省工业设备安装有限公司电商采购管理办法模板.doc
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1、湖南省工业设备安装电商采购管理措施(之材料设备采购)前 言在工程建设过程中,施工单位为确保项目标质量、进度、成本、安全等目标实现,需要进行行之有效地项目管理。采购招标是项目管理关键组成部分,包含对项目所需产品(工程分包队伍、材料、设备、服务等)以公平、公正、合理标准进行招标采购,以优质、最适合队伍、厂商,取得最新信息、最好资源组合,最大程度降低工程成本,为企业发明最大经济效益。为充足发挥采购招标制在施工成本控制中关键作用,企业为此开发了专业电商采购平台,现特制订电商采购管理措施之材料设备电商采购,以加强和规范企业采购工作,达成控制经营和施工成本、确保施工工期、产品质量和提升效益目标。本措施包含
2、二十一章,关键对电商采购管理机构及职责、采购范围、实施过程、信息管理及供给方管理等内容做出要求。本措施适用企业全部工程项目材料设备采购活动。本措施管理层级为:企业 分企业 项目部。企业工程管理部为材料设备采购工作主管部门,各单位费控部、技术部、法律事务部、财务资产部、材料部为强相关部门。目 录第一章 总则1第二章 电商采购管理机构及职责2电商采购管理委员会2电商采购管理委员会及办公室职责2企业电商采购工作职责3分企业电商采购工作职责4项目部电商采购工作职责7第三章 协议采购和招标采购范围9第四章 电商采购工作步骤图10第五章 电商采购标准11第六章 采购计划和立项13第七章 采购方案编制14第
3、八章 入围供给方选择15建立信息库15资格预审15第九章 发标16第十章 回标、开标、商务谈判17回标17开标17商务谈判. .17第十一章 评标18评标小组18标书评审18第十二章 实地考察19第十三章 定标20第十四章 采购协议21第十五章 出入库管理22入库验收22出库领用22第十六章 履约评价23第十七章 合格供给方管理24第十八章 评标人员信息库26第十九章 电商采购过程监管27第二十章 信息管理28第二十一章 附则29第一章 总则第一条 为了加强和规范企业采购工作,保护企业、社会公共利益和招投标活动当事人正当权益,达成控制经营和施工成本、确保施工工期、产品质量和提升效益目标,特制订
4、本措施。第二条 电商采购实施组织结构为企业 分企业 项目部第三条 本措施关键对电商采购管理机构及职责、采购范围、实施过程、信息管理及供给方管理等内容做出要求。第四条 本措施适用企业全部工程项目标材料设备采购活动。其它采购招标活动可参考此措施实施。第二章 电商采购管理机构及职责第五条 电商采购管理委员会(一)电商采购管理委员会组成:主任:企业总经理实施副主任:企业主管副总经理组员:企业工程管理部、审计部、法律事务部、财务资产部、纪检监察部。(二)电商采购管理委员会办公室设在企业工程管理部。(三)分企业依据招标采购任务需要,成立招标采购小组:组长:分企业经理和书记实施副组长:分企业主管副经理组员:
5、分企业财务科、费控科、工程科、材料科、监察部门、法律事务部和和采购项目直接相关部门责任人。第六条 电商采购管理委员会及办公室职责(一)电商采购管理委员会职责:关键负责企业范围内材料设备采购、租赁工作步骤设计、整体计划、组织协调和决议,监督检验指导电商采购活动,对采购管理工作进行考评,查处违纪行为,涉嫌违法犯罪移交司法机关处理。(二)电商采购管理委员会办公室职责:1 负责电商采购管理委员会会议组织和电商采购管理委员会决议文件传达。2 建立企业电商采购平台,建立信息库(包含合格供给方信息库、价格信息库、库存材料信息库、材料设备规范标准信息库、物料库、评标人员信息库、ABCD类物资分类表、常见问题解
