联想电脑公司企划部秘书职业技能手册模板.doc

秘书手册
（试讲稿）

联想电脑企业企划部秘书处

目 录
序言 ………………………………………………………………… 3
第一章 秘书必备素质…………………………………………… 4
第二章 秘书关键职业技能……………………………………… 5
第一部分 日常事务处理………………………………… 5
电话、传真、邮件、文件管理、名片
第二部分 日程安排……………………………………… 7
总体日程安排………………………………… 7
出差日程安排………………………………… 8
会议安排……………………………………… 13
媒体采访……………………………………… 18
大型活动……………………………………… 21
突发来访接待………………………………… 24
第三部分 沟通和协调…………………………………… 25
内部沟通……………………………………… 25
外部沟通……………………………………… 25
秘书应含有礼仪…………………………… 26
秘书礼仪素质培养………………………… 27
第四部分 文字支持……………………………………… 27
第五部分 会议支持……………………………………… 30

序言 ---------在很多人眼里，秘书仍是一个即让人熟悉又不被人了解职业。秘书辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，她们是领导左膀右臂，是领导和企业上下保持沟通桥梁 ，为此，她们必需全心全意并正确无误地提供支持和服务，从而表现出其本身价值。优异秘书会使人想到干练、精明、繁忙处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼仪态；联想到在她们脸上那一惯展现胸有成竹样子……不管怎样，秘书这个词会让很多正准备从事这个职业大家有着太多想像 。然而,秘书工作到包含哪些，在秘书工作背后还有些什么，这是被大家忽略。在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大队伍，在联想大环境下，大家各就各位地支撑着很多日常繁杂事项处理。在领导处理每一项工作时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情某一步骤，而不可或缺，有时我们需要饰演更多角色，，以适应工作安排和领导需要。别看全部是秘书，但因为所服务对象不一样,各部门性质不一样,其所进行工作任务也肯定存在着很大差异，但因为秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性寻求上为我们提供了依据。实际上有很多相同工作不一样之处只是因为事件轮廓上差异，本质上全部是能够归于一类。不管什么时候，谨慎认真工作态度是秘书们不遗不弃职业操守，而现代秘书职业要求在尊奉这一理念基础上更要加强这一能力综合利用和发挥。所以，什么是一个出色地秘书该含有职业素质，什么样秘书会得到领导认可，在联想,不一样岗位秘书在提升工作效率呼声下又该做什么呢 ？这些是我们一直以来需要探索问题，也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册想法。
我们--作为企划部秘书处秘书，在长久工作之中，在领导日常所给帮助中和本身在各项工作中锻练使得我们为本身寻求到了部分适用工作方法，积累了部分工作经验和技巧，在处理很多类似情况时形成了部分常见做法和约定俗成要求，我们将这些点滴一一搜集，在经过了反复总结和提练、否定和借鉴过程后，已将其做成了本部门工作一个标准，达成了在方法和步骤上统一。我们相信，在我们自己不懈努力和对秘书工作热爱之下;为联想,为我们事业未来发展进行一番奋斗后,我们定会做出成绩.我们迫切地相想早日让这本小册子和大家见面，期望它能为同行们工作中提供方便快捷参考之用，同时我们很愿意将这些经验和技巧共享出来和大家一起探讨，也期望能利用这么一个机会使我们工作得到领导和教授指点，以发觉问题，补已之短。
秘书手册适适用于企业各部秘书及行政人员，致力于给任何一个联想人相关行政方面指导。手册编写工作是由企划部秘书处完成，在此其间我们得到了来自部门同仁及上下各部门相关人员大力支持，在此，我们深表谢意，相关本手册所搜集内容，因为水平有限，不妥之处请立即向我们提出，我们热忱期望着您意见。这本手册伴随工作需要我们还将不停补充完善，使手册真正能够成为一部联想秘书行为指南，为您服务，为你所用。

第一章 秘书必备素质
一、职业化秘书标准:
G 敬业精神 G 正直--公平，坚持既定政策和标准
G 表率作用 G 老实--实事求是
G 领导风范 G 敬业--以工作为荣，设定高工作水准
G 业务能力 G 守信--不失约、不违约、不食言、不泄密
G 指挥和控制能力 G 勤奋--努力工作，不停学习
G 合作精神 G 有序--利落，有条不斋
G 学习和创新能力 G 高效--追求效率和效益
G 知人善任能力 G 可靠--按约定完成工作，保质、保量、立即
G 对待意见和批评
G 大局观
二、秘书职业态度
G 主动性（Initiative)
G 适应性(Flexibility)
G 团体精神(Team work)
G 尊重她人(Respect for People)
G 创新精神(Creativity)
G 坚持标准(Uncompromising Integrity)
G 服务和贡献(Service & Contribution)
G 认同和分享 (Sharing)
G 双赢和相互依存(Win-win & Interdependence)
G 温柔心和自省

