采购管理标准体系.doc

襄阳鹰牌荣华轴承有限公司采购管理体系

1．鹰牌荣华轴承有限公司采购管理基本原则
1．1．物资采购：实行质量优先、价格竞争、相对集中、服务及时原则；
1．2．供应商选取：实行从公司产品开发、生产能力、工艺制造、质量管理水平、供货服务和财务状况等方面进行择优选取原则；
1．3．供应商关系：为战略合伙伙伴关系，实行利益共享、风险共担原则；
1．4．供应商管理：实行年度评价、动态管理、优胜劣汰（5%-10%）原则；
1．5．供货质量：实行质量补偿和勉励原则；
1．6．采购过程：实行规范、公平、公正、公开原则；
2．采购管理体系
2．1供应商管理组织机购
2．1．1 采 购 部--------------供货部门
2．1．2 质 量 管 理 部--------------质量检查部门
2．1．3 技 术 中 心--------------技术部门
2．1．4 财 务 部--------------价格审定及货款支付部门
2．1．5 人 力 资 源 部--------------监督部门
2．2．采购管理职责
2．2．1．采购部门
(1)负责潜在供应商推荐、资格承认以及合格供应商拟定组织工作，提供潜在供应商所有有关资料；
（2）编制物资采购筹划，按拟定合格供应商及采购流程实行相应采购业务；
（3）组织物资采购招投标、议标工作；
（4）组织对供应商业绩评估和资源分派；
（5）负责供应商管理；
（6）负责付款筹划制定；
2．2．2．质量管理部门
（1）参加供应商资格评估，参加拟定合格供应商；
（2）负责合格供应商所供商品质量检查、质量跟踪管理；
（3）参加采购物资招投标、议标工作；
（4）负责合格供应商质量业绩评价和考核，参加供应商年度评价和整合工作；
（5）负责合格供应商质量改进和培训；
（6）负责供应商供货质量索赔；
（7）负责与合格供应商订立质量保证合同；
2．2．3．技术部门
（1）参加供应商资格评审；
（2）负责提供外购主材及辅材采购原则；
（3）参加采购物资招投标、议标工作；
（4）参加供应商年度评价和整合工作；
（5）负责与合格供应商订立技术合同、保密合同，并向合格供应商提供产品图纸、产品接受原则等有关文献；
（6）对供应商供货样品鉴定；
（7）负责合格供应商技术培训；
2．2．4．财务部
（1）参加供应商资格评审；
（2）负责采购结算价格审定及货款结算；
（3）参加采购物资招投标、议标工作；
（4）参加商供货质量索赔工作；
2．2．5．监督部门
负责对公司采购管理全过程实行监督；
3．采购业务管理
3．1．采购业务管理根据：根据采购控制程序实行，拟定合格供应商名录和供应商A、B、C管理方案
3．2．采购筹划、采购合同、采购订单管理：采购部依照销售部门制定年、季、月度销售筹划及追加筹划和物控部门提供紧急采购筹划，编制年度、季度、月度采购筹划和紧急采购筹划，同步与合格供应商订立相应采购合同，合同订立要遵守国家有关法规和我司有关规定，并在每月15日前向供应商提供下月采购筹划，规定供应商按详细时间、数量和质量规定供货，并规定供应商提供有关材质报告、检查报告和供货产品清单；
3．3．采购原则和有关技术规定管理：技术部门依照生产部、采购部、物控部、销售部信息，制定并下达采购原则，与合格供应商订立《技术合同》、发放产品接受准则、检查规范、技术文献，并与其订立保密合同。
3．4．采购价格管理:
3.4.1．财务部负责制定物资采购询价、比价、审价程序；
3.4.2．总经理负责对我司所有物资采购价格进行审批；
3.4.3．财务部对我司所有物资采购价格进行审核；
3.4.4．采购部负责采购物资询价、比价、谈价及订立购货合同或合同；
（1）询价：物资采购均应采用3家以上竞争性询价，采购员应告知供应商提供经签字或盖章确认书面报价；采购员负责询价资料准备工作，并保证询价资料完整性和精确性，采购员要随时做好询价记录，按一定办法归入供应商档案，便于跟踪；采购员接到供应商报价后，要评审报价完整性和精确性。
（2）比价：采购部采购物资必要采用比质、比价、竞争采购方式，规定参加竞价供应商不少于3家，并在竞价基本上与供应商进行多轮谈判，每轮谈判后目的价格重新拟定，采购员要做好书面记录，并存档。
