企业电子文件归档和电子档案管理建设规划教材模板.docx
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1、内蒙古电力(集团)有限责任企业企业电子文件归档和电子档案管理建设计划目录1企业概况42公司信息化建设情况43公司档案数字化建设情况54电子会计档案数字化建设情况65企业对电子文件归档和电子档案管理试点建设方案65.1建设目标75.2建设内容75.3建设计划125.4保障措施17附件一 会计类电子文件元数据方案191范围232规范性引用文件233术语和定义243.1会计类电子文件243.2组合文件243.3文档243.4元数据243.5元素253.6简单型253.7容器型253.8复合型253.9捕获253.10实体254元数据元素、结构及描述方法264.1元数据元素及其结构264.2元数据的描
2、述方法295公共元数据元素描述305.1聚合层次305.2来源31档案馆名称32档案馆代码32全宗名称33立档单位名称345.3电子文件35文件类型35文件惟一标识符36存储路径375.4档号37全宗号39目录号39年度40保管期限41机构或问题41类别号42室编案卷号43馆编案卷号44室编件号45馆编件号45文档序号46页号476凭证元数据元素描述476.1凭证编号476.2制证日期486.3摘要496.4凭证分录49借方金额50贷方金额51科目52摘要526.5凭证惟一标识符536.6制证人546.7制证单位546.8类型556.9附单张数567账簿元数据元素描述567.1账簿惟一标识符5
3、67.2类型577.3建账日期587.4账簿编号587.5账簿名称598报表元数据元素描述608.1报表日期608.2报表类型608.3填报单位618.4报表惟一标识符629其他会计资料元数据元素描述629.1惟一标识符629.2其他会计资料名称639.3类型649.4生成日期649.5填报单位65附件二 会计类电子文件数据结构规范671凭证元数据结构规范682账簿元数据结构规范703报表元数据结构规范724其他会计资料元数据结构规范741 企业概况内蒙古电力(集团)有限责任企业是内蒙古自治区所属国有独资特大型电网企业,位列中国企业500强第219位,自治区企业30强榜首。企业管理自治区中西部
4、8个市(盟)电网建设及运行工作,供电面积72万平方公里,服务人口1,380万人。截至底,企业资产总额789.3亿元;售电量完成1370.3亿千瓦时, 实现营业收入517.6亿元,利润总额8.45亿元。2 企业信息化建设情况“十二五”期间企业信息化建设和通信建设取得长足发展。经过“十二五”阶段信息化建设,企业信息化综合水平上升到了一个新台阶,关键建成了企业ERP系统、一体化平台数据中心、协同办公系统、营销系统、生产管理信息系统、生产GIS系统、财务管控系统等,信息化应用基础覆盖了企业各项主营业务,贯穿到企业各个业务部门关键业务步骤。企业建成了覆盖各供电局、变电站光纤网络,通信网光缆达成22137
5、.04公里;通信骨干网、业务网、支撑网完成规模建设,建成适用内蒙古电网通信网络;ERP系统建设实现了企业人财物一体化管控,提升了数据一致性和正确性,实现企业步骤、数据和资源集约化管理;一体化平台数据中心建设基础消除了信息孤岛,初步处理了跨区域跨系统数据传输问题,实现了企业各业务系统信息共享;协同办公系统建设实现了全企业行政办公、政务办公大集中应用,实现了企业全部单位“业务规范统一、步骤规范统一、应用界面统一、信息展示统一”、统一机房管理、统一升级、集中维护、统一存放、统一备份和日常巡检、跨单位、跨领域业务协同;营销系统关键实现了营业收费、银行联网、报表管理、通用查询、抄表管理、电量电费、营业帐
