供应商中心功能手册模板.doc

目 录第1章概述- 1 -1.1供给商中心介绍- 1 -1.2供给商中心业务类型- 2 -1.3供给商中心主窗口- 2 -1.4图标说明- 2 -第2章供给商卡片- 4 -2.1供给商卡片- 4 -2.2供给商卡片清理- 10 -2.3供给商卡片数据传输- 11 -2.4供给商组设置- 11 -第3章单据管理- 12 -3.1单据处理- 12 -3.1.1应付单录入- 12 -3.1.2退货单录入- 16 -3.1.3应付单冲红- 17 -3.1.4单据修改- 18 -3.1.5单据查询- 18 -3.1.6应付计划管理- 19 -3.2采购发票处理- 21 -3.2.1发票管理- 21 -3.2.2发票记账- 24 -3.3应付账款处理- 25 -3.3.1应付账款核销- 25 -3.3.2应付账款反核销- 27 -3.3.3应付账款成批自动核销- 28 -3.3.4应付账款成批自动反核销- 30 -3.3.5应付账款核销列表- 30 -3.3.6应付冲预付- 31 -3.3.7应付冲应收- 32 -3.3.8债权债务转移- 32 -3.3.9应付账款内部往来对账- 33 -3.4外部业务数据导入- 33 -3.4.1定义外部数据源- 34 -3.4.2定义外部数据规范- 34 -3.4.3外部数据导入- 34 -3.4.4外部传票处理- 34 -第4章账龄分析- 36 -4.1账龄分析- 36 -4.2应付账款预警表- 38 -4.3到期账款汇总表- 39 -第5章货币重估- 41 -5.1期末货币重估- 41 -第6章应付报表- 43 -6.1业务报表- 43 -6.1.1供给商往来账款明细表- 43 -6.1.2供给商应付账款明细表- 44 -6.1.3供给商往来账款汇总表- 44 -6.1.4往来账款支付明细表- 44 -6.1.5往来账款冲销明细表- 45 -6.1.6往来账款支付汇总表- 45 -6.1.7往来账款核销明细表- 45 -6.1.8往来账款核销汇总表- 45 -6.1.9往来账款对账单- 45 -6.1.10供给商往来业务单据- 46 -6.2往来账簿- 46 -6.2.1供给商往来总分类账- 46 -6.2.2供给商往来账余额表- 47 -6.2.3单供给商往来明细账- 47 -6.2.4多供给商往来明细账- 48 -6.2.5供给商辅助项余额表- 49 -6.2.6供给商辅助项明细账- 51 -6.2.7供给商部门往来余额表- 51 -6.2.8供给商辅助项多栏明细账- 52 -6.2.9供给商数量余额表- 53 -6.2.10供给商辅助项数量明细账- 53 -6.3其它报表- 53 -6.3.1报表中心报表- 53 -6.3.2自定义报表- 53 -第7章供给商分析- 54 -7.1供给商列表- 54 -7.1.1供给商一览表- 54 -7.1.2供给商信用等级情况表- 54 -7.2分析报表- 54 -7.2.1应付账款同比分析表- 54 -7.3业务追踪- 56 -7.3.1采购订单追踪表- 56 -7.4供给商评定- 56 -7.4.1配置项维护- 59 -7.4.2资信评定- 60 -7.4.3综合评定- 61 -第8章供给商计息- 62 -8.1基础设置- 62 -8.1.1利率设置- 62 -8.1.2凭证模板设置- 62 -8.2供给商计息- 62 -8.2.1供给商科目计息- 62 -8.2.2供给商辅助项计息- 63 -第9章初始和设置- 64 -9.1基础设置- 64 -9.1.1基础选项设置- 64 -9.1.2数量折扣设置- 66 -9.1.3商业折扣设置- 66 -9.1.4现金折扣设置- 66 -9.1.5报警等级设置- 68 -9.1.6账龄区间设置- 68 -9.1.7基础科目设置- 69 -9.1.8外币科目设置- 70 -9.1.9套打格式设置- 70 -9.2数据初始- 70 -9.2.1供给商应付余额初始- 71 -9.2.2供给商完成初始化- 71 -第1章 概述1.1 供给商中心介绍供给商中心子系统（以下简称系统）是新中大系统关键系统之一，通常和供给商或应付账款相关操作和处理全部能够在供给商中心中得到反应，其发生交易事项能够自动产生凭证并能传送至总账。