信息技术有限公司财务内控管理制度.doc

财务审批与报销管理
暂行办法

目 录
财务审批与报销管理暂行办法 1
一、审批程序及报销流程 1
（一）管理机构 1
（二）报销成本费用分类 1
（三）审批权限及审批流程 1
二、费用报销的具体要求 8
（一）借款、报销的时间规定 8
（二）资金支付规定 8
（三）费用报销的其他规定 8
三、差旅费报销规定及程序 11
四、业务招待费报销规定及程序 17
五、交通费报销规定及程序 19
六、适用范围 20
七、执行时间 21

财务审批与报销管理暂行办法
为了加强对xx信息技术有限公司（以下简称xx）业务部、技术部、职能部资金使用的管理，现修订以下财务审批与报销管理暂行办法。
一、审批程序及报销流程
xx实行预算管理体制，费用支出均严格按照预算执行；根据公司目前创业期不稳定及摸索特性，暂时实行事项报批—报销的办法，以下财务审批与报销暂行办法都以此为基础。
（一）管理机构
在xx总经理直接领导下，由财务部负责统一使用、调配各部门及项目组资金，以确保公司经营管理的资金需求。
（二）报销成本费用分类
成本费用类型分为：1、固定资产类；2、日常采购经营类；3、月固定费用类；4、业务成本类。
（三）审批权限及审批流程
1． 权限界定
各部门报销根据审核审批权限的规定，由相关部门负责人签字后由总经理审批，财务部执行报销程序。
2． 权限细则及审批流程
2.1 业务部、技术部、职能部费用款项的审批权限及流程
2.1.1固定资产类：固定资产统一由行政部门采购及保管，经办人填写固定资产购置申请单，经部门负责人、实际使用负责人、上一级领导签字批准后，交由出纳/会计审核。财务部通过对审批权限，预算审批、使用情况，及费用报销的原始单据、合同进行符合性审核，经财务负责人审核后，统一报总经理审批交由出纳办理款项支付。
2.1.2 日常经营类报销：经办人填写用款申请单/支出报告/借款单等，经部门负责人、上一级领导签字批准后，交由出纳/会计审核。财务部通过对审批权限，预算审批、使用情况，及费用报销的原始单据、合同进行符合性审核，财务部审核通过后统一报总经理审批。
2.1.3 月固定费用类报销：每月固定报销的各种补贴等，经办人填写支出报告由部门负责人及上一级领导签字审核后交出纳/会计处，由财务部统一报总经理审批。
2.1.4 业务成本类报销：业务成本支出采用项目核算及预算管理结合的办法审核；业务人员在支出与项目相关的费用时，应贴注所属项目名称，签订合同时，同时做项目成本预算，项目类成本支出增加预算审批，其他程序同上。
2.1.5 经办人在首次申请支付合同中约定的款项时需向财务部提供合同复印件，所有合同的签订必须由总经理或经总经理授权的经办人签字确认，财务部根据合同中约定的相关条款进行审核、付款。
2.1.6 涉及事前审批的成本费用报销（例如业务招待费、差旅费）需附加申请单。
3. 审批权限图：
1）部门权限：
报销
部门
审批
部门
副总经理
风险控制部
信用评级部
产品部
技术研发部
销售部
市场部
人事行政部
财务部
战略发展部
总经理
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副总经理
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财务部
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人事行政部
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部门经理
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部门总监/负责人
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2）费用分类权限：
费用
类型
审批
部门
固定
资产
日常采购经营
月固定费用
业务
成本
借款
差旅费
业务招待费
交通费
总经理
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副总经理
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财务部
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人事行政部
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×
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×
×
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部门经理
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部门总监/负责人
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4. 报销流程图：
（三）借款及其审批
1. 含义：申请人因公支取资金且不能同步取得符合报销的原始发票等单据，只能按照借款程序办理借款，待回来后冲销借款，不得使用《支出报告》代替借款单。
2. 审批程序：比照费用报销的单笔金额标准执行。
3. 执行流程：比照费用报销的单笔金额标准执行。
4. 借款归还、冲账时效的规定。
4.1 原则上经办人在办理公司业务时不给于借款，经办人需要根据发票填写费用报销单，经相关负责人审批后财务部根据审批权限和预算管理办法给予付款。特殊情况下需要借款的，需总经理签批，并须于完成工作5个工作日内报销。
4.2 差旅费必须于回来5个工作日之内报销。如差旅费或业务费超过15日仍未核销的，财务有权拒绝核销，同时借款在次月工资中予以扣除。
4.3 凡原来有借款未清者（包括因公借款），原则上不再给予新的借款。
4.4 借款人还款时,由出纳填写盖有公司财务章的收据，借款单据不再返还借款人。
5. 报销流程图：