（3）审价：采购部将货比三家供应商报价资料报财务部，,财务部在3日内依照自己信息渠道收集市场价格信息对采购物资价格进行审核，并上报总经理批准；采购部依照总经理批准价格与供应商订立合同；合同订立后采购部将合同复印件交财务部，作为财务支付货款根据。通过审核未被批准价格，采购部重新按原程序进行询价、比价、审价；当供应商提出调价时采购部规定供应商重新提供报价单，采购部按原程序进行询价、比价、审价；财务部负责所有购进物资和外协加工价格审核，一是总经理审定价格之前对所采购物资价格进行审核；审核根据:供应商报价资料；采购部提供比价资料；收集市场信息；二是采购员报价之前对发票价格进行审核；审核发票价格根据是公司已审定物资采购价格目录及所订立合同。
采购部必要按采购筹划数量进行购买，并对所购物资质量和价格负责。所购物资价格明显高于现行市场价格并没有理由,财务部发现后不予上帐。
询价、比价、审价资料由采购部及时归入供应商档案，为便于对采购价格事后监督，每一笔采购业务都要登记备案，登记内容涉及单位名称、商品名称、规格型号、价格、技术原则、售后服务以及付款方式等。
财务部负责建立物价信息收集网络，及时获得国内外产品价格信息资料，为全公司提供信息服务，公司内部建立部门之间信息互换、沟通和反馈制度，保证物资采购价格管理过程中得到及时信息支持。在市场价格不稳定期期，每月或者不定期提出市场价格预测状况和分析资料；监督和指引采购部调节采购价格。
3.5.5．采购物资质量管理：质量管理部门依照采购部门信息与合格供应商订立《质量保证合同》；供应商所供货品数量验收由物控部仓库管理员核对；所供货品质量验收由质量管理部门按订立合同中商定技术、质量原则进行检查；对由于供应商产品质量问题导致损失，由质量管理部门按双方订立《质量保证协方议》进行质量索赔。
3.5.6．供应商发票管理：供应商开具税务发票必要符合国家税务部门和我司有关规定。供应商对已使用物资必要及时开具发票，采购人员、财务人员收到票后须及时核对发票，办理财务挂帐或退票手续，收到发票须在当月解决完毕，特殊状况不得超过税务部门规定期限。
4.供应商管理
4.1.1．供应商资源信息获取途径
（1）既有供应商；
（2）供应商自荐；
（3）通过媒体可网上收集有关供应商信息；
（4）公司有关部门或员工推荐；
（5）顾客指定或其她途径获得；
4.1.2．供应商应具备条件
（1）产品工艺技术先进,具备国家有关生产经营资质，生产检查设备齐全，
生产能力可满足批量生产需求；
（2）具备较强质量保证能力；
（3）具备较强产品开发能力；
（4）公司生产经营及财务状况良好，具备良性发展潜力；
（5）产品价格合理；
（6）售后服务先进；
4．1．3．供应商选取环节
（1）采购部通过各种渠道收集符合我司需求有关供应商信息；
（2）采购部对收集供应商信息进行筛选、比较、确认，对基本满足公司需求供应商发给《供应商基本状况调查表》，供应商返回调查表后，要进行进一步分析、确认，并邀请质量、技术部门等单位对供应商进行现场调查。
依照所掌握供应商信息，对达到满足公司规定供应商由采购部填写《合格供应商评审表》，提交公司质量管理部门、技术部门、财务部门等单位进行评价，必要时规定供应商提交产品样品进行检查。经评审合格供应商报公司领导批准后纳入《合格供应商名录》。
4．2．合格供应商管理
4．2．1．合格供应商业绩考核
合格供应商寻常业绩由采购部、质量部门从物品质量、交货期、整治、服务及额外运费等几方面考核，每月或每季进行一次评价，依照评价成果对合格供应商按先进（A级）、合格（B级）、基本合格（C级）、不合格（D级）进行分级排序，实行级别管理。
（1）对A级供应商予以表扬并从供货比例、财务结算等方面予以优先；
（2）对B级供应商应限量采购；
（3）对C级供应商，暂停采购；向其提出整治建议，整治后若不能通过新供应商评审程序，取消其供应商资格，通过评审保存其合格供应商资格；
（4）对D级供应商取消其供货资格；
5．供应商产品质量补偿和勉励机制
为提高产品质量，贯彻产品质量责任，保证供需双方和公司顾客合法权益，依照《中华人民共和国产品质量法》和《中华人民共和国消费者权益保护法》关于规定，我司将制定产品质量补偿和勉励管理办法，对供应商所供产品质量责任、质量补偿原则、质量补偿程序、质量补偿项目进行分类、质量损失计算办法、质量补偿申诉、质量惩戒和勉励方面作出明确规定。