系统总体结构以下图所表示：图 1.11系统总体结构图供给商中心提供了全方面供给商管理和应付账管理功效，能够经过录入应付单形成应付账，也能够和采购系统无缝连接自动形成应付账，并支持应付账回冲；全方面支持多币种核实，能够在会计期末和单据结算时自动处理汇兑损益；提供强大账龄分析、应付账同比分析功效；含有较强数据挖掘和整合能力，经过供给商卡片能够了解到每一个供给商应付账情况；还提供详尽应付账款报表。同时供给商中心也能较平滑地衔接电子商务功效。1.2 供给商中心业务类型供给商中心业务类型较多，系统现在有8种业务类型，其业务起源以下：业务类型业务范围起源交易清单对应内容汇总表对应内容PI采购开票采购系统、供给商中心开票金额开票金额PC采购退回采购系统、供给商中心开票金额回冲金额PA预付账款现金中心开票金额付款金额PP付款核销现金中心核销金额付款金额PD付款折扣现金中心折扣金额折扣金额PL汇兑损益供给商中心开票金额开票金额PV应付冲预付对冲业务开票金额开票金额、付款金额PX应收冲应付对冲业务开票金额开票金额1.3 供给商中心主窗口进入新中大URP软件，点击“供给商中心”功效点，在功效树中将展开供给商中心各项功效点。用户点击各末级功效点图形按钮便可进入各功效点进行操作。1.4 图标说明本功效手册基础上做到关键突出，对于用户操作中可能会引发错误操作或可能碰到迷惑，功效手册中全部以“注意”、“提醒”、“说明”、“疑难解答”方法着重列出，以免用户了解错误；另外，本功效手册中示例丰富，基础上全部以列举加图片方法说明各功效具体操作步骤和方法。 这是一个“注意”图标。它提醒您注意多种需要尤其注意原因或部分有趣事情。 这是一个“提醒”图标。它向您介绍软件中部分较隐蔽功效。 这是一个“说明”图标。它对可能会引发您误解问题进行解释。 这是一个“疑难解答”图标。它提醒您部分用户在操作过程中可能带来问题操作。第2章 供给商卡片供给商卡片关键用于集中管理供给商档案，并利用供给商卡片最大程度挖掘有用供给商信息、采购情况和应付账情况。相关供给商几乎全部信息全部反应在供给商卡片中，所以供给商卡片是用户用来管理和了解供给商情况窗口。说明：供给商信息也可在基础数据子系统中录入。在运行供给商中心子系统时，系统自动将基础数据中供给商信息采集过来。2.1 供给商卡片“供给商卡片列表”列示用户选择范围内供给商概要情况，包含供给商名称、供给商类型、信用额度、采购净额、应付余额、供给商所属地域、分管部门和员工等信息。在供给商卡片列表基础上，用户能够进行供给商卡片日常维护和查询操作。对于应付科目和预付科目，针对某一类或选定供给商能够成批进行修改。单击供给商卡片列表窗口工具栏中“增加”按钮即能够在系统提供供给商卡片中进行供给商信息录入。还可对已存在供给商做黑名单处理，修改或新增时候，勾选黑名单属性，就能够在选择供给商时候过滤掉该供给商。1、在本系统中，供给商首先是一个单位类型，所以在基础数据模块中新增每一个单位全部可能随时成为供给商，；2、由其它单位类型转换成供给商类型操作在基础数据子系统往来单位中完成；3、往来单位信息包含“单位地址”、“联络方法”和“单位类型”3张选项卡；单位类型有用户、供给商和内部往来单位3种类型。新增供给商卡片需要录入“基础信息”、“财务信息”、 “发展纪要”三个方面信息。其中“财务信息”和“发展纪要”属于供给商资料特有；“基础信息”和“联络信息”和单位资料保持一致，用户只需要修改单位信息或供给商卡片任何一个地方，其它地方将自动更新。财务信息图 2.11供给商卡片财务信息财务信息关键包含以下几方面内容：2信用等级、信用额度供给商中心提供全方面供给商信用管理,供给商信用等级和信用额度是信用管理基础和关键依据。在基础设置中系统提供专门信用等级维护,并能够设置信用预警指标。系统还能够依据该供给商信用额度和应付余额自动计算信用余额,并提供专门供给商信用分析和汇报,从而促进本单位对于供给商信用管理。