6、析),并负责工作审批步骤设计、日常维护、更新和管理。 3 编制电商平台操作指南、视频培训课件和管理制度,制订年度培训计划。4 建立资料标准模板,包含采购方案、招标文件、评标细则、采购(租赁)协议、履约评价细则等,供采购单位选择。5 负责对各分企业电商采购活动进行考评和评价。6 负责对分企业电商采购工作指导、监督和参与,包含各分企业上报项目招标计划、投标单位审查、招标文件编制、评标小组人员组成、中标单位确实定、采购协议评审等。(三)电商采购管理委员会主任工作职责:出席电商采购管理委员会会议,组织对议题决议。(四)电商采购管理委员会实施副主任工作职责:负责主持召开电商采购管理委员会会议,对于特大、
7、关键、特殊材料设备招标采购可向委员会提请召开专题会议。第七条 企业电商采购工作职责(一)企业工程管理部电商采购工作职责:工程管理部是电商采购工作主管部门,负责监督检验指导企业范围内各项采购活动,具体以下:1 检验指导采购单位编制采购方案和文件,发觉问题,立即提出整改意见。2 尽力协调处理招投方双方在采购过程中出现问题,如友好协商不成,应移交法律事务部处理。3 参与特大、关键、特殊材料设备采购中对拟中标单位考察。4 对项目部采购特大、关键、特殊材料设备到货验收进行监督检验、处理反馈意见和信息沟通。5 负责审批需盖企业总部协议章全部材料设备采购协议,和单批次采购金额在100万元及以上材料设备采购协
8、议。6 对新增供给方进行初步评审,对A类供给方进行资质审批。7 依据采购单位申请,对休眠供给方重启评审步骤。8 负责对战略供给方资格进行认定,并颁发资格证书。9 对履约评价为差评供给方进行实际情况核实调查。10 对好评率低于50%供给方,依据情节严重程度,可将其列入黑名单。11 对新增评标人员和取消资格评标人员进行审批。12 组织相关人员进行电商平台业务培训和相关管理制度文件宣贯学习。13 配合纪检监察部对采购过程发觉违规违法行为进行核查。(二)企业法律事务部电商采购工作职责:法律事务部是采购过程中处理招投标双方纠纷和分歧部门,关键工作以下:1 负责审核采购过程中各类标准文本模板条款严谨性、有
9、效性和公正正当性,提出合理化提议和指导意见。2 为采购单位提供法律咨询服务,帮助采购单位识别和控制招投标双方在采购过程中来往信息法律风险。3 负责组织、协调、处理电商采购过程中和企业相关纠纷。(三)企业纪检监察部电商采购工作职责:1 对企业范围内全部电商采购活动进行不定时监督检验,发觉违规违法行为立即查处。2 组织相关人员核实企业内部及供给方对采购过程投诉,并落实处理。3 以书面形式将投诉和违规处理结果向电商采购管理委员会汇报。第八条 分企业电商采购工作职责(一)分企业材料科电商采购工作职责材料科是分企业电商采购工作主管部门,负责组织策划单批次预算采购总额在10万元及以上材料设备采购工作,监督
10、检验指导本分企业范围内各项采购活动,具体工作以下:1 参与编制采购方案和文件。负责审批单批次预算采购总额在10万元以下采购方案和文件;审核单批次预算采购总额在10万元及以上采购方案和文件。2 依据工程进度制订招标过程时间节点计划。3 公布招标文件。4 对参与公开招标(预算采购总额在100万元及以上500万元以下)投标方入围资格进行审批。5 参与开标和经济商务评标,组织投标方进行澄清答疑、商务谈判。6 组织对拟中标单位进行考察。7 负责审批单批次采购金额在10万元以下定标汇报;审核单批次采购金额在10万元及以上定标汇报。8 公布中标通知书。9 组织协议谈判、会签及签署。10 对项目部到货验收进行
11、监督检验、参与特大、关键、特殊材料设备到货验收,监督检验采购协议实施情况,立即处理反馈意见,确保信息沟通顺畅。11 督促采购单位在供货完结后,对供给方进行履约评价。12 负责审批单批次采购金额在10万元以下材料设备采购协议。13 负责审核单批次采购金额在10万元及以上材料设备采购协议。14 负责审批临时、短期(租赁期限不超出3个月)设备租赁协议。15 参与项目部关键、特殊材料设备到货验收。16 对新增供给方进行初步评审,对C、D类供给方进行资质审批。配合企业工程管理部对履约评价为差评供给方进行实际情况核实调查。17 组织项目部和分企业相关人员进行电商平台业务培训,并对企业相关管理制度和文件进行