第二章 秘书关键职业技能
第一部分：日常事务处理

一、拨打/接听电话程序和技巧
1、 打电话前准备
l 准备好电话统计本和笔
l 把要和对方说明事情、内容次序简单列在记事本上，并逐一查对无遗漏。
l 准备好通话时需要文件资料。
l 查阅对方电话号码，确定无误，开始拨打。
2、 正式拨打电话：
l 拨通电话后，确定对方企业及姓名，然后热情而有礼貌说：“你好！我是联想电脑企业**部**。”
l 如需和相关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。
l 如通知对方内容较复杂，应主动提醒对方做好统计
l 逐一将事情说明，注意语言简明、正确；
l 通话结束后，确定对方已放下话筒，然后放电话。
3、接听电话
l 3声铃响内将电话接起，平和有礼貌：“你好！我是**部**。”
l 判定WHO，分以下多个情况：
来电人员
总经理可接电话时
总经理不在时
内部
直接上级及平级
直接转入
统计留言
如事务紧急，统计上级电话，速联络总经理回电。
直接下属
问清事情梗概，转接时向总经理说明梗概后转入
问清梗概，如不紧急，统计下来转告总经理
如事情紧急，通知总经理联络方法。
一般职员
问清事由，如需要，转告总经理；其它可视情况处理

外部
关键且紧密
问清概要，向总经理说明后，然后转入
统计留言
如事务紧急，统计上级电话，速联络总经理回电。
关键但不紧密
问清概要，向总经理说明后，依总经理指示转入或不转入
统计留言，向总经理汇报。
不关键且不紧密
问清概要，酌情处理

l 若通话内容较复杂，或有不清楚地方，最终应该将关键点反复一便，以免遗漏或有偏差。
l 通话结束后，确定对方已放下话筒，然后放电话。

4、 通话技巧：
l 日常礼貌用语：
问询对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等
l 对总经理直接领导、保持常常联络外部、内部人员应在日常工作中尽可能熟悉，达成闻其声知其人，并立即给予转接。
l 如对方有事需要你传达，必需时需将对方姓名、单位、电话号码和需要传达事再反复一遍，方便必需时再和对方联络。
l 如不能把握总经理是否要和对方通话情况下，不能随便回复总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看**总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。
l 如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉语气：“实在抱歉，**总经理这是不知上哪去了，我见到她时再给您回个电话；假如您方便话，能否让我转达您事情？”做到有礼有节、滴水不漏。
l 在知道身份但不通知事由情况下，如方便可问询总经理后决定是否转接；也可问询对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由通知自己也可达成目标。
l 在对方不愿通知身份及事由情况下，经反复问询后未果，可委婉结束通话。
l 假如对方喋喋不休，废话连篇，能够说“请问您还有别事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等结束通话。
l 如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急、关键人员先讲，同时礼貌告诉另一方稍候片刻，或统计对方电话，稍侯打过去。
l 整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。

二、传真
1、 将传真分类：
1） 需要总经理本人审阅，依据总经理授意处理
2） 由秘书来待为处理：
A、转给其它相关责任人
B、 由秘书本人回复
l 使用电脑企业标准CI格式
l 遵守公文写作规范
l 保密文件需要传真时，应先和对方联络，发送到指定传真机上，发送后再和对方确定。
l 需请对方帮助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围
l 务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。
2、 必需传真分类存档

三、邮件
1、 依据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、通常通知、报表、汇报/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设置子文件夹。
2、 将收件箱中邮件过滤，删除无须要邮件，然后分以下：
1） 需要总经理本人审阅，存入对应文件夹，部分依据总经理授意回复邮件，或督促、帮助总经理在要求时间内处理相关事宜。
l 以总经理名义回复时，要在语气上给予注意，并从总经理信箱发出；
l 以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。
2） 由秘书来待为处理：
A、转给其它相关责任人; B、由秘书本人回复