2信用等级设置信用等级设置关键用于维护供给商信用等级情况，为供给商信用限额维护提供参考，是供给商财务信息关键组成部分。说明：a、信用等级既可在本模块基础数据中维护，也可在A3基础数据子系统中维护；b、系统许可用户修改信用等级，但只许可修更名称、描述，而不能修改信用等级代码；c、财务信息中信用等级可从下拉菜单中选择录入。下拉菜单默认显示信用等级列表。 2分管部门、分管员工通常一个供给商会有一个部门负责管理和其相关日常业务,而且常常是由该部门中一个比较固定员工具体负责,包含发展业务、签署采购订单、跟单、运货、开发票和付款等。系统针对各部门或各员工管辖范围内供给商提供多种报表，方便于各部门对其所属供给商进行管理，也能够对各部门供给商关系情况进行监督控制。2账务科目在供给商卡片中提供做账时该供给商默认应付账款、预付账款和采购收入科目,以方便用户日常操作和过账处理。系统提议采取比较统一应付科目。科目要和该供给商结算币种相一致,如和该供给商以美元结算,则对应科目应支持美元结算，如该科目为美元户科目，则该科目为支持多币种核实科目。2折扣方法、默认折扣在采购业务中通常存在现金折扣、商业折扣和数量折扣三种,本系统支持折扣自动处理,并针对每个供给商或某供给商类型提供默认折扣政策。2结算币种即用户和该供给商进行交易计算时可能使用币种,能够依据实际情况进行确定。可能是单一币种, 如本位币或某单一外币(如美元),也可能在不一样交易中使用不一样币种进行计算,此时需要选择“多币种”结算方法。本系统针对每一个供给商支持完善多币种交易管理,能够查看以某种具体币种结算交易情况,也提供整体应付账和交易分析,提供货币重估功效,从而能够统一置换为以某一个币种进行度量交易汇报。2运输方法、供给商类型、采购类型等其它信息为了管理和业务需要,依据实际情况,记载和该供给商交易货物运输方法、供给商类型和采购类型，从而进行分类管理。2供给商状态供给商状态包含“有效”和“冻结”两种,通常和该供给商信用情况相关,通常情况下是有效,即许可继续发生交易,当用户维护了有效截至日期时系统自动处理其状态。2供给商属性“供给商属性”为必需输入项，它选择会决定供给商在发生业务时处理步骤。包含：“供给链组织”、“终端用户”、“内部职员”、“外部人个”和“临时性用户”五种。同时，您也可在“财务业务数据设置用户属性”中进行设置，但系统内定以上五种不得删除。选择好供给商属性后，在多供给商相关报表查询中，系统将需要您在“查询条件”中录入“供给商属性”并进行过滤处理。临时性供给商：对于和企业极少发生业务往来关系供给商，或从管理角度进行考虑，无需进行严格管理、跟踪供给商，您只需创建一张用户卡片，输入通用信息。在日常输入单据、凭证时，这种“一次性账户”能够补充输入特定专用信息，如：名称、地址、电话及银行相关信息等。这么操作，为企业在日常处理节省了一定人力和系统空间。操作步骤：1、我们首先在系统中建立一个临时性供给商，并输入其通用信息。2、在相关单据或凭证录入时，选择该临时供给商代码，系统将自动弹出跟这张单据或凭证相关专有临时供给商信息录入窗口。内部职员：内部职员类型用户，是为愈加好进行清账核销处理而设置，可和其它往来账一样进行账龄分析。操作步骤：1、在供给商属性中选择“内部职员”，系统弹出“内部职员”设置窗口进行选择。2、选择具体职员，并指定生成供给商代码（前缀职员代码，总长度不能超出20位），系统提醒“是否导入职员信息”，点击“确定”，系统进行导入操作，“职员姓名”自动转换为“单位名称”，部门对应到“分管部门”，职员信息卡片中地址和电话也支持自动回填。3、在后续单据、凭证录入时，选择该临时供给商卡片代码，系统将弹出和该卡片相关专用临时供用商信息录入窗口。注意：一个内部职员只能被引用一次。发展纪要用于统计和该供给商相关日常事宜和发展情况等信息。操作技巧提醒：1、在输入信息时，鼠标“双击”能够弹出输入帮助窗口供您选择。