超市团购作业手册模板.doc
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1、连锁超市营运作业规范团购作业手册二零壹零年九月目录第一章 团购概述3第一节 团购销售概括3第二节 团购销售方法3第二章 团购部各岗位职责描述4第一节 各岗位工作职责4第二节 日常岗位工作步骤6第三章 团购作业步骤及相关要求8第一节商品销售步骤及相关要求8第二节储值卡管理步骤、售卖步骤及相关要求19第四章 团购用户资料管控及业绩汇总及审核27第一节团购用户资料管理27第二节团购业绩汇总及审核步骤28第五章 团购人员培训29第一节新入职职员培训29第二节 团购部连续培训30第六章 相关附表31第一章 团购概述团购销售是指超市对大型单位或其它有实力购置对象,在超市选购商品数量较多、金额较大商品时进行
2、交易和服务。是超市提升客单价和来客数有效路径,也是提升销售业绩和增加经济较益关键起源。第一节 团购销售概括1、 实施机构:各门店团购部,关键负责团购用户开发、维系及团购商品订货、接待、出货和储值卡销售工作。2、 购置对象:关键包含各行业企机关、政府机关、中间批发商等一切有购置能力单位和个人。第二节 团购销售方法1、 现金购置:用户现场选购团购商品,现场结款2、 预付定金或预压支票订货:用户预先选定商品、数量,和团购部洽谈好价格,并按总金额预付定金或预压支票,约定送货时间,货物全部购齐后统一结算。3、 赊销:只针对有良好合作关系用户。用户选定商品、数量,和团购部洽谈好价格,由团购部按约定时间送货
3、,送货后进行结算。4、 储值卡:用户以现金或支票形式在门店团购部购置相同金额有价购物卡,执此卡可在门店购置商品。第二章 团购部各岗位职责描述第一节 各岗位工作职责1、 主管岗位职责1)负责团购部团购销售工作统筹安排及人员管理。2)负责关键用户开发和维系工作,稳定用户群体。3)制订年、季、月度团购销售计划及提升销售策略,经审核同意后,组织具体实施。4) 实施上级领导对团购购物指示,严格实施团购购物操作程序,特殊情况必需上报营运管理中心,经同意后方可实施。5) 对部门职员工作进行业务指导和跟进,为企业培养人才。6) 对团购员工表现做出正确评佑,上报主管上级,并将评定结果通知本人。7) 审核评定本部
4、门职员工作成绩,并做出合理人员调配。8) 对单据进行审核和管理。9) 上传下达。10) 进行充足市场调研,并掌握竞争对手价格,优惠政策及优劣势。11) 协调和其它各部门关系,强化合作。12) 严格实施企业各项规章制度及步骤。13) 向上级领导提出合理化提议,提升工作成效。2、 员工岗位职责1) 服从团购主管工作安排和领导。2) 负责帮助团购主管进行外租区招商、管理、及广告业务等工作。(外埠店)3) 负责新用户开发和老用户维系。4) 负责用户资料整理和上交。5) 努力完成每个月团购销售任务,提升业绩。6) 认真接待每一位用户,接单实施一单到底,如有失误接单当事人负责。7) 增强团体意识,互帮互助
5、,共同提升。8) 严格遵守企业各项规章制度和步骤。9) 主动配合领导工作,并提出合理化提议。3、 团购内勤岗位职责1) 服从团购主管工作安排和领导。2) 负责团购用户接待。3) 负责每日全部用户资料整理、存档及保密工作。4) 负责每个月团购业绩汇总,并报部门主管、财务及储值卡审核后存档。5) 负责本部门其它后勤工作。6) 负责本部门单据存档和保密工作。7) 严格遵守企业各项规章制度和步骤。8) 主动配合领导工作,并提出合理化提议。第二节 日常岗位工作步骤1、 主管日常工作步骤1) 每日早门店晨会后召开每日例会,总结昨日工作并部署当日工作。2) 确定本部门工作人员考勤。3) 分析并找出本店适合开
6、发团购业务优势。4) 对每七天、每个月、每十二个月部门整体团购销售进行全方面分析,找出上升或下降原因,并做出改善和提升计划,上报门店店长。5) 分析团购用户心理,并有针对性确实定切实可行公关策略。6) 制订每个月用户海报发放计划,并适时了解发放情况,做到海报发放到户。7) 对业务职员作进行跟进和抽查,调动职员工作主动性。8) 严格实施团购部团购购物步骤,如有特殊情况需上报同意后方可实施。9) 对团购部单据进行严格审批和签字,做好单据审批和管理工作。10) 随时和客服经理、店长、员工督导,进行沟通、协调、汇报工作。11) 每个月初进行销售任务分解,月末审核团购销售汇总表。12) 协调团购送货车辆
