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旅行社计调工作综合流程.doc
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1、预览:旅行社计调工作步骤一、报价:依据对方询价编排线路,以报价单提供对应价格信息(报价);二、计划登录:接到组团社书面预报计划 ,将团号、人数、国籍、抵/离机(车)、时间等相关信息登录在当月团体动态表中。如遇对方口头预报,必需请求对方以书面方法补发计划,或在我方确定书上加盖对方业务专用章并由经手人署名,回传作为确定件;三、编制团体动态表:编制接待计划,将人数、陪同数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其它特殊要求等逐一登记在团体动态表中;四、计划发送:向各相关单位发送计划书,逐一落实。1、用房:依据团体人数、要求,以传真方法向协议酒店或指定酒店发送订
2、房计划书并要求对方书面确定。如遇人数变更,立即做出更改件,以传真方法向协议酒店或指定酒店发送,并要求对方书面确定;如遇酒店无法接待,应立即通知组团社,经同意后调整至同级酒店。2、用车:依据人数、要求安排用车,以传真方法向协议车队发送订车计划书并要求对方书面确定。如遇变更,立即做出更改件,以传真方法向协议车队发送,并要求对方书面确定。3、用餐:依据团体人数、要求,以传真或电话通知向协议餐厅发送订餐计划书。如遇变更,立即做出更改件,以传真方法向协议餐厅发送,并要求对方书面确定。4、地接社:以传真方法向协议地接社发送团体接待通知书并要求对方书面确定。如遇变更,立即做出更改件,以传真方法向协议地接社发
3、送,并要求对方书面确定。5、返程交通:仔细落实并查对计划,向票务人员下达订票通知单,注明团号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量,并由经手人签字。如遇变更,立即通知票务人员。五、计划确定:逐一落实完成后(或同时),编制接待确定书,加盖确定章,以传真方法发送至组团社并确定组团社收到。六、 编制概算:编制团体概算单。注明现付费用、用途。送财务部经理审核,填写借款单,和概算单一并交部门经理审核签字,报总经理签字后,凭概算单、接待计划、借款单向财务部领取借款。七、下达计划:编制接待计划及附件。由计调人员签字并加盖团体计划专用章。通知导游人员领取计划及附件。附件包含:名单表、向协议单位提供加盖作业
4、章企业结算单、导游人员填写陪同汇报书、游客(全陪)填写质量反馈单、需要现付现金等,票款当面点清并由导游人员签收。八、编制结算:填制企业团体结算单,经审核后加盖企业财务专用章。于团体抵达前将结算单传真至组团社,催收。九、报帐:团体行程结束,通知导游员凭接待计划、陪同汇报书、质量反馈单、原始票据等立即向部门计调人员报帐。计调人员具体审核导游填写陪同汇报书,以此为据填制该团费用小结单及决算单,交部门经理审核签字后,交财务部并由财务部经理审核签字,总经理签字,向财务部报帐。十、登帐:部门将包含到该团协议单位相关款项立即登录到团体费用往来明细表中,方便查对。十一、归档:整理该团原始资料,每个月底将该月团
5、体资料登记存档,以备查询组团社日常工作步骤组团社日常工作步骤第一步:市场策划人员依据搜集到旅游情报等信息决定推广什么样旅游线路,让后和计调人员确定线路可行性,同时计调也核实出线路成本价格,市场策划作出每一条线路销售价格,行程,接待容量等计划。上述步骤是指靠策划广告收客旅行社,假如是已经接到关系用户,关系用户会直接告诉旅行社需要什么样线路,计调会依据指定来计划线路,关键是寻求地接社和预定往返票。第二步:市场销售人员开始接待游客,同时把接待到游客情况给计调以预定票务,预定地接社,这些接待情况也被反馈到市场策划人员那里,市场策划人员也就知道了自己线路市场反应情况。第三步:团体或散客成行,地接社开始接
