华为核心技术有限公司出差费用管理核心制度.doc

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华为司发【】229号 签发人: 任正非

出差费用管理制度

目 录

1 目标 2
2 适用范围 2
3 相关定义 2
4 职员及主管责任 3
5 出差管理 3
6 差旅费 4
7 差旅补助 6
8 出差费用报销 8
附件：企业出差费用开支标准 10

1 目标
适应企业业务发展，加强企业出差费用规范化管理，指导职员报销真实、必需、合理出差费用。
2 适用范围
本制度适适用于华为技术及所属各子企业全部职员。
3 相关定义
3.1 出差
出差指职员离开常驻工作地外出公干。具体判定标准以下：
l 出差以离开常驻工作地所在城市为准。
l 预期派往同一地点连续公干三个月以上，视为常驻工作地发生改变，不作为出差对待。
3.2 常驻工作地
常驻工作地指职员相对稳定工作地点。具体判定标准以下：
l 职员因任命、借调等原因被派到异地办公机构工作，自报到之日起即为常驻，以新工作地为常驻工作地。
l 预期派往同一地点连续公干三个月以上，自抵达之日起即为常驻，以新工作地为常驻工作地。
l 原为临时出差、预期不超出三个月而实际连续出差超出三个月（回企业开会、述职等不影响出差连续性），从第四个月起即为常驻，以新工作地为常驻工作地。
l 职员在某一区域内长久流动工作，以相对稳定工作地为常驻工作地。
l 中国办事处所辖各地域用户代表处常驻营销人员、技术支援人员、司机等，以地域用户代表处为常驻工作地。
l 研发人员到异地研究机构（含驻外研究机构人员回到企业总部）从事异地开发工作，以开发地为常驻工作地。
l 借调到企业以外其它单位工作人员，以借调工作地为常驻工作地。
4 职员及主管责任
4.1 职员应负担以下责任：
l 合理制订出差计划，并提前填写出差申请，提交直接主管同意。
l 在各项出差费用发生之前，应充足了解本制度对此要求，并对发生出差费用进行合理成本控制，最大程度地降低费用支出。
l 确保费用真实性，如实申报本人所发生出差费用及相关补助，严禁私费公报。
l 出差返回后，正确填写费用报销单据，立即报销费用。
l 对于财务部门问询及问题反馈，立即给予回复和处理。
4.2 主管应负担以下责任：
l 立足企业利益，对部门出差需求进行合理有效控制，避免无须要出差。
l 对每次出差人数、时间、关键费用支出项目等关键事项进行事前审批，严格控制出差成本。
l 对职员所报销费用真实性、必需性、合理性进行全方面审核，确保所报销各项费用符合本制度要求。
l 对职员提交费用报销单据立即进行审核。
l 对部门职员常驻工作地信息合理性、真实性进行监督管理。
l 对财务部门反馈职员报销问题给予重视。
4.3 企业全部职员均应熟悉本制度，采取合适方法确保遵照本制度。
5 出差管理
5.1 出差申请
5.1.1 各部门应建立并严格实施出差事前审批制度。总部人员出差、中国驻外机构常驻人员跨省出差、海外驻外机构常驻人员跨国出差须事先填写出差申请，并在报销时将出差申请附在费用报销单后。如因外部邀请等情况出差，须将邀请函等文档附在出差申请后。
5.1.2 出差申请应完整、具体填写，包含出差目标、起程日期、估计外出公干时间、关键费用支出预算等。假如出差包含企业机密，可不具体描述出差目标。
5.1.3 出差申请须得到直接主管同意，若出差受益部门和职员所在部门不一致，出差申请还须得到受益部门权签人审批同意。副总裁以上人员出差须得到主管领导同意。
5.1.4 个人跨国出差，须经一级部门出国权签人同意；团组跨国出差还须经出访代表团责任人审批。
5.2 出差延期
出差延期指实际出差天数超出事前审批出差天数。全部出差延期，须事先取得直接主管同意，出差结束后须在报销单上注明原因或另附文字说明，并经直接主管同意，不然延期期间费用不予报销。
5.3 出差行程
出差应选择合理路线。中国出差应尽可能选择直线路线；国外出差购置机票、更改行程、增加停留点或绕道旅行须经所在部门指定权签人同意，并经过指定部门办理相关手续。
5.4 团组出差
团组出差应由组织部门主管指定专员负责出差期间费用报销事宜。出国团组标准上应选择企业认证旅行社安排旅宿等事宜。
