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档案管理措施
FX/QG-XZ 06-03

第一章 总 则
第一条 为提升级案管理水平，规范档案工作程序，系统保留企业资料，有效保守机密，提升级案利用效率，依据《中国档案法》和相关法律法规，结合本企业工作实际，特制订本措施。
第二条 档案管理，遵照“归口管理、分级负责”标准，确保档案完整和安全。
本措施适适用于集团及下属企业。

第二章 档案范围
第三条 本措施所称档案，是指集团及下属企业在行政管理和生产经营活动中形成，统计并反应集团经营管理过程、含有保留价值多种文字、图表、声像、电子文档等资料。包含公文文书、人事、财务、审计、法律事务、技术、证照等。

第三章 管理职责
第四条 集团总裁办是全集团档案管理部门。事业部、子企业综合部或办公室是本单位档案管理责任部门。各单位、部门行政关键责任人是本单位、部门档案管理第一责任人，对任期内本单位档案管理负总责，其间因为档案管理而发生任何问题，均由其负领导责任。档案专管员负责根据本措施要求具体管理本单位（部门）全部档案。
第五条 集团及下属各单位均应设置档案室或档案柜，配置兼职或专职管理人员，分级负责档案具体管理工作。
第六条 集团总裁办负责集团机关档案管理，并对全集团档案工作进行计划、指导、检验、考评和培训等。

第四章 资料点收和归档
第七条 工作职责
（一）公文文书、综合性材料类：由综合部门点收；
（二）人事劳资类：由人事或综合部点收；
（三）财务类：由财务部门点收；
（四）工程、技术类：由专业部门点收；
（五）法律、审计类：由法务、审计部门点收；
（六）证照类：由综合部点收。
第八条 资料点收及归档范围
凡属本措施涵盖范围内全部文字、图表、声像、电子文档等资料，均须全部归档。
（一）集团档案室归档目录清单
1、集团企业设置、变更申请、审批、登记和终止、解散后清算等方面文件材料；
2、集团股东会、董事会、监事会形成文件材料；
3、本集团历史沿革、大事记及反应集团关键活动剪报、照片、录音、录像资料等；
4、集团副职以上及集团总部人员人事档案资料；
5、集团证照、印章；
6、集团收购、变卖资产等关键文件资料；
7、企业关键会议材料，包含会议通知、汇报、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计等。
8、集团制度体系、会议纪要、内部发文（包含总裁指示后各项工作步骤、决定等）、董事会会议统计、总裁办公会会议统计；
9、项目批文、协议；
10、集团下发文件。
11、财务管理、资金信贷、业务往来方面文件材料（含协议、关键报表、银企联络函件等）；
12、各相关业务单位往来函件；
13、集团签定各类协议（含商品房买卖协议）；
14、关键项目招投标文件资料；
15、审计汇报；
16、集团及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划。
17、其它含有法律效力及保留价值文件；
（二） 单位（部门或子企业）归档目录清单。
1、集团下发文件及本单位（部门）制发文件。
2、证照、印鉴。
3、工程立项、报建、建设、完工、质监、安监、权证办理等一系列资料文件（具体根据房地产事业部《档案管理要求》及附件目录进行整理）；
4、单位实施或完成项目资料（从谈判、接洽开始形成文件开始到项目操作完成止，单项目进行归档）
5、和当地政府职能部门往来函件；
6、单位（部门）签署经济协议；