12、宣贯学习。18 配合企业对采购过程发觉违规违法行为进行核查。19 负责对项目部电商采购活动进行考评和评价。20 审核项目部材料设备结算和付款申请。(二)分企业费控科电商采购工作职责:费控科是电商采购工作成本管控部门,关键工作以下:1 为项目部采购计划提供工程预算价格,优先提供单价,如确无预算单价材料设备,应提供单项总价,为采购方案提供标底参考数据。2 负责审核采购方案和文件。3 负责审核单批次采购金额在10万元及以上定标汇报。4 负责审核单批次采购金额在10万元及以上材料设备采购协议。5 负责审核设备租赁协议。6 配合企业对采购过程发觉违规违法行为进行核查。7 审核项目部材料设备结算和付款申请
13、。(三)分企业工程科电商采购工作职责:工程科是电商采购工作技术支持部门,负责标物技术参数部分,关键工作以下:1 参与编制采购方案和文件。2 参与技术评标。3 参与对拟中标单位考察。4 负责审核单批次采购金额在10万元及以上材料设备采购协议。5 负责审核长久(租赁期限超出3个月)租赁特种设备租赁协议。6 参与项目部关键、特殊材料设备到货验收。7 配合企业对采购过程发觉违规违法行为进行核查。(四)分企业财务科电商采购工作职责:财务科是电商采购工作资金控制部门,关键工作以下:1 负责采购方案和文件中财务情况、资信、发票等要求编制。2 负责审核单批次预算采购金额在500万元及以上采购方案和文件。3 负
14、责审核单批次采购金额在10万元及以上材料设备采购协议。4 负责审核设备租赁协议。5 审核项目部材料设备结算和付款申请。6 配合企业对采购过程发觉违规违法行为进行核查。(五)分企业法律事务部电商采购工作职责:法律事务务是电商采购工作配合部门,关键工作以下:1 负责审核单批次预算采购金额在500万元及以上采购方案和文件。2 负责审核单批次采购金额在10万元及以上材料设备采购协议。3 为采购单位提供法律咨询服务,帮助采购单位识别招投标双方在采购过程中来往信息法律风险。4 负责组织、协调、处理采购过程中和本分企业相关纠纷。(六)分企业主管副经理电商采购工作职责: 主管副经理作为电商采购工作关键责任人,
15、关键工作以下:1 负责审批单批次预算采购总额在10万元及以上500万元以下采购方案和文件。2 对B类供给方资质进行审批。3 对参与公开招标(预算采购总额在500万元及以上)投标方入围资格进行审批。4 参与特大、关键、特殊材料设备采购评标。5 负责审批单批次采购金额在10万元及以上500万元以下定标汇报。6 负责审批单批次采购金额在10万元及以上100万元以下材料设备采购协议。(盖企业总部协议章除外)7 负责审核单批次采购金额在100万元及以上材料设备采购协议。8 负责审批长久(租赁期限超出3个月)设备租赁协议。9 参与对拟中标单位考察,并对考察结果进行审定。10 对新增评标人员进行资格评审、对
16、取消资格评标教授进行审核。11 审核项目部材料设备结算和付款申请。12 对分企业各部门电商采购工作进行监督、检验和指导,发觉问题立即纠正整改,发觉违规立即上报处理。13 配合企业对采购过程发觉违规违法行为进行核查。(七)分企业经理电商采购工作职责: 分企业经理作为电商采购工作关键责任人,关键工作以下:1 大力支持、全方面配合企业电商采购平台推广运行。2 严格根据企业电商采购平台工作步骤处理业务。3 负责审批单批次预算采购总额在500万元及以上采购方案和文件。4 参与特大、关键、特殊材料设备采购评标。5 负责审批单批次采购金额在500万元及以上定标汇报。6 选择参与对拟中标单位考察。7 负责审核
17、单批次采购金额在500万元及以上材料设备采购协议。8 可向企业推荐战略供给方。 第九条 项目部电商采购工作职责(一)项目部技术科电商采购工作职责:1 各专业施工员依据施工设计图纸编制材料设备需用计划,项目技术主管审核,项目经理审批。2 负责采购方案和文件中对技术标编制,明确质量验收标准和技术规范。3 参与技术评标。4 项目技术主管负责审核材料设备采购协议。5 各专业施工员对项目采购材料设备参与到货验收,项目技术主管和项目经理参与特大、关键、特殊材料设备到货验收,必需时,还应邀请业主、监理和分企业共同验收。(二)项目部材料科电商采购工作职责:材料科是分企业电商采购工作实施部门,负责组织实施单批次