3、 如发出邮件需要追踪结果或确定对方是否收到，需要设置回执，如对方未能立即查看，需电话说明。
4、 需要总经理审阅、批改邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；
5、 关键邮件立即进行存档

四、文件管理（参看集团《秘书手册》第33-36页）（附文件处理步骤）
1、 阅读文件，判定是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清楚、完整。
2、 对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必需背景资料、审批原由），便于总经理
3、 按总经理批改意见复印后转发、呈送（可参考文件管理要求），必需事情进行追踪，反馈结果。
4、 必需文件进行存档。

注：传真、邮件、信函等内容为外文，应立即译出

五、名片
1、 分类：可依据总经理业务情况分类，如企业类型、用户类型、地域等；
2、 存放：
l 名片盒
l 录入到NOTES通讯录中（更易查找，但需要录入时间）
3、 应准备一名片夹，存放和总经理联络紧密且关键人员名片，并确保查找时方便快捷。

第二部分 日程安排

控制日程，意味着你和总经理一起有序工作。

“日程安排”是指时间排定领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作结果一个反应，是时间管理艺术集中表现。秘书职责是当好“管家”按日程安排为领导做好多种必需准备，并提醒领导实施。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以具体说明并提供文字模版，期望能给大家工作提供参考。
日程是领导工作质量，工作效率，工作结果一个表现，而计划 、安排领导工作日程是秘书一项基础工作。这项工作看似简单，但却十分关键，它是秘书辅助总经理工作基础，安排好总经理日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序工作。作为秘书一定要细心观察领导工作习惯和做事风格，调整自己工作方法，主动适应领导工作节拍。在没有达成默契情况下，最好在合作之初和领导做一次深入沟通，正确了解领导要求、需求，并对可能会碰到部分情况处理标准达成共识，为以后工作顺利开展做铺垫。另外，勤于思索，多做总结对于秘书日常工作效率提升是十分必需，把看得出经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提升了自己工作水准，同时也对领导工作效率起到了间接地促进作用。

一、 总体日程安排
领导日常工作分为日常性工作，即事先有计划相对固定工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排事情）两类。而秘书通常做法是将有计划事情预先填入拟好日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。

（一）总体标准：
Ø了解总经理日常工作、近期业务关键、作息习惯、身体情况，
-优化工作方法，细心观察总经理工作习惯和做事风格，主动适应其工作节拍；
-了解企业业务发展情况，尤其是所服务总经理业务进展情况，留心近期工作兴奋点；
Ø对计划内事情预先写入日程；立即整理日程表，以免安排冲突；
Ø明确事情优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；
Ø定时和总经理沟通，将双方要求、需求和可能会碰到情况处理标准达成共识，以利工作开展；
Ø注意日程安排时间松紧，合适安排；

（二）经验和技巧
Ø周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多事务；
Ø在两个聚会间留出机动时间，预防会议延长引发时间冲突，并给总经理留出整理思绪时间；同时预留时间处理日常事务；
Ø依据总经理习惯留出合适固定时间阅读报刊资料及其它信息；
Ø对于总经理各项安排熟记于心，立即提醒已定下来安排，预防冲突；每日安排相对固定时间和总经理查对日程，确保秘书和总经理日程表内容一致；
Ø不要替换领导做决定，在总经理同意下针对其工作习惯和时间对多种预约酌情处理；
Ø控制聚会时间，适时打断，预防拖延，以免影响下面日程；
Ø掌握近期要回避人物；

月/周计划安排模版
Ø可使用NOTES日历功效，填入相关安排，打印即可；
Ø也可根据总经理习惯，自行制作日程表；

二、出差日程安排
做为秘书，安排总经理出差是常常一项工作，同时也是需要愈加细致一项工作。经过秘书计划，把总经理出差在外工作安排得担心而有序，愉快而圆满，这是秘书工作目标，也是工作价值一个表现。
（一）中国出差
J 出差前： Ø确定出差目标和日期；
Ø确定总经理出差陪同人
Ø和出差地相关人员沟通，确定周到日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需
要旅程时间、接待人员等信息。）
Ø确定行程，预定机票（注意选择好航空企业、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯酒
店、熟悉酒店电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人联络方法）；
Ø完善细致周到日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。
Ø依据总经理习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。
Ø拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部
等）。（见范例）