2、在输入用户代码时能够使用以下输入方法：a、直接输入用户代码或用户名称，系统会自动匹配并查找出用户基础信息；b、直接输入用户助记码，系统会自动匹配并查找出用户基础信息；c、输入“/”用户代码（能够为不完全代码）或用户名称（能够为不完全名称），系统会自动模糊匹配用户代码并查找出用户基础信息；d、输入“*”用户助记码（能够为不完全代码），系统会自动模糊匹配用户助记码并查找出用户基础信息；e、输入“”，系统会直接打开用户帮助窗口供您选择用户。依据实际改变情况，可能需要对供给商资料进行修改，包含单位信息、信用情况、分管部门、折扣及交易情况等。在和供给商发生交易前，该供给商资料能够依据实际情况任意修改，若已经发生交易，则需兼顾这些交易情况。如本单位和某供给商以前以本位币进行交易结算，现改为以美元结算，考虑到以前交易情况,该供给商卡片交易币种需要改为“多币种”，而不能直接改作“美元”。对于应收科目和预收科目，针对某一类或选定供给商能够成批进行修改。若用户单击“供给商卡片列表”窗口中“批改”按钮，弹出Error! Reference source not found.所表示窗口：图 2.12批改供给商卡片信息窗口在该窗口中用户既可一次修改全部用户应收/预收科目，也能够设置条件修改部分用户应收/预收科目。供给商卡片提供强大供给商管理和查看功效，除以上介绍单位资料和供给商资料外，还提供专门业务简报和交易清单页面供用户了解该供给商大约和具体情况。2业务简报：提供各供给商本会计年度年初、本会计年度各个会计期交易统计情况，包含各期间采购情况（包含开票、退货）、应付账支出情况（包含付款、折扣）、应付余额等关键数据。从而对该供给商情况有一个整体把握。供给商中心全部报表基础全部提供本币式和外币式两种报表形式，以满足用户不一样需要。2交易清单：提供和该供给商发生全部交易统计，用户据此能够具体了解每一笔采购业务和应付账发生和支出情况，而且针对每一笔交易统计，双击能够直接追踪其原始单据和对应凭证，交易清单表头还提供该供给商总交易数据和信用情况，让用户一目了然。交易清单以下Error! Reference source not found.所表示：图 2.13交易清单查询窗口用户除经过“查看”功效按钮获取以上信息外，还能够经过“定位”功效按钮，针对供给商号码、名称、地域、分管部门和供给商类型进行直接定位和搜索操作。提醒: 供给商卡片查看能够定义信息限制域保密供给商卡片信息。注意：1.新增供给商卡片在供给商卡片列表工具栏点增加即能够加入一个供给商,系统提供供给商卡片供用户进行录入; 在本系统中,供给商首先是一个单位类型,某一个单位可能是供给商,也可能既是供给商又是用户,但其单位基础信息是一致,供给商单位信息包含基础信息和联络信息两个页面,在此不详加介绍,请参见基础数据-往来单位部分;新增供给商卡片关键有四个页面,其中财务信息和发展纪要属于供给商资料特有,基础信息和联络信息和单位资料保持一致,用户只需要修改单位信息或供给商卡片任何一个地方，其它地方将自动更新!2.修改供给商卡片依据实际改变情况，可能需要对供给商资料进行修改，包含单位信息、信用情况、分管部门、折扣或交易情况等;在和供给商发生交易前，该供给商资料能够依据实际情况任意修改，若已经发生交易，将兼顾这些交易情况;如本单位和某供给商以前以本位币进行交易结算，现改为以美元结算，照料到以前交易情况,该供给商卡片交易币种需要改为多币种，而不能直接改作美元。2.2 供给商卡片清理长久积累使得供给商卡片数目庞大，在进入新一个年度时，需要将一些在未来不会发生业务供给商做成批删除处理，供给商卡片清理就提供了这个功效。点击“供给商卡片清理”菜单，系统过滤窗口在主页面下，以下Error! Reference source not found.示：图 2.21供给商卡片过滤窗口在此窗口选择需要清理供给商卡片过滤条件，点击“确定”，系统会依据过滤条件将能够删除供给商卡片罗列出来。注意：只有目前年度账套中没有发生过业务供给商才能删除。图 2.22供给商卡片列表窗口在本窗口，用户能够依据需要经过“删除”按钮逐一删除供给商卡片，也能够使用“清理”按钮将筛选出来供给商卡片一次性全部删除。