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锦发集团企业企业管理标准锦发总规字 () 第X号 策划部管理措施1. 目 策划部是针对企业项目定位、市场推广、形象宣传和企业文化研究等各项工作“智囊”机构，负担着推进企业经济效益和社会效益重大责任。制订本管理措施目标是为了能促进策划部各个步骤工作能标准化、规范化。同时本管理措施是围绕着日常工作每个步骤可操作性和可行性而书写，紧紧围绕着事务，并注意词句表示言简意骇，一目了然。2. 范 围 本管理措施适适用于策划部每个工作岗位和对应工作职责。2.1策划部组织结构图策划部经理经理助理（文案）（1名)主管（2名，分管平面设计、媒体）文员（1名）平面设计师（1名）2.2营运招商部各岗位工作职责2.2.1 职 位：策划部经理职 责：负责部门工作组织关系：对总经理、副总经理、分管总监负责岗位职责：1. 负责企业项目标市场可行性分析、项目定位、营销战略分析，和对应推广计划制订，在项目中突出“指导性”、“前瞻性”、“权威性”作用。2. 周期性调查上海及周围城市房地产市场情况，并对经典楼盘做好相关资料采集、分析、整理、存档工作，并立即更新，时刻掌握最新市场动向，对区域性和全国性房地产形式有深入、客观、科学了解。3. 熟悉房地产法律法规、各项房地产知识，对于楼盘大势有较为正确判定。4. 严格实施和落实企业上级部门下达各项指令，按时保质完成各项工作任务，确保销售部门在各项所需配合性工作上顺利进行。5. 以企业利益为前提，处理好和其它企业间各项合作事宜，合理配置资源，节省成本，让有限资源发挥尽可能大效率。6. 发觉潜在和现实危机及提出预防和消除意见，培养和发展企业创新机制。7. 配合企业做好企业文化教育推广、深化各项相关工作。8. 制作部门年度、月度工作计划和工作小结，立即向总办汇报，使企业和上级部门立即了解策划部工作情况。9. 全方面负责部门日常运作和管理，定时召开部门月会、晨会。对部门内职员实施监督管理，加强培训，每个月制订培训计划并实施。10. 制订、完善职员工作标准和操作程序，天天对下属工作情况进行监督检验。11. 对部门职员进行公正、严格工作考评。12. 严格控制部门开支，完成部门各项经济指标，做好总办和上级交办其它工作。2.2.2 职 位：策划部助理职 责：帮助部门经理组织关系：对部门经理负责岗位职责：1. 负责部门内文档、资料搜集和整理，帮助部门经理做好各类文案工作。2. 负责部门和总办、部门和部门之间文件收发、跟踪。3. 帮助项目作好策划定位、宣传推广、促销活动及其它相关事务计划成文工作。4. 负责部门会议纪要统计；定时制作每个月配合部门经理制订工作计划和工作小结。5. 负责策划部各类方案、报价和函件起草、制订和打印。6. 配合部门经理做好各类用户接待及登记工作，立即传达反馈信息，并有书面统计向经理汇报相关事宜进展。7. 亲密关注部门各项工作进展情况，立即统计、整理工作完成时间节点，并向部门经理反馈最新信息。8. 关注房地产市场最新信息：新楼盘、房地产法律法规、房地产热门事件。9. 负责部门行政事务处理。10. 完成部门经理交办其它工作。2.2.3 职 位：主管设计主管职 责：负责设计、媒体组织关系：对部门经理负责岗位职责：1. 全方面管理，参与企业项目标宣传资料、平面设计、文本设计工作。2. 长久性对各大房地产及其它相关展示会宣传资料、照片素材进行搜集、整理、存档。3. 搜集多种媒体（报刊、电视、电台、网站、杂志等）刊例、折扣、优惠内容等资料，并做好整理、存档、更新工作。4. 对于设计所需图文光盘、参考书籍、专业杂志做好整理、维护、保养工作。5. 