行政办公室岗位编制及岗位职责.doc

（三）办公室：岗位编制3名，即办公室主任1名、副主任岗位1名、文员1名。
行政办公室工作职能
一、办公室是公司行政性事务的综合协调和督办部门，是领导集体的综合办事部门。
二、认真做好调查研究工作，做到快速、准确、高质量地搜集和反馈信息，为领导集体提供决策建议。
三、加强和上级主管部门和其他行政职能部门的联系，在领导授权或委托范围内解决协调各方面工作。
四、负责公司级别会议的告知、召集和服务工作，并做好会议记录。会后按照会议精神督办贯彻，保证管理集体政令畅通。
五、做好平常督办工作，了解掌握有关行政工作情况，对业务范围内的较大违规、违纪、违章行为督查和通报。
六、负责起草公司行政类公文，对部门上报到公司领导层和外送文稿进行审核。
七、搞好公文解决，收文登记，发文签批，文本立卷以及文献资料的管理和运用。
八、做好档案管理，认真收集与公司有关的资料，整理归类，编目索检，记录保管，年度做好档案鉴定和归档。
九、做好保密工作，严格对涉及公司机密的人员和文献的管理。
十、搞好印信管理，指定人员严格对与行政有关的印章的保管、使用。按规定开具证明、介绍、说明等信、函。
十一、强化公司车队管理，做好车辆的登记、派遣、养护、维修、油耗、年审管理，加强驾驶员思想素养、技能技术、交通安全等方面的教育培训。
十二、做好信访工作，解决来信和来访以及上级部门的批转文献。
十三、做好对公司全局性工作的法务解决，依法维护公司的利益，保护员工的合法权益。
十四、加强文印和办公用品管理，办公用品按部门需要申请、领导审批采购、发放登记的流程严格操作。
十五、搞好劳保用品的采购、发放管理工作。
十六、做好接待、礼仪服务工作。
十七、搞好后勤物业管理工作，开源节流，加强公司成本管理。
十八、做好外宣工作，树立公司良好媒体形象。
十九、切实做好公司资产管理工作。
二十、准时、按质、按量完毕领导交办的其它任务。

1、办公室主任职务说明书
岗位名称：办公室主任
岗位编号：
直接上级：行政副总经理
所属部门：行政
监督岗位：车队、保安部、后勤、物业、招待所
直接下级：副主任、文员
紧密协同岗位：公司各部门
岗位职责
1、 负责上传下达公司决议、决定和指示，督促检查其贯彻执行情况；
2、参与行政领导会议，参与公司重大事项的调研工作，拟定调研报告，及时掌握公司重要工作的进展情况；
3、负责行政管理制度的补充制定、修缮、发布及贯彻、监督执行；
4、统筹管理公司行政后勤服务工作，监督后勤工作的执行，并提出改善意见；
5、负责公司的印章管理；
6、负责公司的车辆管理，统筹车辆调配派遣，合理安排车辆的维护、保养、修理，加强车队人员管理；
7、负责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理；
8、负责各部门之间和领导之间的协调；
9、统筹负责综合性文献、工作计划及公司工作总结等的拟定工作；负责档案文书管理，负责制定、完善档案文书管理的各项规章制度，并监督执行，做好保密工作；
10、负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项；负责会议场合的安排与布置；负责会议相关活动的安排；负责会议决议的督办事项；
11、负责做好来访人员的接待、安排、参观、宣传、就餐、住宿等服务工作及与政府关系、公共关系的建立、维护及保持；
12、完毕上级交办的其它各项工作。
任职资格
学历及职称：大专及以上学历，行政管理或相关专业
经验规定：三年及以上大中型公司办公室工作经验
技能：文书解决技能、决策技能、沟通技能、管理技能
性格：豁达开朗，处事果断、公正、理智
其他：身体健康，28-45岁
素质规定
（一） 熟悉公司管理知识，有数年公司管理的经验；
（二）  （二） 较强的口头表达能力和沟通能力； 
（三） 较强的分析能力. 应变能力； 
（四） 较强的组织能力和协调能力。