供应商在与我司订立供货合同或合同同进必要订立《质量保证合同》和《技术合同》。合同中应明确规定产品质量规定、验收原则、抽样办法和原则、检查设备和手段、接受准则和拒收内容。
对产品质量稳定、信誉高、售后服务周到、顾客调查满意度高先进供应商，我司将从供货份额、货款结算等方面予以优先办理。
6．供应商健储管理
我司逐渐实行物资零库存管理，并与供应商协商和订立关于合同，履行物资零库存财务结算方式。所为物资零库存结算，就是供应商结算以我公司已用商品为结算根据，没用产品作代储商品管理，代储商品不作为结算根据，货款结算为当月货款除一定比例质量保证金外，下月予以滚动结算。
7．采购控制程序
7．1．采购输入：产品实现策划活动时，财务部负责提供材料消耗定额，技术部门负责提供产品技术规范和验收原则，生产部负责提供生产筹划。
7．2．供方调查：采购部依照产品技术规范及质量规定，在国内外同行业厂家或重要原材料生产厂家中，选取至少三个以上具备良好信誉及质量保证厂家进行调查，调查内容涉及：供方基本状况、生产能力、检查和质量保证能力、交付能力等。公司大宗物资采购必要采用招标、竞标方式，由有关部门构成招标小组实行。
7．3．采购筹划：采购部依照实际库存量和销售部编制年度销售筹划及生产部编制生产筹划，编制采购筹划，经领导批准后实行。销售部应于每年１２月３１日前制定出下一年度销售总筹划，应于每月３１日前制定出配套和市场月度销售筹划，
7．4．采购信息控制：采购合同、采购订单中应列明所购物品名称、型号、规格、类别、数量、技术原则、质量原则、验收原则、价格、交货期 。
7．5交期跟踪：为保证交货期，采购部必要规定合格供应商具备100%交货能力，列明交货期规定，订单数量，产品资料，以使合格供应方能满足此盼望。采购员应跟踪交货期进度，保证存按期采购入库，规定采购员提前以电话、传真、信函或亲自到厂商处跟催，以保证采购产品准时供应。采购物品入库按规定办理入库报检手续。
7．6．采购产品检查：采购物品进厂入库由仓库管理员验证物品名称、规格型号、数量等项目，并报检；质量管理部门依照关于进货检查规范规定，对物品进行必要进货检查；必要时，质量管理部门派检查员前去供货方现场进行采购物资验证或规定供方检查部门提供质量证明资料。质量管理部门按照有关检查规范进行采购物品检查并开具有关检查单。
对寻常进货进货检查中发现批量不合格或严重不合格项目时，由采购部书面告知合格供方，提出纠正和防止办法规定并限期改正。

采购合同管理办法
合同作为明确合同双方权利义务根据，具备法律约束力，故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来，应当订立经济合同，合同均采用书面形式。
一、采购合同内容：　采购合同条款构成了采购合同内容，应当在力求详细明确，便于执行，避免发生纠纷前下，具备如下重要条款：　　
１．商品品种、规格和数量：　　商品采购分材料采购和成品采购，商品品种应详细，避免使用综合品名；商品数量多少应按国家统一计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。如：锻件采购应列明所用轴承钢型号、毛坯流量、是退火件还是淬火件等。
２．商品质量和包装：　合同中应规定商品所应符合质量原则，注明是国家或部颁原则；无国家和部颁原则应由双方协商凭样订（交）货；对实行保换、保修、保退办法商品，应写明详细条款；对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物解决等，均应有详细规定。　　
３．商品价格和结算方式：　合同中对商品和价格规定要详细，规定作价办法和变价解决等，规定结算方式和结算程序。　　
４．交货期限、地点和发送方式：　交（提）货期限（日期）要按照关于规定，并考虑双方实际状况、商品特点和交通运送条件等拟定。同步，应明确商品发送方式（送货、代运、自提）。　　
５．商品验收办法：　合同中要详细规定在数量上验收和在质量上验收商品办法、期限和地点。　　
６．违约责任：　签约一方不履行合同，违约方应负物质责任，补偿对方遭受损失。在订立合同步，应明确规定，供应者有如下三种状况时应付违约金或补偿金：　　
（１）未近合同规定商品数量、品种、规格供应商品；　（２）未按合同规定商品质量原则交货；　（３）逾期发送商品。
