　超市系超大型自选式超市，商品进出量极大，若供给商无法在送货作业上和超市亲密配合，将严惩影响超市运作。送货条件包含：按指定日期立即间送货、无偿送货到指定地点、负责装卸货并整齐将商品码放在栈板上，和在指定包装位置上由好超市店内码（或印国际条码）等等。这些事情看来简单，但若采购在采购时，对供给商没有提出要求，则有些供给商人员将会常常犯错，对超市运作影响其它大。对于常常犯错低应商，提议采取部分必需警告或罚款方法。
　　（9） 售后服务确保：
　　对于需要售后维修家电或电子产品，采购人员就要求供需尖商提供无偿1~3年售后服务，并将保修卡放置在包装盒内，保修卡应标明本商圈内维修商地址及电话，而且以后若维修商名字、地址及电话一蛙发生更换，供给商应于第一时间通知超市采购人员，由采购人员立即通知卖场相关退换货处人员及楼面主客。
　　走私货因为货物起源不明，同时售后服务也成问题，而且她们逃漏国家税收，是违法行为，所以超市采购人员千万不可去碰它，不然后患无穷。
　　（10） 退换货
　　超市大部份商品采取经销形式，即买断经营，理论上不应该丰在退货问题但在实际运作中，因为供给商产品质量问题、残损有因判定错误或因为供给商业务人员误导，形势估量过于乐观等原因，造成买进商品库存过高，或商品滞销情况，有诚售和远见供给商销售业务人员，应主动处理超市相关业务人员困扰。假如供需尖商业务人员不主动配合，超市面上不会继续和其合作。因为通常情况下，供给商会有较多销售渠道处理此种滞销商品。
　　（11） 促销活动：
　　超市快讯是超市营销最关键武器，但快讯成功是否，全赖于采购人员选择商品是否正确，和售价是否能吸引用户上门，通常我们超市快讯所选择品项全部是部分畅销、高回转、大品牌子民生消费品（具体请参考超市快讯一节）。在采购员人员采购中，应强调超市每个门店每期快讯发行数量达成30000~50000份，直接邮寄到企业目标用户群中，影响力极大，对提升供给商商品品牌著名度及市场拥有率有很大帮助，对于部分担心快讯价格会扰乱其市场价格体供给商，超市采购人员则应强调超市欢是衽会员帛超市，会员用户和非会员用户之间享受不一样类别待遇，我们能够采取非会员用户不得购置或采取会员价和百会员价方法，甚至可采取每卡限购、印花限购等方法或方法，加以控制，故不会对其价格体系造成很大影响。在促销商品价格采购中，采购人员必需了解通常供给商营销费用预算通常占营业额10~25%，供给商不难由此预算拨出一部份作为促销之用。通常来说，大品牌供给商在超市快讯促销期间愿意下浮10~30%不等，有些小品牌或不著名品牌更能下浮50%，求是薄利多销，或推广产品著名度，采购人员应了解供给商需求和目标。
　　超市和供给商之间促销活动多个多样，比如降价、地堆、端架、搭赠、抽奖、文艺演出等等（具体请参考超市促销范例一节）。采购人员应将20%时间放在和供给商洽谈促销活动上，以提升相互销售业绩。
　　（12） 广告赞助（Advertising Contribution）
　　为增加超市利润，采购人员应主动和供给商采购争取更多广告赞助，这也是采购人员业务考评指标之一。超市所指广告赞助，有下列几项：
　　　　　　　　　　● 超市快讯
　　　　　　　　　　● 室内灯箱
　　　　　　　　　　● 室外灯箱或户外看板
　　　　　　　　　　● 地板广告
　　　　　　　　　　● 购物车广告
　　　　　　　　　　● 购物袋广告
　　　　　　　　　　● 电视墙广告
　　　　　　　　　　● 店内广播广告
● ……等等
 （13） 进货奖励：
　　是指一段时间达成一定进货金额供需商给奖励，通常为有条件及无条件进货奖励，比如：现在本企业所要求供给商在每个月付款金额基础上返还企业返利，即是无条件进货奖励，或称帐扣；其它要求超市进货额达成一定条件后，才返回一定奖励即为有条件返利。因为本企业系统限制，采购人员在和供给商采购时，应要求每个月进货奖励（即帐扣），尽可能不要采取每季、每六个月、甚至每十二个月返利，因为有时我们不见得和该供需尖商能合作这么长时间。
　　依采购人员经验，通常全部可要求供给商给进货金额1~10%进货奖励，供给商因销售份额需求很愿意提供此种奖励。此种奖励对超市提升利润额大有帮助，比如：有些商品可能供给商因种种原因不愿以较低价格供给，采购人员为增加利润，应主动和供尖商采购要求更高进货奖励，但切忌为了争取奖励，而增加不切实际采购数量，结果库存压力大增，甚至季节过后必需打折求售，这种情况采购人员不如不要进货奖励。
　　有些供给商业务人员会在其报价单（通常在出三价）基础上下浮多少点折扣。
　　另处进货奖励（即帐扣）和价格折扣有所不一样，请采购人员务必参于quot;进货奖励说明一节，加以区分。
 （14） 其它赞助费用：　　
在超市采购业务上，赞助金种类繁多，包含：新入市开业赞助费、新店赞助费、新品上架费、集中陈列赞助费、周年庆赞助费、多种节庆（元旦、春节、端午、五一、中秋、国庆节）赞助费、端架地推地笼陈列赞助费……等等。
　　广告赞助费和其它赞助费在超市营运里，占举足轻重地位，有此企业二者金额在开业前可收到数百万人民币收入，开店后陆续向供给商收取，最高可达营业额2.5~8.0%。　　这种被供给商称之为：苛捐杂税费用，引进中国已经有好几年历史，它超到了筛选供给商（以价制量，淘汰部分没有实力供需尖商）、增加企业利润等主动作用。同时供给商对此有了认识以后，其经营机制自然会保留一笔广告和促销专款用在此一目标，以促销其产品，可谓一个愿打，一个愿挨。
采购人员在和供需尖商采购进，尽可能强调，，超市所收取这些其它赞助费用，尤其是节庆赞助费用，通常全部会用于多种大型促销活动上，而这些促销活动通常全部须要几十万甚至上百万费用投入，如此高额促销活动费用假如全部由超市来负担，超市是无法承受，这就需要供给商们一齐支持，所谓聚沙成塔，经过这些大型促销活动，能够吸引大量人流，提升来客数或客单价，反过来她们能够提升供给商销售。　　
但供给商赞助费应和供给商销售成百分比，不然有此采购人员变本加厉，需求无度，赞助费费率已经到了无行无情地步，贻笑大方。合情合理是双方共同成长基础，我们对供需尖商基础态度应是合作，而不是对抗。
　　（15） 供给商表现：
　　表现不良供给商往往会影响到超市销售及利润，并造成用户不满。故采购人员应在采购时，除价格外应谈妥合约中相关质量、数量包装、交货、付款及售后服务等条款，及无法推行义务责任和罚则。
　　采购人员应了解任何采购全部是和供给商维持关系过程一部分。若某次采购采购人员让供给商吃了闷亏或大亏，供给商若找到合适机时，也会利用多种方法回敬采购人员。所以采购人员在采购过程中应在超市和供给商短期和长久利益中，求取一平衡点，以维持长久关系。

总而言之，采购本身是一件很复杂、很艰苦工作，因为采购对象、供给商规模、采购项目全部不尽相同，但采购人员只要灵活利用以上所述技巧和策略，在采购中将不难一一克服困难。另外，经验、机智和毅力全部是采购人员在采购中所须要。