对于企业项目已经做过各类广告，如：报刊、户外、宣传品等相关资料作好管理、备份工作（电子文档、成稿）。6. 定时和各合作企业进行沟通，保持良好关系，维护企业合作资源。7. 负责新入职文员、设计师培训工作，天天对下属职员工作进行监督检验；定时对文员及平面设计师进行专业考评，即时作出客观评定。8. 完成部门经理交办其它工作，和企业其它部门保持良好合作、沟通。2.2.4 职 位：平面设计师职 责：负责分管工作组织关系：对主管负责岗位职责：负责企业项目和其它部门宣传资料、平面设计、文本设计工作配合主管对大房地产及其它相关展示会宣传资料、照片素材进行搜集、整理、存档。对于设计所需图文光盘、参考书籍、专业杂志做好整理、维护、保养工作。对于企业项目已经做过各类广告，如：报刊、户外、宣传品等相关资料作好管理、备份工作（电子文档、成稿）。关注最新平面设计、建筑设计、景观设计专业动态，不停提升本身专业素养。2.2.5 职 位：文员职 责：负责分管工作组织关系：对主管负责岗位职责：1. 完成部门各类需要上呈总办或上级部门签报、比价表、多种单据填写和文档处理工作。2. 复印、装订、文件打印、传真收发、信函撰写及收发。 3. 完成经理、主管、交办其它工作。3. 本管理措施细则，及各项工作操作步骤及标准3.1前期策划工作i. 经过对项目环境综合考察和市场调研分析，以项目为关键，针对目前经济环境，当地房地产市场供求情况，项目所在区域同类楼盘现实状况及用户购置行为进行调研分析，再结合项目进行SWOT分析，在以上基础上，对项目进行正确市场定位。ii. 前期策划步骤项目用地周围环境分析分析前期策划工作地块交通条件调查区域市场现实状况及其趋势判定周围市政配套设施调查项目用地周围环境调查前期策划工作分为：项目用地周围环境分析；项目用地周围环境调查；地块交通条件调查；周围市政配套设施调查；区域市场现实状况及其趋势判定，具体操作步骤及标准以下。iii. 项目用地周围环境分析关键有以下三项：一、 地理位置二、 地质地貌情况三、 土地面积及其红线图四、 七通一平现实状况iv. 项目用地周围环境调查关键有以下五项：i. 地块周围建筑物ii. 绿化景观iii. 自然景观iv. 历史人文景观v. 环境污染情况v. 地块交通条件调查关键有以下三项：一、地块周围市政路网及其公共交通现实状况、远景计划二、项目对外水、陆、空交通情况3.1.6 周围市政配套设施调查关键有以下九项：1. 购物场所2. 文化教育3. 医疗卫生4. 金融服务5. 娱乐、餐饮、运动6. 生活服务7. 游乐休憩设施8. 周围可能存在对项目不利干扰原因9. 历史人文区位影响 区域市场现实状况及其趋势判定关键有以下二项：一、多种档次商品住宅用户分析二、商品住宅用户购置行为分析3.2 聆听和统计过程7 认真聆听对方自我介绍和对租赁具体要求和对租金及其它费用问价等；8 在聆听过程中，将对方所代表企业名称及联络人姓名、电话等尽可能详尽地统计下来。空房推荐介绍和问询过程7 依据来电者对租赁面积具体要求，推荐中汇空房，并做简单介绍。这关键包含以下几方面内容：7.2 中汇地理位置，周围交通及公共设施；7.3 推荐空房房型、楼层、朝向，周围用户群及装修程度等；7.4 租金报价，管理费和电话租用及停车位等具体收费情况；8 问询过程经过聆听用户对我方空房情况及具体报价反应，估测出对方心理价位；8.2 问询用户所代表企业业务范围或关系，帮其在中汇找到相关用户群，以吸引其来看房；8.3 若可能，问询并统计对方现驻大楼地址，方便时候营销人员上门造访一次，对该司情况做更为具体了解。