RPA在企业集团财务共享中心实践应用——华谊集团的实践案例.pdf

新会计（月刊）2 0 2 4年第1 期（总1 8 1 期）23casestudy案例研究RPA在企业集团财务共享中心实践应用华谊集团的实践案例上海华谊控股集团有限公司广西服务中心黄伦凤【摘要】随着信息化不断发展，财务共享模式将会取代大部分传统记账会计，而RPA技术的推进也将逐步代替人工记账。本文介绍华谊集团财务共享中心RPA机器人自动化流程建设，优化财务共享中心人员结构，为财务共享中心寻求更高效、更便捷的管理模式的实践探索。【关键词】财务共享模式RPA技术自动化流程一、引言RPA是一种软件自动化技术，也称为“RPA机器人”。RPA机器人可以按照提前设定好的运行规则，自动计算机中的各种数据，如打开网站、点击鼠标、键盘输入等，从而实现业务流程的自动化管理。随着数据库和编程技术的不断发展，业务流程自动化功能和人工智能功能核心技术发展逐渐成熟，越来越实用。业务流程自动化管理，可以完成人工需要操作的各项任务。RPA可以用来处理数据搜索、数据迁移、数据录人、OCR识别、信息审核、上传下载、筛选统计、整理校验、生成报告、推送通知等各类事务，其应用领域包括金融、能源、电商、零售、医疗、政府、制造业等。RPA不需要更改现有系统，可以不间断按照指定规则无差错执行，使用门槛和部署周期都远低于其他IT技术，已经被广大企业视为数字化转型的必备技术。数据显示，世界5 0 0 强企业绝大部分都在使用RPA技术。RPA技术以最小的成本达到最好的效率，特别数据样本越大，产生的结果越明显。RPA技术其工作效率是人的数倍，而且能无遗漏记录所有执行过程和结果以便追溯和改进。RPA技术实现，让工作人员从重复繁琐的日常工作中解放，将大部分时间与主要工作精力利用到更高价值创造的工作中，激发人才的创造力和工作活力，提高企业的竞争力。目前主流国产RPA产品基本都已实现国产化，产品已通过主流平台的适配认证，能够适配多种平台，支持国产芯片的服务器、数据库等国产操作系统，已实现真正的商业化落地，成为企业现代化管理的重要工具。华谊财务共享中心第一批RPA项目在上线之前进行了充分的市场调研和广泛招投标，最终选定了来也科技作为底层技术供应商。德勤公司因专业的财务背景成为项目实施负责团队，进行共享中心的RPA开发。这既是创新性的尝试，也兼顾了长远的规划，通过RPA技术的支持，可实现财务管理智能化。本文对此进行探讨。二、RPA在企业集团实践应用（一）案例简介财务共享服务中心是近年来出现的会计和报告业务管理模式，但并不是所有的业务都适合集中到财务共享中心统一处理。相对而言，费用报销、出纳、应收、应付等对于地点依赖性较低、可跨区域处理的业务，便可以由财务共享中心集中处理。仓库、固定资产的实地盘点等这种转移成本比较高的业务，不适合集中到共享中心集中处理。华谊集团从2 0 1 6年开始对财务共享模式进行调研与筹备，从多方面考虑财务共享模式是否符合华谊集团的发展。（二）RPA技术应用目的随着时代的发展，华谊集团对于统一管理的财务标准化的要求越来越重视，公司实施财务共享中心能够降本增效，使财务资源从操作重复的业务中解放出来。RPA技术能推进财务共享模式的改变，帮助华谊集团达到降本增效的目的。一是降低人工成本。财务共享模式作为现代社会最先进的财务管理模式，具有传统财务所不具备的信息化优势。过去企业由于完全依赖人工进行财务处理，人工成本较高。集团财务共享中心经过对企业账务的梳理，形成完整的标准化财务处理流程，24新会计（月刊）2 0 2 4年第1 期（总1 8 1 期）案例研究casestudy但人工还需要花费大量的时间及精力去处理单一且重复的账务处理，影响了财务共享中心的工作效率。华谊集团财务共享中心不断寻求降低人工成本的方法，财务共享中心与RPA技术相结合带来变革契机。RPA技术能实现标准化的账务处理流程，可以在设定好的框架规则中准确无误地进行账务处理，而且能全天候无间断运行，降低了集团的人力成本。二是提高账务处理的及时性。华谊集团财务共享中心发展到现在，已经进入成熟期。