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商务活动安排(52)3.ppt
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1、商务活动安排(52)3会见与会谈会见与会谈 会会 见见 会见,国际上一般称接见或拜会,凡身份较高的人士会见身份较低者,或是主人会见客人,一般都称为接见。凡身份较低的人士会见身份较高者,或是客人会见主人,一般称为拜会或拜见。拜见君主,又称谒见、觐见。我国不作上述区分,一律统称会见,接见和拜见后的回访称回拜。就会见的内容而言,有礼节性的、政治性的、私人事物性的会见。礼节性会见时间较短,通常是半个小时左右,话题较为广泛,形式也比较随便。政治性会见一般要谈论双边关系、国际局势等重大问题,话题较为严肃,形式较为正规。事物性会见则涉及一般外交交涉、业务商谈和经贸、科技、文化交流等内容,有较强的专业性,时间
2、较长,也较严肃。商务组织主要参加的是事物性会见。会会 谈谈 商务会谈指洽谈业务,即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式,专业性较强。会见与会谈的关系 会见与会谈往往相辅相成。上司出面会见客人,往往为正式会谈定下基调,或创造条件。会见中双方达成的原则性共识,往往要通过具体而细致的会谈加以系统化、条文化;有时会谈也是为上司之间的高峰会见做准备。会见与会谈的准备会见与会谈的准备学习目标学习目标 能够完成会见与会谈活动的准备工作,了能够完成会见与会谈活动的准备工作,了解会见与会谈的相关知识。解会见与会谈的相关知识。会见会谈是企业常见的商务活动,为上司做好会见会谈准备工作是秘书的必备技能之一。会
3、见与会谈前的充分准备是保证会见与会谈成功的关键。(案例)对会见与会谈前的准备做好全面检查,以防工作中出现疏漏。一旦发现问题,要及时采取补救措施。(案例)收集对方的相关资料对方求见目的对方的求见对象。对方相关社会背景,如习俗、禁忌、礼仪特征等。对方参加会见(会谈)的人数、姓名、职务等。主要求见人(对方主谈人)的详细资料等。通知主方参加会见与会谈的人员通知主方接见人通知主方陪同人员通知主谈人通知其他会谈人员 在主方参加会见与会谈的人员确定后,秘书人员要及早通知有关人员,并协助做好准备。了解会见与会谈的地点和时间会见的地点和时间地点:主人的办公室、会客室或小型会议室、客人的住所。会见的时间应根据会见
4、的性质来定。礼节性的会见,一般安排在客人到达后的第二天或宴请之前;其他会见,则根据需要确定时间。会谈的地点和时间会谈地点:客人所住的宾馆会议室。会谈时间:应先征求对方的意见。通知对方A、会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定,应及时通知对方。B、了解客人抵达方式,以便告知主方的接送方式及接送人员。C、重要的会见和会谈,事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商,确定会见、会谈的具体日程。场所的布置及座位安排场所的布置A、会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱,应保证干净、清洁、大方。B、会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判,应摆放两国国旗)。C、现场可放置双方主
5、要人员座位卡,以便与会者对号入座。D、如果参加会见和会谈的人数较多,主谈人说话声音较低,还应安装扩音设备,并提前调试完备。E、场所周围还应具有完好的通讯、传真、复印设备及必要的文具,以备工作需要。会见和会谈的座次安排会见的座次安排:遵循“主左客右”的原则,即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示:记录译员 译员 主客 主人 主客 主人 客 主 客 主 方 方 方 方人 人 人 人员 员 员 员 座位通常排成扇形或半圆形。会谈的座位安排:双方会谈一般将谈判桌排成长方双方会谈一般将谈判桌排成长方形,双方各坐一边,主方位于背门一形,双方各坐一边,主方位于背门一侧如图(一),或进门后的左侧
6、如图侧如图(一),或进门后的左侧如图(二),双方主谈人位于各方长排中(二),双方主谈人位于各方长排中央,其他人员按右高左低排列。桌上央,其他人员按右高左低排列。桌上应放置中文座位卡,涉外会谈,要同应放置中文座位卡,涉外会谈,要同时放置对方语种的座位卡。时放置对方语种的座位卡。译员 主宾 6 4 2 1 3 5 7 7 5 3 1 2 4 6 译员 主人 (一)正门 客 主 方 (二)方会见与会谈的基本程序会见与会谈的基本程序学习目标 通过学习,秘书人员要了解会见与会谈的基本程序和要求,以便做好服务工作。迎接会见、会谈时,主人应提前到达。迎接地点:大楼正门口、接见厅、会见室门口迎候。迎接人员:主
7、任、接待人员。接待人员在大楼门口迎候客人,并引入会见厅。重要来宾进门后,应由代表团团长向主人一一介绍代表团成员;对一般来宾可以在入座后分别介绍宾主双方。致辞、赠礼、合影致辞:主宾双方均可致辞。致辞:主宾双方均可致辞。赠礼:双方简单的致辞后,互赠礼品,礼品不赠礼:双方简单的致辞后,互赠礼品,礼品不一定很昂贵,能表达敬意与友谊即可。一定很昂贵,能表达敬意与友谊即可。安排合影安排合影如有合影仪式,应事先安排好合影图,准备好必如有合影仪式,应事先安排好合影图,准备好必需的摄影器材。合影图一般是主人居中,主人的需的摄影器材。合影图一般是主人居中,主人的右侧为上,主客双方按礼宾顺序排列合影。第一右侧为上,