9 初步说服过程9.2 简单介绍中汇大厦星级管理服务和入驻世界著名跨国企业或和其司有业务联络企业；9.3 向对方简单介绍我方将视租户著名度、租期年限及其它具体情况，对于更优惠租价及其它弹性租赁条件均可在对方来访时具体协商；9.4 试探性地和来电者预约在中汇见面，努力争取其实地看房，为最终和本企业签署租赁协议开辟成功第一步。用户来访接待过程了解用户背景和需求介绍和推荐带用户看房进入谈判阶段用户来访后跟进工作需要对来访用户背景和需求加以了解3 和用户交换名片4 了解其企业性质、业务范围、需要租赁办公面积等背景情况；5 若本企业现在恰好能满足用户所需办公面积，则先报价给用户，并经过其言行或面部表情了解对方心理承受能力。让用户对中汇有一个整体印象和了解依据用户具体要求，将中汇宣传资料，适宜办公单位报价单及平面图准备一份给用户过目，并做具体介绍；让用户不仅对中汇大厦和物业管理服务有所了解，而且让用户对本企业提供管理服务（如二十四小时保安、中央空调、停车位、出租车安排等）留下深刻印象。实质上这是一个间接推销过程。经过介绍本企业优质服务，能帮助用户分析中汇大厦优于其它写字楼优势，从而接收本企业合理报价。带用户看房过程依据和用户交谈情况，对于比较有意向用户，应邀其去实地看房。在此过程中，要将这间办公空房特点向用户做逐一介绍，如房间朝向、面积、得房率，周围用户群等；若用户将中汇和其它租金较为廉价大楼做比较时，应采取客观态度替用户分析不一样竞争楼盘地理位置、硬件设施、星级服务，规范管理等方面优势； 同时，依据用户对室内隔断装修或其它硬件设施所持不一样态度，灵活地并有所保留地向其介绍本企业部分弹性租赁条件，如为租户提供标准装修或给租户一定免租期，商务中心租户特殊服务性质（如前台电话留言服务，每日清扫卫生等）。争取和用户直接进入实质性谈判阶段凭借个人销售技巧和对用户意向正确判定力，在看房过程结束后，应尽可能争取到直接和用户进行实质性谈判阶段。这一谈判过程比较切入实际，且较为保密，应邀用户在会议室面谈，应避免在公共区域如电梯内或前台区域，以免大楼其它租户听到后产生不利影响。若用户主动提出和我部洽谈具体租费等实质性租赁问题，可见这类用户已经有一定意向和诚意，则应热情邀请其至会议室面谈，临别时可赠予中汇小礼品来打动对方。实质性谈判具体内容依据报价为用户计算出每个月租金和管理费及其它可能产生费用（包含电话租费，停车费）；依据用户所代表企业著名度，在自己权利范围内，给用户一定租金打折或其它弹性优惠租赁条件；向用户穿插介绍本企业为新入驻租户提供入驻欢迎仪式以吸引其入驻中汇爱好。来访用户接待完成后跟进工作若用户无明确意向，则不比强推，应有礼貌地对其来访表示谢意，对其司可能入驻中汇表示欢迎，并预祝双方合作成功。另外，在对方未留名片情况下，应抄下对方联络人姓名，电话及地址，方便深入跟踪联络；用户来访后，不要急于电话联络或贸然上门回访用户，使之产生反感情绪。而应稍待两三天后，做一次电话问询。问询内容不要局限于了解用户租赁意向，而应多问询用户具体要求和想法。在设身处地为用户着想前提下令其感受到我方诚意；和预期用户跟踪过程短约数周，长可达数月。这期间可采取电话联络，书信传真往来，上门造访等销售手段逐步深入地推销，从简单地推销发展向和用户做好友，直至和预期用户正式签署租赁协议。即使出于某种原因用户最终无缘和本企业签约，这份感情投资也会在未来营销过程中得到回报，因为这家用户很可能会将中汇介绍给她用户群；若用户明确表示已和其它大楼签约，则整个销售跟踪暂告一段落。但需向用户问询签约大楼名称及其签约价格和年限，并作为长久候租用户名单统计存档；若用户放弃入驻障碍关键是租金偏高无力承受，则应坦诚问询其心理价位，并表示愿意为其向本企业总经理申请，把握好这一最终机会争取其司入驻可能。注：若来访用户无名片交换甚至不愿留下联络电话，则在报价及其它租赁条件上要有所保留对待，以防其它大楼探听行情可能。