6、务、电价监管、工作任务、业扩管理、配网管理、现场管理、线损管理、计量管理、检验管理、协议管理、95598、电量采集等功效;生产管理信息系统实现了企业输电、变电、配电设备、运行和检修管理;生产GIS系统实现实现GIS平台公共应用、电网编辑、查询统计、电网专题图、三维浏览查询、移动应用、直升机巡检等基础应用功效,同时实现了全省超高压500千伏、呼供220千伏、110千伏输电、变电可视化、智能化管理。将画面、卫星定位、数据集成、实时信息、高级分析等信息技术融入到生产业务中,实现了设备空间数据和属性信息拓扑连接及连通查询、分析,并以数字化、图形化方法实现了电网资源数据网架结构及拓扑关系综合管理;财务管
7、控系统实现了资金监控及支付,实时获取所属各单位财务信息,强化了企业财务信息集中管理要求,实现了各单位数据集中管理,构建了横向集成、纵向管控、高度融合财务管控系统应用,加强了财务管控力度,提升了企业财务管理工作信息化管理水平;综合管理信息系统法律事务管理信息系统、业绩考评系统、同业对标系统、组织干部管理系统、供用电稽查管理信息系统等,实现了综合管理相关业务系统建设。3 企业档案数字化建设情况内蒙古电力企业档案信息化工作以促进、完善我企业信息化和提升档案管理现代化为总目标,一直坚持技术和管理并重、坚持和集团企业信息化发展协调同时标准。伴随企业信息化工作不停推进,由综合管理部提出“建设智慧档案馆”发
8、展计划,已列入企业信息化建设“十三五”计划。多年企业深入加强档案信息化基础设施建设,关键开展电子文件归档管理和档案基础数据建设工作,严格根据国家档案局数字档案室建设指南、电子文件管理暂行措施相关要求,把数字档案馆(室)建设纳入本单位信息化建设计划中。建立各门类档案纸质目录和机读目录,利用计算机和网络技术,经过办公自动化系统(OA),实现电子公文网上接收、整理、归档、保留和利用。利用现代化办公设施实现全部文件级目录利用计算机进行检索、查询,为档案利用者提供方便、快捷服务,充足发挥档案工作时效性、正确性和服务性。在“互联网+ ”环境下,深入提升档案资源数字化建设水平,逐步实现档案信息化、现代化管理
9、。10月,企业对所属10家供电单位开展了档案数字化工作。截止11月,10家供电单位档案数字化验收及挂接工作已全部完成。期间,共完成档案数字化 1025万页,整理扫描文书档案19,926盒,科技档案28,043盒,累计47,969盒;著录条目文书档案118,629条,科技档案302,107条,累计420,736条;共整理文书档案1,438,554页,科技文档2,660,301页,科技图档551,480张;共扫描文书档案1,039,757页,科技文档2,071,279条,科技图档501,348张;共提交存放档案数字化实施数字结果光盘851盒,移动硬盘25块;挂接至协同办公系统档案管理模块中条目累计
10、420,736条,其中既著录又扫描条目累计359456条,只著录不扫描条目累计61280条;上传PDF附件359,456个,共占用磁盘空间1,356GB,经过各单位抽查全部合格。系统档案电子文件基础数据库建设已初步完成。5月份,企业协同办公系统档案模块开始试运行,8月份正式上线。期间,档案馆不停优化档案模块,设置了科技档案模块、会计档案模块及实物档案模块,完成了48个功效优化测试及运行工作。现在,企业总部及所属各单位已全方面使用该系统进行归档工作。4 电子会计档案数字化建设情况日常会计和审计工作中对于会计档案检索查询通常是针对原始凭证和纸质帐表凭证进行,因为这些资料全部是实物形式,使用很不便。
11、伴随信息化逐步发展,经过财务软件进行会计工作,在积累了大量打印纸质帐表凭证方法会计档案同时,也积累了大量电子化会计数据,是统计和反应单位经济业务关键史料和证据。为了实现各单位财务历史数据集中存放、统一管理,内蒙电力企业于财务管控系统一期建设中实施了电子会计档案模块,企业所属各单位账套数据经过转换,统一存放在财务管控系统电子会计档案模块内,实现了账务数据和报表数据档案化存放管理,其中账务数据管理实现了凭证查询、账页查询、科目汇总表查询、科目辅助汇总表查询等功效,为日常会计和审计工作提供了有力支持。5 企业对电子文件归档和电子档案管理试点建设方案根据新版会计档案管理措施要求,编制会计档案数据接口,