6 差旅费
差旅费是指职员外出公干期间为完成预定任务所发生必需、合理费用，具体包含：在途交通费、市内交通费、住宿费、其它公务杂费等。
6.1 在途交通费
6.1.1 在途交通费关键包含往返飞机票、轮船票、火车票、长途汽车票及附带机场建设费、人身意外保险等。在途交通费在企业开支标准内凭票据实报销。（标准见附件，下同）
6.1.2 职员应从成本意识出发，合理估计出差时间，提前购置优惠折价机票。但对含有限制性条款折价机票可依据出差任务和时间要求合理选择。
6.1.3 职员若因工作需要对预订国际机票取消行程、变更行程等，须立即填写退票申请，同时提供联次完整国际机票，立即办理退票手续。
6.1.4 职员乘坐出租车跨城市出差，须事前经直接主管同意。
6.1.5 因为特殊原因，职员出差期间需中途回家，须事前取得直接主管同意。其可报销往返在途费用不得超出正常出差往返在途费用总额，报销时须提供实际行程真实票据。职员往返家和工作地之间不视为出差。
6.2 市内交通费
6.2.1 职员外出公干能够使用出租车或其它公交车辆，并据实报销费用。
6.2.2 在中国中国外出公干乘坐出租车超出100公里，在海外长途乘坐出租车或考虑节省成本转为包租车辆，事前须请示直接主管。
6.2.3 包租车辆须遵照安全、经济标准，并签定租赁协议。因私用车费用应注明并在报销金额中给予扣除。
6.3 住宿费
6.3.1 职员出差期间，应优先入住企业宿舍（含企业租赁宿舍和招待所）。驻外机构职员回深圳公干期间，标准上应统一入住企业百草园招待所。宿舍或招待所无法安排或陪同用户等特殊情况方可入住酒店。
6.3.2 入住酒店应优先选择企业签约酒店，签约酒店无法安排等特殊情况方可入住非签约酒店。
6.3.3 住宿费在企业开支标准内据实报销。若入住酒店标准超出企业住宿标准，事前须经二级部门权签人审批同意。
6.3.4 回企业待命、调回企业职员，可按中国住宿标准据实报销10天内住宿费。但标准上应首先入住企业百草园招待所，招待所无法安排时方可入住酒店。
6.3.5 职员出差提倡合住，在报销住宿费时须注明费用分摊情况。
6.3.6 住宿发票上应注明住宿起止日期、住宿单价、费用项目等信息，报销时标准上须提供具体费用清单。
6.3.7 职员因私发生餐费、电话费、洗衣费等费用由个人负担。但出差期间合住，或在中国国外出差情况下，住宿清单上列示早餐费能够报销。
6.4 公务杂费
6.4.1 职员外出公干发生公务杂费，包含邮电费、行李费、购票手续费、异地取款手续费、文件复印费、传真费等。
6.4.2 报销因公话费时，职员须提交电话费用清单（话时统计，电话号码），出差期间因工作需要上网费用，据实报销。
6.4.3 职员因公发生飞机票、火车票等退票手续费须注明退票原因，经直接主管审批后方可报销。
6.4.4 职员因工作调动，行李托运到新工作地点时，应采取成本较低运输方法。若选择航空方法托运，除航空企业无偿承运部分外可报销80千克行李托运费；若采取火车、汽车、轮船等方法托运，托运费凭票据实报销。从中国中国外派到海外工作职员，行李托运可委托企业货运部门办理，费用归属委托部门。
6.4.5 职员因公出国，无护照或护照、签证已过期，申请办理或续办护照、签证费用据实报销。职员因公出国需回户口所在地办理出国因私护照，外派到海外职员回国或到其它国家续办护照、签证，所发生往返交通费、住宿费许可报销，但不享受出差补助。
6.4.6 职员个人出差期间发生小费由个人负担。企业大型会议、展览期间会务组统一发生因公小费，和陪同用户期间为用户代付小费，能够报销。
6.4.7 职员出差期间标准上应采取刷卡方法消费，特殊情况确需支取现金，因公发生异地取款手续费给予报销，不过手续费和业务事项在时间、金额方面应合理匹配。
6.5 展览差旅费
6.5.1 参展人员是指直接从事展览会务工作人员，实际名单应由展览部考勤确定，并经展团责任人签字确定。
6.5.2 展览期间，参展人员餐费须经展团责任人背签后据实报销。
6.5.3 海外展中，讲解人员、调机人员和第一次出国参展人员可安排展后2天海外休息时间，享受出差补助，住宿费由企业负担，其它全部展后个人活动费用自理。