同时，需愈加礼貌地将这类用户“目送”出中汇，或通知监控室注意其是否在其它楼层走动，以避免企业利益受到无须要损害。中介企业来访接待来访中汇中介经纪人，有三种类型：和营运招商部常有业务联络甚至合作成功中介好友；首次来访中汇并有一定合作态度中介经纪人；意在中汇大厦及内部用户租赁情况做市场调查甚至有推销其它竞争大楼企图中介经纪人。针对以上三类中介经纪人，营运招商部销售人员应含有敏锐识别能力，经过在前台几句简单闻讯即可分清。所以，对以上三类人应持不一样接待方法和谈话技巧，具体过程说明以下：对于第一类中介经纪人在前台区域交换名片；在前台区域和来访者简单交谈，了解其此番来访关键目标；若来访中介人员恰好有用户需要办公房，需了解清楚其用户所需求面积、企业性质（跨国企业、独资、合资、私营或其它）、大约业务范围（金融业、运输业、通讯业、贸易或其它），并依据中介人员提供信息，对这家用户租金承受能力做初步判定，给合适报价，并观察中介人员反应；依据中介人员对报价态度，合适通知本企业很多弹性条件和租金优惠可能性；带中介人员实地看房，并对房型、朝向、面积、得房率、周围用户群等做简单介绍；看房后，将中介人员感爱好办公房报价资料和平面图及中汇大厦彩色宣传资料送交中介人员，让其转交或传真给其用户；若对方无适宜用户源，则无需带其看房，只须将空房资料交其备用即可。注意在报价上相对保守些；礼貌地和中介人员离别，并表示期望深入合作联络。对于第二类中介经纪人交换名片并了解该中介企业关键承接业务范围和用户群性质；听中介人员自我介绍来访意图和提供信息；给中介人员中汇大厦宣传资料和空房资料；注意在报价上要有所保留。礼貌地和中介人员离别，必需时通知监控室观察其人是否直接离开中汇，以防部分有不良企图人在其它楼层干扰租户。对于第三类中介经纪人交换名片并经过简单交谈，觉察出来者醉翁之意；表示欢迎其介绍用户来中汇看房，但对于对方提到包含本企业租赁内密话题，能够借口不了解或有礼貌地拒绝回复；仅能够提供一份中汇彩色宣传资料给来访者；务必亲自送来访者离开中汇大厦大堂，以防其做出对中汇不利行为。3.8 协议签署工作营运招商部操作送签常规协议有：租赁协议、电话线转让协议、停车协议。具体操作步骤以下。3.8.1 租赁协议(ZL-004/005)租赁协议依据双方洽谈租赁条件根据标准协议格式确定协议文本交用户用户审核、修改、确定协议文本相关部门提供专业意见审核确定被修改合一样本条款按要求份数准备协议正本交用户用户签署盖章，提供对应文件部门经理签署，填写经济协议审核表送审审核并签意见审计部审核并签意见财务部审核并签意见法务部审核并签意见副总经理协议正本上签署副总经理总经理秘书登记在案，在协议文本上盖章由用户保留协议文本交给营运招商部协议文本交用户付款通知(ZW-005/006/023)财务部配合、监督协调帐务主管依据协议准备付款通知（应收款操作步骤）编制租户档案，协议文本复印件及相关资料存入档案经理助理和物业管理处沟通协调通知物业管理处相关入驻内容租户入驻通知单(ZL-008)营业执照或注册登记证复印件税务登记证复印件租户在签署协议时还未完成注册手续，须在入驻后3个月内向租户催促这些文件，得到后存入租户档案确定协议；标准：恪守格式协议。依据双方洽谈租赁条件根据标准协议格式打印租赁合一样本若租户对协议条款有异议要求更改，须得到相关部门审核和确定。准备正式协议；打印正式协议，通常一式四份，送租户签署盖章，同时要求租户提供以下相关证实文件。承租人是企业/企业代表处，须由代表人签署盖企业章。附:企业/代表处营业执照/工商行政管理局签发注册登记证复印件。