财务共享中心服务几十家下属单位，随着财务共享中心的不断推进，将会有更多下属企业单位加入财务共享中心。下属企业单位的增加意味着账务处理的增加，在人员岗位编制不变的情况下，账务处理的及时性尤为重要。在信息化时代，掌握了信息就掌握了主动权，账务处理也是如此。能优先处理好账务，就掌握了财务支撑的主动权。华谊集团财务共享中心需要能够快速处理标准化业务流程的工具，而RPA技术能实现账务处理效率最大化。RPA技术的智能化流程能够实现标准化账务处理，在大量账务的情况下能筛选出相符合处理的账务。根据不同的账务场景，RPA技术能完成华谊集团财务共享中心较多的账务处理，使华谊集团财务共享中心人员能够处理及时性较强的账务，在实现财务共享中心降本增效的同时，更好地服务下属企业单位。RPA技术运用于财务共享中心中，使华谊集团的财务共享中心能得到有益补充，可以及时处理财务共享中心的账务。三是提升账务处理的准确性。在华谊集团财务共享模式以标准化为目的，规范企业的账务处理、费用管控以及报表出具。准确性是华谊集团财务共享中心处理账务的重要标准，按照会计准则要求账务的准确性原则，账务处理正确与否，会直接或间接影响企业内部的现金流量表、利润表、财务报表。错误的信息可能会导致决策者对企业发展方向的认知出现错误。华谊集团财务共享中心要服务几十家下属企业单位，全靠人工进行账务处理，很难不出现疏忽，造成决策失误。RPA机器人会在设定好的框架内运行符合其所要校验的步骤及逻辑，确保账务处理在RPA机器人操作中零差错。基于程序开发的RPA机器人流程已经固化，在不更改底层逻辑代码和账务处理流程不变的情况下，RPA机器人所处理的账务处理准确无误，财务共享中心趋于零差错（三）RPA技术应用一是RPA技术眼晴光学字符识别系统。随着时代的不断发展，华谊集团财务共享中心对RPA技术越发重视，应用场景也不断增加，如发票识别流程是华谊集团财务共享中心应用RPA技术的成果之一。在发票识别流程中，发票作为报销的主要凭证，若金额数值过大，发票数量过多，工作内容重复单一，财务人员不能及时查验发票是否真实，导致会计信息真实性缺失。RPA技术能减少这种重复且单一工作，如RPA技术中机器人眼睛光学字符识别系统OCR发票识别技术，可以通过固定的流程取得所需要的元素，能够快速准确地识别发票中的信息与增值税综合服务平台的信息是否相符，发票信息是否正确，供应商是否上传发票，发票是否有作废等。华谊集团财务共享中心可通过OCR发票识别技术实现降本增效。财务信息的准确性能降低企业经营运营的风险，同时能够使财务人员从单一重复的工作场景中解放出来。二是RPA技术中的机械手可使过账流程实现自动化。华谊集团财务共享中心除发票识别流程外，还有许多标准化流程，如资金付款与核算流程、应付核算流程、应收核算流程、总账核算流程、成本核算流程、资产核算流程等。这些流程对传统企业财务记账模式进行标准化与流程化，可保障记账凭证的准确性，确保附件的完整性，使其记账凭证有据可依。这些标准化流程可以通过RPA技术中的机械手自动化完成过账流程。华谊集团财务共享中心的RPA自动过账流程现在正处于推广时期，其特点是能通过规则逻辑的校验进行程序的设定，称为智能机器人。RPA自动过账流程是基于财务共享中心下梳理出的记账核算标准化流程，通过软件开发机械手，设定好相应的过账核算逻辑与规则，完成记账工作。RPA机器人会记录操作过程，等到正式运行时会通过之前设定的逻辑与规则执行业务操作，进行相对应的自动化匹配，生成正确的凭证。RPA自动化过账流程减少了财务共享中心的压力，在单据量大时可以帮助财务共享中心人员减少单一重复的过账流程，提高财务共享中心的效率，使财务人员从单一的业务中解放出来，处理更复杂更有挑战性的工作，更好、更快、更准确地服务企业。三是RPA技术电子账务会计系统。在信息化快速发展的时代，传统的手工记账模式已经不符合华谊集团财务共享模式的需求。由于公司具有差异化与地域化特征，记账所需要的软件应具备高兼容性与统一性。华谊集团财务共享中心需要与下属企业单位保持高度一致的账务会计系统。