7、,确保送货到位。13) 每日做工作日志,统计当日工作完成情况。14) 每七天五、月末组织部门职员召开工作汇总会议,总结前期工作,制订下期工作计划。并将会议纪要传至营运管理中心。2、 员工日常工作步骤1) 每日早门店晨会召开前打扫本部门卫生,门店晨会后开本部门会议时, 汇报前一日工作情况及当日工作计划。2) 晨会后确定当日工作计划并交主管审核,审核经过后根据计划开始当日工作,未经过则由团购主管依据实际情况安排工作。3) 根据要求每日大力开发新用户、维系老用户。4) 严格实施团购部团购购物步骤,做好接单、配货、送货、发票开据、返点等一系列工作,如有特殊情况需上报同意后方可实施。5) 热情接待每一位
8、用户,在不影响企业利益、不违反企业各项制度前提下尽可能满足用户需求,为用户提供最优质服务。6) 每日下班前将当日工作情况汇总,做日工作总结上报主管,并将所开发新用户上交主管审核后交内勤人员录入电脑。7) 制订每七天、每个月工作计划及总结并上报主管。8) 对每七天、每个月个人团购销售进行全方面分析总结,找出上升或下降原因。3、 内勤日常工作步骤1) 每日早门店晨会召开前打扫本部门卫生,门店晨会后开本部门会议时,通报全部门整体业绩及个人业绩、通报前日用户跟踪情况。2) 晨会后对前日员工开发新用户进行业务跟踪,并做具体跟踪回馈统计。3) 做好储值卡销售售卖工作,仔细进行收款及录入工作,预防录入及收款
9、错误。4) 做好日业绩录入、周/月业绩汇总,并将结果上报主管。5) 每个月末将业绩明细表及汇总表上报主管、财务、储值卡签字,并将签字齐全汇总表交门店人事,以备奖金发放。6) 热情接待每位团购用户,在不影响企业利益、不违反企业各项制度前提下尽可能满足用户需求,为用户提供最优质服务。7) 每日下班前将当日员工开发新用户录入电脑,并做好保密工作,未经主管同意任何人不得查阅、复印、拷贝。8) 严格实施团购部团购购物步骤,做好接单、配货、送货、发票开据、返点等一系列工作,如有特殊情况需上报同意后方可实施。4、 值班人员每日工作步骤1) 值班人员早晨8:15前到岗,夏季19:00下班,冬季18:30下班。
10、2) 每日负责办公室卫生清洁。3) 帮助主管做当日工作,负责当日用户接待、用户咨询、用户订货等工作,为用户答疑解难。4) 负责妥善保管开取当日售货发票并收取售货支票,将当日用完版本发票及结完支票立即交团购内勤。5) 做好当日值班统计,对当日未处理遗留问题,必需负责到底。6) 负责其它当日员工次日出货跟进工作,帮助其它员工做好当日订、送货工作。7) 确定第二天所送货物及送货车辆。8) 帮助内勤当日工作,并在下班前将当日工作进行汇总,统计结果,次日晨会公布。9) 晚上下班前负责办公室物品归位,整理工作,必需确保人走桌面清。第三章 团购作业步骤及相关要求第一节商品销售步骤及相关要求1. 通常配送步骤
11、1) 用户至门店选定商品,如需价格优惠,团购部人员经过电脑查询目前进价,特殊情况需和营运部门协商后再和用户最终确定供给价格。2) 在用户订货量大,卖场库存不足情况下,团购部下“团购备货清单”给门店相关营运部门,相关营运部门主管或经理对商品、价格、数量、送货时间等其它要求确定后,签字确定。3) 团购部将签字齐全备货清单留给相关营运部门一份,相关营运部门根据备货清单要求,将货物备至团购部指定地点。4) 对于需变价商品团购部人员负责填写团购销售限时变价单 (附表Tgd1),并按要求找相关人员签字确定。5) 收银员收款时,负责商品数量清点,而且严格根据变价要求做好严格把控,凡没有团购部主管签字赊销购置