J 出差中 Ø在第一时间掌握总经理抵达后联络方法，必需时通知授权人及其它相关人员。
Ø依据总经理日程安排，随时通报企业及GM关心业务进展情况；
Ø配合总经理授权人工作，立即掌握企业及业务相关信息。
Ø依据情况立即和相关人员及总经理沟通，立即调整日程安排；

J 出差后 Ø立即向总经理汇报出差期间企业内部事务及业务进展；
Ø出差资料整理（包含资料、名片、会谈备忘），依据需要转发相关人员或存档；
Ø向总经理认为有必需合作方致感谢函。
Ø多种差旅费用报销；
Ø跟进业务后续事宜；

（二） 国外出差
出差国外和中国出差安排次序及内容大致相同，但在此要尤其提醒您注意以下几点：
Ø依据企业最新业务情况准备PRESETATION （中/英文），和对方确定演示设备，必需时准备彩色打印胶片和打印稿。
Ø机票购置时注意避免经停中转，选择好航空企业和服务，长途飞行选择好机型；
Ø注意准备好多种证件及邀请函，并提醒总经理携带；
Ø依据客人等级和国家风俗习惯准备礼品；
Ø准备当地地图及国家风情资料；
Ø确定对方还是我方提供翻译服务；
Ø回国后向邀请方致谢。

（三）陪同出差
陪同总经理出差无疑对秘书工作提出了更高要求，在出差前除了前面介绍注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项：
Ø登机前，为总经理办理机场建设费购置、机票换票及多种登机手续；并再次确定接车人；
Ø抵达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话立即通知总经理；
Ø每日立即查对本日及第二天日程安排；
Ø提前设置清晨叫醒，并安排早餐；
Ø依据当日日程安排落实车辆；
Ø立即提醒并事先落实各项安排；
Ø携带总经理名片、必需会议资料（汇报稿件、见面备忘、采访提要）；
Ø注意建立多种用户关系（包含政府领导、合作伙伴、媒体记者）
Ø着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；
Ø出差返回后将总经理和用户沟通事项逐条落实、跟踪，并立即办理费用报销、资料整理。

附件一：出差物品携带表

名片
若干
日程表

证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）

笔记本电脑和ppt（保留在桌面）、ppt备份软盘

2张
往返机票（将保险费保留在秘书手中）

书面讲话稿及素材
2份
活动或会议等背景材料

出访地联络人通讯录

准备现金或信用卡注款

备用笔等文具
*准备一支彩色笔
礼品
*包装
应急药及常见药品

附件二：授权书模版
文件编号OUR REF.：
LCS-DTB·60023-99
发文日期DATE：
.6.14
文件类别CATEGORY:
通知
拟文人FROM:
---
审核VERIFIED:
//
同意APPROVED:
---
收文人TO：
全体人员
收文部门TO(DEPT.):
台式电脑事业部、笔记本事业部、软件事业部、服务器事业部、外设事业部
抄送 CC:
总裁室、企划部秘书处、财务---
附件ATTACHMENT:
//
传阅 阅后存档 保密 保密期限
CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM
其它
OTHERS
//
页 数
NO.OF PAGES
1

授 权 通 知

电脑企业副总裁---在6月15日-16日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材、质控、经营管理等相关签字权授予副总经理---，台式电脑事业部其它相关财务及文件审批授权予常务副总经理---，除台式电脑事业部外其它事业部系统相关财务签字及文件审批委托副总裁---处理。
特此通知
------
.6.14

附件三：中国出差日程范例

刘军总经理出差深圳日程安排（4月25-27日）

时间
日程
地点
备注
4月25日
17：25
北京—深圳
CA1305
机场
接机人：--- 1360―――
入住新世纪酒店
该车在深圳期间随行

21：30
夜宵

自行安排
4月26日
11：30
嘉利见面及午餐
新世纪酒店上海餐厅宁波厅
嘉利参与人：何焯辉、谭永雄、
邓秉觉
联想：---、---
议题：嘉利最新情况通报
对方联络人：邓秉觉
13：20
出发前往EMC office、----陪同前往
14：00
EMC见面
深圳沙头角保税区21-23栋北座