8、主客双方按礼宾顺序排列合影。第一排人员既要考虑身份,也应考虑能否都摄入镜头。排人员既要考虑身份,也应考虑能否都摄入镜头。通常由主方人员分站两端。通常由主方人员分站两端。会见或会谈合影完毕,参加会见、会谈的人员即可落座。主人可请客合影完毕,参加会见、会谈的人员即可落座。主人可请客人首先入座,或双方一起落座,但主人不能够自己抢先坐人首先入座,或双方一起落座,但主人不能够自己抢先坐下。下。双方入座安排就绪开始会谈时,除陪同人员和必要的翻译、双方入座安排就绪开始会谈时,除陪同人员和必要的翻译、记录员之外,其他工作人员即应退出。在会见、会谈的整记录员之外,其他工作人员即应退出。在会见、会谈的整个过程中,
9、不允许其他人员随意出入。个过程中,不允许其他人员随意出入。主谈人交谈时,其他人员不得交头接耳,也不能翻看与主谈人交谈时,其他人员不得交头接耳,也不能翻看与次会谈无关的材料,不允许打断他人的发言,也不允许使次会谈无关的材料,不允许打断他人的发言,也不允许使用过于粗鲁的语言。用过于粗鲁的语言。正式会谈如允许新闻记者采访,通常也只是在正式谈话开正式会谈如允许新闻记者采访,通常也只是在正式谈话开始前采访几分钟,新闻摄影通常是在主人和主宾站立握手、始前采访几分钟,新闻摄影通常是在主人和主宾站立握手、面向新闻记者时拍摄,然后,新闻记者一同离开会场,会面向新闻记者时拍摄,然后,新闻记者一同离开会场,会谈正式
10、开始。谈正式开始。秘书人员需在桌上备好茶水,夏天要加冷饮;会谈时间秘书人员需在桌上备好茶水,夏天要加冷饮;会谈时间过长,可适当准备些咖啡或红茶。过长,可适当准备些咖啡或红茶。记录记录 会见或会谈时,均要有人会见或会谈时,均要有人做专门记录。填写情况汇报表。做专门记录。填写情况汇报表。会见与会谈结束会见与会谈结束 会见或会谈结束后,主人会见或会谈结束后,主人应将客人送至门口或车前,握手道应将客人送至门口或车前,握手道别,目送客人离去后,才可退回室别,目送客人离去后,才可退回室内。内。整个会见、会谈的程序工整个会见、会谈的程序工作暂告一段落。作暂告一段落。秘书人员要在整个会见与会谈的过秘书人员要在
11、整个会见与会谈的过程中,做好会见(会谈)人员的食、程中,做好会见(会谈)人员的食、宿、交通、参观访问等一切事宜的宿、交通、参观访问等一切事宜的服务工作。服务工作。相关知识相关知识 秘书人员在为会见与会谈秘书人员在为会见与会谈做准备时,要重点注意技术和做准备时,要重点注意技术和礼仪两个方面。这里主要介绍礼仪两个方面。这里主要介绍技术准备方面的要求。技术准备方面的要求。了解相关政策和规定了解相关政策和规定客观全面地准备资料客观全面地准备资料 能够完成开放参观活动的准备与接待工作能够完成开放参观活动的准备与接待工作 学习目标 通过学习,能够掌握开放参观活动准备与接待工作的基本方法。开放参观活动的准备
12、与接待工作的内容开放参观活动的准备与接待工作的内容 开放参观的项目开放参观的项目 组织的展览室;组织的展览室;生产设备和工艺流程;生产设备和工艺流程;厂区环境;厂区环境;员工的教育与培训设施;员工的教育与培训设施;组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。开放参观活动的操作流程开放参观活动的操作流程准备宣传小册子准备宣传小册子放映视听材料放映视听材料观看模型观看模型引导观摩实物引导观摩实物中途休息服务中途休息服务赠送纪念品赠送纪念品征求意见征求意见 秘书在开放参观活动中的职责秘书在开放参观活动中的职责秘书主要职责就是做好准备与接待工作。秘书主要职责就是做好准备与接
13、待工作。准备内容:准备内容:准备与寄发请柬;准备与寄发请柬;为来宾准备休息服务处;为来宾准备休息服务处;准备介绍材料;准备介绍材料;准备特殊的参观用品,如卫生服、安全帽等;准备特殊的参观用品,如卫生服、安全帽等;准备茶水饮料;准备茶水饮料;准备赠送的礼品和纪念品。准备赠送的礼品和纪念品。接待服务与要求:接待服务与要求:可组成接待班子,具体负责开放参观事宜。可组成接待班子,具体负责开放参观事宜。工作中要做到:工作中要做到:来宾到达后热情引导接待;来宾到达后热情引导接待;放映视听资料时认真解说;放映视听资料时认真解说;参观过程中为来宾做向导;参观过程中为来宾做向导;做好招待来宾的餐饮服务;做好招待
14、来宾的餐饮服务;耐心解答来宾提出的各种问题;耐心解答来宾提出的各种问题;做好欢送工作。做好欢送工作。能够拟订开放参观活动的方案能够拟订开放参观活动的方案学习目标学习目标 能够拟订开放参观活动方案。能够拟订开放参观活动方案。近来,开放参观越来越受到企业重视。一般来讲,开放参观可分为游览参观和组织参观 两类。通过游览参观,可以进一步了解合作对象;通过组织参观,可以扩大组织的社会知名度。确定开放参观活动的主题确定开放参观活动的主题 开放参观活动的主题,就是组织通过这一活动开放参观活动的主题,就是组织通过这一活动所要达到的目的和希望取得的效果。所要达到的目的和希望取得的效果。常见的开放参观活动主题有:
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