注意：实施删除操作供给商卡片是不可恢复，请你在慎重考虑后实施删除操作2.3 供给商卡片数据传输供给商卡片数据传输功效，关键用于供给商卡片导入导出，功效类似于用户卡片数据传输，请参考用户中心帮助。2.4 供给商组设置供给商组功效，关键用于和查询某供给商集团下属多家分子企业发生往来时，共同往来情况，功效类似于用户组。请参考用户中心帮助。第3章 单据管理单据管理部分关键处理应付账形成和应付账冲销业务。单据管理部分提供灵活应付账形成入口，若用户购置了新中大A3系统采购子系统，采购发票过账时将自动形成应付统计和应付账凭证并传至总账、供给商中心和现金中心；在未购置采购系统情况下，供给商中心本身提供单据录入功效，经过简易开票也能够直接生成应付账和应付账凭证；供给商中心还提供了外部数据接口，第三方采购系统只需要提供符合供给商中心提供给收账数据接口规范，本系统就能够从第三方数据系统中获取数据并自动形成应付账。当系统定义了下个财政年度会计区间后，系统支持在未年结情况下，录入下年单据，下年发票录入及记账，应付账款核销及外部单据导入操作生成下年单据及凭证，账龄分析等操作。3.1 单据处理3.1.1 应付单录入在没有采购系统情况下，能够使用应付单替换发票等单据开具，形成应付账。在采购系统中无法开具而又和应付账相关单据也能够在此开具。应付单录入关键用于应付账形成。“应付单录入”界面以下Error! Reference source not found.所表示：图 3.11应付单录入窗口应付单是一个类凭证形式单据，若科目属辅助项核实或部门核实、数量核实等，系统提供专门辅助核实窗口供用户录入，其方法和凭证录入一致。应付单录入窗口关键分两部分，上面是主体部分，下面为对应科目部分。主体部分科目为属于供给商核实科目（应付科目或预付科目），对应科目为非供给商核实科目，包含产品采购、应交税金科目等。凭证形式通常以下： 借： 11701 产品采购 80000.00 22101 应交税金-应交增值税 13600.00 贷： 21301 应付账款-产品 93600.00主体部分为21301科目，通常为贷方，只有一个科目。对应科目为11701、22101等科目，通常记在借方，能够是多个科目。应付单存盘时，首先形成应付统计，同时自动生成记账凭证。系统提供连续录入功效。提醒:供给商代码：输入进行应付单供给商代码，该项不能为空。日期：应付单业务发生日期。发票类型：应付单对应要开发票类型；如：增值税发票，一般发票等。发票号：应付单对应发票号码；系统能够利用其进行发票账款发生和回收情况追踪。 流水号：系统自动生成应付单号； 科目：应付单单据头主科目，该科目必需为科目特征为“供给商”末级科目，该项不能为空； 订单号：应付单业务对应订单号码；系统能够利用其进行订单账款发生和支付情况追踪。部门：应付单财务核实部门，当科目为部门核实时该项不能为空，当非部门核实科目时，不能输入；员工：应付单业务发生员工；结算币种:交易币种必需和供给商卡片设置交易币种保持一致,只有在供给商以多币种结算情况下，用户需要选择此次交易结算币种,其它情况交易币种是唯一确定了。应付账款和采购等科目能够依据实际情况进行更改，但必需和此次结算币种保持一致。 汇率和金额:对于外币情况下,系统自动取得默认该币种汇率,并依据对应科目总金额自动计算外币金额，也能够依据外币金额自动计算对应科目标金额。 辅助信息:输入对应订单号和发票号，系统能够利用其进行订单或发票账款发生和支付情况追踪。为增值税发票时,系统自动增加应交增值税科目栏；本单据是一个类凭证形式,若科目属辅助项核实或部门核实、数量核实等,系统提供专门辅助核实窗口供用户录入,其方法和凭证录入一致。若需录入多辅助项，可用鼠标双击辅助项列进行录入。连续录入功效：连续录入应付单功效能在录入完一张应付单后自动进入新空白应付单界面让你进行新录入。立即核销：当你选中立即核销时，在生成应付单和凭证后会系统会自动打开应付账款核销界面便于你对这笔应付账款进行核销。说明：1、供给商代码录入。先选定供给商，能够直接录入供给商代码，也能够双击代码所在输入框，或选择工具条供给商按钮，也能够敲入代码开始多个字符，系统自动弹出供给商帮助窗口,供用户选择供给商。