12、实现企业档案管理系统经过会计档案数据接口和会计档案系统集成,实现对会计档案数据归档、检索、查询、电子档案元数据、背景信息归档和自动采集。5.1 建设目标电子档案系统将全生命周期步骤融入各应用步骤,经过和电子会计档案衔接,以最新会计档案管理措施作为指导,依靠优异电子影像技术,为会计档案凭证、账簿等会计资料提供存放平台,方便财务系统等业务系统把待归档数据归档至档案管理系统中,加深财务向业务前端延伸力度,全方面实现标准化数据、规范化操作、无纸化办公、智能化分析等业财高度融合新型财务管理模式,实现会计数据安全存放、庞杂数据有效管理、不一样数据源统一存放。切实发挥好“财务服务提供者”管理定位,强化全局业
13、财融合、财务决议支持、风险防范及共享服务能力,提升全局经济效益和效率。5.2 建设内容电子会计档案是统计和反应单位经济业务关键史料和证据,内蒙电力经过财务管控系统电子会计档案模块建设,加强了电子会计档案管理,以最新会计档案管理措施作为指导,依靠优异电子影像技术,为会计档案凭证、账簿等会计资料提供存放平台。为确保会计电子文件真实、完整、可靠、可用保留,保障电子文件证据特征,便于对电子文件了解、管理、交换和利用,采取元数据管理方法进行数据规范管理,元数据是描述文件背景、内容、结构及其管理过程数据。伴随会计电子文件大量生成,有必需为创建、管理、应用会计电子文件元数据建立统一方案,以系统有效地统计电子
14、文件内容特征、形式特征、背景和管理过程信息。根据内蒙电力会计电子文件管理现实状况,结合现在中国电子文件管理实际,参考ISO 23081,内蒙电力会计类电子文件元数据关键制订凭证、账簿、报表、其它会计资料等几类元数据规范,同时制订会计档案归档接口规范。从概念层次上区分为财务实体公共元数据、实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个领域,每个领域公有元数据统称为公共元数据,包含档案馆名称、档案馆代码、全宗名称、立档单位名称、文件类型、文件唯一标识符、存放路径、全宗号、目录号、年度、保管期限、机构或问题、类别号、室编案卷号、馆编案卷号、室编件号、馆编件号、文档序号、页号累计19个公共元数据,凭证
15、、账簿、报表、其它会计资料分别有各自实体元数据,具体以下:n 财务实体公共元数据表1 财务实体公共元数据编号元数据编号元数据M1-1聚合层次M1-2起源M1-2-1档案馆名称M1-2-2档案馆代码M1-2-3全宗名称M1-2-4立档单位名称M1-3电子文件M1-3-1文件类型M1-3-2文件唯一标识符M1-3-3存放路径M1-4档号M1-4-1全宗号M1-4-2目录号M1-4-3年度M1-4-4保管期限M1-4-5机构或问题M1-4-6类别号M1-4-7室编案卷号M1-4-8馆编案卷号M1-4-9室编件号M1-4-10馆编件号M1-4-11文档序号M1-4-12页号备注:公共元数据是指凭证、账
16、簿、报表、其它会计资料全部需要元数据信息。n 凭证实体元数据表2 凭证实体元数据编号元数据编号元数据M2-1凭证编号M2-2制证日期M2-3摘要M2-4凭证分录M2-4-1借方金额M2-4-2贷方金额M2-4-3科目M2-4-4摘要M2-5凭证惟一标识符M2-6制证人M2-7制证单位M2-8类型M2-9附单张数n 账簿实体元数据表3 账簿实体元数据编号元数据编号元数据M3-1账簿惟一标识符M3-2类型M3-3建账日期M3-4账簿编号M3-5账簿名称n 报表实体元数据表4 报表实体元数据编号元数据编号元数据M4-1报表日期M4-2报表类型M4-3填报单位M4-4报表惟一标识符M4-5类型n 其它