12、单,一律拒绝结款。6) 团购部填写一式两联“支票购置单”,凭支票购置单到团购款台结算,团购部保留原始小票,防损部保留一份复印件。7) 对于用户持现金可直接至款台结算,由收银人员保留小票一份。8) 团购部人员及相关部门人员负责送货。2、很态销售团购商品订货步骤1) 用户至门店选购很态销售团购商品,若用户需看样品,由团购部通知采购部门提供样品;2) 用户选定商品后,需交齐货款或预付总货款15%作为订金;3) 团购部人员填写一式两联团购备货清单,并在清单上注明“FT”字样,传给对应采购部门,对应采购部门主管签字确定,并传给实施中心订制“紧急订货单”;4) 营运部门在接到“FT”字样团购备货清单后,在
13、订制“紧急订货单”时,在订单备注处标明“很态销售团购商品”;5) 营运部门通知供给商按要求送货;6) 门店收货在收到订单备注为“很态销售团购商品”货物时,将货物存至库房区,严禁部门拉入卖场销售;7) 团购部需送货时,根据库房区出货步骤进行操作。3、赊销作业步骤1)团购用户赊销(1)作业步骤A. 用户至门店选定商品,用户如需价格优惠,团购部人员经过电脑查询目前进价,确定供给价格;特殊商品需和营运部门协商后和用户最终确定供给价格。变价操作按“团购销售限时变价”实施,此动作依据信息系统要求而确定变价实施时间,为不影响商品正常营业后销售,这类变价通常在每日正式营业前实施。团购部人员按要求填写一式三联赊
14、销购置单,填写完成后由团购主管签字确定。员工凭签字齐全赊销购置单到团购款台结款,团购款台收银员严格根据要求进行结款。B. 收银员根据支票付款方法打印收银小票,并留存一联小票和对应赊销购置单(现金留存第一联,支票留存第一联和第三联),作为销售凭证传至总收。C. 总收人员每日按将“赊销购置单”传至门店财务部(室),作为收款凭证。D. 如当日不能结款,货物送到用户手中后,请用户填写企业统一商品收到确定条(附表Tgd2),商品收到确定条必需加盖赊销单位公章。E. 员工收款回到企业后,根据收银小票金额将货款交予团购部内勤人员,并作好登记。F. 团购部内勤人员收款后,将货款交门店财务(如有退货,需进行扣除
15、)。并收回赊销购置单第一联,和团购部留存第二联一同留存,作为回款凭证,以备核查。(2)相关要求A. 赊销对象:只限于有确切把握且良好合作关系超出六个月(且最少三次以上)用户。对于无确切把握或合作关系少于六个月用户严禁赊销。B. 赊销权限界定:a、 全部进行赊销业务由团购主管全权负责。b、 时间不许可超出25天,有特殊情况需上报门店店长,门店店长 依据实际情况,有5天延长权限。c、 遇极特殊情况超出30天,必需以汇报形式上报营运总监和防损部及企业法务部门,经同意后方可实施。d、 各店和用户签署购销协议,付款期限如超出30天,需以汇报形式上报营运部,经同意后方可签约实施。(3)收银结款要求:由门店
16、收银主管和收银员作好严格把控。凡没有团购部主管签字赊销购置单,一律拒绝结款。(4) 商品收到确定条规范:全部用户收货后当初没有结款,必需在企业统一商品收到确定条上签字、盖章,回来后交于主管统一保管。对于用户不能盖章,必需上报主管、客服经理或店长同意(事后在商品收到确定条上补用户签字及加盖公章)后,方可办理;不然,一律将商品拉回。(5) 管控及处罚方法:A、 营运部及防损部将不定时进行稽查,如发觉没有按要求实施,直 接责任人将给予降级、解聘处分,相关责任人负连带责任,给企业造成经济损失,由相关人员全部负担.按制度要求办理,如发生意外不再追究相关人员责任,交由防损部及企业法务部门经过法律手段进行处
17、理。 B、 赊销期超出30天、签约后购销协议赊销期限超出协议上所要求付款期限加三天团购赊销业务,由各门店财务责任人通知营运部、总部人事和门店人事。由门店财务和门店人事对负责该用户团购员工缓发当月工资,待回款后补发工资;非员工个人用户赊销,缓发团购主管当月工资,待回款后补发工资。C、 现金采购商品团购交易,赊销期限不得超出七个工作日,如还款日期超出七个工作日,团购主管缓发当月工资,按超期天数计算缓发天数(比如:还款日期为赊销后第10个工作日,则团购主管当月工资缓发3天,以这类推。)。D、备注:a、全部时间期限为有效工作日。 b、商品收到确定条必需填写完整。2)内部赊销因为门店各相关部门因工作需要