７．合同变更和解除条件：　在什么状况下可变更或解除合同，什么状况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等状况，都应在合同中予以规定。　
除此之外，采购合同应视实际状况，增长若干详细补充规定，使订立合同更切实际，更有效力。
　　二、采购合同订立　
　１．订立采购合同原则：　（１）合同当事人必要具备法人资格。这里法人，是指有一定组织机构和独立支配财产，可以独立从事商品流通活动或其她经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立公司。　（２）合同必要合法。也就是必要遵循国家法律、法令、方针和政策订立合同，其内容和手续应符合关于合同管理详细条例和实行细则规定。　（３）必要坚持平等互利，充分协商原则订立合同。　（４）当事人应当以自己名义订立经济合同。委托别人代签，必要要有委托证明。　（５）采购合同应当采用书面形式。
　　２．订立采购合同程序：　　订立合同程序是指合同当事人对合同内容进行协商，获得一致意见，并订立书面合同过程。普通有如下五个环节：　　
(1) 订约建议。订约建议是指当事人一方向对方提出订立合同规定或建议，也称要约。公司采购部依照所需采购物品制定初始采购合同，合同中列明采购物品规格、型号、单价、付款期限、交货日期、结算方式等，采购部将合同传真至供应商手中。
(2) 接受建议。接受建议是指被对方接受，双方对合同重要内容表达批准，通过双方订立书面契约，合同即可成立，也称承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其她条件，应以为是回绝要约，而提出新要约。新要约提出后，原要约人变成接受新要约人，而原承诺人成了新要约人。实践中订立合同双方当事人，就合同内容重复协商过程，就是要约→新要约→再要约→……直到承诺过程。　供应商确认些合同所列内容后，字后将此合同传回公司采购部。采购部将此件作为合同附件存档。
(3) 填写合同文本。　采购部依照初始合同填写正式合同一式二份,将加盖我司合同章正式合同以邮寄或传真方式传入合格供应方手中,合格供应方将加盖合同章完整合同寄回或传回我司,合同订立完毕。
(4) 履行签约手续。　按合同规定内容跟踪交期、质量和结算货款。保证采购任务顺利完毕。
　有经济合同，法律规定还应获得主管部门批准或工商行政管理部门签证。对没有法律规定必要签证合同，双方可以协商决定与否签证或公证。
　　三、采购合同管理 　　采购合同管理应当做好如下几方面工作：
　　１．加强采购合同订立管理　　加强对采购合同订立管理，一是要对订立合同准备工作加强管理。在订立合同之前，应当认真研究市场需要和货源状况，掌握公司经营状况、库存状况和合同对方单位状况，根据我司购销任务，收集各方面信息，为订立合同、拟定合同条款提供信息根据；二是对订立合同过程加强管理，在订立合同步，要按照关于合同法规定规定，严格审查，使订立合同合理合法。
　　２．建立合同管理机制和管理制度，以保证合同履行　　建立合同登记、报告检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同执行状况，及时发现问题，采用办法，解决纠纷，保证合同履行。同步，可以加强与合同对方联系，密切双方协作，以利于合同顺利实现。关于修改合同文书、图表、传真件等均视为合同构成某些，合同作为公司对外经济活动重要法律根据和公司内部明确职责凭证，关于人员应保守合同秘密，并及时按机密限度专门归档合同正本一份存财务部，一份存办分室，只有一份正本，正本存财务，复印件存办公室。
各关于人员应按合同妥善保管与合同关于资料，涉及与关于文书、图表、传真件以及合流转单等。
3．每一合同履行完毕或长期合同每一阶段完毕，各关于人员应及时将上述关于资料整顿清晰，交档案整顿清晰，交档案管理人员存档。以上资料不得随意得置、销毁、
　　4．解决好合同纠纷　　当经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成，可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。
　　５．信守合同　　合同履行状况好坏，不但关系到公司经营活动顺利进行，并且也关系我司名誉和形象。