物业公司采购与成本管理流程.docx

物业公司采购与成本管理流程
2.1.1采购审批管理流程
流程名称
采购审批管理流程
编 号

任务概要
采购审批
执行单位
采购部
单位
总经理
财务部
采购部
仓库管理员
物品使用部门
工 作 程 序
审批

否

是

是

审核
否
安排采购
拟定价格
筛选/比较
联系供应商
整理汇总
结束

取得主管审核/签字
检查是否有代用品
检查库存
填写采购申请单

开始
办理采购申请
获得主管签字

相关制度
物品申购领用规定
2.1.2物品领用管理流程
流程名称
物品领用管理流程
编 号

任务概要
物品的领用管理
执行单位
采购部
单位
总经理
仓库管理员
领用物品部门经理
物品领用人员
工 作 程 序

否

审核

是

检查单据
检查库存
发放物品
封存钥匙
登记

结束
是
主管签字

价值较大

否
领用物品
签字
填写物料领用单
开始

相关制度
物品申购领用规定
2.1.3紧急采购管理流程
流程名称
紧急采购管理流程
编 号

任务概要
紧急采购
执行单位
财务部
单位
总经理
各部门
采购部
财务部
审批
工 作 程 序

开始
补办请购手续
验货
结束
主管口头告知
提出紧急采购需求

价值
大

小

是
签订采购协议
拟定价格
询价
组织验货
到货
安排购买

审核

否

是
相关制度

2.1.4物品报废管理流程
流程名称
物品报废管理流程
编 号

任务概要
物品报废
执行单位
各物品使用部门
单位
总经理
各物品使用部门
采购部
财务部
工 作 程 序

否

审批

是

安装维修/继续使用
技术签订负责人签字
结束
开始
上缴残值
填写报废因素
提出报废
获得报废残值
解决报废设备

审批
注销设备原值
发放报废申请表

否

是
注销财务账

相关制度
物品报废管理制度
2.1.5公司成本管理流程
流程名称
公司成本管理流程
编 号

任务概要
公司成本管理工作
执行单位
财务部
单位
总经理
财务部
各管理部门

审核
审核

否

是

否

是
改善成本管理方案
分析问题，提出改善建议
记录预算执行情况
追加预算
监督预算执行
组织讨论
编制年度预算
开始

否
审核

是

结束
是
超支预算
执行原预算
执行预算
提出意见

否
相关制度

2.1.6公司费用管理流程
流程名称
公司费用管理流程
编 号

任务概要
公私费用管理流程
执行单位
财务部
单位
财务部经理
财务部
各部门
工 作 程 序

否
审核

是

否

审核

是

否
审核

是
报告

结束

提交年终决算报告
反馈给各部门
对照预算对比分析
汇总各部门费用
报销费用
颁布执行
制定费用管理制度
开始

发生各种费用
整理填报报销单据
部门领导审核
控制费用

相关制度
费用支出管理制度
2.1.7维修费用管理流程
流程名称
维修费用管理流程
编 号

任务概要
维修费用管理工作
执行单位
工程部
单位
财务部
工程部
专业维修公司

负责工程竣工结算
结束
报告
分析报告
记录预算执行
支付维修工程款
了解掌握工程进度
提交预算委员会讨论
修改

是否自己完毕
提交维修预算
控制费用发生情况
验收签字
组织施工
组织维修
执行全年维修费用预算

开始

否

是
签订维修协议
联系洽谈

相关制度
费用支出管理制度
物业公司采购与成本管理制度
2.2.1物品申购领用规定
以下是XX公司的物品申购领用规定，共读者参考。
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第1章 总则
第１条 目的
为加强物品申购、领用的管理，保障各部门工作正常进行，特制定本规定。
第２条 合用范围
本规定对物品的申购、领用给出了具体规定，合用于公司各部门。
第３条 管理职责与分工
１． 各部门派专人负责本部门的物品请购。
２． 各部门经理负责本部门请购工作的监督执行。
３． 采购部负责物资的采购及发放。
第2章 申购与审批规定
第４条 各部门对本部门平常办公事务、保洁及工程维修保养所需的物资，要按月填报《物品申购单》，如下表所示。
物品申购单
申购部门： 申购日期： 年 月 日
项次
品名
规格
单位
用途
请购数量
需求日期
备注

审批
部门经理
采购部经理
财务部经理
总经理

第５条 各部门填写《物品申购单》时，要本着计划性、节约性的原则，预估易损易耗瞥见及常规消耗配件及常规消耗物料，分类、分项标明规格、型号及用途等，各部门经理要严格把关，防止反复、超量购买，避免导致人为积压。
第６条 《物品申购单》与每月20日经部门经理审核签字后包采购部，经采购部询价初审后i，25日报财务部复审后，呈物业经理批示，再由采购部统筹安排购买。
第７条 如遇突发性等特殊情况，急需购买配件物料时，课随即填写《物品申购单》，急转采购部后呈物业经理批复，就是安排购买。
第８条 为保证工程部管理的重要机械设备的正常运转，对前属的易损配件等，部门经理要责成技术人员具体列出所需配件的产地、型号、规格等技术数据，报采购部，统筹安排备用件的购买。
第3章 物品领用规定
第９条 各部门领用所需物品，必须填写统一印制的《物品领用单》，《物品领用单》由各部门班组领班或领用人按规定认真填写，并由主管（或领班）签字，呈部门经理批示签发后，凭此单到采购部库房办理出库手续后领取。
物品领用单
部门： 年 月 日
项次
品名
规格
单位
数量
单价
1

2

3

审批
主管（或领班）签字

部门经理签字

经办人： 保管人：
第１０条 鉴于工程部维修任务急促、频繁的实际情况，为保证工程部各班组维修任务的及时完毕，方便维修材料的领取，故对一般替换配件、维修材料及小型工具等，由领班填列所需物品的《物品领用单》，调度室办理登记或建卡手续后，主管审批签发，采购部库房即可凭单办理出库手续，但办公设备、办公用品、贵重零配件、工具劳保清洁用品，必须由部门经理签发。
第１１条 工程部调度室签发《物品领用单》时，必须严格掌握维修所需用量，要依据工程维修单所列维修任务所需的配件及材料签发《物品领用单》，防止人为流失、浪费、营私舞弊，已经发现将严厉解决。
第１２条 除工程部以外的其他部门，应按本部门的实际情况，以周、旬、月的需要量填报《物品领用单》。
第１３条 对工程部各组所需物品的领用，实际“以旧领新”的规定，即在签发的《物品领用单》商著名回收废品的件数和有无回收物，随后，采购部的物资调拨员方可办理出库手续，如遇暂不能教会的替换品，必须在24小时内送交库房，采购部及工程部应严格执行，对有也许废物运用的物品，定期告知工程部，安排技术工人拆件维修。
第１４条 采购部库房要严格按上述规定执行，手续不符、表列不明的拒发，严谨私自借用或白条出库。
第4章 附则
第１５条 本规定由采购部负责制定与解释。
第１６条 本规定自颁布之日起实行。