联想参与人：---、---、----、
---、---
EMC参与人： 总经理 余昭信
副总经理 陆杨
业管处经理 张界杨
技术处协理 郭宗钦
研发部经理 张滨
见面安排：
14:00~ 15:00 双方企业介绍交流
15:00~16:00 参观工厂
16:00~17:00 产品研讨（显示器/电脑相关产品）及未来业务合作磋商
17：20
返回新世纪，梁青陪同
18：00
晚餐
新世纪酒店餐厅
美国国家半导体：李彬及随行人员
联想：----、----
4月27日
14：00
东莞金和涂料见面
深圳长安镇沙头南区（地图附后）
金和参与人：总经理 董合枝
生产经理 董博霖
嘉利厂参与人：采购部主管 黄宝球
工程总监 邓秉觉
联想参与人：---、---、---
议程安排：
14：00-14：05双方介绍
14：05-14：25金和介绍（工厂历史、油漆种类、生产工艺及相关喷漆关键技术、发展趋势等）
14：25-14：55双方讨论
14：55-15：25参观金和新厂
15：35
瑞和塑胶五金电子厂
深圳长安镇沙头南区
15：35-15：40联想和瑞和人员相互介绍
15：40-16：10参观瑞和工厂
16：10-16：25机动
16：25前往机场，车程约30分钟
17：40

CA1303
深圳—北京

---安排接机
随行及关键联络电话：--- ---
--- ---

附件四：国外出差日程安排表
---实施副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）
访问时间
关键活动
地点
备注

7月14日
17：50——20：40

21：00——21：30
北京——汉城

抵达酒店办理入住
（因通讯不便，LG商事提供一部手机在汉城期间使用，号码为：
KIMPO Airport

Holiday inn Seoul
LG商事Mr.J.S.PARK等
在机场左边出口举牌接
(Tel: )
下榻处: Holiday in Seoul(佳乐)
Tel: 82—02—7179441
Fax:82—02—7159441

7

月

15

日
8：00——9：00

9：00——12：30

12：30——13：20

13：20——14：40

14：40——16：40

16：40——18：00
和LG LCD部B.Kwon/V.President 及LG商事K.M.Ahn / Sr.MGR 、J.S.Park 共进早餐及会谈

前往LG 在龟尾LCD厂

和LG LCD责任人午餐

参观及会谈（陪同及参与者:LG LCD 厂总经理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG 商事K.M.Ann/Sr.MGR 、J.S.Park）

前往LG电子在平泽CD ROM 厂

参观及会谈（陪同及参与者：LG电子Mr.M.H.Park/Sr.Director Mr.J.H.Cheng/G.MGR
LG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、J.S.Park）
Holiday inn Seoul
or
LG Twin Towers

龟尾

旅程：3小时

中餐

主持人: Mr.K.S.Park

旅程：3小时

主持人: Mr.M.H.Park

访问时间
关键活动
地点
备注
7月15日
18：00——19：30

19：30——21：00
和LG电子人员共进晚餐

回酒店
平泽

7

月

16

日

8：00——9：20

9：30——10：00

10：30——10：50
10：50——11：20
11：20——11：50

11：50——13：00

13：00——14：00

自酒店前往三星电子LCD工厂所在地

高层领导见面（LCD Marketing W.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）
---作联想电脑企业及产品介绍
针对相关问题进行会谈
参观

和会者共进午餐

乘车前往LG总部

七星（Kiheung）

联络人： Mr.J.Y.Park
Tel:82—02—7507313

14：30——17：00

17：00——17：30

19：00——21：00

会谈（参与者：LG商事D.H.Kang/V.President
LG电子 M.H.Park/Exe.Director等)

回酒店休息

和LG商事人员共进晚餐（D.H.Kang/V.President 、K.M.Ahn/Sr.MGR
Y.H.Kim/Sr.MGR)

LG总部

Holiday inn Seoul

联络人:LG商事Mr.J.S.Park

主持人:Mr. D.H.Kang
访问时间
关键活动
地点
备注

7月17日

10：00——18：00

18：00——19：00

21：40——22：40

参观韩国电子市场/汉城市区及近郊观光游览

酒店结帐、乘车前往金浦机场

汉城——北京

汉城市区及近郊

陪同人：导游、
LG商事Mr.J.S.Park
（17日为韩国国庆日）

自酒店到机场约40分钟旅程

三、会议安排
召开和参与会议是总经理关键工作方法之一。组织会议和处理和会议相关事务几乎成为秘书常常工作，其关键性不言而喻。会务工作是秘书组织工作能力综合表现，它将多个繁杂事务聚集一身。确保会议顺利举行，需要多方面准备工作。这就需要秘书是八面玲珑天才，同时善用平时培养出细心和责任心，沉着应对，以不变应万变！以下分内部会议和外部会议分别介绍。