承租人是境外企业或正处于（立即）申办中企业/代表处，须由代表人签署附：代表人身份证或护照复印件 企业授权代表人签署协议授权书 （若代表人为企业责任人只需提供其作为责任人证实文件复印件） 境外企业或代表处之母企业注册文件复印件 （即所属国家签发注册登记文件或税务登记文件等有效法律文件）承租人是个人，须由承租人本人签署附:承租人身份证或护照复印件收到租户签署协议后，营运招商部经理在协议经办人一栏中签署，填写经济协议审核表，部门经理签署后依次呈审计部、财务部、法务部、总办审核；总办签署下达，我方持有二份由总办分别交行政部和财务部，二份由租户持有由营运招商部交租户。营运招商部自行复印一份存入档案；营运招商部副主管依据租赁协议和相关其它协议如停车协议、电话协议制作付款通知，经部门经理审核确定，财务部审核盖章后送租户签收；营运招商部经理助理制作租户档案，存放租赁协议及其它相关协议复印件。3.3.1 电话线转让协议接到租户口头或书面通知租户对租赁场所内设置或增加电话线需求问询电话线种类和数量和物业管理处查对是否有足够线途经户给租户物业管理处对外来电话线接入费收费标准租户申请电话线接入中汇大厦租户向本企业购置电话线书面通知物业管理处，移交此用户从物业管理处获取电话号码通知租户电话号码，租户确定电话线转让协议确定电话线转让协议部门经理审核电话线转让协议一式二份交租户租户签字盖章填写经济协议审批表，部门经理签字审核并签署意见审计部财务部审核并签署意见法务部审核并签署意见审核并在协议代表人一栏中签字副总经理总经理秘书盖锦发企业章总经理秘书二份协议原件一份交行政部存档，一份由营运招商部交租户帐务主管开具付款通知给租户，计入本月应收款表(应收款操作步骤)复印电话线转让协议2份，1份交物业管理处，1份留存档案物业管理处打印致电信局过户通知交营运招商部过户通知交租户盖章过户通知交总经理秘书附电话线转让协议复印件盖锦发企业章总经理秘书物业管理处负责把过户通知送达电信局完成电话线过户手续在接到租户相关向本企业申请转让电话线书面或口头要求时，应问清所要求电话线种类及数量，回复对方一小时内给回复；依据所记项目，营运招商部人员应先致电物业管理处问询是否有足够线路提供给对方，若管理处有线路可满足，条件成熟，问清电话号码；致电租户，通知电话号码和转让条件，确定电话线转让协议交租户签署，协议一式二份；收到租户签署协议后，营运招商部具体经办人在协议经办人一栏中签署，填写经济协议审核表，部门经理签署后依次呈审计部、财务部、法务部；总办签署下达，一份由营运招商部交租户签收，一份由总办交行政部保留，营运招商复印一份存档；收到签署生效协议之当日，营运招商部收款员依据协议条款制作付款通知，送租户签收；营运招商部书面通知物业管理处安排人员安装电话。3.4.1 停车协议租户对车位需求接到口头或书面通知向物业管理处了解车位空置情况问询车辆类型和数量介绍车位租金、确保金和日常管理措施租户确定租赁意向停车协议(ZL-006)确定停车协议车辆车型、车牌号座租户审核相关部门提出专业意见打印停车协议一式二份租户签署盖章部门经理审核，在经办人签字经理助理填写经济协议审核表，部门经理签字经济协议审核表审计部审核并签署意见审核并签署意见财务部法务部审核并签署意见审核确定副总经理副总经理在经济协议审核表上签字；在停车协议上签字总经理秘书盖锦发企业章二份协议原件一份交行政部 一份由营运招商部交租户总经理秘书帐务主管开具付款通知交租户，并计入本月应收款表付款通知(ZW-005)应收款表(ZW-001)根据应收款操作步骤复印停车协议二份，一份交物业管理处，一份留存租户档案停车通知(ZL-011)填具停车通知附停车协议交物业管理处签收配合物业管理处协调租户停车事宜在接到租户要求租用停车位书面或口头要求时，通知租赁条件，同时问讯租户要求停泊车辆类型和数量，回复对方一小时内给回复；（因为中汇大厦停车场限制，必务问清租户车辆类型）依据所记项目，营运招商部人员致电物业管理处问询是否有空余车位满足租户要求；在得到管理处确实定后致电租户，通知详情和反复租赁条件。