6、待,游程结束后,游客意见反馈到组团社。第一降低组团社同行销售成本市场策划人员决定销售线路时,搜集信息有市场信息,组团社同行信息,地接社信息,其中组团社同行信息完全能够从我们交易网上取得,比如:现在海南包机基础是做散客同行,组团社接到小团体,散客基础交给海南包机组团社,因为海南包机组团社单位成本低,所以包机组团社将自己每日或每七天同行包机航班、价格、线路等信息经过传真发给每一个旅行社,但海南线价格变动及航班变动是比较大,传真一次发一个旅行社,成本很高,而且地域范围很窄,需要信息旅行社有时候没收到,不需要旅行社天天接传真,假如使用旅游交易网公布信息功效,信息公布到网上,组团社自己上网收取信息,就和
7、收信一样方便,节省很多时间,而且很多平时销售不到地域也能查询到,这么每个组团社全部能够开发出同行线路来销售给每一个组团社,因为销售渠道变通畅了,不用担心同行销售成本问题。还有,假如组团社接到海南散客,能够直接将预定信息经过旅游交易网会员传真发给包机组团社,不需要一般传真,因为对于这种日常业务,双方旅行社全部相互了解,对线路情况和包机商情况不需要经过复杂手续来识别和签证。第二降低组团社团体运行成本和搜集地接社信息成本接到一个团体或散客,或是提前策划一组线路,组团社全部要寻求地接社信息,往常全部是看报,看名目,同行介绍,而且这些信息全部是单向,不是交互。组团社只能单纯阅读,最终还是要经过发传真来询
8、价。而经过旅游交易网长久信息功效(使你能阅读全部地接社地接信息)和公布信息功效(使全部地接社能收到你询价信息),你能够立即掌握最新地接行情,假如把自己需求信息公布到地接区域,收到信息地接社会立即报价,这么原来因为信息不通畅而造成高成本就不再存在,尤其是关系团体或是关系用户,她们往往要求旅行社为她们专门设计线路,这么组团社经过中国旅游交易网把设计线路、游客要求公布到地接区域,这么全部地接旅行社全部会返回她们地接信息,较以前传统打两三家电话,发两三个传真要有效多。第三降低计调查询成本计调去安排一个行程,总离不开票务,租车等步骤,经过网上查找这些信息,会方便很多,因为经过电话问询,一次只能取得一个信
9、息,而在网上,你能够查询到全部票务、租车信息,而且能够把自己急需信息放在网上,方便票务企业和租车企业来和你联络。第四降低信息反馈成本过去一个团体结束,组团社不会把游客反馈小提议和意见反馈到地接社,因为又会增加通讯成本,现在你把游客提议直接经过网上会员传真发给地接社就行了,费用能够忽略不计。计调工作旅行社计调工作 计调全称为计划调度,是旅行社完成接待业务、落实发团、出团计划总调度、总指挥。计调员对外代表旅行社同旅游供给商建立协作关系,签署相关协议,来确保提供游客所需各项委托事宜得到落实,并担当处理相关计划变更和突发事件任务。在旅行社经营管理中,市场部、计调部、接待部组成了旅行社具体操作三大关键版
10、块,和财务、人事等后勤部门组成了整个旅行社运作体系。计调在旅行社整体运作中发挥着极其关键作用,所以要做好计调工作需含有以下条件: 一 、计调应含有素质1、责任心。一名好计调会让导游和旅行社省心;2、工作有计划性。如:出境游需要提前多少天办理签证,要给自己建立一个预警机制;3、掌握和合作地接社、酒店谈判技巧;4、有风险和法律意识,对旅游相关法规要了如指掌;5、市场意识。二、计调岗位关键成本事先和质量控制是计调岗位两大关键1、成本事先-掌握着旅行社成本;要和接待旅游团体酒店、餐馆、旅游车队及合作地接社等洽谈接待费用。所以,一个好计调人员必需要做到成本控制和团体运作效果相兼顾,也就说,必需在确保团体
11、有良好运作效果前提下,在不一样行程中编制出一条能把成本控制得最低线路出来。在旅游旺季,计调要凭自己能努力争取取到十分担心客房、餐位等,这对旅行社来说,相当关键!2、质量控制即在细心周到地安排团体行程计划书外,还要对所接待旅游团体整个行程进行监控。因为导游在外带团,和旅行社惟一联络路径就是计调,而旅行 社也恰恰是经过计调对旅游团体活动情况进行跟踪、了解,对导游服务进行监管,包含对游客在旅游过程中突发事件代表旅行社进行灵活地应变。所以说,计调是一次旅行幕后操纵者。三、计调知识贮备和信息贮备知识贮备:1、一个合格计调应该熟悉各项旅游法规,包含旅行社管理条例导游管理条例 和协议方面法规和酒店管理、和车