17、会计资料实体元数据表5其它会计类实体元数据编号元数据编号元数据M5-1惟一标识符M5-2其它会计资料名称M5-3类型M5-4生成日期M5-5填报单位表5 元数据元素描述方法编号按一定规则排列元数据数序号汉字名称元数据元素汉字标识定义元数据元素含义描述目标描述该元数据元素必需性和作用约束性说明采取该元数据元素强制性程度,分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示总是强制采取;“条件选”表示在特定环境和条件下必需采取;“可选”表示可采取也可不采取,由用户依据需要确定可反复性元数据元素是否能够反复出现元素类型元数据元素所属类别。本标准将元素分为简单型、容器型和复合型数据类型为表示元数据元素值而要
18、求含有相同数学特征和相同操作集数据类别。本标准数据类型包含字符型、数值型、日期时间型。容器型元素没有数据类型编码修饰体系对该元数据元素信息描述应遵照编码规则,包含编码修饰体系标识和名称值域能够分配给元数据元素值缺省值该元数据元素默认值子元素该元数据元素含有下属元素信息起源元数据元素值起源相关元素和该元素有亲密联络元素注释对元素深入说明以上建设内容即为此次会计类电子文件元数据建设关键内容。会计类电子文件元数据方案及其数据结构规范,请见附件内容附件一 会计类电子文件元数据方案、附件二 会计类电子文件数据结构规范。5.3 建设计划电子文件归档和电子档案管理实施关键分为项目计划、工作方案设计、系统构建
19、、系统测试、系统试运行、项目验收六个阶段。序号项目阶段时间工作事项1项目计划第四季度编写项目建设计划建立项目组织机构2工作方案设计第四季度制订具体实施计划制订项目管理制度召开项目开启会3系统构建第一季度、第二季度承建单位依据项目计划开展系统构建4系统测试第三季度制订测试计划、准备测试环境、实施系统测试5系统试运行第三季度系统试运行,承建单位按要求提供培训和技术支持,确保用户能够正确了解和使用系统; 6项目验收第四季度正式试运行期结束后,组织全方面验收。根据项目建设整体计划,各阶段具体工作内容以下: 项目计划 编写项目建设计划依据系统建设目标,编写项目建设和实施方案。 建立项目组织机构建立项目组
20、织机构,包含项目领导小组、项目工作小组、项目实施工作小组。任命建设单位项目经理、建设单位项目组组员。(1)项目领导小组:由建设单位一把手、承建方领导组成,是本项目标最高权力机构,有权变更、否决各项目经理和任何项目机构决议。(2)项目工作小组:由信通企业分管领导、部门领导、省直单位项目责任人及地市信息中心责任人、承建单位项目总监组成,关键负责协调、确定跨部门业务步骤和变更。(3)项目实施工作小组:小组组员由建设单位及承建单位项目经理、业务人员、技术人员共同组成,以充足发挥个人专长和利于项目实施为标准,由双方协商确定项目组组员角色。项目实施小组成立以后,必需服从项目经理工作安排。 工作方案设计 制
21、订具体实施计划根据系统建设目标及内容,确定在实施范围内能够达成基础目标,制订具体实施计划。建设单位项目经理将实施计划提交项目领导小组审批。 制订项目管理制度制订项目管理制度关键包含制订项目周例会制度、制订月度工作简报制度、制订需求和标准体系统一管理制度、制订项目实施确定函制度、制订项目变更控制制度和工作步骤、制订项目风险管理制度 召开项目开启会建设单位项目经理负责组织建设单位内部管理人员参与会议;负责为召开项目开启会做会前准备工作,比如:会场部署、设备准备、人员通知、会议资料下发等。 系统构建系统构建应该遵照以下标准:l 框架平台优异性标准采取SOA体系架构,确保系统能够符合信息化技术发展趋势
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