6. 固定资产申购流程图：

二、费用报销的具体要求
（一）借款、报销的时间规定
1. 一般情况下，固定资产类、日常经营类、业务成本类单据每周四报销一次，报销人在周四下班前把审核完毕的单据交到财务出纳处，下周四下午统一付款，逾期的单据顺延至下周四报销；月固定费用类报销每月报销一次，报销人在每月24日前把单据交到出纳处，并登记报销金额，所属月份等；固定费用在每月第一个星期四付款。因经营管理需要的特殊情况，经办人可以申请随时支付，部门及财务审核后需自行汇报至总经理审批。
2. 原则上，当月只能报销当月费用，超过期限财务有权拒收报销单据。
3. 现金借款金额5000（含）元以上的，必须提前一天通知财务部准备款项。
（二）资金支付规定
1. 原则上尽量使用银行转账。
2. 使用现金支付的情况：
1）零星（1000元以下）和其他必须使用现金的可支付现金；
2）支付给个人的款项，使用网银转账付款。
（三）费用报销的其他规定
1. 支票书写规范
开具的支票要填写完整，包括：收款单位名称、用途、时间、金额大小写、密码。不得开具无收款名称及远期支票。
2. 申请报销时在申请单据上标明申请资金类型，如申请支票或网银支付要填写收款人/单位名称、账号、开户行。
3. 费用报销发票的要求：发票要素齐全、内容完整。
3.1 单位名称（付款单位名称必须写全称，错字或少字均不予报销）、日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不一致、假发票以及未盖有开票单位的发票专用章或财政监制章的收据一律不予报销。商品采购多项的必须附商场采购明细表并盖章。
3.2 目前公司能收取的发票类型为地税发票或国税增值税普通发票。
3.3 不予报销的发票类型及注意事项：
1）非正常业务的礼品费、招待费、汽油费、固定资产类、低值易耗品类发票一律不予报销；
2）员工报销为公司业务产生的电话费，付款单位不是公司名称的一律不予报销；
3）员工为公司业务产生的交通费，要填写交通费明细、附外出登记单一起报销，外出登记单一式两份，一份留行政核算考勤，一份员工报销时使用，列明外出原因、起始地点和时间，否则不予报销。
4）丢失发票或无法获取正规渠道发票，一律不予报销。
4. 报销费用时要填写《用款申请单》、《支出报告》、《固定资产购置单》或《差旅费报销单》，所有单据要按性质（如：招待费、办公费、车费、路桥费、汽油费等）注明，分类、分次粘贴填制。差旅费要分次、按出差地点分开填写，并计算好出差天数、住宿、出差补助和市内交通费在限额内填报。报销时附签批的出差申请单，无出差申请不予报销。招待费报销时，需用铅笔注明业务事项、招待对象及人数。
5. 所有报销单据的张数和金额必须准确无误地填写，票据多时要用“票据粘贴单”，将发票从小到大，从右到左依次粘贴，要做到整齐、美观。
6. 入库单填写规定：入库单要列明商品名称、型号、单位、数量、单价、金额。每次入库同一物品名称要统一。资产类与损耗类物品(办公用品、低值易耗品)均需办理入库，入库单要按采购明细填写。采购员与物品管理员共同签字有效，入库单记账联同送货清单（加盖卖方发票专用章或公章、财务章）、发票并附费用报销单后进行报销。
7. 汽油费报销：公司车辆一律使用油卡加油，使用支票或公司网银付款，个人私车公用需由行政部记录里程数并核算费用报销。
8. 办公设施购买、维修、安装的费用报销：费用报销时，附件必须有验收人签字确认的验收单。
9. 行政部审核签字的费用：公司涉及行政、人事方面的相关费用支出时，需经行政部相关负责人审批确认。例如：每月支付的水电费、电话费、社保、医保费用、公积金、工资、出差申请单、差旅费报销单（确认出差天数计算出差标准是否超标）、办公用品和固定资产的采购申请等与薪金考勤资产有关的费用。
10． 工资、社保、公积金支付或报销时需附各项费用支付清单，并由行政部签字确认。
三、差旅费报销规定及程序
1. 本规定适用公司各部。
级别
职务
交通
住宿费（元）
火车
飞机
一类地区
二类地区
三类地区
第一级
总经理