12、辆运输、航空法规等相关行业法律法规。2、应该有较强文挡处理知识,其中包含电脑办公自动化软件和简单图形处理软件, 以后肯定会加上熟练使用旅行社多种经营管理软件(部分岗位还应该要求含有网页制作和其它网络操作能力)也包含部分档案制作和编制能力。3、交际和沟通知识贮备:旅游是个和人打交道行业,假如没有良好沟通能力,不通晓通常礼仪常识是不行,假如能够类似于保险行业进行专门针对性学习和培训,那么就会有愈加好效果。包含细致从电话接听,到团体完成后回访,指定一个标准程式,严格实施。信息贮备:1、组团型计调必需了解各条线路价格,成本,特点和能够影响这些原因原因,还有各条线路改变和趋势。初入门这种类型计调,提议最
13、好从全陪做起,而且要时常调阅本社团体卷宗,了解各条线路和各地接社信息反馈,编写各条线路地接社反馈总结,同时了解用户情况,对于自己所在区域市场建立熟悉人际关系,多渠道了解用户信息。2、组团型计调必需要有一个以用户为中心,满足用户需要理念,成为用户好友。3、定时,天天查阅传真和信息,在报价前再次落实核准价格,行程,标准,所含内容在签定协议前提前通知地接社作好准备。4、规范确定文件,在确定件中必需要同时含有抵达时间,行程安排,入住酒店标准,景点情况,餐标,车辆标准,导游要求、可能产生自费情况。提议必需细致到车型、车龄、酒店名称,还有可改变情况和改变后程序和责任情况。5、熟悉导游情况,了解每个导游年纪
14、、外型、学历、反馈、性格、特点、责任心、日常心,并了解社内导游安排情况,方便做出针对用户作出最适宜导游安排。四、计调应含有能力1、报价要快速正确计调报价要很快速有效。在珠江三角洲,受地域文化影响,客人最不喜爱计调乱报价格。警察个一听到客人说:“你到底懂不懂,怎么和你之前跟我说不一样?”最好措施是要亲密注意价格改变情况,尤其是黄金州等时段,各酒店、餐馆、车费、景点门票全部有所变动,天天做团数多达几十个时候更要求计调报价要很正确。2、和导游沟通对本企业导游多了解部分,能依据旅游团特点安排导游,假如是计调无权派遣导游,可是提议接待部派遣哪个导游,这么有利于确保旅游产品质量和提升旅游者满意度。比如,有
15、些导游在带老师团时很在行,但派替换散客团时就难以应付。同时,要重视在团体回来后,跟导游或领队立即了解带团情况,她们对地接、酒店、景点景色游玩情况意见很直接,有利工作更顺昌和立即调整。3、信息立即更新计调员要保持自己了解信息全部是最新,如火车时刻查询系统、飞机时刻调查系统、天气预报查询系统、道路情况查询表等。比如,有一条道路某天开始封路,但没收到这方面信息,在派遣用车时价格也没有变动,可能出团后,才会发觉这条线路做下来是赔本。很快前,笔者有个好友参团去长隆欢乐世界,不过那天刚好一整天全部下雨,好友大大扫兴,埋怨说,计调没有查天气预报吗?即使有些客观原因,不过假如把工作做得更用心,部分无须要事情还
16、是能避免。同时,对同行部分信息也要立即了解,最好能每个星期全部上竞争者网站,了解市场情况。4、平时多充电如部分谈判技巧、处理突发事件书籍,法律知识、旅游相关法规等,多和有经验、优异计调学习,多参与中国计调网论坛。5、做事细致计划书细致和周到直接影响着团体服务质量,行程标准写相信明了、办理多种手续要当事人署名、跟合作社、酒店确定并要求对方回传、购置门票要认真看清票面内容。在团体结束回来后,要将相关单据收齐等,无不要求计调细心。五、计调工作要求1.业务熟练。必需对团体旅行目标地情况、接待单位实力、票务运作全部胸有成竹。2.含有敬业精神。必需热爱旅游事业,计调工作应该说其实是很枯燥,是由无数琐碎工作
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