介绍中汇大厦停车管理措施时，需合适地向租户解释，因为中汇大厦停车场车位限制所租车位均非固定车位，停车需受物业管理处统一安排。问清停泊车辆牌照号码，确定停车协议(ZL-006)一式二份，交租户签署，同时请租户提供车辆行驶证复印件；收到租户签署协议后，营运招商部具体经办人在协议经办人一栏中签署，填写经济协议审核表，部门经理签署后依次呈审计部、财务部、法务部；总办签署下达，一份由营运招商部交租户签收，一份由总办交行政部保留，营运招商复印一份存档；收到签署生效协议当日，营运招商部收款员依据协议条款制作付款通知，送租户签收；收到签署生效协议当日，营运招商部书面通知物业管理处租赁期限，车辆类型、牌照号码等信息，由物业管理处和租户办理相关手续。3.5 租户入驻/退租手续3.5.1 新租户入驻中汇大厦步骤步骤图租户入驻通知单(ZL-008)经理助理填写租户入驻通知单租赁协议签署完成部门经理审核签署签发至物业管理处复印件存档案（备忘录）帮助办理入驻手续，租户搬迁日赠予鲜花并造访补充说明：租户入驻通知单(ZL-008)中应具体描述管理处交房给租户状态，必需时附上租赁协议中相关交房标准附件复印件给物业管理处作为标准。3.5.2 租户退租中汇大厦步骤步骤图租户退租通知单（ZL-009）经理助理填写租户退租通知单租户于租期前三个月书面通知退租事宜部门经理审核签署签发至物业管理处抄送财务部复印件存档案(备忘录)和物业管理处确定退租手续完成和财务部确定应付款已付清租户搬出租赁场所经理助理办理退确保金手续完成退租补充说明：租户退租通知单（ZL-009）中应明确租户到期交还租赁场所交房标准作为管理处收回办公室验收依据，必需时附上租赁协议中相关交房标准附件复印件给物业管理处作为标准。3.5.3 商务中心租户入驻操作步骤经理助理通知帐务主管相关收款事宜和客服主管相关入驻事宜租赁协议签署完成租户名称（中、英文）租赁日期、租赁场所数据线租用资料租户责任人姓名联络方及相关特殊要求家俱部署要求租户信息表(KF-001)客服主管和经理助理查对入驻信息书面通知物业管理处安装电话线安装日期电话线种类、数量和号码安装日期加入宽频网络服务电脑台数通知网络管理人员开通网络服务通知管理处移动家俱事宜具体日期时间家俱数量房门钥匙家俱钥匙钥匙准备每日服务统计表（KF-011）大堂铭牌，书面通知物业管理处商务中心铭牌，联络供给商租户企业铭牌制作计入每日服务统计待租户签署确定欢迎入驻函(KF-003)综合信息(KF-004)电脑维护计划(KF-005)宽频服务接入通知(KF006)家俱清单(KF-007)职员记录表(KF-008)入驻资料准备检验入驻前准备工作自查经理助理或部门经理检验和帐务副主管查询前期费用是否到帐租户入驻部门经理或经理助理把租户代表人介绍给客服主管客服主管带用户参观并具体介绍商务中心公共设施，介绍商务中心职员率领用户进入办公房，呈入驻资料客服主管客服主管试用钥匙，通知钥匙管理要求客服主管查对家俱、数量和情况客服主管介绍电话机使用方法客服主管介绍商务中心规章制度客服主管问询用户有否问题并给解答电脑维护计划(KF-005)家俱清单(KF-007)职员记录表(KF-08)一个工作日内向租户收回填好资料输入资料，存入租户档案补充说明：铭牌制作需要先得到租户对企业名称确实定和提供企业标志LOGO。钥匙准备，常规大门钥匙、家俱钥匙均各一把，以后依据租户要求，商务中心要求再给提供。办公房家俱配置通常按标准提供，租户增加办公家俱应对应收费，除非在租赁中谈到中已定或经理准批。