√
按实报销
第二级
副总经理

√
￥550
￥450
￥300
第三级
部门总监

√
￥450
￥350
￥260
第四级
部门经理
√

￥400
￥300
￥200
第五级
部门主管
√

￥350
￥300
￥200
第六级
其他员工
√

￥300
￥260
￥200
2. 差旅费开支标准：补贴（含出差地交通费）
2.1 助理按照所协助领导职务的下一级执行。
2.2 出差地区类别划分：
1） 一类地区： 北京、上海、广州、深圳、杭州
2） 二类地区：
中央直辖市（天津、重庆）
沿海经济发达城市（大连、青岛、宁波）
经济特区（珠海、厦门、汕头）
省会城市（哈尔滨、石家庄、兰州、昆明、成都、长春、沈阳、西宁、西安、郑州、济南、太原、合肥、武汉、长沙、南京、贵阳、南宁、南昌、福建省、福州、海口）
3） 三类地区： 地级城市、县级城市、一般乡镇以及其它一、二类地区未涵盖地区
2.3 出差的交通方式，由行政部门根据出差人的级别和标准统一订票。
2.4 出差费用在不超出标准情况下，以出差地的消费发票实报实销。
2.5 总监（含）以上级别人员出差住宿，可享受一人一套房间，经理（含）以下人员，同性别的两个人同时出差至同一目的地的，同住宿一套房间。
2.6 不同级别的人员一起出差，同住一房间情况下，住宿标准可随级别高者标准1.5倍予以报销,三人（含）以上出差至同一目的地时，住宿费、补贴标准按照不同职级加权平均计算。
2.7在同一地点出差，原则上控制在7天内，预计需超过7天的，出差任务单在部门经理审批后，必须再经分管总监及总经理审批后方可出差并按按正常差旅费标准报销。
2.8 出差补贴：出差补贴包括出差餐费、通讯费、市内交通费等。
2.8.1 出差一天（不含）以上，一类地区补贴60元，二、三地区补贴50元。
2.8.2 出差一天以内（即当日往返），不区分地区，一律补贴40元。
2.8.3 如出差期间发生招待费用，一餐扣除补贴20元。
2.9 根据工作需要，去往异地工作1个月以上的为工作调动，不享受补贴。公司不提供住宿的，住宿标准按照出差制度执行。
2.10 员工出差途中，在住宿的宾馆、饭店发生的除房费外的其余费用一律不予报销，报销住宿费需提供宾馆水单及发票。
2.11 出差同一目的地不同酒店住宿费额度不能调剂。
2.12 出差补贴发放方式
2.12.1 不提供发票的，由人事部并入工资计提一并扣除个税。
2.12.2 提供发票的，多张发票总额可以超过补贴标准，但实际发放补贴以标准为限。仅限餐饮业或食品发票，不接收其他类型发票。
2.12.3同一批次内报销人以上述两种方式为限选其一种做为发放补贴的方式。
2.13 长期负责异地业务的，公司提供住宿的情况下不享受出差补贴。公司不提供住宿的，住宿标准按照出差制度执行，但不享受出差补贴。
2.14 交通费报销
2.14.1 出差人员交通工具乘坐方式根据级别、职务确定。
特殊情况：
1）打折后的飞机票价格等于或小于火车（硬卧）价格的，可乘坐飞机往 返，但属特殊情况，需事先书面报告或在出差请示单中注明（需总经理及负责人审批签字）。
2）若特殊情况要超标乘坐飞机或软卧，须事先报部门领导及总经理批准，方可报销。
2.14.2 出差目的地市内交通费包括在补助额度内，出差人员目的地市内交通费超过补助标准的，超出部分不予报销。
2.14.3 往返火车站、飞机场的出租车费，所提供的出租车发票上的时间与出差时间相符可以报销，原则上须乘坐机场大巴往返，如紧急事务，或到达或离开目的地的时间在晚上20时以后或早晨7时之前的可乘坐出租车全额报销往返车费。
2.14.4 总监以下乘车时间5个小时以内的路程火车（动车）出行,总监（含） 乘坐一等座，经理（含）以下乘坐二等座。出差途中如在车上过夜（当晚不发生住宿费用），仅按相应级别享受出差补贴。
2.15 参加各种会议及培训，确需支付会务费和住宿费的按实报销，参加会议出差当天不安排就餐的享受补贴。
2.16 出差当日享受补贴的计算方式：出差时间在13点（不含）之前的享受当日全额出差补贴，13点（含）以后的享受当日50%出差补贴。
3. 外派人员探亲的费用不给予报销。
4．差旅费报销程序
4.1 员工在接受出差任务时，必须及时填写《出差申请单》（两联），按
要求填明相应内容，出差申请上注明出差时间、返回时间、出差事由及预计的出差费用。财务部根据出差申请表审核出差借款。员工出差借款原则上不得超月工资额，特殊情况需经总经理签批。
4.2 如需借支差旅费，按审批授权表关于差旅费借款的签字程序办完手续后，到财务部借款，财务部出纳付款签字后，出差请示单留下第一联（借款联）做帐务处理，第二联（报销联）交还借款人，以便报销时使用。
4.3 员工完成出差任务后，必须在5个工作日内完成差旅费的报销手续。如有借款的，应在《出差申请单》背面注明。借款本着“前款不清，后款不借”的原则，如有特殊原因，需书面说明原因。出差所借公款必须专款专用，借款不得长期占用、公款私用，如出差结束超过15天未还借款，财务部与借款人进行借款书面确认并将确认资料提交人事部从借款人工资中扣回。
4.4 报销差旅费时，在《差旅费报销单》上，须填明各项内容（往返时间、地点、交通费、出差事由、补贴的金额等），并附上有关单据如机票、车票、船票、及标准内的出租车票、住宿发票等，由人事部负责人在差旅费报销单上确认出差时间及补贴作为考勤及补助依据，签字后交财务部审核出差费用。
4.5 《差旅费报销单》经财务审核、签章，并按审批权限关于差旅费的核销签字程序办完手续后，交财务部核销，财务部开具收款收据（如有差旅费借款的）。
4.6 由于个人原因发生的退票费、罚款等费用，不予报销。
5. 报销流程图：