编制人姓名及签署
日期
审批人姓名及签署
日期
本人确认熟悉此岗位职责书，通过上级领导清楚解释，本人已清楚明确了本岗位的职责及工作内容并信守执行。
执行人姓名及签署
日期
编号：

岗位名称：办公室副主任
岗位编号：
直接上级：办公室主任
所属部门：行政
监督岗位：
直接下级：文员
紧密协同岗位：公司各部门
岗位职责
1、协助做好公司决议、指示等上传下达工作，并协助督促检查其贯彻执行情况；
2、协助对公司后勤事务的管理，并协调公司各部门的有效运营；
3、协助对公司车辆的调派、监督及使用管理；
4、做好公司制服、茶叶、办公用品、办公设备申购、发放、审核等工作，并对办公设备正常使用的维护、监管；
5、负责固定资产、低值易耗品的盘点、核销、汇总及增减汇总工作；
6、协助管理公司相关资料的档案整理、分类及归档；
7、负责各类会议的会议纪要及各部门发言材料的汇总、编制下发；
8、协助上级对来访客人的接待及行程安排；
9、负责各部门申请名片的印制；
10、管理公司印章的使用与审核；
11、负责会员管理工作，建立会员信息资料台账，掌握信息，跟踪服务，认真做好会员来公司后的一切服务保障工作；
12、协助办理公司相关证件的年审、报检、变更及注销等工作；
13、完毕上级交办的其它临时性工作。

任职资格
学历及职称：大专及以上学历，行政管理或相关专业
经验规定：三年及以上大中型公司办公室工作经验
技能：文书解决技能、决策技能、沟通技能、管理技能
性格：豁达开朗，处事果断、公正、理智
其他：身体健康

素质规定
（一） 熟悉公司管理知识，有数年公司管理的经验；
（二） 较强的口头表达能力和沟通能力； 
（三） 较强的分析能力. 应变能力； 
（四） 较强的组织能力和协调能力。

编制人姓名及签署
日期
审批人姓名及签署
日期
本人确认熟悉此岗位职责书，通过上级领导清楚解释，本人已清楚明确了本岗位的职责及工作内容并信守执行。
执行人姓名及签署
日期
编号：

岗位名称：文员
岗位编号：
直接上级：办公室主任
所属部门：行政
监督岗位：
直接下级：
紧密协同岗位：公司各部门
岗位职责
1、负责对进入公司办公场合的来宾的招呼、接待、引导，对无关人员进行劝阻或协助保安人员解决；
2、做好办公室电话接转、记录工作，做到及时上传下达；
3、负责公司邮件、报刊、文献的收取、分发，各部门相关文献的打印、复印工作。
4、负责公司相关文献资料、档案的整理、分类及存档；
5、负责制服、各类办公用品的管理，入库、出库登记领用手续，定期清点、盘存，保证帐实相符；
6、负责办公室环境卫生的清洁、保持干净；
7、完毕领导交办的各项临时性工作。

任职资格：应具有大专及以上文化限度或初级及以上专业技术资格或在本岗位工作一年以上
基本技能：
1． 有一定的政策理论水平，有较强的保密意识，熟悉保密工作的规章制度，具有一定的文秘、档 案知识和电力生产的基本知识； 
2． 掌握文书解决、信访接待、公共关系等知识；有一定的实际工作经验和业务组织协调能力； 
3． 具有一定的文字工作、言辞表达能力，能起草有关计划、总结、报告并组织实行；
 4． 能对的填报专业报表等。 
5． 掌握办公自动化设备的应用，能应用计算机进行本专业的业务管理

编制人姓名及签署
日期
审批人姓名及签署
日期
本人确认熟悉此岗位职责书，通过上级领导清楚解释，本人已清楚明确了本岗位的职责及工作内容并信守执行。
执行人姓名及签署
日期
编号：