3.5.4 商务中心租户退租操作步骤家俱清单（KF-07）客服主管和租户代表持家俱清单检验核实家俱配置经理指令相关租户到期日期查核房内装修搜集全部房间和办公家俱钥匙每日服务统计（KF-011）对家俱、设备、钥匙进行查核，若有损坏遗失情况按标准向租户提出赔偿费用赔偿费用计入每日服务统计，租户代表签字确定帐务主管和租户代表查对全部应付款，租户代表签字确定帐务主管和租户确定剩下应付款付款方法和确保金退还方法客服主管统计租户搬迁后联络方法并通知前台出门单(KF-009)统计搬迁物品，开具出门单给租户租户退租搬离书面通知书面通知物业管理处于退租日之次日拆除全部电话线客服主管通知IT用户服务于退租日之次日切断网络服务收回网络线客服主管变动门禁密码，并以书面及电子邮件形式向全部租户发送更换密码通知客服主管客服主管安排清洁工打扫房间通知管理处修复房内坏损部分和对房内设施进行翻修处理房内部署恢复到标准状态退租前，客服主管会同租户代表依据“家俱清单”将租用给她们全部家俱进行检验、核实。若有损坏遗失视情况赔偿处理；由财务主管和租户代表查对全部应付清费用和和用户讨论付费和返押金方法；收齐全部家俱和房门钥匙，在查对钥匙时须问询用户是否自己配过钥匙，一并收回；查看房内装修是否有损，如有则通知可能赔偿费用；赔偿费用依据商务中心服务费一览表（KF-002）和物业管理处收费标准。请用户留下立即搬迁地址及电话、传真、联络人方便有事联络；在确定用户退租后，要提前通知管理处，立即撤消该企业全部电话线，以防再发生电话费用；通知网管切断宽频网络并收回网络线。用户搬迁后，需改动密码，并以书面及电子邮件形式向全部租户发出更换密码通知；退租后，通知清洁工打扫房间。若装修设施有损通知管理处给予修复。房间部署须恢复到原有供参观状态。3.7 租户续租/扩租3.7.1 租户续租租赁协议租赁协议条款之租赁期限书面通知给予提醒并通知续租条件续租条件洽淡租户书面通知租期到期后不再续租签署租赁协议租户续租通知单(ZL-010)租户退租通知单(ZL-009)签发租户续租通知单(ZL-010)给物业管理处签发租户退租通知单(ZL-009)给物业管理处退租手续大厦租户租期到期前四个月之前，商务中心租户在租期到期前二个月之前，营运招商部书面通知租户相关租期到期事宜，着手联络续租问题；依据市场情况、租赁单位具体情况，在续租谈判中相关续租条件给租户一个客观报价。在谈判过程中要善于发觉客人意图、想法及目标，方便续租工作顺利开展；续租顺利则立即和租户签署续租协议。相关续租协议签署过程可参考租赁协议签订过程。3.7.2 租户扩租在日常工作中应十分留心租户动向，尤其相关租赁事宜。若发觉租户有扩租意向应主动立即联络，依据租户提供信息（关键是面积），给合适信息和安排。还未到期租户，若急于扩租，并不十分在意是否同一楼层。但若有同层次空房，应优先提供。报价方面基础根据其以前协议基价和现中汇大厦办公楼报价和市场原因综合考虑。若租户是扩租和续租一同考虑话，是否同一楼层即显得十分关键。此时应依据用户具体要求给尽可能满足，不然就轻易失去一个好用户。扩租谈判过程中价格及位置是一个很关键原因，但利用平时工作积累感情去打动用户也是一个致胜法宝。在谈判过程中，应适时掌握进攻、联络销售步骤，尤其注意对其行政主管或责任人跟踪。扩租谈判成功，应立即安排签署租赁协议，相关过程可参考租赁协议签订过程。3.8. 应收款3.8.1 大厦租户应收款操作步骤每个月15日左右制作中汇大厦租户本月应收款表(ZW-001)及各服务费统计表(ZW-026)中汇大厦租户本月应收款表(ZW-001)电费电信费统计表(ZW-002)清洁费统计表(ZW-025)维修费劳务费统计表(ZW-004)次月租赁表物业管理处上月各租户电费、水费、电话费、服务费等明细表。