四、业务招待费报销规定及程序
1. 招待费根据各部门的业务需要，单项事前审批，填列《业务招待费申请表》，分项注明日期、人数、与何人用餐及理由、预计金额。由本级部门总监及上一级部门领导审批后方可执行。
2. 经审批后，参照费用报销办法填列《业务招待费报销表》，与《业务招待费申请表》一并移交审批部门执行费用报销流程。
3. 报销流程图：

五、交通费报销规定及程序
1. 非出差期间发生的交通费执行交通费报销规定。
1.1 不影响业务完成效率的基础上，提倡公共交通工具出行。
1.2 可乘坐出租车的情况：
1）情况紧急，如不按时到达则无法完成该业务
2）手提重物、体积巨大、或价值高的物品
3）公共交通工具无法抵达客户公司地址
4）本级领导批准的其他情况
1.3 报销人填列《因公外出单》，注明出门时间。一式两份，一份交人事行政部，一份交财务部留存。
1.4报销人填列《交通费报销表》，注明日期、交通工具、原因及项目名称、起始地点、金额，并附《因公外出单》。
2. 交通费报销时间规定：夏日制（每年五月一日起至九月三十日止）晚上21时以后，冬日制（每年十月一日起至次年四月三十日止）晚上20时以后。
3. 报销流程图：

六、适用范围
适用xx全体员工。
七、执行时间
本办法由发布之日起开始执行。
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