目前主流的电子账务会计系统有部署在实体服务器的SAP系统和新会计（月刊）2 0 2 4年第1 期（总1 8 1 期）25Casestudy案例研究运用系统开发者云服务器的MEGI云财务系统，前者适用于大型集团化企业，后者适用于中小型企业，而华谊集团更适用于SAP系统。SAP系统主要适用于大型集团化企业，其功能齐全，具有物料管理模块、生产计划模块、资产管理模块、财务会计模块等。SAP系统更适用于进行财务共享中心的账务处理。系统需要部署在企业内部的服务器中，要安装数据库信息，个人终端不能满足系统的部署环境。出于信息安全的考虑，企业内部网络能够有效阻挡外部环境的干扰，也能保护数据不丢失。财务会计模块是SAP财务最主要的模块之一，能够帮助财务人员快速记账，准确自动计算各科目余额，出具财务报告。MEGL系统是一种电子财务会计系统，类似于网页链接，可以通过浏览器进人系统完成账务处理。MEGL云财务系统是基于开发者开放的云服务器进行账务处理，具有便捷性，对个人终端没有要求，实现了不管在何时何地都能进行账务处理，但也存在一定的信息安全隐患。由于收费低于SAP系统，中小型企业为了降低成本支出，会更加倾向于选择MEGI云财务系统。华谊集团基于RPA技术开发出的财务共享系统功能强大，只要具有设备及网络，就能进行账务处理。用户可以通过系统登录SAP系统，实现双系统相关联，帮助财务共享中心提升效率，减少工作流程。（四）华谊集团财务共享中心建设成效一是流程覆盖全面。华谊集团财务共享中心的业务范围，主要是与管理决策相关性较低、规律性强、重复性高的工作，包括资金结算、费用报销、付款、收款、固定资产核算、成本核算、总账到报表、会计档案、纳税申报等。二是标准化程度高。华谊集团组织内部业务模块分工明确，保证了服务的质量与效率。财务共享中心的每个模块分工都非常明确，而且只需要对自已固定的工作内容负责。三是自动化程度高。华谊集团在交易数据采集、财务处理、数据分析过程中，流程的自动化程度较高，应用了电子报账系统、电子影像系统、电子档案系统、资金管理系统、发票系统、税务系统等，极大地提升了财务共享中心的业务效率和服务能力。四是人工成本相对较低。华谊集团财务共享中心的设立，能够帮助集团及下属企业单位减少人工成本。一个财务人员可以处理几个公司相同岗位的业务，从而在业务量不变的情况下减少了集团的人工成本。华谊集团财务共享中心的特点是把财务工作流程化、标准化、自动化，形成工业化操作过程。三、结语随着电子信息化不断发展，财务共享模式将会取代大部分传统记账会计，而RPA技术的不断开发也将逐步代替人工记账。随着OCR技术、RPA机器人自动过账技术以及电子账务会计系统的不断更新，华谊集团财务共享中心将从重人力模式向重技术、轻人力的智能BPO模式转变。现阶段RPA机器人所能进行的账务处理还较为单一化、标准化、具有重复性，尚不具备自我检索，处理不规范账务的功能。RPA机器人将员工从单一且重复的工作中解放出来，使财务共享中心的财务人员能在岗位上发挥更大作用，使财务共享中心在提高质量的同时，兼顾账务处理的效率。对华谊集团而言，新技术的使用使得财务人员处理的账务得到减少，而账务处理的增减会直接或间接影响华谊集团对于财务人员的需求，对财务共享中心的财务人员形成巨大的挑战。财务人员要提升自身财务管理能力，提升职业水平素质，不断学习新技术，以跟上时代发展的步伐。RPA机器人对财务共享中心来说是全新的流程，打破了固有的人工处理账务流程，使机器人能代替人工完成任务，是现阶段华谊集团实现财务共享中心降本增效的最佳方案。华谊集团财务共享中心不断梳理账务处理流程，使其逐步标准化、统一化、规范化以及流程化，未来一定会有更多的RPA技术被运用在财务共享中心的各个场景中。应持续推进华谊集团财务共享中心的RPA机器人自动化流程，保障在零差错、高效率的基础上优化财务共享中心人员结构，促使财务共享中心朝管理职能方向发展，从而为企业高质量发展提供技术支持。参考文献：1陈先川人工智能时代下企业财务共享服务的应用及发展.全国流通经济，2 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