6.5.4 各部门观展人员标准上任务结束后应立即回国。若职员展前经部门主管同意同意展后休假，全部费用全部自理。
7 差旅补助
差旅补助包含出差补助、住宿补助和误餐补助，差旅补助应和出差费用一起申报。
7.1 出差补助
7.1.1 出差补助是对职员因工作需要离开常驻工作地外出公干补助，包含伙食、杂费、个人小费等。
7.1.2 职员出差以离开常驻工作地所在城市为准，在常驻地期间不享受出差补助。
7.1.3 职员按出差日历天数和要求标准享受出差补助，报销时实施职员申报、主管审批、会计核准措施。职员若未申报，视为放弃出差补助。
7.1.4 当出差包含多个目标地，一天内跨越不一样城市时，可按标准高出差补助申报。
7.1.5 海外当地化职员在本国或代表处（一个代表处含多个国家时适用）内出差补助标准，由各地域部依据该国家物价水平、艰苦程度等实际情况在要求额度内制订，并经财经管理部同意，报国际财务部立案。
7.1.6 职员出差结束后遇节假日，能够选择返回或在出差地停留，但所以而延长在出差地停留全部费用由职员负担，延长时间不享受出差补助。一样，本应于节假以后出差，节假日提前抵达出差地情形比照该方法处理。
7.1.7 职员出差遇出差当地法定长假，不享受出差补助；假如此段时间仍在出差地处理公务，职员在费用申报时说明，经直接主管同意，方可享受出差补助。
7.1.8 职员参与内部会议、内部交流、接收培训、述职等，不享受出差补助（含在途）。
7.1.9 在深圳工作港籍职员回香港公干期间视同市内外出公干，不享受出差补助。
7.1.10 无票据证实出差起止时间时，报销需提供标明有进出境时间护照复印件或其它证实材料，并据实申报出差补助。
7.2 中国中国出差住宿补助
7.2.1 技术支援、研发开局、维护、巡检人员，司机及驻厂检验人员，在中国县及县以下地方出差住宿，低于要求住宿费标按时，可享受出差住宿补助。
7.2.2 企业不提倡职员出差期间享受供给商无偿提供住宿，职员若享受，不得再申报该期间住宿补助。
7.3 误餐补助
7.3.1 误餐补助是对职员市内外出公干时，因工作需要无法在正常就餐时间就餐一个补助。职员按误餐次数和要求标准享受误餐补助。
7.3.2 特殊情况，在晚上23：00～凌晨6：00，职员因工作需要市内外出公干，可申报误餐补助一次。
7.3.3 职员在享受出差补助期间，不得同时申报误餐补助。
8 出差费用报销
8.1 费用归属
出差费用遵照谁受益谁负担标准。各部门应经过严格实施出差事前审批制度，确定出差费用受益部门。若出差受益部门和职员所在部门不一致，出差申请经受益部门权签人审批同意，费用归属受益部门。
8.2 票据要求
全部住宿、交通或其它任何费用报销时须提供真实业务正当、合规原始票据。海外出差所发生无票据费用（只适适用于小额交通费、通讯费、传真费等），须填写《境外无票据费用说明清单》，并经直接主管审核。
8.3 外币汇率
职员跨国出差期间，应合理估计当地货币需要量，避免外币兑换损失。出差费用报销时，若发生境外币种兑换，须提供外币兑换单，对于无法提供外币兑换单情况，须注明原因及实际兑换汇率。
8.4 费用报销期限
8.4.1 全部费用须立即报销。出差时间不超出三个月，出差费用从出差返回之日起，下一个自然月内提交到财务部门报销；出差时间连续超出三个月，出差费用应每个月报销一次，于下一个自然月内提交到财务部门报销。
8.4.2 超出上述时限提交又无正当理由，对超期费用根据50元/千元计算罚款金额（最低罚款50元），罚款直接在报销时扣减。
8.4.3 对于超出要求报销期限3个月以上（含3个月）提交又无正当理由，企业不再给予报销。
8.5 例外事项
职员若发生任何和本制度不符费用，须事先取得其直接主管、财务权签人同意。报销时填写例外事项说明书，经直接主管、财务权签人和财经管理部相关领导审批经过后方可报销，未经过审批将按正常标准或范围报销，超出标准或范围部分由个人负担。
8.6 费用报销监控
财务部门将定时对职员出差费用报销真实性、必需性、合理性进行抽查和审计，若发觉职员在费用报销时有谎报、虚报、重报等情况，直接主管和财务权签人在出差和报销审批时存在监管不力、纵容违规等渎职行为，将视其情节轻重提交人力资源系统对相关职员及主管给对应处分，情节尤其严重，将移交司法机关处理。