系统依据该供给商对应卡片设置自动填写单据相关内容，如填写名称、默认应付科目、采购科目、应交税金科目、分管部门和员工、交易币种等信息。通常情况下，用户只需要填写交易金额和摘要即可。2、结算币种。交易币种必需和供给商卡片设置交易币种保持一致，只有在供给商以多币种结算情况下，用户需要选择此次交易结算币种，其它情况交易币种是唯一确定。应付账款和采购收入等科目能够依据实际情况进行更改，但必需和此次结算币种保持一致。3、汇率和金额。若交易币种为外币时，系统自动取得默认该币种汇率，并依据对应科目总金额自动计算外币金额，也能够依据外币金额自动计算对应科目标金额。4、若输入对应订单号和发票号，系统能够利用其进行订单或发票账款发生和回收情况追踪。5、发票为增值税发票时，系统自动增加“应交增值税”科目栏。6、系统提供价税自动分离功效，方便用户录入。7、当系统定义了下年会计期区间，应付单录入，支持录入下年六个会计期单据，确保在系统不年结情况下，能够处理下年业务，当系统年结时，自动会复制到新年度里。8. 应付单录入生成业务类型为PI,应付单存盘时,首先形成应付统计,首先同时自动生成凭证。操作技巧提醒：1、在输入信息时，鼠标“双击”能够弹出输入帮助窗口供您选择。2、在输入用户代码时能够使用以下输入方法：a、直接输入用户代码或用户名称，系统会自动匹配并查找出用户基础信息；b、直接输入用户助记码，系统会自动匹配并查找出用户基础信息；c、输入“/”用户代码（能够为不完全代码）或用户名称（能够为不完全名称），系统会自动模糊匹配用户代码并查找出用户基础信息；d、输入“*”用户助记码（能够为不完全代码），系统会自动模糊匹配用户助记码并查找出用户基础信息；e、输入“”，系统会直接打开用户帮助窗口供您选择用户。注：当选择供给商为临时供给商时，您能够录入供给商名称，录入新供给商名称后系统会弹出即时录入相关财务信息界面供您录入；您也能够录入已经录入系统临时供给商名称，系统会自动读取以前您录入临时供给商财务信息供您参考；3、本系统中录入辅助项辅助信息时能够使用一下功效方便您录入：a、在辅助项辅助信息录入界面，使用右键弹出，能够让您快速录入辅助项信息；导入科目对应全部辅助项，能够快速导入目前科目全部辅助项到录入界面；（对方科目录入时还能够导入已经录入相同科目标辅助项信息到目前对方科目标辅助项辅助信息中。）分解金额全部清零和分解数量全部清零方便您在录入分解金额错误时快速清零；b、在录入辅助项信息后，且目前科目已经录入金额（或数量）情况下，在辅助项金额（或数量）录入界面输入“空格”，系统会自动平均分摊科目金额（或数量）到辅助项金额（或数量）；假如部分辅助项您已经录入了金额，系统会自动计算出还没有分摊金额（或数量），科目金额 （或数量） 辅助项已经分摊金额（或数量），自动平均分摊到还没有录入辅助项金额（数量）辅助项上；注：假如只录入一个辅助项，您不用录入金额（或数量），系统会自动赋值金额（或数量）到该辅助项上。辅助项金额（数量）录入标准：一旦要分摊辅助项金额，相同辅助项类型辅助项金额（或数量）总和必需等于目前科目金额（或数量）。c、假如您在科目卡片中设置了科目标默认辅助项，且在总账凭证风格设置中选择了自动导入默认辅助项功效时，系统在您选择科目标时候会自动导入默认辅助项到目前科目标辅助项辅助信息中；d、应付单（退货单）录入未保留，能够保留为初稿（临时初稿），方便快速录入相同应付单。3.1.2 退货单录入若用户没有购置A3系统采购子系统，当发生采购退货、已售商品降价或打折等情况，退货单开具能够简单替换开具红字发票等功效。关键用于应付账回冲。“退货单录入”窗口以下Error! Reference source not found.所表示：图 3.12退货单录入窗口退货单录入界面和应付单录入界面相同，只是业务类型、生成凭证不一样。退货单支持立即冲销功效，系统自动查找和该张退货单所属供给商和应付科目相同统计供用户冲销应付账，详见本手册中“应付账款核销”部分介绍。