部门经理审核签署复印3份，1份送财务部，1份留存档案，1份以备销账用。财务部审核确定付款通知(ZW-005/006)每个月18日制作各租户付款通知部门经理审核确定财务部审核无误后在每份通知上盖锦发或锦友财务部印章付款通知付款通知签收本复印1份，原件送租户，复印件用于档案留存。签收本发票、收据中汇大厦租户应收款表每个月20日，帐务主管把付款通知送其每租户，租户签收。收到每笔应收款，财务部开具发票、收据交帐务主管；帐务主管送达租户签收，同时在应收款表上记号销账。财务部大厦租户未付款一览表（ZW-002）次月8日制作大厦未付款一览表，打印2份次月1-8日每日和财务查对应收款到帐情况。查对确定报部门经理催款通知(ZW-024)制作催款通知限定最终付款日期。审核确定部门经理审核确定财务部在每份催款通知上盖锦发或锦友财务部印章发票收据催款通知签收本大厦租户应收款表复印一份，每个月10日原件交租户，复印件留存档案财务部开具对应票据交帐务主管查核到帐帐务主管把票据送达租户，在大厦租户应收款表上销账最终付款日之次日，整理还未到帐租户清单明细表报财务部和营运招商部经理帐务主管和财务部亲密沟通相关催款后应收款到帐情况。按协议条款计拖延推行金上报总办拟致租户通知函通知其违约和本企业方法。通知函补充说明：全部给租户付款通知、催款通知及票据全部必需让租户在签收本上签收，若无法直接送达租户可经过寄挂号信方法并保留挂号信编号，方便查询。因为各租户协议条款不一致，如延迟推行金付款、人民币和美金汇率指定、最终付款日期等，所以应收款表、付款通知、催款通知制作必需严格遵照协议条款。若租户以支票或现金方法支付款项时，尤其是现金方法，让租户直接付至本企业财务部。若无法推脱地收下租户支票应统计支票号码让财务签收。有其部分租户在发放付款通知时须带上发票、收据，并让租户签收。3.8.2 商务中心租户应收款操作步骤依据商务中心次月租赁表商务中心次月租赁表商务中心次月租金应收款表(ZW-008)每个月23日制作次月商务中心月度租金应收款表(ZW-007)和IT用户服务查对月度网络线租金表(ZW-011)前台依据服务费日志账统计各租户月服务费(ZW-012)依据程控交换机计费系统统计各租户分机话费(ZW-019/20)依据物业管理处提供电信帐率统计统计各租户直线话费(ZW-018/22)前台统计租户、月度饮料费、邮票费、快递费(ZW-013/014/015/016/017)每个月24日制作上一月商务中心服务费表商务中心服务费表（ZW-009）商务中心次月租金应收款表(ZW-008)上月服务费表(ZW-009)每个月25日部门经理审核签署确定各复印2份，原稿至财务部，1份复印件留存档案，另一份以备销账用付款通知(ZW-023)服务费明细(ZW-012)25日制作各租户付款通知前台文员打印各租户上月服务费清单审核服务费清单附在付款通知以后，每户一份整理清楚经理审核签署签发总办在每付款通知上盖企业圆形（英文）蓝印章付款通知签收本复印一份，原件于27日左右送至租户签收，复印件存档应收款到帐，财务部开具发票/收据，帐务主管送达租户签收发票 / 收据签收本财务部发出付款通知后第7个工作日，制作商务中心租户未付款一览表和财务部查对到帐情况商务中心租户未付款一览表(ZW-010)查对确定财务部复印二份，原稿交财务部，1份复印件留存档案，另1份复印件自备用于销账报部门经理催款通知(ZW-024)制作打印催款通知明确最终付款日期审核确定部门经理财务部审核确定在催款通知上盖锦发财务部印章催款通知签收本复印一份，原稿于付款通知发出后第8个工作日发至租户签收，复印件存档案