本制度自7月16日起生效。华为司发[]401号《出差费用管理暂行要求》、华为财字【】012 号《地域部常驻职员出差补助要求》及其它和本制度冲突文件同时给予废止。
本制度解释权归属财经管理部。各部门可依据本部门实际情况制订内控细则，细则不得和本制度冲突，并报送财经管理部同意立案。

附件：企业出差费用开支标准
参考表格：
1. 出差/外派申请单
2. 中国差旅费报销单
3. 出国人员差旅费报销单
4. 境外无票据费用说明清单
5. 市内误餐补助申请表

二○○三年七月十六日
抄报：总裁、各高级副总裁以上干部
抄送：党委、企业各大部门、各办事处（代表处）、各研究所、各驻外地域部、代表处
华为技术 二○○三年七月十六日印发
（共印1份）
附件：企业出差费用开支标准

附表1：出差费用标准
序号
费用项目
适用人员
开支标准
1
在途交通费
出差职员
依据实际情况乘坐飞机经济舱、轮船二等舱、火车、长途汽车等，据实报销。

乘坐飞机商务舱，应符合以下要求：
l 可乘坐商务舱职员限40岁以上高级副总裁、45岁以上总监（和相同等级业务教授）。其它职员因出差途中生病等特殊情况乘坐商务舱，须经一级部门权签人审批同意。
l 陪同用户标准上不要求同舱位，确需同舱位，须经一级部门权签人审批同意。
l 不符合以上条件乘坐商务舱，企业按经济舱标准报销。
2
人身意外伤害保险费用
企业已为其购置人身意外保险职员
不得再报销人身意外伤害保险费用
企业未为其购置人身意外保险职员
可报销人身意外伤害保险费用
3
市内交通费
出差、市内公干职员
据实报销
4
说明：陪同比自己职务高人出差，因工作需要可享受相同住宿待遇
中国
住宿费
企业高级副总裁及以上职员
注意节省，据实报销
部门副总裁、总监及以上职员
l 北京、上海：500 元/日以内据实报销
l 其它地域： 450 元/日以内据实报销
其它职员
l 北京、上海：350 元/日以内据实报销
l 其它地域： 300 元/日以内据实报销
海外
住宿费
企业高级副总裁及以上职员
注意节省，据实报销
其它职员
依据需要选择三星级/四星级宾馆标准间，据实报销
5
公务
杂费
行李托运费
在企业和驻外机构内部调动职员
l 采取航空方法托运，除航空企业无偿承运部分外可报销80千克行李托运费
l 采取其它方法托运，据实报销
其它
出差职员
据实报销

附表2：差旅补助标准
费用项目
适用人员
开支标准
出差补助

中国中国
出差补助
职员跨常驻工作地所在省（或直辖市）出差
100元/日
常驻工作地职员在所在省（或直辖市）内出差
地点
标准
(元/日)
北京、上海
0
天津、江苏、浙江、山东、广东、福建
30
辽宁、吉林、黑龙江、河北、安徽、湖南、江西、湖北、河南、四川、重庆、云南、海南、广西、陕西
40
贵州、山西
50
内蒙古、新疆、宁夏、甘肃
60
青海、西藏
100
海外
出差补助
常驻工作地在中国中国职员到海外出差
l HKD200/日（香港、澳门）
l USD40/日（其它国家和地域）
外派到海外常驻地工作职员离开常驻地出差
USD10/日
海外当地化职员在本国或代表处（一个代表处含多个国家时适用）内出差
USD10-20/日（各地域部在该范围内自行制订）
海外当地化职员跨国且跨代表处出差
l HKD200/日（香港、澳门）
l USD40/日（其它国家和地域）

陪同用户出差职员

USD10/日
由旅行社包团到海外出差（如考察、观展等）职员
USD10/日
操作类职员（以人力资源部职位族划分为依据）因公派驻海外工作
USD15/日
中国中国
出差住宿补助
在中国县以下（含县）地方出差住宿技术支援、研发开局、维护、巡检人员，司机及驻厂检验人员
住宿费标准低于150元/日，可享受住宿补助：
l 100元/日≤住宿费≤150元/日
住宿费据实报销，每日补助为150元和住宿费差额
l 住宿费<100元/日
住宿费据实报销，每日补助50元
误餐补助
市内外出公干，因工作需要无法在正常就餐时间就餐职员；或因工作需要在23:00～凌晨6:00市内外出公干职员
每餐按常驻工作地所在省（或直辖市）内出差补助标准30%申报
注1：当职员出差性质同时满足两种以上情况时，出差补助标准遵照就低不就高标准；
注2：以上标准每六个月回顾一次，依据需要对标准进行对应修订。