7、用户、特约商家资料及信息管理；
8、企业媒体宣传资料、销售报表；
9、财务会计凭证、账册、月度、年度财务报表；
10、各部门（单位）报请集团批复工作联络单、工作计划、总结、统计报表、简报；
11、人事劳资档案及信息管理；
12、单位（部门）例会会议纪要；
13、各部门和其相关业务单位函件；
14、仪器、设备维修保养资料；
15、其它含有法律效率或保留价值文件资料。
第九条 资料点收、归档层级和权限：
1、公文文书、财务、技术资料：根据权责属于集团由集团归档，事业部由事业部归档，子企业由子企业归档。
2、人事资料：集团副职(含)以上人员、集团总部、总部所在地事业部、子企业行管人员、全集团财务和审计人员档案，由集团归档；总部所在地以外事业部、子企业其它行管人员，依据管辖权自行管理。汽修行业师傅、学徒，旅游度假行业服务人员档案由用人单位归档。归档内容、目录根据人力资源中心统一要求办理。
3、法律事务、审计类资料由职能部门整理，交集团档案室归档，每十二个月六月前向档案室移交上年度资料。
4、证照类资料归档，按《证照管理措施》实施。
第十条 工作要求：
（一）时限要求：
1、工程、项目、课题等文件材料在其项目判定、完工后或财务决算后三个月内归档，周期长可分阶段、单项归档；
2、外购设备仪器或引进项目标文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后向档案部门移交；
3、企业领导、职员外出参与公务活动形成文件材料应在活动结束后立即移交；
4、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档；
5、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应和纸质文件归档时间一致；
6、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式文件材料应在工作结束后立即归档。
（二）资料点收工作要求：
1、检验资料文本及附件是否完整，如有短缺应立即追查归入；
2、文件或资料处理手续必需完备，如有遗漏应立即退回经办部门补办；
3、和本案无关文件或不应随案归档文件，应立即退回经办部门；
4、全部资料办理完成后，经办人应在要求时间内移交专(兼)职管理员统一归档，并附资料具体清单(附表一)。
5、资料点收经办人调动或离职，应办理资料移交手续，主管领导负责监交。
（三）资料归档工作要求：
1、全部档案资料除依要求应提交相关职能中心外，均一律以原件存档。提交相关职能中心档案资料，须以复印件存档。文件材料归档后，一律不得更改。
2、全部文字资料标准上采取电脑打印件或复印件归档，须保留手写资料，应使用碳素墨水或蓝黑墨水书写；传真件须复印后合并归档。
3、电子文档、图片等资料须备份保留，必需时刻录成光盘进行归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文应和汉译文一并归档，无译文要译出标题后归档。
4、资料归档时，应认真查对是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
5、项目、工程等相关证照、文件在办理完成时，需先移交归档，不得私人存放保管。
6、归档文件材料通常一式一份。关键、利用频繁和有专门需要可合适增加份数。
7、归档时，档案专管员须使用专门登记簿分门别类给予登记，建立目录表，便于查询。