退货单录入生成 业务类型为PC,退货单存盘时,首先形成退货统计,首先同时自动生成凭证。3.1.3 应付单冲红针对应付单据作废、误操作或部分应付账回冲情况能够使用应付单冲红功效。系统依据原始业务单据自动生成红字单据，其相关内容基础相同，只是金额方向相反。应付单冲红支持和其对应业务单据进行自动冲销。冲红单据也能够依据实际情况进行修改，包含交易金额等。在此也能够不自动冲销，在应付账核销中另行核销也是可行。详见本手册中“应付账款核销”内容。说明：1、应付单和冲红应付单对应业务类型为PI，开具应付单将更新供给商开票金额；2、系统提供报警功效。在设置好报警等级后，系统将在每笔交易发生时进行计算和判定，达成报警临界点即开始报警。3.1.4 单据修改满足以下条件单据许可对其进行修改：1、修改单据必需起源于供给商中心；2、修改单据对应凭证没有完成审核。3.1.5 单据查询经过单据查询，用户可查询到由采购系统、供给商中心和第三方数据系统中导入业务单据。系统能够查询选定范围内单据，查询范围定义窗口如Error! Reference source not found.3所表示：图 3.13查询范围定义窗口各栏目说明：2业务类型：用下拉框选择要查询业务类型，系统支持多选。2单据日期：输入要查询单据日期范围。2供给商代码：输入要查询供给商代码。假如为空，表示选择全部供给商。2制单人：输入要查询制单人名称。假如为空，表示选择全部制单人录入单据。2列表形式：点击其选择按钮，单据就以列表形式来显示满足条件单据。2滚动形式：点击其选择按钮，单据就以单张形式来显示满足条件第一张单据，再经过点击每张单据滚动按扭来滚动显示另外满足条件单据。在列表查询方法下，系统将符合选择条件所单据全部在“单据列表”窗口中以列表形式显示出来。双击单据所在统计行或单击“单据列表”窗口工具栏中“单据”按钮，将弹出原始单据。若该单据在采购子系统中开具，将直接得到对应原始发票；若该单据在供给商中心开具，将得到对应应付单（或退货单、应付单冲红单）。经过“凭证”按钮用户该追查到该业务单据所对应记账凭证。在滚动查询方法下，系统将弹出“单据查询”窗口。在该窗口中系统除了能够显示出原始单据外，还提供有原始单据滚动查询功效按钮“首”、“前”、“后”、“尾”，以供用户翻页查询每一张原始单据。在滚动查询方法下，原始单据还能够直接追踪对应记账凭证。在“单据查询”窗口中直接单击工具栏中“凭证”按钮，即可得到该单据对应记账凭证。3.1.6 应付计划管理在特定时间内每个月会发生一笔完全相同业务。比如，依据进度付工程款，系统能够先制订应付计划。填制应付单信息后，选择应付单折叠窗口，点击计划按钮创建新计划图：图 3.14应收计划管理新增窗口输入计划名称、计划总金额、实施日期及对应实施金额后，本系统会自动将前一应付单录入窗口中录入信息，和现在录入内容进行组合，形成一个完整应付计划。同时，本系统为方便用户维护实施日期及金额，提供了自动生成功效（提供按指定日期及固定间隔日期两种方法），您只要在以上窗口工具栏中点击“实施分配”按钮，即可弹出以下窗口以供录，如Error! Reference source not found.：图 3.13计划实施分配窗口在应付单计划管理窗口，可对计划修改、复制，查看其实施情况，计划总金额，可实施金额，可实施金额，计划总数，实施情况依据计划总数判定是否完成实施。对于已实施计划可跟踪到具体单据。图 3.14应收计划管理窗口3.2 采购发票处理采购发票处理，包含发票管理和发票记账。用于采购发票登记和记账等。3.2.1 发票管理点击该子菜单就进入采购发票管理窗口中，在这个窗口中，系统设置了“增加”、“修改”、“删除”、“复制”、“审核”、“审批”、“冲红”、“作废”、“凭证”、“查询”、“定位”、“打印”等关键功效按钮，下面具体介绍相关采购发票具体操作。增加在增加新采购发票时，首先确定增加发票类型；同时应该选择采购发票种类。点击“增加”按钮，系统弹出采购发票类型选择窗口。其中，该窗口包含左右两部分，左边部分提供发票种类和发票类型选择，右边部分提供发票起源选择。