18、预算采购总额在10万元以下材料设备采购工作,具体工作以下:1 负责编制采购方案和文件。2 依据工程进度安排制订采购计划和招标过程时间节点计划。3 依据分企业费控科提供工程预算价格,结合目前市场行情,估算出当批次需采购材料设备标底。4 依据当地市场环境,选择适宜采购方法,即零星采购或批量采购。5 搜集整理技术科、财务科、费控科等各方意见后,编制采购方案和文件,选择适宜招标采购方法,提交审批。6 公布招标文件。7 在招标方案中设定两名开标人,其中一人必需是分企业材料科。8 对回标情况进行关键关注,当响应招标投标方数量未满足招标要求时,未避免废标,应在投标时间截止前新增几家合格供给方来参与投标。 9
19、 对参与公开招标投标方入围资格进行审核,并对取得入围资格投标方发送通知。10 在招标方案中设定商务、技术评标人(最少四人,商务、技术各两人),其中分企业材料科和技术科必需分别参与进行评分。11 组织投标方进行澄清答疑、商务谈判。12 组织对拟中标单位进行考察,在招标方案中明确考察小组名单。13 编制订标汇报,提交审批。14 公布中标通知书。15 和中标单位洽谈协议具体内容,经相关部门评审经过后,签署采购协议。16 立即向上级部门反馈采购协议在实施过程中出现问题,确保信息沟通顺畅。17 采购协议在供货完结后,立即对供给方进行履约评价,保留差评见证资料备查。18 组织相关人员参与项目采购材料设备参
20、与到货验收。必需时,还应邀请项目经理、项目技术主管、业主、监理和分企业共同验收。19 负责提交项目部材料设备结算和付款申请。 20 督促保管员立即办理材料设备出库手续,确保报表数据时效性。21 对供给商宣贯企业电商采购管理要求,指导供给商使用电商平台。22 配合上级部门对项目部电商采购工作考评和评价。23 配合上级部门对采购过程发觉违规行为核查。(三)项目经理电商采购工作职责:1 审批材料设备需用计划。2 审核采购方案和文件。3 对参与公开招标(预算采购总额在100万元以下)投标方入围资格进行审批。4 参与评标。5 参与对拟中标单位进行考察。6 负责审核定标汇报。7 审核材料设备采购协议。8
21、参与特大、关键、特殊材料设备到货验收。9 审核项目部材料设备结算和付款申请。10 立即向上级部门反馈采购协议在实施过程中出现问题。11 配合上级部门对项目部电商采购工作考评和评价。12 配合上级部门对采购过程发觉违规行为核查。第三章 协议采购和招标采购范围第十条 企业全部材料设备采购(或加工),达成以下条件必需签署协议:(一)一次性采购5000元及以上工程项目用材料(钢材一次性采购10000元及以上)。(二)一次性采购5台及以上设备。(三)一次性采购多台价值总额在3万元及以上设备。(四)采购单台价值在2万元及以上设备。(五)非临时性租赁设备。(注:临时性租赁设备时,双方必需要签安全环境保护协议
22、)第十一条 企业现有七种批量采购方法,即公开招标资格预审、公开招标资格后审、公开竞拍、邀请招标、单一起源、询价采购和应急采购。全部材料设备采购(或加工)协议,达成以下条件必需选择其中一个方法实施招标采购:(一) 一次性采购10万元及以上材料(钢材一次性采购20万元及以上)。(二) 一次性采购5万元及以上非工程用材料。(三) 一次性采购10台及以上设备。(四) 一次性采购多台价值总额在30万元及以上设备。(五) 采购单台价值在20万元及以上设备(单台车辆除外)。(六) 当地设备租赁资源较多,有三家以上出租方可供选择时。第四章 电商采购工作步骤图第十二条 工作步骤图(详见附件一)第五章 电商采购标
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