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公文管理制度

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一、 总则
1.1 为了做好公司行政公文处理工作，加强管理，使之规范化、程序化、制度化、科学化，提高质量和效率，结合公司实际，制定本制度。
1.2 行政部是公文处理的管理机构，负责集团公司总部并指导集团公司各部门/子公司的公文处理工作。
1.3 行政部指定专人统一负责公文的收、发、归档等工作，各部门/子公司应指定人员负责本部门/子公司的公文处理工作。
二、 公文管理制度
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2.1 文书分类
2.1.1 外来文书：
指来自于公司外部各类文件，包括来自政府机关、企业单位、合作单位以及各相联企业的各类行政公文、业务往来文件等。
2.1.2 内部文书
指集团公司、子公司、各部门自行制发的各类正式公文、内部文件以及对外的业务文件。主要包括以下内容：
1) 各类重要规章制度的颁布通告（包括人事、行政、财务等管理规定）。
2) 以集团公司或子公司名义发布的各类重要通告（包括公司架构设置、人事调整、经营方针、发展策略、以及董事会/公司高层所做出的重大决策）。
3) 以集团公司、子公司或部门名义发布的通知、纪要、决议等文书。
4) 集团各部门、子公司之间的重要业务往来文件。
2.1.3 常用公文种类
1) 通告
在一定范围内，对公司员工或各部门/子公司公布应当遵守或者需要知道的事项，用“通告”。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”结尾。
2) 通知
发布有关规章制度，转发公文、批转各部门/子公司的公文，要求各部门/子公司办理或需要知道的事项，用“通知”。
3) 通报
表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要周知的事项，用“通报”。
4) 请示
向上级机关请求批示、批准，或向有关主管部门请求批准等，用“请示”。 请示结尾部分的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特此请示，请批复”等。
5) 报告
向上级汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。结尾通常用“请审核”、“请指示”等词语。
6) 批复
答复下级的请示，用“批复”。结尾用“此复”或“特此批复”等词语。
7) 意见
对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。
8) 函
不相隶属单位之间互相商洽工作，询问或答复问题，用“函”。
9) 会议纪要
传达会议决定事项和主要精神，要求共同遵守、执行的，用“会议纪要”。
10) 决定、决议
对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下属公司不适当的决定事项用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。其它经公司确认应保密的事项。
2.2 文书管理负责人
2.2.1 文书管理是对外来文书和内部文书的拟写、收发、传达、存档等管理工作。
1) 指定“行政部”作为集团公司各类公文的主要管理部门。统一负责集团公司和子公司的文书管理工作。
2) 各部门、子公司应指定专人负责各类公文的签收、传达、存档等日常文书管理工作，及时传达各类重要文件、通知，并保证各类往来文书及其记录的完整性。
2.3 外来文书管理
2.3.1 各类外来文件（行政机关、主管部门、业务单位的往来文件）原则上由“行政部”指定专人负责统一管理。
2.3.2 行政部应对各类外来文件作收录登记，经行政部负责人审阅后，根据文件涉及的业务内容和实际需要登记存档或转发给各相关部门，或呈送给有关的公司领导。
2.3.3 行政部应对转发给各部门的文件进行登记，包括文件名称、附件（如有）、发文单位、来文时间、转发部门、转发时间、处理意见（如有）等，并由收文部门签收。
2.4 内部文书管理
2.4.1 对内行文管理
1) 以部门、子公司名义发布的各式公文由发文部门（子公司）负责拟稿，并按规定编制文件编号，其主管领导审核、签发（如需）。
2) 以集团公司名义发布的各式公文原则上由“行政部”负责拟稿经主管领导审核后签发。
3) 以上各类公文均须交由“行政部”负责统一分发。以公司领导个人为报送对象的报告、请示除外。
4) 行政部应对公文的分发作详尽记录，包括文件名称、附件（如有）、数量、发文部门、发文时间、抄报领导/部门、分发部门、分发负责人、签收人、签收时间等。
5) 以上各类公文的原件由“行政部”负责统一存档管理。
2.4.2 对外行文管理
1) 以集团公司、子公司名义对外报送的公文，由主要业务关联部门/子公司负责拟稿，经主管领导审核后方可外发。
2) 禁止集团/子公司各部门以“部门”名义对外行文，禁止任何人/部门未经批准私自以集团、子公司的名义对外行文。
3) 行政部应对所有对外文书进行登记，包括文件名称、拟稿部门、报送部门、报送时间、最后核准人/部门等，重要文件应复印存档。
2.4.3 文书管理责任
1) 所有对内、对外发布的正式文件均须由拟稿部门进行认真校对，以确保文件内容的准确性、严谨性，同时确保严格按照公司标准格式行文。
2) 负审核责任的主管领导应对各式行文的准确性、合理性、必要性进行严格把关。
3) 需要加盖公司公章的文件应按有关规定签批后，送“行政部”统一盖章。
4) 对外行文还应由“行政部”作最后的审核，对公文格式、措词、内容的准确性、严谨性、合理性进行严格把关。
2.5 公文格式