系统默认起源取决于采购系统基础数据子模块“选项设置”中对这部分选项设置结果，只有发票起源为库存入库单（退货单）时，才能进行自动对账。如Error! Reference source not found.所表示： 图 3.21发票类型选择窗口下面以增加一张蓝字增值税采购发票并以采购入库通知单（退货单）作为采购发票数据起源为例说明采购发票增加操作关键点。1、点击“增加”按钮，系统弹出窗口（Error! Reference source not found.），发票类型选择为“增值税发票”，选择采购发票资料起源为“采购入库通知单（退货单）”，然后，实施“确定”按钮后系统弹出“采购发票录入窗口”，如Error! Reference source not found.所表示：图 3.22采购发票录入窗口2、在发票录入窗口中，系统设置了“增加”、“删除”、“通知单”、“合并”、“存入”等关键功效按钮。首先点击按钮“通知单”，系统弹出 “采购入库/退货通知单帮助”窗口，确定选择对应通知单并确定后，“采购入库/退货通知单”中相关资料就回填到采购发票录入窗口对应字段中。3、输入或修改采购发票相关内容，如发票号、采购数量、金额、单价等，实施“存入”按钮，就完成了这张采购发票增加录入处理。说明：1、发票录入窗口中“增加”及“删除”按钮用于增加或删除采购发票中物料明细统计。利用“合并”按钮，能够实现将同一供给商和发票往来单位、同一类型采购发票合并起来。合并方法就是选择属于同一个供给商和发票往来单位“采购入库/退货通知单”后，输入或修改对应资料确定无误后，点击“合并”按钮。2、您必需输入采购发票编号，而且确保录入发票号长度符合要求。发票号长度在本系统基础数据子模块“采购发票类型”菜单中进行维护。3、假如发票类型是运费或费用发票，还需要选择对应“费用类型”。修改采购发票修改和增加操作基础相同，请参考“增加”操作说明。另外，假如想要修改采购发票已经审核或已经经过其它操作处理了（如审批、冲红、作废记账等），就不能修改这张采购发票。删除采购发票删除，是整张发票单据删除。假如想要删除采购发票已经审核或已经经过其它操作处理了（如审批、冲红、作废记账等），就不能删除这张采购发票。删除操作比较简单，选择符合删除条件采购发票统计，然后单击“删除”按钮，就完成发票删除操作。复制系统提供了三种复制方法：复制表头、复制表体、复制全部。具体操作方法是，选择被复制采购发票统计，然后点击“复制”按钮，选择复制方法，然后系统进入到“采购发票录入窗口”。最终，输入或修改对应数据辅助项，单击“存入”功效，就完成了采购发票复制。其后面操作和正常增加处理是相同。注意：在增加或修改采购发票时，假如不填制“财务类型”这个辅助项。在“采购核实管理”中将无法实现采购发票自动记账。审核/弃审核、审批/弃审批这些操作和其它单据处理是相同，只是系统支持对采购发票成批审核、审批，此功效经过对应窗口中“单据成批处理”选项进行控制。冲红采购发票冲红关键处理是已经记账采购发票。当已经记账采购发票做了冲红处理后，还应该实施“记账”功效。另外，已经进行采购对账处理采购发票不能冲红。假如需要冲红，请到“采购对账”中删除对应对账统计，然后再做冲红操作。作废采购发票作废关键处理是已经经过审批手续，不过没有进行记账处理采购发票。作废后采购发票不能冲红、不能记账。查询、打印 采购发票查询及打印操作，和其它单据查询及打印操作相同。具体可参摄影关内容操作说明。注意：1、在处理采购发票时，要注意发票类型选择，不一样发票类型有不一样业务处理方法，如采购发票和费用发票处理通常就不一样。2、增加采购退货发票时，点击“增加”按钮后，必需选择“红字”。3、必需经过仓库接收后采购入库通知单及采购退货通知单（入库后），才能在增加发票时候引用它们。不过，入库前采购退货通知单不需经过仓库接收处理，能够被采购发票所直接引用。4、采购发票录入取采购入库通知单（退货单）或库存入库单（退货单时）可经过查询框过滤单据,支持对同一供给商入库单主表复选，明细表多选。快捷操作，按住ctrl，多选，明细统计能够经过右键弹开定位功效。5、采购发票录入能够选