18、,会不定时在团购部赊销货物或赊销储值卡,为了加强管理,特对内部赊销步骤做好下规范:(1) 商品赊销A、客服赊销: 因各店客服部每次进行消分换购及场外促销活动出货时,需在前台实施团购赊销步骤,为了精减步骤、规范操作,现要求以下:a、门店团购部全部活动商品由团购部独立完成,团购部只负责团购销售限时变价监核。b、门店团购部至门店财务领取“团购赊销购置单”一本,门店财务作好登记,团购部需根据团购部单据管理规范作好“团购赊销购置单”管理,不得有缺页情况发生;整本单据用完后需上交门店财务,换取新单据。c、团购部在卖场选好商品后,按要求填写团购部专用一式三联“赊销购置单”;d、“赊销购置单”填写完备后,由客
19、服经理及店长签字;e、以上签字完备后,员工同赊销部门人员至团购款台结款;f、如需变价,团购销售限时变价单必需有团购主管、客服经理、相关营运经理、店长签字后方可实施;g、收银员根据付款方法打印收银小票,并留存一联小票和对应购置单(现金留存第一联,支票留存第一联和第三联),作为销售凭证传至总收。h、 门店要做好全部换购商品及促销活动奖品帐目,并建立领取用户信息登记。i、 门店在消分换购及促销活动期间,每日对商品换购数量及奖品兑现情况进行查对,做到日清日结。j、 各店总收在活动结束后,查对全部出货小票及退货小票,假如账目相符,由客服填写费用报销单,此金额用于还补总收差额。k、 团购部负责全部活动帐目
20、标建立,团购部不对其帐目进行查对。B、 其它部门赊销a、 赊销部门在卖场选好商品后,至团购部按要求填写一式三联“赊销购置单”;b、 “赊销购置单”填写完备后,由赊销部门经理(或主管)及店长 签字,团购主管签字;c、 以上签字完备后,员工同赊销部门人员至团购款台结款;d、 如需变价,变价单必需有店长签字后方可实施;e、 收银员根据付款方法打印收银小票,并留存一联小票和对应购置单(现金留存第一联,支票留存第一联和第三联),作为销售凭证传至总收。员工、赊销部门人员凭小票一同出货;f、 如当日不能结款,赊销部门要填写我企业统一“商品收到确定条”,并由部门责任人签字确定;g、 总收每日按将“赊销购置单”
21、交门店财务部(室),作为收款凭证h、 赊销部门根据小票金额将货款交予团购部内勤人员后,由内勤人员做好登记,并将“商品收到确定条”返还赊销部门;i、 团购部内勤人员收款后,将货款交门店财务(如有退货,需进行扣除。),并收回赊销购置单第一联,和团购部留存第二联赊销购置单一同留存,做为回款凭证,以备核查。(2) 储值卡赊销a、 赊销部门至团购部按要求填写一式三联“赊销购置单”,储值卡金额及数量必需填写具体;b、 “赊销购置单”填写完备后,由赊销部门经理(或主管)、店长签字后,团购主管签字;c、 团购部人员凭以上签字齐全“赊销购置单”,方可给予赊销部门办理储值卡;d、 团购部内勤人员每日向门店财务部(
22、室)上报储值卡购置明细时,须同时上报内部储值卡赊销购置单第三联,做为收款凭证;e、 如当初不能结款,赊销部门要填写我企业统一商品收到确定条;f、 赊销部门根据购置金额将钱款交予团购部内勤人员后,由内勤人员做好登记,并返还对应商品收到确定条;g、 团购部内勤人员收款后,将钱款交至财务部(室),并收回赊销购置单第三联,和团购部留存第一联、第二联赊销购置单一同留存,做为回款凭证,以备核查。(3) 相关要求:a、 赊销对象:只限于门店内有工作需要各部门,若其它正当路径能够决,尽可能避免此工作发生;b、 赊销权限界定:全部进行赊销业务由团购主管全权负责,无门店店长签字同意内部赊销一律不予办理,若遇店长不
23、在情况,团购主管必需电话请示后,方可由授权人签字,且需店长回店后补签;c、 收银结款要求:由门店客服经理和收银员做好严格控,凡没有团购主管签字赊销购置单,一律拒绝结款。d、 商品收到确定条规范:全部赊销部门收到货物或储值卡后当初未能立即结款,必需在企业统一“商品收到确定条”上签字,内勤人员并和对应赊销购置单一同留存。e、 稽查及处罚:营运部及防损部将不定时进行稽查。如发觉没有按要求实施,直接责任人将给予降级、解聘处分。相关责任人负连带责任,给企业造成经济损失,由相关人员全部负担。按制度要求办理,如发生意外,不再追究相关人员责任,交由防损部及法务部门经过法律手段进行处理。(4) 监督机制:a、
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