2.5.1 公司的各类公文应按统一的标准规范格式编写，对外行文（尤其对各级行政机关的行政公文）可参照国家规定的标准格式。
1) 公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号仿宋_GB2312分一行或多行居中排布，一般由“发文单位 + 内容 + 文种”构成（非重要公文可灵活调整）。回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
2) 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。在公文标题下空1行，左侧顶格用4号仿宋_GB2312字标注，回行时仍顶格，最后一个单位后标全角冒号。
3) 公文字号：一般包括部门（公司）代字、年号、顺序号。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用方括号“[ ]”括入。
4) 发文时间：以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。
5) 正文：正文在主送单位名称下1行，用4号仿宋_GB2312从左至右横写、横排。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
6) 附件：公文如有附件，在正文下空一行，左空2字用4号仿宋_GB2312标注“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号应使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件一般应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标注“附件”，有序号时标注序号，其序号和名称前后标注应一致。
7) 公文用纸：一律使用国际标准A4规格纸。
8) 落款：公文落款处署发文单位名称，并标识成文时间。成文时间右空4字；公文所加盖的印章应上不压正文，下压成文日期。
9) 签章：确保做到“压年盖月”，即公司印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应尽量采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，如采取上述方法仍不能解决的，则应采取在加盖印章一面的左上方标识“此页无正文”的方法解决。
10) 成文日期以负责人签发的日期为准。
11) 公文应左侧装订，不掉页。
12) 公文正本必须使用公司统一印制的A4型(长297毫米，宽210毫米)信笺纸和统一的页面设置，其中，上边距37±1毫米，下边距35±1毫米，左边距28±1毫米，右边距26±1毫米，行间距1.5倍。
2.6 行文规则
2.6.1 各部门/子公司在职权范围内可用各部门/子公司名义对下行文，但重要行文应抄报公司领导和有关职能部门。
2.6.2 各部门/子公司可在各自的权限内互相行文、联合行文。
2.6.3 各部门/子公司如需以公司名义对外行文，应先草拟初稿，经本部门/子公司负责人核稿并呈主管领导批准后，送行政部加盖印章，交回发文部门发出。
2.6.4 未经公司允许，公司所属无法人资格的部门，一律不得以部门名义对外行文。对外行文只限于与对口单位的工作联系。
2.7 收、发文办理
2.7.1 收文时应检查公文是否齐全，并登记收文号、来文号、收文日期、来文单位、收件人、份数。
2.7.2 对于收件人明确的来函，行政部公文处理人员在做好收文登记手续后，应立即通知各部门/子公司负责公文处理的人员到前台领取，并做好签收登记手续。对于收件人不明确的来函，将来函送行政部经理分办。
2.7.3 公司有关人员代表公司领取的文件，不得自行处理，应交行政部按收文办理程序处理。
2.7.4 发文办理包括拟稿、核稿、签发、登记、打印、校对、盖章、存档等程序。
1) 拟稿。凡以“富力地产集团有限公司”“广州富力地产股份有限公司”等有法人资格的公司名义发出的文件，根据内容由各职能部门拟稿，非职能部门业务范围内的综合性和重要文件由行政部拟稿。
2) 核稿。文稿拟出后，承办部门领导应予审核并签字确认。
3) 签发。承办部门主管领导审阅公文并在文稿上签署自己的意见、姓名和审批时间。联合发文要请有关领导会签。文件经签发后即成定稿。
4) 修改和签批公文，应使用钢笔、签字笔或其它符合存档要求的黑色笔墨。
5) 承办部门持两份正本连同有主管领导签发意见的定稿送行政部办理盖章登记手续。
6) 行政部应认真核对公文正本与定稿是否相符，文字表述、文种使用和公文格式等是否符合本办法的有关规定，手续是否完备等。如不符合上述要求的，行政部有权予以退回重办。
2.8 公文立卷、归档和销毁
2.8.1 对收到的公文（含各部门/子公司自行领回的政府有关部门批复、意见、决定等），各部门/子公司负责公文处理的职员应立即将公文正本和有关材料（包括声像制品）按照《档案管理制度》和其它有关规定的要求整理好，交行政部档案员按期归档。
2.8.2 签发的公文办理完毕后，行政部档案员应根据文书立卷的要求，及时登记备查，并将经承办部门主管领导签发意见的公文定稿和正本各一份存档。
2.8.3 行政部档案管理员应该认真做好公文立卷工作，保证齐全、完整、正确反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。公文应做到当天公文当天清理，当天分类立卷。
2.8.4 立好的宗卷，要写明标题，编好目录。
2.8.5 没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别并经主管领导的批准，可以销毁。销毁时应登记造册，并有专人监督，以防丢失、错销、漏销。
三、 附则
3.
3.1 本规定由行政部负责解释并修订。
3.2 本规定自发布之日起施行。