第五章 整理和立卷
第十一条 集团及下属企业应在第二年第一季度末前，将上年度档案资料进行分类整理和立卷。
第十二条 档案整理和立卷工作要求：
(一)确保次序、正反面正确；
(二)确保图纸清楚，字迹难识别，应附抄件；
(三)立即修补残破档案资料，特殊情况下应附复印件；
(四)材料过窄应加衬边，过宽应折叠整齐。
第十三条 档案立卷要求：
(一)分类正确，同一中心内容档案资料须一起组卷；
(二)卷宗标准，规范统一，编号连续；
(三)案卷按序号、标题、文种类别、制发机关、编码页次、备注等进行目录编制；
(四)编码页次要求连续，不增减页码；
(五)案卷厚度应控制在1-2厘米之间；
(六)每一案卷须端正书写标题和编号；
(七)装订标准、整齐，装订线统一为文书页面左侧2公分处，用厚质牛皮纸作封皮，以细绳装订；
(八)全集团应采取统一档案袋(盒)封存。

第六章 保管和使用
第十四条 档案保留要求：
（一）预防档案损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。
（二）做好档案防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。
第十五条 档案管理员应保持相对稳定，专兼职人员由基层各单位申报，集团审批，下发确定文件；其岗位调整需报集团总裁办同意后方可办理，岗位调整前，须办理档案交接手续，交接由档案管理员直接上级监交，对关键单位总裁办可派人监交。档案移交时要认真对照移交人在上次接交时档案清单，确保档案数量。
第十六条 接交人员应对移交全部档案资料完整性负责。因监交人、接交人渎职造成责任由监交人、接交人负担。交接时，接交人、监交人要敦促移交人出示其上次接交时清单，此次交接内容不得比上次交接内容降低。
第十七条 借阅、复制档案要求：
(一)案卷标准上不许借出，只供在档案室查阅。未归档文件及资料可借出。凡借阅、复制档案须填写《档案使用申请表》(见附表二)。
(二) 档案管理人员必需严格遵守国家保密法及企业各项保密制度，严格推行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合要求要求。借阅、复制使用秘密级档案资料，须经档案主管领导同意；机密级档案资料须经使用单位第一责任人核准，报上一级分管领导审批；绝密级档案资料需报集团总裁审批。密级划分见《保密制度》。
（三）借出档案材料不得转借她人，不得带入公共场所；借阅人不得撕毁、涂改档案；不得私自摘录档案内容；任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，视情节轻重给予处理。
(四)复制档案资料需由档案员办理，并加盖 “和原件无异”、“使用用途”和“使用期限”等内容蓝色印章。
第十八条 各单位应建立健全档案管理措施，添置保管设施，确保各类档案妥善保管。一旦发觉被盗或丢失，应立即逐层汇报。

第七章 判定和销毁
第十九条 档案资料须每十二个月综合判定一次：
(一)从档案内容、起源、时间、可靠程度、名称等方面判别档案价值。
(二)依据价值确定各类档案保留年限分为永久、长久、短期三种。
第二十条 经判定已过保留年限、失去保留价值档案，由档案员登记造册（见附表三），提出处理提议，经档案主管领导审核，报集团分管副总裁或事业部总经理核准；关键资料销毁前须报集团总裁或总裁授权委托人审批。
第二十一条 经同意销毁档案资料销毁时由上一级领导和本单位档案主管领导监销。

第八章 罚 则
第二十二条 凡违反本措施第七、九、十条第一、二款者，未造成损失处责任人10—100元罚款，造成损失全额赔偿。
第二十三条 凡违反本措施第十条第三款者，处责任人50-200元罚款。
第二十四条 凡违反本措施第十二、十三条者，处责任人50-200元罚款。
第二十五条 凡违反本措施第十四、十八条者，处责任人100-400元罚款。
第二十六条 凡违反本措施第十五、十六条者，处责任人10-100元罚款。其中：私自调整档案管理员岗位，处单位第一责任人500元罚款，未立即监督办理交接手续处第一责任人400元罚款。造成损失由责任人负担全部责任。
第二十七条 凡违反本措施第十七条者，处责任人20-100元罚款，造成经济损失全额赔偿，并处100-200元罚款。
第二十八条 凡违反本措施第十九、二十、二十一条者，处责任人50-200元罚款。

第九章 附 则
第二十九条 本措施由集团总裁办负责解释。
第三十条 本制度自颁布之日起实施。

附表一：
湖南富兴集团档案资料移交清单
移交单位： 接交单位：
序号
档 案 资 料 内 容
单位
页数
附 件
备注

移交人： (签章) 接交人： (签章) 监交人： (签章)
移交时间： 年 月 日
附表二：
湖南富兴集团档案使用申请表
申请人

申请时间
自 — 止
档案名称

档案密级
□绝密 □机密 □秘密
使用方法
□ 借阅 □ 复印
档案使用原由:
署名: 年 月 日
使用人所在单位(部门)意见:

第一责任人署名: 年 月 日
审批人意见:

署名: 年 月 日
备注
附表三：
湖南富兴集团档案资料销毁清单
资料管理单位：
序号
档 案 资 料 内 容
单位
页数
附 件
备注

销毁提议人： (签章) 销毁实施人： (签章) 销毁审核人： （签章）

销毁审批人： （签章） 销毁监督人： (签章) 销毁方法：

销毁时间： 年 月 日 销毁地点：