（一） 内部会议安排
l 总经理主持会议
结束
修改
下发
整理会议统计/纪要
会中服务
会前准备
（仪器调试）
反馈
接收
下发
修改
安排会议室、落实参会人员
拟订会议通知
（注意文件格式）
确定会议目标、参会人员、时间、议程
开始

审批

审批
N

N
Y
Y
注意事项：
Ø会前和GM及相关部门责任人明确会议内容、议程和参与人；
Ø综合考虑多种原因（如GM全天日程安排），安排会议地点立即间；
Ø下发会议通知后，确定参会人是否已收到通知，对尤其关键参会人，可经过电话确定；
Ø会中帮助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变；
Ø对会中达成决议立即跟踪，并反馈给GM；

l 总经理参与会议

开始
接收通知
回复或改请
结束
会后材料整理
工作跟进反馈
总经理参会
会前提醒
会前帮助准备
回复邀请部门并准备材料
确定时间

判定和总经理业务是否相关

N

Y
和对方确定后
另行安排

时间冲突

请示总经理
是否参与

N

Y

注意：把握前往会议地点出发时间安排。

（二）外部见面安排
l 总经理主持外部见面

接收见面请求 NO 婉拒或该请她人 注意：讲明原因，以
免对方误解
注意：在收到见面请求时，经和部门相关责任人及GM商讨决定，
同时提供背景材料以供GM做出判定
Y
和对方确定时间、
地点、人员、议程，
并落实我方人员、地点

确定meeting agenda, ppt 修改
（中英文标准版、及业务回顾）

发会议通知，
并落实参会人员

会前准备工作

会中服务

会中达成共识
跟踪反馈

结束

注意事项：
l 综合考虑多种原因，选择适宜见面地点、预定会议室；
l 注意准备电子或纸制欢迎牌、激光笔；
l 会前和对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确定；
l 依据来访企业习惯及来访者等级准备礼品；
l 在和来访企业沟通中确定是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切见面时间及地点；
l 考虑是否需要在见面时录音或拍照，并提前准备；
l 如需安排参观，提前和行政后勤部联络，填写参观申请，安排参观陪同人；
l 会前给总经理提供相关背景材料，如需要请相关部门责任人和总经理沟通洽谈事宜；
l 在会前拟制meeting agenda（见模版）
l 在制作PPT时依据各部门情况、来访者需求酌情修改添加内容，注意内容立即更新，并依据来访者需求制作中/英文；
--首次见面PPT应包含：联想总体情况及业务情况介绍；
--再次见面应注意：有针对性业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。
l 帮总经理准备名片，并提醒见面时携带；
l 提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼态度；
l 提醒总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中帮助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理多种情况；
l 见面结束后，代总经理或陪同送客人离去；以后整理笔记本电脑等仪器设备；

l 总经理参与外部见面
总经理参与其它部门组织、主持见面，秘书工作可能就不像前面介绍那样繁多。但应从较专业角度帮助安排。并关注以下几点：
开始

咨询GM是否参会

婉拒并请对方改请
接到参会邀请

N

Y
回复对方参会，并
写入日程表

关注对方会议组织
情况，并适时提出
提议

在见面前给GM提供背景材料

提醒GM参会

总经理参会

结束

注意事项：
l 会前为总经理准备具体背景材料；
l 会前了解会议具体地点，如在不一样办公区，请注意把握出发参会时间；
l 对会中决议，总经理期望具体了解，立即跟进并反馈；

外部见面会议备忘模版

Guest Meeting Table

Guest’s Company: AMD
Guest’s Name and Position
Legend’s Participant and Position
Mr. Hector de J. Ruiz
COO

Mr. Raymond Lee
V.P of Asia Sales & Marketing

Mr. Kelvin Kwok
Sales Director of Asia

Mr. Thomson Chan
Marketing Director of Asia

Mr. Perry Chan
Country Manager of China

Mr. Jack Lee
Assistant Sales Manager

Mr. ―――
Vice President of Legend Computer system
General Manager of Desktop business Division

Mr. ―――
Vice President of Legend Computer system
General Manager of Notebook business Division

Mr. ―――
General Manager of Material Management Division of DTB

Miss. ―――
Manager of Material Management Division of DTB

Mr